行政管理規(guī)范制度

1、1、 前臺接待上班須著工作裝、化淡妝。2、 總臺接待對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來找高層領導的客人，要問清事先有無預約，并主動通知被找領導。3、 前臺上班時，應堅守崗位，在接聽電話時，做到：1 、找相關部門時需要禮貌用語，并告之對方所找部門電話。2、接聽電話必須說“您好 ! 海王星辰” ，電話用語簡潔、清晰、回話禮貌、耐心。4、 負責將外來部門、機構的傳真、信 件或包裹等及時交至公司相關部門或 個人，并做好登記。若傳真、信件未 標明主送部門或個人的，則交行政辦 處理。五、負責應聘人員在前臺填寫的人員 面試登記表轉(zhuǎn)交至人事部。六、負責公司對外信件、雜志、報刊的 整理、收集并放到指

2、定位置。七、負責員工上下班打卡監(jiān)督管理，及 時制止違反規(guī)定的打卡行為并通知人 事部。八、負責對傳真機、打卡機、外出登記 本進行維護。九、前臺人員負責做好公司人員對外 撥打長途、傳真的記錄。十、部門安裝有長途電話的，前臺人員 有權拒絕該部門人員撥打長途電話。十一、若前臺人員違反上述規(guī)定或遭投訴則，按投訴處罰規(guī)定執(zhí)行。十二、負責公司收發(fā)印章的管理工作，確保收發(fā)印章的安全使用。十三、負責員工工裝的計劃、進銷存賬（二 ）檔案管理制度一、所稱的檔案，是指任何記載公司文件資料的書面資產(chǎn)與記錄文件資料的磁片、光碟等。二、 堅持部門收集、管理文件材料制度。由各部門指定專人負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)

3、定，人員由部門經(jīng)理指定與調(diào)換，但須到行政辦備案。三、凡公司所有內(nèi)部及外部往來的文件及檔案，應一律予以存檔，并配合公司網(wǎng)絡的規(guī)劃做好適當?shù)拇娣?。四、凡公司發(fā)出的公文（ 含定稿和兩份打印的正本與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件） 一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。 五、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件資料，由主 辦部門收集歸檔。會議文件由會議 主辦部門收集歸檔，行政辦備檔。六、歸檔范圍：1 、重要的會議材料，包括會議的通知、請示、報告、決議、總結(jié)、領導講話、會議紀要等。2、公司發(fā)至各部門的決定、決議、指示、命令、制度、規(guī)定、計劃等文件材料。3、部門對外的正式發(fā)文以及有關部門往來

4、的文件。4、部門反映主要職能活動的報告、總結(jié)。5、部門各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、各類報表。6、部門與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。7、本部門職員任免的文件材料以及關于職員獎勵、處分的文件材料。8、本部門員工薪資、福利方面的文件材料。七、部門內(nèi)各人員手邊檔案裝訂，應以年度為裝訂單位，不得跨年度裝訂。并將每一種類的文件依其屬性作單一歸納存檔管理。八、所有部門的各種文件歸檔時，應統(tǒng)一以公文夾做歸檔管理，以求統(tǒng)一。九、部門各人員的檔案歸納，應由各人員依存放檔案的種類，于檔案夾外以電腦打印“檔名標簽”后粘貼于該檔案夾外側(cè)面，但如因檔案太多須另增加檔案夾存放時，其“檔名標簽”

5、 應冠以序號，方式例如：2000年社保申報資料（ 一 ） 、 （ 二 ） 等。十、部門內(nèi)各人員的檔案文件資料歸檔工作，除應依本辦法的規(guī)定作文件資料歸檔外，更重要的是各人員應于每個文件夾內(nèi)頁的第一頁，裝訂本檔案夾內(nèi)的所有資料內(nèi)容名稱索引，以利查閱使用。并將該頁定期繳至該所屬文件資料保管人手上，再由各部門指定專人匯總至行政辦公室檔案室存放，以建立中央檔案管理制度。十一、各部門的檔案資料，應于存放歸檔之前將文件資料冠以流水序號，以利日后登錄及查詢。十二、部門檔案管理人員應將所有檔案存放位置，以表格方式分年度終了，不定時（ 如檔案新增或存放位置異動時） ，填寫表單呈繳該部門主管及行政辦公室檔案室存檔備

6、查，以做為公司部門所有檔案管理的索引檔。十三、公司任何使用或新創(chuàng)的制式文件與表單，一律應冠以文件編號，否則一律不準于公司內(nèi)部使用，其文件編碼制式規(guī)范如下：總 經(jīng) 理 辦 公 室 zb人力資源部rs 門店管理部 md采 購 部 cg 商 品 部sp 市場部 sc 質(zhì)量部 zl發(fā)展部 fz 配送中心ps 財務部 cw 電腦部 dn各門店以店號為準上述為各部門的編號，在擬定文件時，按以下方法編號：部門編號 -2009- 文件序號(001) 。例如：總經(jīng)經(jīng)辦公室簽發(fā)關于“文件統(tǒng)一編號的通知”，則該文件編號應為： zb-2009-001十四、公司各部門應將所發(fā)行使用的文件表單匯整成總表，以備日后查詢對照

7、之用。十五、公司文件資料裝訂規(guī)范如下：1、 文件均以左邊裝訂為原則，裝訂文件資料及其附件，應對準左上角裝訂對齊訂牢。2、 文件如有破損應予粘貼補正，執(zhí)照證件應另加透明封套。十六、各部門根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”， “案 卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。十七、各部門都要建立健全平時歸檔制度。承辦人應及時將辦理完畢或經(jīng)有關領導批存的文件資料，收集齊全，并加以整理，送交本部門專 （ 兼 ） 職秘書歸檔。十八、部門秘書應將已歸檔的文件資料按照“案卷類目”條款，放入相應的文件夾中，并在收發(fā)文件登記本上注明。十九、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文

8、件的頁數(shù)均應齊全完整。二十、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正本與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷; 絕密文件單獨立卷。二十一、卷內(nèi)文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左角打印頁號。二十二、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。二十三、各部門對于過期文件應依照文件作廢及銷毀程序，填單向上級核準主管申請文件 銷毀。二十四、檔案管理人員如對于其經(jīng)營的 文件有遺失或外流現(xiàn)象者，應 主動報部門主管核備，并承擔 應負擔的責任。二十五

9、、依文件調(diào)閱程序而所得可閱覽 的文件資料，應妥善保管，不 得誤用，遺失或外借他人。另 外借出檔案應準時歸還，不得 任意無故延期。二十六、凡公司所產(chǎn)生文件資料為磁片、 光碟者，其電腦磁片、光 碟統(tǒng)一由公司檔案室保二十七、前條各部門所報繳的磁片、光 碟，應于其上注明單位名稱及 檔案名稱。其次為防止外來的 磁片帶來不必要的病毒，公司 內(nèi)部一律不準使用未經(jīng)主管 核準的外來磁片。二十八、各部門成文的文件只有各部門 具有借閱權，且不得外借。二十九、各部門文件需要外借時需到行 政辦登記。（三 ）合同管理制度合同：指與公司經(jīng)營業(yè)務活動有關的一切書面形式的協(xié)議/ 約定，合同由雙方代表簽字蓋章之后方能生效。包括年

10、度購貨合同、新商品試銷合同、各種協(xié)議（返利協(xié)議、促銷協(xié)議、專柜協(xié)議等） 。一、權責1 、行政辦：負責對除采購部、商品部、工程部、拓展部、市場部簽定的合同進行審核。2、采購部：負責與供應商協(xié)商合同條款，跟進合同的執(zhí)行情況。3、 商品部：負責審核采購合同并設立合同管理員， 對合同的執(zhí)行情況進行審核、記錄、 存檔并跟蹤、并按月對合同執(zhí)行情況做登記及匯總。4、 拓展部：負責與房主協(xié)商房屋租賃合同條款，跟進合同的執(zhí)行情況。5、 市場部：負責與廠家協(xié)商媒體、制作等合同條款，跟進合同的執(zhí)行情況。6、財務部：負責對合同、協(xié)議的原件進行存檔，記錄合同條款的具體執(zhí)行情況。二、內(nèi)容1 、控制目標：所有的合同在簽訂之

11、前都要經(jīng)過審 核，整個合同有效 期內(nèi)合同執(zhí)行情況 要有專人跟進，有 合同執(zhí)行情況的記 錄。2、具體工作流程：(1) 公司采購人員依據(jù)公司各類收費標準(見附件：終端資源費用收取標準、促銷費用收費標準以及公司規(guī)定的其它談判標準)與供應商代表協(xié)商合同具體條款，將協(xié)商結(jié)果以書面合同形式交由商品部審核。如通過審核，可蓋章簽字，合同生效；如未通過審核，需繼續(xù)與供應商代表協(xié)商各項條款。(2) 生效后的合同一式三份，原件交由財務部存檔，并在商品部和供應商處各留一份復印件存檔。(3) 合同管理員必須在合同生效的 2 個工作日內(nèi)對合同的條款進行記錄存檔。(4) 合同管理員于每月5 日之前對合同中該月到期的扣款/費

12、用以列表形式做一個統(tǒng)計，發(fā)至財務部、采購部，采購部需跟進供應商的合同執(zhí)行情況。下月5 日前財務部須返回合同執(zhí)行情況如扣除貨款 /費用等 (見附件：月度合同執(zhí)行情況表) ， 由商品部合同管理專員整理后上報商品總部、總經(jīng)理、采購部。(5) 對于到期未執(zhí)行的條款，商品部要督促采購部人員的跟進工作，采購部要積極與供應商聯(lián)系，保證條款按時執(zhí)行。(6) 各部門要對執(zhí)行完畢的合同和暫未執(zhí)行的合同分類存檔。(7) 財務部每個季度第一個月對合同管理情況進行抽查，抽查內(nèi)容為：商品部：合同復印件的存檔情況，合同條款的記錄情況，月度合同執(zhí)行情況。財務部：合同原件的存檔情況，扣款和費用的到位情況及記 錄。L工作要求(1

13、) 采購人員：合同條款的執(zhí)行最晚不能晚于到期日后的1 個月，采購人員須對供應商交納的費用及扣款確認書進 行合同或協(xié)議的 標注。(2) 商品部：合同管理員必須按時記錄文檔條款，確保合同條款記錄完整、準確。（ 3）市場部：合同管理員必須按時記錄文檔條款，確保合同條款記錄完 整、準確。（ 4）拓展部：合同管理員必須按時記錄文檔條款，確保合同條款記錄完 整、準確。（5） 財務部：與供應商發(fā)生的所有財務行為（扣款行為、供應商交納費用以及其他財務 行為）應該有合同依據(jù)，并在付款憑證里對合同編號作備注。四、附件(1)合同內(nèi)容記錄表合 同 編 號供 應 商 代 碼供 應 商 名 稱米 購 經(jīng) 理簽 訂 時 間

14、有效 日期合同主 要條款備注(2)月度合同執(zhí)行情況表合 同 編 號條 款 內(nèi) 容供應商 代碼供應 商名 稱米 購 經(jīng) 理本期 到帳 科目執(zhí)行情況（四 ）印章管理制度1 目的為進一步規(guī)范公司對印章的管理使用及操作流程，保證印章的嚴肅性，防范各種風險，特制定本制度。2范圍2 1 人員范圍: 公司內(nèi)全體員工3 2 資料范圍: 對外函件、合同、票據(jù)、帳目、報表、承諾或證明等3定義本制度中印章是指公司公章、財務專用章、合同專用章。4權責4 1 全體員工均有申請加蓋印章的權力；4 2部門經(jīng)理核準；4 3總經(jīng)理或其授權代表最終審批后方能蓋章。5作業(yè)內(nèi)容5 1 刻制：所有印章的刻制必須由總經(jīng)理批準；印章刻制完

15、成后，印章管理員應填寫、保管印章登記表，并傳真至總部總經(jīng)理辦公室備案。5 2 保管：對于各種印章，責任人要妥善保管，不得遺失；責任人如有變動，要做好交接工作，并填寫印章交接單，并傳真至總部總經(jīng)理辦公室備案。5 2 15 2 25 2 3公章、財務專用章、合同專用章是代表公司權利、義務、責任的章，按本流程規(guī)定使用。公章由總經(jīng)理負責并責專人保管，財務專用章由財務經(jīng)理負責并責專人保管，合同專用章由商品部經(jīng)理負責并責專人保管。其他業(yè)務專用章，如：發(fā)票專用章等，由各部門經(jīng)理負責并責專人保管，不按本流程規(guī)定使用。部門公章，如：人事部章等，由各部門經(jīng)理負責并責專人保管，不按本流程規(guī)定使用。5. 2. 4部門

16、同時保存有法人印章的， 要實行相互制約的管理方 法，責兩人分別保管。5. 3使用流程5. 3. 1 “公章”對外使用流程：流程權責備注正當事人“使用印<>部門經(jīng)理.法律專員擔保、承4?總經(jīng)理蓋章 k,J印章管理員注：1、合同蓋章，申請人須提供“合同會簽單” ；2、擔保、承諾書由法律專員預審（原則上各分部不得對外提供擔保）5. 3. 2 ”財務專用章”對外使用流程流程權責備注r"r當事人“使用印章申請表”財務部經(jīng)理f'1 rm.印章保管員注：對財務數(shù)據(jù)真實、合理或經(jīng)批準的付款，財務經(jīng)理終審生效。5. 3. 3 "合同專用章”對外使用流程流程權責備注尸1LW

17、J1 當事人”使用印章申請表”購部經(jīng)理<Q>品部經(jīng)理盍早章保管員注：1、合同專用章僅供簽訂采購業(yè)務合同使用，且必須使用公司通用合同文本；2、合同專用章作其他用途使用同5.3.1流程。5. 3. 4 各核準或終審人因故口頭同意的，事后需補簽字。5. 3. 5印章管理員應按月保管“使 用印章申請表”并分類存檔。5. 3. 6 內(nèi)部文件往來：部門與部門 之間、總部與分部之間的內(nèi)部 文件往來由部門負責人簽字， 無需蓋草。5. 4借用流程5. 4. 1為嚴肅法紀、規(guī)范員工行為， 任何部門和個人不得將印章帶 出辦公室，特殊情況確實需要 者，經(jīng)辦人必須填寫“借用印 章申請表”，同5.3.1 流程

18、。5. 5移交流程：流 程權責備注rI填寫“印J原印章責任人移交人總經(jīng)理移交/接收人/監(jiān)交人廣)印章管理員5. 5. 1經(jīng)理級以上人員負責監(jiān)交5. 5. 2印章移交時，印章管理員應同 時將全部表單編號移交。5. 6門店公章及財務專用章的刻制、保 管、使用同公司公章及財務專用章 作業(yè)流程。5 7保管、使用印章的違紀處罰：負責保管、使用印章的責任人要認真履行自己的職責，按本規(guī)定要求運作，各部門領導要經(jīng)常檢查，監(jiān)督印章的保管、使用情況。對玩忽職守、徇私舞弊者、不按公司規(guī)定保管、 使用印章的行為，一經(jīng)查出，嚴肅處理，造成后果者，除追究當事人外，部門經(jīng)理負連帶責任。6 相關文件無7附件7 1附件一：“使

19、用印章申請表”8 2附件二：“借用印章申請表”9 3附件三：“印章登記表”10 4附件四：“印章交接單”（五 ）電話管理制度一、本公司電話，為方便與外界溝通及業(yè)務聯(lián)系之用，禁止員工打私人電話，接聽私人電話必須簡短明了。員工打電話、用語盡量簡潔、明確，以減少通話時間。三、接聽外線電話應使用標準用語“您好 ! 海王星辰XX 部” , 電話響三聲必須接聽，以提高辦事效率。四、為使公司降低辦公費用，現(xiàn)對長途 電話的使用部門做如下要求：1、 需要撥打長途的部門須事先向行政辦提出申請，總經(jīng)理簽字審批后行政辦負責執(zhí)行。2、 各可以撥打長途電話的部門給予安裝有鎖式電話，自行管理。3、 可以撥打長途電話的部門須

20、自行建立撥打長途電話登記本，每次撥打長途必須登記，部門經(jīng)理簽字。4、 各部門長途電話負責人為部門經(jīng)理，負責在每月將登記本與電話明細進行核對。結(jié)果于2 日內(nèi)報行政辦審核，若核對后不符，則超額部分由該電話負責人承擔。辦公座機不得撥打信息臺電話，若產(chǎn)生該項費用，由該部門負責全額交回公司財務部。行政辦定期審核話費明晰，若產(chǎn)生不合理費用，該費用由該電話所在部門負責全額交回公司財務部。五、 有長途電話的部門不得到前臺撥打，若須發(fā)傳真，則要按照前臺管理規(guī)定中的相關條款執(zhí)行，即：做好登記工作。六、部門經(jīng)理手機需24 小時開通，報銷手機話費的人員開機時間為早7： 00 22： 00。八、有違反上述第一至第五條規(guī)

21、定者處罰 50 元， 執(zhí)行規(guī)定見處罰流程。九、違反第六條規(guī)定的取消當月手機話費報銷資格。（六 ）小靈通管理制度1、 為節(jié)省公司電話費用開支，公司購進小靈通，配發(fā)給門店、職能部門小靈通各一部。2、 采購管理：1、小靈通由行政辦負責采購，技術問題如：型號、規(guī)格由電腦部負責把關。2、新增小靈通由需求部門提出申請，行政辦負責采購，進行正常出入庫流程（見項目申請單） 。3、 保管權責：1、小靈通屬于公司資產(chǎn)，不得外借他人使用，不得換號，不得換取任何零部件。2、配發(fā)到門店的小靈通由店長負責保管，店長交接時該項須列入交接范圍，并確認小靈通是否損壞；配發(fā)到部門的小靈通由部門經(jīng)理負責保管，屬于部門電話，部門經(jīng)理

22、工作交接時，該項須列入交接范圍，并確認小靈通是否損壞；配發(fā)到個人的小靈通由本人負責保管，調(diào)職或離司時，該項須列入交接范圍，并確認小靈通是否損壞。3、小靈通發(fā)生人為損壞時，由保管責任人負責賠償，向公司財務部繳納400元購機款。4、 費用管理：1、小靈通固定月租費20 元，內(nèi)部通話（公司配發(fā)的小靈通之間通話）免費，該月租費費用由公司承擔。2、 除月租費外的其他項目（如彩鈴、來電顯示等）費用公司不予報銷。3、 配發(fā)小靈通的費用報銷遵循以下原則： （ 1）門店：每月35元（2）個人：每月 35 元。特殊情況的，由總經(jīng)理特批。4、 小靈通費用采取充值方式，公司第一次統(tǒng)一充入話費200 元，則個人或門店按

23、報銷額度（ 35 元 / 月） 計算， 實際使用期限：5.7 個月， 若在使用期間發(fā)生話費不足，則由保管人自行充值，公司不負擔該費用。5、 報銷：1、話費報銷采取公司統(tǒng)一方式，即公司統(tǒng)一購買充值卡，每張面值100 元。行政辦根據(jù)上次話費使用期限額度，統(tǒng)一采購充值卡下發(fā)。6、 使用規(guī)定1、在單位要進行通話時，不得使用座機撥打公司配發(fā)小靈通或使用小靈通撥打公司座機。2、公司范圍內(nèi)人員之間溝通時，盡量使用內(nèi)部通話免費的方式：總部之間使用座機撥后四位小號；門店之間撥打小靈通；門店與總部之間撥打小靈通。3、無論配發(fā)給門店的小靈通、部門的小靈通、個人的小靈通都不得撥打長途電話。7、 違反上述規(guī)定的人員，給

24、予罰款50 100 元不等。（ 六 ） 會議管理制度為加強對公司會議的管理，減少不必要的會議，綜合縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制訂本制度。一、每周各部門負責人如有會議則應先與與會人員溝通后在會議前一天OA會議通知給行政辦，會議通知應包含如下內(nèi)容：時間、地點、與會人員、議題等。二、行政辦在接到會議通知后由行政辦統(tǒng)一安排會議進程，并當天發(fā) OA通知相關與會人員會議安排。三、若行政辦在規(guī)定時間內(nèi)沒有接到會議通知則不予安排，特殊情況除外。四、本會議安排不包含部門內(nèi)部會議、固定會議（見附件）等，固定會議不另行通知，若固定會議有變動，則應提前一天通知行政辦發(fā)出取消通知。五、會議安排不得與固定會議沖突六、

25、若出席會議人員遲到或手機響則罰款20元，若固定會議變動，行政辦未通知則處罰責任人20元。七、本規(guī)定解釋權在行政辦。定會議時間表仔號星期內(nèi)容間備注1周一店長 會13: 30公司例會17: 302周四新商 品會16: 00（七 ）車輛管理制度，、車輛使用細則1、 公司車輛本著高效、節(jié)約為原則，合理使用和調(diào)配。2、 各部門外出聯(lián)系工作原則上乘公共汽車， 若挾批量物品、重要文件資料或大額錢款以及接送公司重要客人， 或為處理緊急事件，公司方予派車。3、 各部門用車應有計劃性，用車須提前一天通知行政辦，若未提前通知，行政辦有權根據(jù)用車情況，延遲安排。4、 貨車工作時間由配送中心調(diào)度，保證各部門送貨任務，除

26、此之外，由行政辦統(tǒng)一安排，任何人不得私自調(diào)派貨車。5、QR商品用車由行政辦負責調(diào)配。6、 無專項用車的部門正常工作申請用車應填寫用車申請單，交行政辦行政辦，由行政辦安排出車。7、 非緊急情況，公司車輛均由行政辦統(tǒng)一調(diào)派，其他任何人無權調(diào)動司機出車； 緊急情況下應先通知行政辦行政主任， 行政主任可根據(jù)情況安排公司所屬任何車輛出車，車輛使用部門須無條件執(zhí)行。8、 各部門均有責任嚴格控制用車，對于不具備用車條件的申請，行政辦有權拒絕安排出車。9、 對已安排出車的，由于自身工作失誤造成其他部門不能按期（隔天） 使用車輛的，行政辦將對其責任人處以5 50 元罰款，或并處通報批評。二、車輛主管工作職責嚴格遵守公司各項管理制度，盡職盡責，保證及時準確的調(diào)配車輛，提高效率，降低成本，圓滿完成領導交辦的各項任務。1、 負責整個公司車輛、司機的管理（包括司機的考核和車輛的維修、保養(yǎng)、考核、審查等）。2、 跟蹤、 記錄每輛車的費用，每月底進行統(tǒng)計，保證車輛使用費不高于預3、 負責所有車輛的養(yǎng)路費、年審、 保險、運營等證件的辦理及管理。4、 建立健全所有車輛的檔案，制定、 完