萬科物業(yè)社區(qū)文化活動組織工作指引

1、1、目的為各地物業(yè)公司社區(qū)文化活動組織工作提供指引2、圍本指引適用于集團下屬各地物業(yè)公司。3、職責3.1. 集團物業(yè)管理部負責本指引的編寫、修改、發(fā)布;3.2. 各地物業(yè)公司負責在本指引的根底上根據(jù)當?shù)厍闆r制定社區(qū)文化活動的相關制 度和規(guī)，各工程管理處負責社區(qū)文化活動的組織實施4、方法和過程控制4.1社區(qū)文化活動的組織分為活動籌劃、活動準備、活動實施、活動效果評估四個階段。4.2社區(qū)文化活動籌劃階段社區(qū)文化活動籌劃方案的編制各公司需在充分了解業(yè)主需求和自身資源的根底上，結合公司社區(qū)文化目標提前中小型社區(qū) 文化活動應至少提前一個月，大型社區(qū)文化活動至少提前2個月制定具體活動方案。籌劃方案需要表達

2、整個活動的構思與安排，使人清晰的了解整個活動的容和設想。方案容應包括以下要點：? 活動目的：明確組織活動的目的，以與預期希望到達的效果和目標。?活動時間和地點：明確活動開展的具體時間和地點。? 活動主題：中、小型活動只確定一個主題，大型活動可以在一個大的主題背景下擬定系列小主題。主題要求精簡、時尚、特色鮮明，能準確表達活動特點，朗朗上口，易于傳播。?活動主辦方、承辦方：明確整個活動的組織責任人與分工。?活動參與對象與規(guī)模：明晰活動的參與對象，可以以年齡、文化層次、性別等為依據(jù)劃分。?活動容與開展形式：需簡要闡述具體活動的容以與開展形式、流程，涉與比賽工程要具體列出比賽規(guī)那么、獎項設置等容。?

3、協(xié)作機構：包括此次活動的所有協(xié)助聯(lián)合單位，如政府、街道、商家、學校等。?活動宣傳方案：分為前期宣傳、中期宣傳和后期宣傳。分別確定宣傳的責任人、宣傳時間階段、宣傳手段、規(guī)模、預期效果等。? 活動責任人：確定活動總負責人與工程負責人。費用預算：預算出活動實施涉與的全部費用，包括物資費用、宣傳費用、接待費用、獎品獎金等，以便于領導決策審批。經費來源：確定活動經費的來源，可積極通過地產營銷活動贊助、商業(yè)贊助、活動冠名權等形 式吸引社會資源的支持。具體活動的安排：如晚會的節(jié)目單；運動會的日程表等。16-1310517.doc社區(qū)文化活動籌劃階段本卷須知? 充分了解業(yè)主需求，調動業(yè)主參與積極性；? 各類活

4、動大中小相結合，面對不同的受眾全體。? 高度整合、協(xié)調社區(qū)文化活動資源，實現(xiàn)資源利用最大化；? 跨部門的大型活動要成立活動組委會，負責統(tǒng)籌活動全過程；? 配合地產營銷的社區(qū)文化活動要在物業(yè)和地產目標一致、優(yōu)勢互補、各取所需的根底上進展,將銷售和文化活動有機結合，到達雙贏的效果。4.3社區(qū)文化活動準備階段優(yōu)化活動方案，制定詳細活動方案實施細那么與時對活動方案進展調整、優(yōu)化，盡量消除活動的不利因素，制定相應的活動實施細那么，確 ?；顒拥竭_預期效果。實施細那么容包括：工作進度安排推行方案、工作人員職責分工表、工作準備清單、物資準備清單、報名組織、活動場地與環(huán)境安排、車輛安排、現(xiàn)場效勞方案、獎項設置等

5、，確保整個活動順利舉辦，對工作進程進展監(jiān)視控制。幣£實扈細那么。五17一due按照活動方案開始實施前期宣傳方案：活動的前期宣傳是整個活動能否到達預期效果的關鍵。前期宣傳側重氣氛的營造，活動規(guī)模的介紹，是預告性的宣傳。宣傳方式：? 確定宣傳對象和宣傳容、設計樣稿，統(tǒng)一宣傳口徑，并培訓到位。? 制作吊旗、橫幅、海報、短信、廣告，通過網絡、媒體、宣傳欄、社區(qū)刊物、背景播送、電子屏幕、電梯、樓道、人際傳播、直郵邀請函等，對活動進展宣傳，營造活動氣氛。? 對所有面向業(yè)主的崗位工作人員進展活動信息培訓或傳達，設咨詢點承受業(yè)主咨詢，鼓勵業(yè)主 參與，擴大宣傳面。433整個活動安排要求嚴格按照工作進度

6、表實施，以確保整個活動的順利開展。由活動總負責人負責全面監(jiān)視和跟進各工程責任人的工作完成情況和完成效果。提前一周制定緊急情況預案緊急情況因素：平安事件、交通、消防、設備、天氣變化、業(yè)主參與面變化、工作人員缺席、 停水、停電、獎品準備不到位或不夠等。結合不同活動的特點，針對可能出現(xiàn)的緊急情況，制定較 為詳盡的應急措施，掌握主動權，有效防止因意外情況的發(fā)生給活動開展帶來障礙或影響。特別提醒：戶外活動要借助專業(yè)資源，并進展醫(yī)療、保險保障、配備足額平安人員、提前進展 戶外線路的考察。4.3.5 準備工作完成社區(qū)文化活動準備階段本卷須知：?活動前期宣傳要至少提前一周到位；?活動負責人要與時跟進各項準備工

7、作和物資的到位情況；?緊急情況預案中對緊急物資準備、預案操作流程、責任人等進展細致部署，以確保萬無一失。?對于大型、重要、時間進度要求較高的活動，如晚會等，應提前進展預演和彩排。?對于大型、參與人數(shù)較多的活動應提前做好各類準備工作，可與當?shù)嘏沙鏊茸龊弥獣?，保持?lián)系，必要時可爭取得到警方的協(xié)助，關注活動現(xiàn)場秩序。如：地區(qū)警方就規(guī)定社區(qū)活動參與 人數(shù)超過500人次以上必須提前二星期上報派出所并取得舉辦社區(qū)活動許可證方可舉行相應活 動。4.4社區(qū)文化活動實施階段召開活動預備會。跟進活動實施方案，與時通報；相關人員到位。包括工作人員、邀請的嘉賓、相關媒體等；加強活動現(xiàn)場過程控制。注意需配合協(xié)助的事項

8、，保證活動按方案實施；4.4.4 活動現(xiàn)場信息暢通。組織大型活動或戶外活動時，相關工作人員須配備通訊工具，確保信息通暢；445活動現(xiàn)場秩序的控制。平安、預防措施到位，發(fā)生異常即時啟動應急方案，將損失控制在取小圍；活動現(xiàn)場時間的控制。盡可能將活動時間安排在方案圍，如有特殊情況需變動或延時，應綜合考慮參與者和活動負責人的意見。后勤保障。確?；顒痈黜椢镔Y按時到位，為工作人員提供后勤效勞。對活動合作方在現(xiàn)場商業(yè)行為的控制。加強對活動協(xié)作方和贊助方的現(xiàn)場商業(yè)行為的管理和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)違背合作約定的行為要立即制止，以免過濃的商業(yè)氣息給業(yè)主造成反感。4.4.9 與時評估改進。 對已開展的工程與時進展階段性總結、

9、評估，并在下一階段實施中優(yōu)化、調整；中期宣傳：中期宣傳側重對活動效果的報道和活動過程的改進宣傳方式：活動快報、信息掛網、媒體宣傳、口碑傳播、信息反響、方案評估、評估后調整、制作統(tǒng)一美觀的活動宣傳展板活動完畢后的清理工作?；顒油戤吅笈c時清理現(xiàn)場，回收物資。社區(qū)文化活動實施階段本卷須知?實施階段的工作分工細節(jié)十分重要，要盡量準確詳盡；?現(xiàn)場工作人員至少提前半個小時到位，便于再次檢查各項準備工作的到位情況，與時補救；?活動總負責人必須把各實施環(huán)節(jié)有機串聯(lián)起來，進展嚴格、有效監(jiān)控，以確?；顒恿鞒痰捻槙场?.5社區(qū)文化活動效果評估階段：評估目的：活動完畢后，與時進展總結評估，為以后的活動組織提供借鑒。評

10、估手段：1活動現(xiàn)場效果評估：參與業(yè)主意見收集、現(xiàn)場觀眾意見整理。2后續(xù)評估：?正式評估：專題活動回訪或走訪、發(fā)放回收活動調查表、總結座談會、網絡調查等,參與活動組織實施的工作人員座談；?非正式評估：個別回訪、面談交流；活動總結：? 資料文檔、照片、錄象整理、歸檔：? 活動現(xiàn)場的情況描述、效果總結、評估與組織工作評估。?缺乏之處與改進措施的總結。后期宣傳：后期宣傳側重與對活動整體效果的宣傳、品牌的宣傳，可以擴大活動影響力，延 續(xù)活動效果。宣傳方式：通過媒體、小區(qū)刊物、網絡、成果展、活動光碟、帽子、紀念衫、紀念冊等對活動 進展宣傳，進一步擴大活動影響。社區(qū)文化活動效果評估階段本卷須知?應注意完整收

11、集、保存相關活動文字、圖片資料，存檔備案；?要力事，對活動情況和效果進展真實反映；?注重對缺乏之處的總結，并提出改進措施，為今后工作提供借鑒。4.6社區(qū)文化活動組織難點與建議? 業(yè)主參與性難以控制建議：關注業(yè)主需求，多做調研。根據(jù)社區(qū)業(yè)主的品味愛好、年齡有針對性地組織活動；注重 活動創(chuàng)意，增強吸引力，擴大參與面。? 活動場地有限。建議：積極尋找外部資源，盡量協(xié)調時間和場地，充分利用社區(qū)、社區(qū)間和社會資源。? 活動經費缺乏。建議：從物業(yè)管理費中提前預算此塊費用，同時積極尋找社會資源，爭取開發(fā)商、社區(qū)商鋪、 專業(yè)機構、社會商家贊助；另外，可以嘗試開展局部收費性活動。? 宣傳渠道缺乏，難以擴大活動的影響面。建議：充分運用各種宣傳渠道，加強對活動過程的跟進，加大宣傳