資料管理策劃

1、福州世歐王莊城項(xiàng)目資料管理策劃資 料 管 理 策 劃編制人： 劉秦玲2011年3月中粒常人工瑪京觀處M "卜"福州世歐王莊城項(xiàng)目資料管理策劃目 錄1 .檔案管理基本要求22 .文件的分類與編號(hào)23、文件編寫要求34、文件的批準(zhǔn)與發(fā)布 35、文件的簽收與發(fā)放 36、文件收集管理 57、文件借閱及作廢 51l S中,魔機(jī)#人工耳次典片題陽(yáng) 一”31福州世歐王莊城項(xiàng)目資料管理策劃目的資料員必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行公司文件和資料的有關(guān)管理辦法，保證本單位、部門文件和資料管理有序。按工程進(jìn)度同步收集、整理資料，并按國(guó)家規(guī)定編目、 建檔。及時(shí)反饋監(jiān)理及管理公司的意見和要求， 健全各種記錄、防止

2、文件和資料 損壞、丟失。做好保護(hù)和保密工作。1 .檔案管理基本要求1.1 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合現(xiàn)行國(guó)家有關(guān)工程的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn) 和規(guī)程。1.2 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)，準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。1.3 使用福建工程建設(shè)統(tǒng)一用表，應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印表格，不得使用復(fù)印件。1.4 反映工程的照片及影像資料，應(yīng)畫面清楚。2 .文件的分類與編號(hào)2.1 文件的分類：受控文件和非受控文件，除受控文件外均為非受控文件。受控文件的種類如下：、國(guó)家法律、法規(guī)、規(guī)章制度，國(guó)家和行業(yè)的規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，上級(jí)的 紅頭文件、通知。、外部單位所發(fā)的圖紙、工程質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理制度、辦法、 通知、審查等。、公

3、司的管理流程、會(huì)議紀(jì)要、通知、方案、與外單位的聯(lián)絡(luò)文件、檢查 文件等。、各類合同、評(píng)估報(bào)告、審查意見書等2.2 文件的編號(hào)2.2.1 總體管理流程資料分監(jiān)理資料、管理公司資料、施工資料、內(nèi)部管理資料，分柜、分盒。 建立“文件夾目錄”，由資料員管理，并在文件柜門處張貼，以便于查閱。文件 夾側(cè)面標(biāo)識(shí)文件夾分類編號(hào)和名稱。每個(gè)文件夾第 1頁(yè)建立文件目錄表，包 括序號(hào)、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、日期、備注。2.2.2 項(xiàng)目部?jī)?nèi)部文件編號(hào)對(duì)于項(xiàng)目部?jī)?nèi)部文件，根據(jù)類型進(jìn)行流水號(hào)編制，例如整改通知編號(hào)： SOWZ-ZG-001以止匕類推。發(fā)往監(jiān)理處的資料按照福建省統(tǒng)表由資料員統(tǒng)一編號(hào)。發(fā)往業(yè)主的文件按業(yè)主要求的固

4、定表式及編號(hào)由資料員統(tǒng)一編號(hào)。3、文件編寫要求3.1 文件編寫格式要求3.1.1 使用福建省統(tǒng)表的檔案資料，按照福建省相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編制。3.1.2 內(nèi)部自己編制發(fā)出的文件（如會(huì)議紀(jì)要、通知等），根據(jù)項(xiàng)目管理 用表的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編寫（必須注意使用的字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等是否符合規(guī)定）3.2 文件編寫時(shí)間要求3.2.1 會(huì)議紀(jì)要，一般情況在會(huì)議召開后兩個(gè)工作日內(nèi)出會(huì)議紀(jì)要。3.2.2 已經(jīng)要取編號(hào)的文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)編制、簽發(fā)，如果在 1個(gè)工作日內(nèi) 未發(fā)出該編號(hào)文件的，做消號(hào)處理4、文件的批準(zhǔn)與發(fā)布所有的文件（包括：工作聯(lián)系單、通知、函件等）應(yīng)當(dāng)經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽 字認(rèn)可，蓋章后按要求由資料室統(tǒng)一發(fā)放。

5、5、資料的簽收5.1 資料的簽收：外部發(fā)送至我部的文件資料，如監(jiān)理單位、業(yè)主的文件資 料；設(shè)計(jì)單位發(fā)送的圖紙、設(shè)計(jì)變更及其他相關(guān)文件 ；其他應(yīng)由我部接收的文件 等由資料室統(tǒng)一簽收，。5.2 資料的處理：資料員將收到的文件、資料登記后分門別類放置，需送項(xiàng) 目經(jīng)理閱示的文件，應(yīng)于當(dāng)日內(nèi)交部門經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理提出處理意見；設(shè)計(jì)變 更及質(zhì)量通知單類型文件由項(xiàng)目總工進(jìn)行批閱。5.3 資料的發(fā)放：涉及其他相關(guān)部門的文件由資料員按項(xiàng)目經(jīng)理的批閱意見 或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見分送其他有關(guān)部門。從簽收、登記、辦理到分送，時(shí)間一 般不得超過3小時(shí)（特殊情況除外）。5.4 資料的傳閱：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批示的文件發(fā)與本部門后即時(shí)

6、與本部門人員傳閱。 閱文時(shí)間一般不超過1個(gè)工作日。文件傳閱應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)，避免漏傳、誤傳。 傳遞文件，應(yīng)辦理簽收手續(xù)。收件人收到文件后應(yīng)簽署姓名，退回文件應(yīng)及時(shí)。5.5 資料的跟蹤督辦：已送領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示或交有關(guān)部門辦理的文件，資料員 要及時(shí)檢查催辦，以防漏辦或延誤。跟蹤督辦時(shí)間以傳閱規(guī)定的時(shí)間為準(zhǔn)， 如有 延誤，每個(gè)環(huán)節(jié)一般不超過1日。5.6 資料管理：所有收文辦理完成后由資料員統(tǒng)一存檔管理。6、文件收集管理6.1 過程資料：檢查當(dāng)各地塊主管施工員所報(bào)的資料有效性、完整性、真實(shí) 性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)資料所未按實(shí)際操作規(guī)范來填寫時(shí)，即時(shí)告之施工員便于修正6.2 分包單位資料：對(duì)分包單位提交施工過程中所形成的資料，檢查基填寫 的施工資料真實(shí)性，符合要求后方可接收?qǐng)?bào)監(jiān)理。6.3 設(shè)計(jì)變更：對(duì)于業(yè)主發(fā)的設(shè)計(jì)變更，核對(duì)是否蓋有效印章、時(shí)間，并要 求提供電子版。7、文件借