會中組織與服務(wù)培訓(xùn)課件(共88頁).ppt

1、 出版社 社文分社 會議策劃與組織1【 學(xué)習(xí)目標】學(xué)習(xí)目標】會中組織與服務(wù)是秘書會務(wù)工作的中堅環(huán)節(jié)， 直接決定會議的成功與否， 加之會議舉行期間的工作頭緒繁雜、 內(nèi)容甚多， 會中組織與服務(wù)就顯得尤為重要。做好會中組織與服務(wù)， 關(guān)鍵是做好會議接待、 會議現(xiàn)場管理與服務(wù)、 會議文件管理、 會議后勤服務(wù)、 會議參觀與聯(lián)誼服務(wù)以及會議的突發(fā)事件處理工作。 出版社 社文分社 會議策劃與組織2【 知識目標】知識目標】了解會議接待的規(guī)格與禮儀， 理解會議接待的原則掌握接待不同身份的參會人員的特點與注意事項掌握會議現(xiàn)場服務(wù)與管理的程序與注意事項【 能力目標】能力目標】具備進行會議接待策劃的能力， 學(xué)會撰寫會議

2、接待方案能夠策劃及組織會中的旅游、 參觀、 宴會等活動掌握預(yù)防和應(yīng)對各種會中突發(fā)事件的策略 出版社 社文分社 會議策劃與組織3任務(wù)一會議接待任務(wù)一會議接待一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案會議接待方案是指安排參會人員的迎送、 食宿、 交通、 游覽、 娛樂等接待活動及具體事務(wù)的方案。會議接待方案屬于會議專題策劃方案， 可以包含在會議總體方案中， 也可以單獨擬寫作為會議總體方案的附件。制定會議接待方案能夠有效保障會議接待工作有序開展。接待方案的主要內(nèi)容包括： 出版社 社文分社 會議策劃與組織4一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案接待方案的主要內(nèi)容包括：（ 一） 接待對象會議的接待對象

3、眾多， 包括上級領(lǐng)導(dǎo)、 政府官員、 協(xié)辦單位、 支持單位、 特邀嘉賓、 參會人員（ 正式和列席） 以及媒體記者等； 有以政府代表團的名義來參會的， 也有聯(lián)合組團參會的， 還有以個人身份參會的。因此， 每一種接待方案一定要分門別類地寫清楚具體的接待對象， 同時， 需簡要說明為何接待， 即接待的緣由、 目的和意義。 出版社 社文分社 會議策劃與組織5一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案（ 二） 接待方針接待方針即會議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針不是一成不變的， 而是應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議目標和會議主辦方對接待工作的要求以及主要參會對象的具體情況而定。一般情況下， 會議接待工作應(yīng)本著“ 熱情誠懇

4、、 細致周到、 照章辦事、 講究禮儀” 的十六字方針來展開。 出版社 社文分社 會議策劃與組織6一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案（ 三） 接待規(guī)格接待規(guī)格是依據(jù)主要來賓的職位與主要陪同人員的職位之間的對比關(guān)系來確定的，分為高規(guī)格接待、 對等接待和低規(guī)格接待三種。高規(guī)格接待是指主要陪同人員比主要來賓的職位要高的接待。高規(guī)格接待表明對來訪者的重視和友好， 但它會占用主陪人很多時間， 任務(wù)過于頻繁會影響主陪人的正常工作， 且會造成一定程度的資源費。對等接待是指主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)?shù)慕哟?是最常用的接待方式。低規(guī)格接待是指主要陪同人員比主要來賓的職位要低的接待 出版社 社文分社

5、 會議策劃與組織7一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案此外， 與這三種接待規(guī)格相匹配的是不同等級的宴請、 食宿、 禮品贈送標準。一般來說， 高規(guī)格接待的宴請標準也比較高、 陪同人員比較多、 食宿條件比較優(yōu)越、 禮品也較為貴重。在具體執(zhí)行過程中， 各單位的接待標準不同， 要視具體情況而定。接待規(guī)格的最終決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)， 秘書僅提供參考意見。接待規(guī)格定下之后， 秘書應(yīng)當(dāng)把會議主辦方主要陪同人員的姓名、 身份以及日程安排告知參會單位， 征求對方的意見， 得到對方的認可。 出版社 社文分社 會議策劃與組織8一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案（ 四） 接待內(nèi)容和程序接待內(nèi)容包括接站、 食宿安

6、排、 歡迎儀式、 宴請、 探望、 翻譯服務(wù)、 參觀游覽、 聯(lián)歡娛樂、預(yù)訂票務(wù)、 返程送別等。具體的接待程序如表所示： 出版社 社文分社 會議策劃與組織9 出版社 社文分社 會議策劃與組織10 出版社 社文分社 會議策劃與組織11 出版社 社文分社 會議策劃與組織12一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案（ 五） 接待日程會議接待日程是指各項接待活動的日程安排。（ 六） 接待部門（ 人員） 職責(zé)不同的接待部門（ 人員） 具有不同的職責(zé)， 一般會務(wù)組負責(zé)總的統(tǒng)籌、 協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)工作； 后勤組負責(zé)按時安排迎客車輛， 預(yù)先為參會人員準備好客房及膳食， 提供票務(wù)預(yù)訂服務(wù)； 接待組負責(zé)布置接待環(huán)境， 迎

7、來送往； 宣傳組負責(zé)安排迎送條幅、 路標、 紀念品的派送及宣傳材料的準備； 報到組負責(zé)參會人員的簽到、 登記； 出版社 社文分社 會議策劃與組織13一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案財務(wù)組負責(zé)收取或清退參會人員的會費、 旅游觀光費、 住宿餐飲費， 開具相關(guān)發(fā)票， 與酒店進行清賬結(jié)算等； 文秘組負責(zé)撰寫好歡迎詞、 祝酒詞等文稿， 并在接待工作結(jié)束后， 負責(zé)相關(guān)文件的整理歸檔。大型會議還可專門設(shè)置觀光組、 票務(wù)組等， 分別負責(zé)參會人員的觀光旅游、 返離時的票務(wù)訂退等工作。 出版社 社文分社 會議策劃與組織14一、一、 制訂會議接待方案制訂會議接待方案（ 七） 接待費用會議接待費用包括： 住

8、宿費用； 餐飲費用： 包括宴會、 三餐、 酒水及服務(wù)費、 會場茶歇、招待會 舞會 聯(lián)誼會場地、 飲品、 輔助設(shè)施等用； 交通費用： 包括出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用、 會議期間交通費用、 歡送交通（ 即住宿地至機場、 車站、 港口的交通） 及返程交通費用； 接待室 廳費用： 包括接待室 廳場地租金， 會議設(shè)施租賃費用， 接待室 廳布置費用， 其他支持性費用； 視聽設(shè)備租賃費； 娛樂項目、 主持人、 演員費用（ 此項費用如無必要亦可省去） ； 其他雜費。 出版社 社文分社 會議策劃與組織15二、二、 參會人員的迎接參會人員的迎接二、 參會人員的迎接（ 一） 接待前的準備工作 會議的報到日期一經(jīng)確定，

9、 會務(wù)主管就要讓負責(zé)接待的會務(wù)工作人員全面了解參會人員的以下情況：（ ） 參會人員的姓名、 性別、 民族、 單位、 職務(wù)、 聯(lián)系電話等。（ ） 了解參會人員是否在指定酒店入住， 是否參加全程的會議， 有無其他特殊要求等。（ ） 參會人員到達的日期和具體時間、 所乘車次或航班， 是否需要接站或接機， 需要哪個級別的領(lǐng)導(dǎo)主陪等。 出版社 社文分社 會議策劃與組織16二、二、 參會人員的迎接參會人員的迎接 接待室的環(huán)境應(yīng)該整潔、 明亮、 安靜、 幽雅， 同時， 應(yīng)配備沙發(fā)、 茶幾、 茶水、 水果等， 室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點綴一些清雅花卉或綠色盆栽， 可以放置幾份會議主辦方和承辦方的內(nèi)刊和宣傳材料， 供參會人員

10、翻閱。 出版社 社文分社 會議策劃與組織17二、二、 參會人員的迎接參會人員的迎接（ 二） 參會人員的迎接迎接參會人員是跨地區(qū)會議、 全國性會議和國際性會議接待工作的第一環(huán)節(jié)。優(yōu)質(zhì)的迎接服務(wù)會給參會人員帶來極大的方便， 對初次到訪的參會人員來說尤其如此。對一些有偏見或?qū)h心存疑慮的參會人員， 優(yōu)質(zhì)的迎接服務(wù)能在一定的程度上減少他們的偏見， 消除他們的疑慮。迎接工作是否到位直接影響參會人員對會議組織方的第一印象。做好迎接工作要做好以下幾點： 出版社 社文分社 會議策劃與組織18二、二、 參會人員的迎接參會人員的迎接 接待人員應(yīng)依據(jù)參會人員的身份和重要性擬定接待規(guī)格， 上報會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)小組， 如有

11、重要領(lǐng)導(dǎo)或外賓前來參加會議， 會議組織方應(yīng)當(dāng)派有一定身份的人士前往機場、 碼頭、 車站迎接。 參會人員集中抵達時， 應(yīng)在接站處樹立醒目的接待標志， 如該會議的會標， 或懸掛歡迎標語和橫幅， 以便參會人員辨識。接站現(xiàn)場較大又比較嘈雜時， 還應(yīng)準備好手提式擴音器。 出版社 社文分社 會議策劃與組織19二、二、 參會人員的迎接參會人員的迎接 接待人員要事先掌握抵達的參會人員名單和人數(shù)， 特別要留意因飛機、 火車晚點而延遲抵達的參會人員， 避免漏接。同時， 要注意那些事先并未發(fā)回執(zhí)的參會人員的人數(shù)， 及時與會議總指揮部或相關(guān)負責(zé)人聯(lián)系， 幫他們補訂房間、 增印會議材料。 參會人員到達時， 接待人員應(yīng)主

12、動迎上前自我介紹， 并與其握手以示歡迎。如果領(lǐng)導(dǎo)親自前去迎接重要的參會人員， 且雙方是初次見面， 可由接待人員或翻譯人員進行介紹。 出版社 社文分社 會議策劃與組織20二、二、 參會人員的迎接參會人員的迎接 與參會人員一同乘車時要注意座位次序。一般而言， 小轎車的座位次序通常為“ 右為上、 左為下； 后為上、 前為下” ， 即轎車的后排右位為上座， 安排坐主賓； 后排左位為次座， 安排坐主陪領(lǐng)導(dǎo)； 接待人員一般坐在司機旁的座位。 如果參會人員抵達時間不集中， 且會議組織方不設(shè)專車接機 接站，那么在機場行李認領(lǐng)處或火車站出站口一側(cè)設(shè)有一個接待處， 并有專人解答參會人員提出的各種問題， 這也會給參

13、會人員帶來極大的幫助， 使之對會議產(chǎn)生良好的印象。 出版社 社文分社 會議策劃與組織21二、二、 參會人員的迎接參會人員的迎接 面臨參會人員提出的各種問題， 接待人員要與會議總指揮部（ 或相關(guān)負責(zé)人） 保持信息暢通， 以防止出現(xiàn)接待人員無法解答來賓問題， 或無法將最新信息準確通知來賓等情況的發(fā)生。 出版社 社文分社 會議策劃與組織22三、三、 會議期間對參會人員的探訪會議期間對參會人員的探訪參會人員報到后， 會議組織機構(gòu)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)去住地探訪來自各地的參會人員， 實地檢查會議生活服務(wù)方面的情況， 征詢參會人員對生活服務(wù)工作的意見， 發(fā)現(xiàn)問題， 及時糾正， 或在力所能及的情況下加以改善， 同時也

14、是出于待客的禮節(jié)， 表示對參會人員的尊重和關(guān)心。探訪參會人員的方式主要有以下幾種： 出版社 社文分社 會議策劃與組織23三、三、 會議期間對參會人員的探訪會議期間對參會人員的探訪（ ） 會務(wù)組主管專門拜訪層次較高的上級領(lǐng)導(dǎo)、 貴賓等；（ ） 有選擇地探訪某些行業(yè)、 部門的參會人員；（ ） 探訪全體參會人員。 出版社 社文分社 會議策劃與組織24四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 一） 貴賓接待許多會議都會邀請貴賓出席， 借助于貴賓的知名度可提高會議受關(guān)注的程度， 擴大會議的影響力。既然是貴賓， 自然要受到特殊的優(yōu)待。接待貴賓應(yīng)注意以下幾個問題： 一旦貴賓確定要參加會議， 會議組織方就要安

15、排專門的工作人員進行一對一的貴賓接待， 接待人員負責(zé)迎送、 安排貴賓的住宿、 餐飲等。 出版社 社文分社 會議策劃與組織25四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待 為了表示對貴賓的熱烈歡迎， 可組織歡迎隊伍到機場、 車站、 碼頭等地方迎接貴賓的到來。但在組織歡迎之前要向當(dāng)?shù)毓膊块T申請， 同時附上現(xiàn)場管理控制方案、 應(yīng)急預(yù)案等。 接待貴賓， 一般都會安排獻花， 獻花必須注意： 一是要獻鮮花、 花束必須整齊； 二是給外籍貴賓獻花要尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣； 三是獻花者一般為少年兒童或女青年； 四是獻花一般安排在主客雙方見面、 介紹和握手之后。 出版社 社文分社 會議策劃與組織26四、四、 特殊人員的接

16、待特殊人員的接待 一般情況， 會議組織機構(gòu)會安排貴賓室來接待貴賓和發(fā)言人。貴賓室一般安排在離主會場較近的房間， 且貴賓室和主席臺之間有專門的通道。貴賓室內(nèi)的服務(wù)也要周到， 如茶點、 水果、 飲料的供應(yīng)等一定要服務(wù)到位。 作為公眾人物的貴賓， 其任何行蹤都是新聞媒體關(guān)心的話題， 這就要求會議組織方要事先聯(lián)系好新聞媒體， 將貴賓出席的具體時間、 地點告知新聞媒體，做好采訪準備， 并在媒體采訪過程中負責(zé)組織協(xié)調(diào)和溝通引導(dǎo)等工作。 出版社 社文分社 會議策劃與組織27四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待 會議組織方一般會為貴賓準備一些禮品， 以示感謝。禮品選擇一定要慎重。一般而言， 贈送小型紀念品最

17、為實際， 因為大型禮品不方便攜帶， 同時， 地方特產(chǎn)也是不錯的選擇， 能起到宣傳推廣會議主辦方或承辦方組織形象的作用。 出版社 社文分社 會議策劃與組織28四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 二） 媒體記者的接待媒體記者到會一般有兩種情況： 一種是會議本身影響力較大， 媒體記者主動駐會采訪； 另一種是會議主辦方主動邀請媒體記者來參會。無論是哪種情況， 對媒體記者的接待工作都不容小視 出版社 社文分社 會議策劃與組織29四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 三） 陪同人員的接待陪同人員是指陪同參會人員到會的非參會人員， 一般為參會人員的配偶、 子女或其他親友。據(jù) 會議與例會 中的最新會

18、議市場報告， 目前每年約有 萬配偶出席各類大會及公司會議， 因此， 陪同人員的接待也是會議組織者不能忽略的問題 出版社 社文分社 會議策劃與組織30四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 三） 陪同人員的接待陪同人員是指陪同參會人員到會的非參會人員， 一般為參會人員的配偶、 子女或其他親友。據(jù) 會議與例會 中的最新會議市場報告， 目前每年約有 萬配偶出席各類大會及公司會議， 因此， 陪同人員的接待也是會議組織者不能忽略的問題 出版社 社文分社 會議策劃與組織31任務(wù)二會議現(xiàn)場服務(wù)與管理任務(wù)二會議現(xiàn)場服務(wù)與管理一、一、 組織會議簽到組織會議簽到為及時、 準確地統(tǒng)計到會人數(shù)， 會議簽到環(huán)節(jié)必不可

19、少。況且， 如代表大會等會議只有達到一定人數(shù)才能召開， 否則會議通過的決議無效。因此， 會議簽到是一項重要的會務(wù)工作。 出版社 社文分社 會議策劃與組織32一、一、 組織會議簽到組織會議簽到（ 一） 會議簽到的方式會議簽到主要有簿式簽到、 證卡簽到、 會務(wù)工作人員代為簽到、 座次表簽到、 電腦簽到等方式。 出版社 社文分社 會議策劃與組織33 出版社 社文分社 會議策劃與組織34 出版社 社文分社 會議策劃與組織35一、一、 組織會議簽到組織會議簽到（ 二） 簽到應(yīng)注意的事項 會前要將簽到的相關(guān)工具、 設(shè)備準備好， 如簽到簿、 簽到卡、 花名冊、 座次表和簽到機等， 且準備的數(shù)量要充足。還需準

20、備記事本、 簽字筆等必備文具。 會務(wù)人員要事先安排好簽到處， 并提前在簽到處等候。如果簽到時同時發(fā)放會議文件， 則應(yīng)將有關(guān)材料袋裝好， 以免代表簽到時等候， 顯得手忙腳亂。 出版社 社文分社 會議策劃與組織36一、一、 組織會議簽到組織會議簽到 統(tǒng)計到會人數(shù)是一項細致工作， 領(lǐng)導(dǎo)往往會在開會前一兩分鐘向會務(wù)工作人員要到會人數(shù)、 缺席人數(shù)及其名單， 這就需要會務(wù)工作人員以最快的速度統(tǒng)計并且不能出現(xiàn)差錯。 大型會議的簽到工作比較麻煩， 這就需要會務(wù)秘書耐心細致， 熱情服務(wù)， 不能因為簽到的人數(shù)眾多而降低服務(wù)質(zhì)量。 出版社 社文分社 會議策劃與組織37二、二、 發(fā)放會議文件發(fā)放會議文件會議文件的發(fā)放

21、是會議的一項最基本的工作， 大中型會議要發(fā)送的文件很多， 包括論文集、 日程、 參會須知、 禮品和資料包等， 這就要求會務(wù)工作人員了解發(fā)放會議文件的基本要求， 及時、 準確地把會議文件發(fā)放到參會者手中。會議文件的發(fā)放主要有三種形式： 即在參會人員簽到時發(fā)放或由會務(wù)工作人員在會場入口處分發(fā)給參會人員； 也可以把材料在開會前按要求擺放在每位參會人員的座位上。 出版社 社文分社 會議策劃與組織38二、二、 發(fā)放會議文件發(fā)放會議文件中發(fā)放的文件材料一般是會中討論、 交流產(chǎn)生的文件， 或者是會前不便發(fā)放的機密文件。會中發(fā)放材料， 會務(wù)組可把工作人員分成小組， 分頭負責(zé)某中文件的發(fā)放和回收。 即在代表簽到

22、時發(fā)給代表領(lǐng)取會議文件的票證， 代表們在會前憑票領(lǐng)取。 出版社 社文分社 會議策劃與組織39三、三、 引導(dǎo)參會人員入座引導(dǎo)參會人員入座參會人員事先可能不熟悉會場， 因此， 會務(wù)工作人員負責(zé)將參會者引導(dǎo)到相應(yīng)的座位，這樣既方便參會人員， 又維持了會場秩序。一些大中型會議更需要會務(wù)人員引導(dǎo)參會人員入座。采用印刷座次表的引導(dǎo)方式， 即在會場上設(shè)立指示標記、 在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式， 能讓參會人員順利找到自己的座次， 同時也可以減輕會務(wù)工作人員的負擔(dān)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織40四、四、 安排開幕式安排開幕式（ 一） 開幕式的形式開幕式的形式主要有兩類： 一類是以致辭為主； 另

23、一類是以文藝演出為主?，F(xiàn)在很多大型會議的開幕式是兼有致辭和文藝演出。（ 二） 開幕式的時間會議的開幕式可以安排在會議正式開始的前一天晚上， 也可以安排在會議正式開始的第一天上午。國際會議開幕式的時間安排不盡相同， 通常是由東道國來決定。 出版社 社文分社 會議策劃與組織41四、四、 安排開幕式安排開幕式（ 三） 開幕式的地點開幕式地點的選擇取決于參加開幕式的人數(shù)。（ 四） 開幕式的程序“ 好的開始是成功的一半” ， 開幕式作為會議的第一步， 對整個會議起著非常重要的作用。許多大型會議， 尤其是國際會議， 在開幕式上都會邀請國家領(lǐng)導(dǎo)人出席并致辭， 這已成為世界各國舉辦會議的一種潮流。 出版社 社

24、文分社 會議策劃與組織42五、五、 安排會議發(fā)言安排會議發(fā)言會議發(fā)言人的安排一般是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定， 但會務(wù)工作人員可能被委托提出安排意見，供領(lǐng)導(dǎo)審定。有的會議盡管事先已經(jīng)安排好發(fā)言者， 但由于種種原因， 需要臨時更換發(fā)言者， 這也需要會務(wù)工作人員及時掌握情況， 迅速做好更換發(fā)言人的工作。 出版社 社文分社 會議策劃與組織43五、五、 安排會議發(fā)言安排會議發(fā)言（ 一） 注意國家、 地區(qū)或部門的平衡一些大型的國際會議， 安排發(fā)言者應(yīng)考慮到參會國家所屬的區(qū)域。在國際會議上， 既要安排來自發(fā)達歐美國家的代表發(fā)言， 又要重視來自亞洲發(fā)展中國家的代表， 同時還要安排不發(fā)達的非洲國家的代表發(fā)言， 體現(xiàn)全球經(jīng)濟

25、一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的精神。 出版社 社文分社 會議策劃與組織44五、五、 安排會議發(fā)言安排會議發(fā)言（ 二） 注意高層領(lǐng)導(dǎo)與基層領(lǐng)導(dǎo)（ 或普通會議代表） 的平衡高層領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言， 可能站位高、 內(nèi)容全面、 理論性較強； 而基層領(lǐng)導(dǎo)或做具體工作的參會人員的發(fā)言， 可能內(nèi)容具體， 材料豐富生動。將兩種發(fā)言者的發(fā)言適當(dāng)穿插安排， 可使會議發(fā)言有起有落， 避免單調(diào)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織45五、五、 安排會議發(fā)言安排會議發(fā)言（ 三） 注意主題平衡每個發(fā)言者的主題要符合會議主題， 但要避免重復(fù)。除非為達到某種效果， 最好不要安排內(nèi)容相同的會議發(fā)言。這就要求會務(wù)工作人員提前熟悉發(fā)言者的發(fā)言稿， 提示發(fā)

26、言者應(yīng)在同一主題的統(tǒng)領(lǐng)下反映不同的風(fēng)格， 避免單調(diào)乏味。 出版社 社文分社 會議策劃與組織46六、六、 組織分組討論組織分組討論在大、 中型會議中， 許多議題往往是先放到小組中討論， 形成初步意見， 然后經(jīng)大會通過。所以， 組織分組討論是會議中的一項重要工作。一般來說， 對參會人員進行分組有兩種方法： 一是按地區(qū)分組； 二是按專業(yè)分組。不管以哪種方法分組都要事先召集人和確定記錄員。為了及時了解各小組的討論情況， 可派會務(wù)工作人員分別下到各組了解討論動態(tài)、 進展情況等， 及時反映到會務(wù)組， 從而更快地解決所討論的問題。 出版社 社文分社 會議策劃與組織47七、七、 做好會議記錄做好會議記錄會議記

27、錄是記錄原始情況和具體內(nèi)容的文字材料， 是會后研究工作、 總結(jié)經(jīng)驗或編寫會議紀要的重要依據(jù)， 它具有原始性和客觀性。每場會議都需要記錄， 并要妥善保管以備查考。在一些法定會議中， 會議記錄經(jīng)發(fā)言者和會議領(lǐng)導(dǎo)人簽字后， 具有法律效力。 出版社 社文分社 會議策劃與組織48七、七、 做好會議記錄做好會議記錄（ 一） 會議記錄的要求秘書人員在進行會議記錄時， 要遵循以下要求： 會議記錄應(yīng)如實記錄會議議題、 報告、 決議、 重要發(fā)言等， 尤其是關(guān)鍵問題或有分歧的意見。會議記錄要用速記的方法記錄材料， 會后應(yīng)及時轉(zhuǎn)化成規(guī)范的文字材料以備查考。 會議記錄應(yīng)及時歸納總結(jié)， 做到有條有理、 重點突出。 會議記

28、錄的內(nèi)容要做到完整， 應(yīng)包括標題、 議題、 散會、 結(jié)束等字樣。如果是重要會議， 記錄完畢后記錄人員和主持人要簽字。 出版社 社文分社 會議策劃與組織49七、七、 做好會議記錄做好會議記錄（ 二） 會議記錄的基本結(jié)構(gòu)會議記錄一般由標題、 基本情況、 主體和記錄者簽字四部分組成。標題。會議記錄的標題比較簡單， 結(jié)構(gòu)是： 會議名稱 記錄， 如， “公司 年 月 日第 次部門經(jīng)理例會記錄” 。基本情況?；厩闆r即會議記錄的開頭部分， 要分項完整記錄會議的有關(guān)情況， 包括時間、 地點、 主持者、 出席者、 缺席者、 列席者、 記錄者七要素。主體部分。主體部分是會議記錄的核心內(nèi)容， 包括議題和發(fā)言記錄。

29、 出版社 社文分社 會議策劃與組織50八、八、 內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作會議信息需要及時傳遞。所以， 會議過程中需要會務(wù)工作人員保持內(nèi)外聯(lián)系， 以便保證信息的暢通。具體而言， 會務(wù)秘書要掌握會議動態(tài)， 隨時向主持人匯報會議的進展情況、 參會人員的建議要求等， 同時及時將有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主持人的意見傳達下去， 做到上通下順。 出版社 社文分社 會議策劃與組織51九、九、 安排閉幕式安排閉幕式舉辦會議要有始有終， 因此， 大型會議經(jīng)常會安排閉幕式。一來可以總結(jié)會議； 二來可以借機感謝相關(guān)人員或單位。與開幕式相比， 閉幕式的程序相對簡單， 通常是由一位會議負責(zé)人代表會議組委員會對會議進行總結(jié)。 出版社 社

30、文分社 會議策劃與組織52十、十、 會場服務(wù)會場服務(wù)（ 一） 攝影、 攝像服務(wù)會議不僅要留有文字性記錄資料， 而且要留有圖片聲像資料。這就需要會議主辦方提供攝影、 攝像服務(wù)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織53十、十、 會場服務(wù)會場服務(wù)（ 二） 計算機速記服務(wù)計算機速記是使用計算機對語言、 文字等中文信息實時速記并生成電子文本的速記方法。隨著科技信息的快速發(fā)展， 計算機速記在眾多會議中成為一種潮流。目前技術(shù)最成熟、 應(yīng)用最廣泛的計算機速記是亞偉速記。與傳統(tǒng)的記錄方式相比， 計算機速記具有速度快、 效率高、 強度低等特點。 出版社 社文分社 會議策劃與組織54十、十、 會場服務(wù)會場服務(wù)（ 三）

31、 外語翻譯服務(wù)隨著國際化程度的提高， 國際會議的召開越來越頻繁， 對外語翻譯的要求也越來越大。這就要求會議組織在選擇外語翻譯時一定不能馬虎， 要注重外語翻譯服務(wù)的質(zhì)量。首先， 外語水平一定要高； 其次， 專業(yè)水平較高； 第三， 服務(wù)意識強。同時， 會議組織要讓翻譯人員事先熟悉會議的相關(guān)內(nèi)容和要求， 為會議的同聲傳譯做好充分準備。 出版社 社文分社 會議策劃與組織55十、十、 會場服務(wù)會場服務(wù)（ 四） 視聽設(shè)備及其他硬件服務(wù)會議的視聽設(shè)備既可以是低科技含量的支架或配套掛圖， 也可以是諸如雙投影屏幕這樣的高科技含量的裝置。其最基本的設(shè)備包括： 音響系統(tǒng)、 投影儀、 燈光和錄像等。在選擇 （ ） 設(shè)

32、備時一定要注意與會議室布局的配套使用問題， 因為會議室或會議場所的布局與 設(shè)備的使用效果有緊密的聯(lián)系。 出版社 社文分社 會議策劃與組織56任務(wù)三會議食宿服務(wù)任務(wù)三會議食宿服務(wù)一、一、 會議住宿服務(wù)會議住宿服務(wù)（ 一） 對備選會議住宿供應(yīng)機構(gòu)的考察1 對本地的住宿供應(yīng)機構(gòu)的選擇， 會議主辦方一定要根據(jù)會議的類型、 參會者的層次、 議題的重要性等， 合理確定不同參會人員的住宿標準和接待規(guī)格， 并以此為依據(jù)， 最后圈定幾家符合基本條件的住宿供應(yīng)機構(gòu)， 以備進一步考察。 出版社 社文分社 會議策劃與組織57一、一、 會議住宿服務(wù)會議住宿服務(wù)2對備選住宿供應(yīng)機構(gòu)考察的重點包括：（ ） 在會議期間可供使

33、用的房間總數(shù)。（ ） 是否有不同的房型滿足不同參會人員的需求。（ ） 客房的配置條件。（ ） 客房的服務(wù)質(zhì)量。 出版社 社文分社 會議策劃與組織58一、一、 會議住宿服務(wù)會議住宿服務(wù)（ 二） 會議住宿房間的預(yù)訂一旦住宿供應(yīng)機構(gòu)確定， 會議主辦方就要為參會人員預(yù)訂住宿房間。這就要求做好以下幾方面的工作： 會議報到之前， 無法確定準確的客房數(shù)量及類型。因此， 會議主辦方應(yīng)通過以往會議住宿記錄和預(yù)計與住宿供應(yīng)機構(gòu)簽訂客房預(yù)訂合約。 出版社 社文分社 會議策劃與組織59一、一、 會議住宿服務(wù)會議住宿服務(wù) 對于中小型會議， 對參會人員的住宿安排比較簡單， 在會議通知上直接說明為其預(yù)訂的住宿房間， 等參會

34、人員報到時再告知其具體情況。而對于一些參會人數(shù)眾多的會議， 會議主辦方需要在會議通知（ 邀請函）中附寄住宿登記卡（ 申請表） ， 根據(jù)登記表提供相應(yīng)的住宿服務(wù)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織60一、一、 會議住宿服務(wù)會議住宿服務(wù) 收到參會人員的住宿申請表后， 會議主辦方或住宿供應(yīng)機構(gòu)應(yīng)及時為其預(yù)訂房間并將住宿確認書寄（ 或傳真、 電話） 給參會人員。如果住宿機構(gòu)回復(fù)確認函比較晚， 會議主辦方應(yīng)催促 會議有時需要提供特殊服務(wù)， 預(yù)訂一些特殊客房， 主要是為會議發(fā)言人、 貴賓和舉辦單位的職員準備的。 出版社 社文分社 會議策劃與組織61一、一、 會議住宿服務(wù)會議住宿服務(wù)（ 三） 參會人員入住期

35、間的住宿服務(wù) 參會人員的入住服務(wù)是會議主辦方在會議期間的重要工作之一。服務(wù)內(nèi)容包括：（ ） 早到參會人員的入住服務(wù)。（ ） 集中到達的參會人員的入住服務(wù)。 參會人員會議期間的住宿服務(wù)雖然主要是由住宿供應(yīng)機構(gòu)負責(zé)， 但作為會議舉辦方， 應(yīng)對參會人員住宿的舒適、 滿意度情況進行及時調(diào)查了解 出版社 社文分社 會議策劃與組織62一、一、 會議住宿服務(wù)會議住宿服務(wù) 很多會議在最后一天也有很多議程， 會議結(jié)束時間延長到中午 點以后， 或者參會人員因航班或火車要到下午或晚上才能離開， 而一般的住宿機構(gòu)都要求在 點前退房， 這就要求會議舉辦方與住宿供應(yīng)機構(gòu)事先協(xié)商好退房時間， 爭取延遲退房時間。 出版社 社

36、文分社 會議策劃與組織63二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù)會期半天以上的正規(guī)會議， 除了展覽會不統(tǒng)一安排餐飲（ 特邀嘉賓或者重要客戶除外） ， 其他會議通常需要統(tǒng)一安排餐飲。一般而言， 參會人員對會議期間的餐飲服務(wù)非常重視， 因此， 辦會機構(gòu)應(yīng)做好會議餐飲的服務(wù)工作， 努力為參會人員提供健康、 營養(yǎng)、 美味的餐飲， 使他們在會議期間的每一天都感到精力飽滿、 心情愉快。 出版社 社文分社 會議策劃與組織64二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù)（ 一） 會議用餐地點、 用餐方式的安排 會議用餐地點應(yīng)盡量離會場近一些， 為了便于管理， 很多會議舉辦機構(gòu)選擇既能提供各種會議室， 又能為中大型會議提供會

37、議餐飲的酒店或會議中心。在確定用餐地點之前， 會議工作人員應(yīng)仔細考察用餐地點的具體情況 出版社 社文分社 會議策劃與組織65二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù) 會議期間， 正式的進餐時間為早上、 中午和晚上。會議工作人員應(yīng)根據(jù)參會人員對三餐的不同要求， 安排適宜的用餐方式。 出版社 社文分社 會議策劃與組織66二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù)（ 二） 每餐菜單的確定和酒水的安排 誰也不會愿意幾天重復(fù)同樣的菜肴， 因此， 會議組織方應(yīng)為參會人員精心選擇每一餐的菜單。在確定菜單時， 除了預(yù)算的因素， 還應(yīng)考慮以下方面：（ ） 菜肴的道數(shù)與分量。（ ） 花色品種多樣化。（ ） 具有地方特色。（ ）

38、 具有時令特征。（ ） 照顧參會人員的特殊用餐要求。 出版社 社文分社 會議策劃與組織67二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù) 會議用餐地點提供的酒水價格一般偏高， 會議組織方如果希望降低成本的話， 應(yīng)與用餐地點的餐飲部門商談， 要求自帶酒水。不同參會人員對酒水的消費差別很大， 如果餐飲費是從參會人員的會務(wù)費里列支， 會議組織方在酒類的安排上就要考慮到公平。 出版社 社文分社 會議策劃與組織68二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù)（ 三） 會議餐飲服務(wù)的其他注意事項 會議供餐機構(gòu)需要提前有針對性地準備食物， 配備服務(wù)人員， 避免出現(xiàn)備餐不足或過多等情況。 在參會人員眾多， 且參會人員在用餐問題上變

39、數(shù)較多、 差別較大的情況下， 會議組織方可以通過發(fā)放餐券或餐卡的方式來辨認進餐者的身份。 出版社 社文分社 會議策劃與組織69二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù) 如果會議上午的議程沒按計劃進行， 那么午餐會與預(yù)訂的時間脫節(jié)（ 提前或推遲） ， 這就要求會議舉辦方及時告知會議供餐機構(gòu)的服務(wù)經(jīng)理， 以便其吩咐廚房按新的時間安排調(diào)整供餐工作。 如果集中用餐的參會人員較多， 為了避免混亂， 會議工作人員除了提前安排桌次和座次， 還需要做好引導(dǎo) 對于那些因會議的原因不能按時用餐的參會人員， 會議舉辦方應(yīng)給予特別的餐飲照顧。 出版社 社文分社 會議策劃與組織70二、二、 會議餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù)（ 四）

40、會間茶歇的安排與服務(wù)茶歇在會議中非常流行， 如何安排茶歇也是會務(wù)工作人員的工作范圍。 茶歇是為會間休息、 氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會。 準備茶歇是一個非常細致的過程， 要求會議工作人員在茶歇預(yù)訂時間之前， 將點心、 飲品、 擺飾迅速擺放好， 對各種熱飲所需的杯子、 勺子、 盛放配料的糖罐、 牛奶罐等都安置在便于取用的地方。 出版社 社文分社 會議策劃與組織71任務(wù)四會議后勤保障服務(wù)任務(wù)四會議后勤保障服務(wù)一、一、 會議交通服務(wù)會議交通服務(wù)會前會后的迎接和歡送、 會議期間的日常用車、 會議集體活動， 都需要會議組織方提供交通服務(wù)。交通服務(wù)的主要內(nèi)容包括籌備、 調(diào)配、 停放車輛。會議交通服務(wù)是辦

41、會工作的一個重要環(huán)節(jié)， 這就要求會議工作人員要做好這項服務(wù)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織72一、一、 會議交通服務(wù)會議交通服務(wù)（ 一） 會議用車制度及工作人員的確定 為了會議用車科學(xué)合理， 會議舉辦方事先必須制定關(guān)于會議用車的制度， 預(yù)防職責(zé)不清、 安全隱患、 濫用車輛等問題的發(fā)生。 會議交通服務(wù)的工作安排比較復(fù)雜， 要求會議組織事先將交通服務(wù)具體工作一一列出， 力求做到周密細致。 出版社 社文分社 會議策劃與組織73一、一、 會議交通服務(wù)會議交通服務(wù)會議用車的人員安排（ ） 安排優(yōu)秀的司機。（ ） 必要時配備隨車人員。（ ） 對司機和隨車人員的培訓(xùn)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織7

42、4一、一、 會議交通服務(wù)會議交通服務(wù)（ 二） 會議用車的組織 會議用車的類型、 數(shù)量應(yīng)根據(jù)與會人員的多少、級別等來確定 如會議主辦方車輛不夠， 需向別的單位借或租車輛和司機。 會議用車要做到合理配置， 對每類車的用途、 接載對象都要明確， 用車能固定的盡可能予以固定 出版社 社文分社 會議策劃與組織75一、一、 會議交通服務(wù)會議交通服務(wù)（ 三） 會議車輛的停放 大、 中型會議， 應(yīng)準備足夠的停車場地。 會議車輛停放的指揮管理（ ） 指揮車輛停放的原則。（ ） 根據(jù)不同情況指揮車輛停放。（ ） 車輛停放排列的方法。 出版社 社文分社 會議策劃與組織76二、二、 會議的安全保衛(wèi)會議的安全保衛(wèi)會議安

43、全保衛(wèi)工作規(guī)格和內(nèi)容要根據(jù)會議的性質(zhì)、 規(guī)模、 內(nèi)容、 參加人員的級別等來確定。國際性會議、 黨和國家的重要會議、 大型會議（ 如省一級的代表大會， 市、 縣有相當(dāng)規(guī)模的群眾大會） ， 或內(nèi)容十分重要、 需要絕對保密的中小型會議， 都應(yīng)設(shè)立專門的會議安全保衛(wèi)工作組。 出版社 社文分社 會議策劃與組織77二、二、 會議的安全保衛(wèi)會議的安全保衛(wèi)會議的安全保衛(wèi)工作主要包括以下內(nèi)容：（ 一） 制訂會議安全保衛(wèi)工作方案（ 二） 維持會議場所秩序（ 三） 保護參會人員人身安全（ 四） 保護參會人員的財產(chǎn)安全（ 五） 其他方面的安全注意事項 出版社 社文分社 會議策劃與組織78三、三、 會議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)會議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)會議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)， 直接關(guān)系到參會人員的身體健康。因此， 建立醫(yī)療衛(wèi)生保障制度十分必要。會議醫(yī)療衛(wèi)生保障制度主要包括疾病醫(yī)療、 食品衛(wèi)生、 飲水衛(wèi)生、 會場衛(wèi)生、住宿衛(wèi)生、 個人衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生制度等。各種大中型會議都必須配備必