物資采購(gòu)管理制度

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流物資采購(gòu)管理制度密 級(jí)：企密A文件編碼：00-05-002物資采購(gòu)管理制度起稿部門物資管理部起稿時(shí)間2016年5月19日修訂部門修訂時(shí)間財(cái)務(wù)部審核日期日期分管副總經(jīng)理日期總經(jīng)理日期版本號(hào)第 1 版目錄第一章 總則第二章 物資管理部的職責(zé)第三章 供應(yīng)商管理第四章 物資采購(gòu)管理第五章 采購(gòu)申請(qǐng)及流程第六章 采購(gòu)付款附件一：城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)單附件二：城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)附表第一章 總則1.1 為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)行為，降低物資采購(gòu)成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，特制定本規(guī)定。1.2本制度對(duì)工程施工所需的

2、物資、材料、設(shè)備、機(jī)具等物品的采購(gòu)主體及原則、采購(gòu)分類及周期、采購(gòu)申請(qǐng)及流程、入賬及領(lǐng)取等內(nèi)容做了具體規(guī)定，適用于項(xiàng)目部所有物資設(shè)備采購(gòu)行為。 1.3 公司的物資部門或具體采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu)。大宗的物資采購(gòu)，具備招標(biāo)采購(gòu)條件的，應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。1.4 公司采購(gòu)遵循“公開、公正、公平”和確保公司利益最大化的原則。第二章 物資管理部的職責(zé)（一）、物資管理部2.1.1、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部物資材料的采購(gòu)、清關(guān)、驗(yàn)收、盤點(diǎn)、結(jié)算及物資材料方面與財(cái)務(wù)部門的對(duì)接工作。2.1.2、負(fù)責(zé)物資管理制度的制訂和完善，保持物資管理體系有效運(yùn)行。2.1.3、負(fù)責(zé)本地供應(yīng)商的信息收集及物資材料的及時(shí)供應(yīng)。

3、2.1.4、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊(duì)的物資需求計(jì)劃審核。2.1.5、負(fù)責(zé)物資材料的收貨、發(fā)貨及統(tǒng)一調(diào)配。2.1.6、負(fù)責(zé)物資材料消耗量的跟蹤和監(jiān)控工作。2.1.7、負(fù)責(zé)物資材料的盤點(diǎn)，及時(shí)更新掌握庫存情況，統(tǒng)計(jì)記錄單項(xiàng)工程材料消耗情況。2.1.8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。（二）、物資崗位職責(zé)物資部部長(zhǎng)職責(zé)2.2.1、負(fù)責(zé)建立物資管理規(guī)章制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.2.2、負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)物資的進(jìn)場(chǎng)和消耗控制，既滿足施工進(jìn)度需要，又不超出定額范圍。2.2.3、負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各作業(yè)隊(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的材料使用、存放管理。2.2.4、負(fù)責(zé)月度、季度、年度資金計(jì)劃編制及上報(bào)。2.2.5、負(fù)責(zé)各材料庫點(diǎn)的巡查、指導(dǎo)和監(jiān)督。2.2.

4、6、負(fù)責(zé)項(xiàng)目廢舊物資處理工作。2.2.7、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊(duì)之間物資的調(diào)配工作。材料管理員2.2.8、按照經(jīng)審批的計(jì)劃進(jìn)行所有零星物資的本地采購(gòu)及采購(gòu)過程中問題的溝通和解決。2.2.9、負(fù)責(zé)所有零星物資采購(gòu)合同，訂單的編制及合同的審批，建立相應(yīng)的臺(tái)賬。2.2.10、負(fù)責(zé)供應(yīng)商合規(guī)方面的工作及建立相應(yīng)的臺(tái)賬。2.2.11、負(fù)責(zé)零星材料的對(duì)賬結(jié)算及相應(yīng)的臺(tái)賬。2.2.12、負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理及相應(yīng)臺(tái)賬建立。2.2.13、負(fù)責(zé)作業(yè)隊(duì)零星材料月度成本統(tǒng)計(jì)及核算工作。倉(cāng)庫保管員2.2.14、負(fù)責(zé)零星物資倉(cāng)庫的到場(chǎng)驗(yàn)收、卸貨、保管及按單發(fā)放，做好原始記錄的保存，2.2.15、建立零星倉(cāng)庫收、發(fā)、存臺(tái)賬，做好各項(xiàng)目的

5、月度領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)。2.2.16、負(fù)責(zé)倉(cāng)庫的周、月、年度盤點(diǎn)并據(jù)實(shí)編制盤點(diǎn)表。2.2.17、負(fù)責(zé)倉(cāng)庫的日常檢查及安全管理。2.2.18、負(fù)責(zé)小型工具的維修和保養(yǎng)工作。2.2.19、負(fù)責(zé)柴油的日消耗統(tǒng)計(jì)及油耗核算2.2.20、負(fù)責(zé)鋼筋、攪拌站材料的月消耗統(tǒng)計(jì)及核算。2.2.21、負(fù)責(zé)周轉(zhuǎn)材料、小型工具臺(tái)賬及消耗專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)管理。第三章 供應(yīng)商管理3.1 供應(yīng)商是指與公司各單位發(fā)生物資采購(gòu)活動(dòng)的法人、其它組織或個(gè)人。供應(yīng)商管理是指對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、供應(yīng)能力、信譽(yù)等進(jìn)行全方位、動(dòng)態(tài)管理過程。3.2 物資采購(gòu)管理部要對(duì)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行分類并建立供應(yīng)商檔案，納入日常管理。每月至少一次交叉人員考察供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)

6、格、服務(wù)等。每年根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、信譽(yù)度等，對(duì)已準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行一次考核評(píng)定，確認(rèn)合格供方。3.3 供應(yīng)商準(zhǔn)入的基本條件：3.3.1資質(zhì)資信證明齊全（企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)組織代碼證、生產(chǎn)許可證等）；3.3.2有良好的資金、財(cái)務(wù)狀況，能提供增值稅專用發(fā)票；3.3.3能自覺遵守法律、法規(guī)、局有良好信譽(yù)；3.3.4在同行業(yè)中，業(yè)績(jī)優(yōu)良、知名度高、產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)；3.3.5愿意長(zhǎng)期合作，誠(chéng)實(shí)守信，互惠互利，實(shí)現(xiàn)雙贏。3.4 發(fā)現(xiàn)有下列行為之一者，立即終止其供應(yīng)業(yè)務(wù)并取消其合格供方資格。3.4.1提供的相關(guān)證件及資料有偽造現(xiàn)象的；3.4.2所供物資以次充好，造成公司損失的

7、，或一年內(nèi)出現(xiàn)兩次因質(zhì)量問題而索賠的；3.4.3中標(biāo)后不能按合同要求履約的；3.4.4報(bào)價(jià)不實(shí)事求是，采取低價(jià)策略進(jìn)入后不履約的；3.4.5向采購(gòu)人員行賄或?yàn)槠涮峁┎徽?dāng)利益的；3.4.6已停止生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)或變更生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)范圍，不再具備準(zhǔn)入條件的。合格供應(yīng)商管理流程開始供應(yīng)商選取供應(yīng)商調(diào)查索取樣品樣品驗(yàn)證記錄表評(píng)NG預(yù)備合格供方OK試采購(gòu)供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定NG供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定限期整改合格供方Ok正常供貨結(jié)束淘汰NG第四章 物資采購(gòu)管理4.1 為節(jié)約采購(gòu)成本，公司實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。各部門編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要從實(shí)際工作出發(fā)，避免盲目提報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃，由于上報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃失誤，造成物資積壓損失，由原部門負(fù)

8、責(zé)人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.2 各部門物資采購(gòu)計(jì)劃要按程序進(jìn)行上報(bào)。在每月的25日前向物資部門上報(bào)下個(gè)月的采購(gòu)計(jì)劃，由部門編報(bào)，負(fù)責(zé)人簽字，物資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，統(tǒng)一上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。各部門如不按規(guī)定時(shí)間上報(bào)計(jì)劃，造成物資缺口及發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失，由遲報(bào)部門承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.3 計(jì)劃外急需采購(gòu)的物資，由部門填制城發(fā)市政急需物資申請(qǐng)表，負(fù)責(zé)人簽字，物資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4 小批量（5萬元以內(nèi)）的由物資采購(gòu)部采取詢價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu)；大批量或固定資產(chǎn)采購(gòu)必須由公司進(jìn)行招標(biāo)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可采購(gòu)。4.5 物資采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)

9、行采購(gòu)，保證做到不錯(cuò)訂、不漏訂，及時(shí)準(zhǔn)確做好物資貨源落實(shí)工作。簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng)，一般按照先驗(yàn)收后付款的原則進(jìn)行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，質(zhì)量、數(shù)量有誤的全部由采購(gòu)人員承擔(dān)。4.6 對(duì)短缺物資，采購(gòu)員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購(gòu)使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購(gòu)員負(fù)直接責(zé)任。4.7 采購(gòu)人員必須按采購(gòu)作業(yè)期限運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購(gòu)，造成的超儲(chǔ)積壓，損失均由采購(gòu)人員承

10、擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.8 對(duì)采購(gòu)員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)，應(yīng)及早報(bào)告部門負(fù)責(zé)人說明異常原因，提出相應(yīng)意見方案，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。第五章 采購(gòu)申請(qǐng)及流程5.1 由工程部根據(jù)工程施工計(jì)劃分別編寫項(xiàng)目部物資需求總計(jì)劃單、年度需求計(jì)劃單、半年需求計(jì)劃單和月度需求計(jì)劃單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理簽字審批后報(bào)送物資部，物資部根據(jù)申請(qǐng)單進(jìn)行上報(bào)和采購(gòu)。5.2 自采物資設(shè)備應(yīng)由項(xiàng)目部填寫工程零星材料設(shè)備需要計(jì)劃單，并注明申請(qǐng)日期、物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)（必要時(shí)提供技術(shù)圖紙）、申請(qǐng)數(shù)量、需要時(shí)間、使用具體部位、聯(lián)系人等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批后，將申請(qǐng)單報(bào)物資部，由物

11、資部進(jìn)行采購(gòu)。計(jì)劃簽字審批不全的物資部將不予接收，規(guī)格型號(hào)不確定的將不予采購(gòu)，由此造成的供應(yīng)不及時(shí)自行負(fù)責(zé)。5.3 為強(qiáng)化物資設(shè)備采購(gòu)的計(jì)劃性，本地采購(gòu)物資設(shè)備計(jì)劃單由項(xiàng)目部每周一中午12點(diǎn)前提交物資部；外省采購(gòu)物資設(shè)備計(jì)劃單由項(xiàng)目部每月的25日提交物資部，物資部在匯總各單位采購(gòu)計(jì)劃后統(tǒng)一組織采購(gòu)。5.4 如遇設(shè)計(jì)變更造成申請(qǐng)物資設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量等發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)第一時(shí)間通知物資部，共同協(xié)商解決。5.5 現(xiàn)場(chǎng)急需物資，經(jīng)總經(jīng)理同意后，可予以緊急采購(gòu)，但項(xiàng)目部須在兩天內(nèi)補(bǔ)齊物資申請(qǐng)計(jì)劃表。申請(qǐng)部門材料計(jì)劃物資部財(cái)務(wù)部分管副總經(jīng)理審批結(jié)果物資部采購(gòu)員材料經(jīng)銷商、供貨方詢價(jià)比價(jià)審 批部門審

12、 核匯總報(bào)價(jià)物資部負(fù)責(zé)人材料采購(gòu)工作流程圖公司財(cái)務(wù)部門確認(rèn)購(gòu)買意向無異議簽訂采購(gòu)合同保存、整理、歸檔表示第一階段采購(gòu)工作線路表示工作內(nèi)容表示第二階段采購(gòu)工作線路總經(jīng)理第六章 采購(gòu)付款6.1采購(gòu)人員應(yīng)將收集到的、審批齊全的采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、進(jìn)倉(cāng)單、合法的商業(yè)發(fā)票等相關(guān)資料送交到財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)，財(cái)務(wù)部門按照公司付款審批手續(xù)，要求采購(gòu)人員在辦理好相關(guān)的審批后，在接受單證進(jìn)行審核付款。6.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)人員提交的付款資料進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，主要審核相關(guān)的審批手續(xù)是否齊全、單證是否完整、發(fā)票是否合法、金額是否正確、數(shù)量是否一致等，核對(duì)發(fā)票計(jì)算的正確性；應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、數(shù)量、條件及運(yùn)

13、費(fèi)與合同、訂購(gòu)單、進(jìn)倉(cāng)單等資料核對(duì)一致。在審核無誤后再辦理付款手續(xù)，發(fā)現(xiàn)虛假或重大瑕疵的，應(yīng)查明原因，并及時(shí)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。6.3物資部應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。附件一：城發(fā)市政公司物資采購(gòu)申請(qǐng)單城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)單審批單編號(hào)：SZ-GC-WZ201600 日期： 2016年 月 日申請(qǐng)部門(簡(jiǎn)要申請(qǐng)信息及意見)采購(gòu)物資信息簡(jiǎn)要描述，具體規(guī)格型號(hào)詳細(xì)信息見附表。 申請(qǐng)人： 申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人：物資管理部意見財(cái)務(wù)部意見 分管副總經(jīng)理意見 分管財(cái)務(wù) 副總經(jīng)理意見 總經(jīng)理意見董事長(zhǎng)意見附件二：城發(fā)市政工程物資采購(gòu)申請(qǐng)附表對(duì)應(yīng)審批單編號(hào)：SZ-GC-WZ201600 城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)附表序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)材質(zhì)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)號(hào)單位數(shù)量材料用途申請(qǐng)送達(dá)