行政接待工作內(nèi)容

1、行政接待工作內(nèi)容為規(guī)范來公司訪問、考察及其他公務(wù)人員的接待管理，提高工作效率和改善服務(wù)質(zhì)量，節(jié)省接待費用，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)定接待來訪人員的范圍、車票、機票、船票的預(yù)定、酒店預(yù)訂、當(dāng)?shù)亟煌ǖ姆?wù)及相應(yīng)的費用結(jié)算；接待工作流程及相關(guān)審批事宜。1.公司負責(zé)接待來訪人員的范圍：1.1.公司股東會議期間，股東及其相應(yīng)的隨行人員。1.2.公司董事會議期間，董事及其相應(yīng)的隨行人員。1.3.受股東會委托或邀請來公司公務(wù)股東及其隨行人員。1.4.受董事會委托或邀請來公司公務(wù)的董事及其隨行人員。1.5.監(jiān)事會議期間或受監(jiān)事會委托或邀請來公司公務(wù)的監(jiān)事及其隨行人員。1.6.應(yīng)股東會、董事會、監(jiān)事會邀請來公

2、司公務(wù)的各類專業(yè)人員。1.7.應(yīng)總經(jīng)理委托或邀請來公司公務(wù)的各類專業(yè)人員。1.8.來公司視察指導(dǎo)工作的當(dāng)?shù)攸h政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員。1.9.公司營銷部門邀請來的重要客戶。1.10.經(jīng)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)接待的其他人員。2.接待工作的組織：2.1.公司來訪人員的接待工作由分管行政事務(wù)的副總經(jīng)理負責(zé)。2.2.公司行政人事部依照本辦法負責(zé)具體辦理接待事項，全面負責(zé)公司內(nèi)外接待活動。2.3.行政人事部應(yīng)做好接待工作的統(tǒng)計工作，如接待日期、來客姓名、職務(wù)、批次、人數(shù)、公務(wù)事由、交通及住宿預(yù)定、接待費用等，每月向總經(jīng)理報告。2.4.屬公司負責(zé)接待的各類來訪人員的接待費用由公司負擔(dān)。2.5.各類人員來訪

3、的接待通知單應(yīng)經(jīng)相應(yīng)簽發(fā)人審批后以書面形式發(fā)至公司行政人事部。2.6.如必要，公司各部門應(yīng)配合行政人事部做好接待工作。3.來訪接待的審批程序：3.1.股東會議或應(yīng)股東會委托或邀請來訪人員的接待通知單應(yīng)有2/3的股東聯(lián)名簽發(fā)。3.2.董事會議或應(yīng)董事會委托或邀請來訪人員的接待通知單應(yīng)由董事長、副董事長、執(zhí)行董事聯(lián)名簽發(fā)。3.3.監(jiān)事會議或應(yīng)監(jiān)事會委托或邀請來訪人員的接待通知單應(yīng)由董事長、監(jiān)事會主席聯(lián)合簽發(fā)。3.4.應(yīng)總經(jīng)理委托或邀請來訪人員的接待通知單由總經(jīng)理簽發(fā)。3.5.有關(guān)黨政機關(guān)、行業(yè)社團來訪人員的接待通知單由董事長或總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。3.6.主要客戶來訪的接待通知單由總經(jīng)理或常務(wù)

4、副總經(jīng)理簽發(fā)。3.7.除上述以外其他來訪人員的接待通知單由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。4.公司負擔(dān)接待費用標(biāo)準(zhǔn)：4.1.交通費標(biāo)準(zhǔn)（見下表）注：如行程緊迫，預(yù)訂不到相應(yīng)票據(jù)或隨上級同行，經(jīng)請示總經(jīng)理或常務(wù)副總同意可適當(dāng)提高訂票標(biāo)準(zhǔn)。4.2.來客入住酒店的費用標(biāo)準(zhǔn)注：與上級領(lǐng)導(dǎo)同行可在領(lǐng)導(dǎo)入住酒店預(yù)定相應(yīng)房間。4.3.來客到公司的市內(nèi)交通及活動由行政人事部安排或協(xié)助安排。5、接待工作程序5.1股東、董事及其隨行人員，受股東會/董事會/監(jiān)事會委托或邀請來公司公務(wù)的股東/董事/監(jiān)事及其隨行人員。5.1.1根據(jù)接待通知單人員來公司的目的、性質(zhì)，結(jié)合本公司實際情況，擬定接待方案。5.1.2來公司工作和視察

5、的，行政人事部應(yīng)提前與對方的聯(lián)系人聯(lián)絡(luò)，確認來者身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時間、目的等事項。5.1.3擬定接待方案，提前準(zhǔn)備接待所須的資料、物品和車輛，通知公司領(lǐng)導(dǎo)和接待部門做好接待準(zhǔn)備，并提前檢查準(zhǔn)備工作事宜是否已到位或就緒。5.1.4確定接待規(guī)格、主陪人，行政人事部準(zhǔn)備會談時必要的茶水、水果等。5.1.5視察結(jié)束后，通知相關(guān)部門做好送行工作，必要時由行政人事部安排食宿。5.2應(yīng)股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理邀請來公司公務(wù)的各類專業(yè)人員。5.2.1一般性人員指臨時性或短時期內(nèi)在公司工作人員一律實行工作餐、入住員工宿舍或按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。5.2.2技術(shù)協(xié)助與工程安裝人員的接待按有關(guān)協(xié)議或合同辦理。

6、5.3 來公司視察指導(dǎo)工作的當(dāng)?shù)攸h政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員。5.3.1根據(jù)其來公司工作項目和內(nèi)容，由相應(yīng)的主要對口部門負責(zé)與對方聯(lián)系人聯(lián)絡(luò)，確認來者身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時間、目的等事項。如需用車接送，應(yīng)及時通知行政人事部安排車輛。5.3.2擬定接待方案，提前準(zhǔn)備接待所須的資料、物品和車輛，通知公司領(lǐng)導(dǎo)和接待部門做好接待準(zhǔn)備，并提前檢查準(zhǔn)備工作事宜是否已到位或就緒。5.3.3確定接待規(guī)格、主陪人，行政人事部準(zhǔn)備會談時必要的茶水、水果等。5.3.4工作、視察結(jié)束后，通知相關(guān)部門做好送行工作，必要時由行政人事部安排食宿。5.4公司營銷部門邀請來的重要客戶5.4.1客戶單位來人考察、參觀及聯(lián)系工作，

7、應(yīng)事先與營銷部門預(yù)約。營銷部門根據(jù)來客目的，確認來者身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時間等事項，通知行政人事部和相關(guān)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)參與接待。5.4.2如須公司領(lǐng)導(dǎo)接見的，須及時通知行政人事部或公司領(lǐng)導(dǎo)，以備安排接待方案，準(zhǔn)備茶水等。5.4.3客戶離開時，接待部門或公司領(lǐng)導(dǎo)須在“來賓登記表”上簽字。5.4.4客戶單位來公司參觀時，接待部門須嚴守公司商業(yè)及技術(shù)秘密。接待人應(yīng)著裝整潔，態(tài)度熱情又不失禮節(jié)。5.5.經(jīng)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)接待的其他人員。5.5.1按照來訪人員性質(zhì)及審批標(biāo)準(zhǔn)參照以上程序執(zhí)行。5.6.會務(wù)接待5.6.1公司召開的大型涉外會議，由行政人事部擬訂費用計劃并制定詳細的方案，安排會務(wù)接

8、待，各部門積極配合做好相關(guān)接待工作。5.6.2公司各部門組織召開的各類專業(yè)性較強、涉及面不大的一般性會議、培訓(xùn)等，由各部門自行安排接待，行政人事部根據(jù)需要予以配合。如發(fā)生費用，事前必須申請，公司總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。6.就餐管理安排就餐應(yīng)明確接待目的及對象，本著從減節(jié)約的原則，有效控制經(jīng)費開支，非業(yè)務(wù)工作關(guān)系的一律不予安排就餐。6.1各部門因業(yè)務(wù)往來、工作聯(lián)系需對外來人員進行正常招待的，原則上一律實行“工作餐”制度，即各部門告知行政人事部需加訂用餐人員（中餐）。6.1.1凡因工作需要，確需在外進行業(yè)務(wù)招待的，由接待部門填寫“來客招待申請單”，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用餐。填寫“來客招待申

9、請單”時應(yīng)注明招待事由，來客姓名、職務(wù)及陪客人員等。公司領(lǐng)導(dǎo)招待時由行政人事部申請招待手續(xù)。6.1.2、實行先填“來客招待申請單”后就餐的原則，特殊情況下可在就餐后3日內(nèi)補辦手續(xù)，無“來客招待申請單”的，財務(wù)部不予結(jié)算，費用由接待人自理。6.2接待標(biāo)準(zhǔn)6.2.1來客確需宴請并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加，除總經(jīng)理以上人員按實際需要用餐，原則上按以下標(biāo)準(zhǔn)：公司外就餐150元/人，公司內(nèi)就餐40元/人。特殊情況超過標(biāo)準(zhǔn)須有公司主管副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理簽字審批。6.2.2公司各部門宴請標(biāo)準(zhǔn)：一律控制在100元/人以內(nèi)。6.2.3對來公司聯(lián)系工作的一般人員實行工作餐制，標(biāo)準(zhǔn)8元/人。6.2.4陪客人數(shù)：來客人數(shù)在10人以內(nèi)陪客不得超過2人（司機除外）；來客超過10人，陪客人數(shù)酌情而定。 7.備用金領(lǐng)用7.1備用金在各部門應(yīng)付突發(fā)性工作，維持正常工作秩序時使用。7.2、備用金統(tǒng)一向財務(wù)部借支。各部門負責(zé)人因工作需要享有借支權(quán)力。特殊情況時，可以由部門負責(zé)人派指定(固定)人員到財務(wù)部進行借支。7.3在領(lǐng)取備用金后，各部