基于工作流的信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)的設(shè)計和實施

1、基于工作流的信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)的設(shè)計和實施摘要：針對沒有成熟信息設(shè)備化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，結(jié)合保密管理實踐，提出了符合保密要求，基于工作流的信息設(shè)備化臺帳管理系統(tǒng)的設(shè)計和實施方案，總結(jié)了管理上的技術(shù)創(chuàng)新，并提出了后續(xù)的改進設(shè)想。關(guān)鍵詞：工作流；信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)；保密管理隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，信息化設(shè)備的擁有量不斷增大，涉密的信息化設(shè)備管理成為涉密設(shè)備管理部門的一項重要基礎(chǔ)性工作。涉密信息化設(shè)備不可控所造成的泄密威脅和隱患遠遠大于紙質(zhì)涉密文件，而目前尚無成熟的符合保密要求的信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)，信息化設(shè)備的安全保密管理是現(xiàn)階段保密工作的重點和難點。本文結(jié)合保密管理實踐，提出了

2、符合保密要求，基于工作流的信息設(shè)備化臺帳管理系統(tǒng)的設(shè)計和實施方案。該系統(tǒng)用于管理涉密設(shè)備，做到對信息化設(shè)備配置特別是硬件、軟件配置的全方位動態(tài)管理，并在系統(tǒng)中為這些信息化設(shè)備建立臺帳，加強信息設(shè)備的資產(chǎn)管理。1 軟件設(shè)計背景紙質(zhì)涉密資料存在實物，只要將涉密資料由專人存放在保密柜中，就可以對制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷毀環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，實現(xiàn)全生命周期管理；而大部分信息設(shè)備無法存放在密碼文件柜中，相對于紙質(zhì)介質(zhì)難以控制。尤其從事軟件設(shè)計、系統(tǒng)集成等信息設(shè)備數(shù)量大，變動頻繁的涉密單位，更加難以做到信息設(shè)備帳物相符，分臺帳與總臺帳相符。和一般設(shè)備管理系統(tǒng)相比，符合保密要求的信息化設(shè)備臺帳管理系

3、統(tǒng)的特點在于：1) 類型復雜：比一般設(shè)備多了“密級”屬性，設(shè)備分類成倍增長。2) 全生命周期管理：對設(shè)備的更改要如實地體現(xiàn)在臺帳上，涉密設(shè)備變動還需附帶審批。由于存在上述特點，目前暫無保密設(shè)備管理的成熟軟件，購買一般設(shè)備管理軟件后還需進行二次開發(fā)，成本較高；且外單位人員開發(fā)軟件，長期大量接觸涉密或敏感數(shù)據(jù)，存在泄密隱患。作者所在單位目前運行有基于工作流的OA系統(tǒng)，根據(jù)保密管理要求和實際工作情況，自行設(shè)計并實施了基于工作流的信息化設(shè)備管理系統(tǒng)，對信息化設(shè)備進行全生命周期管理。2 軟件論證和設(shè)計2.1 軟件分析和架構(gòu)設(shè)計采用Weblogic Platform 8.0實施該系統(tǒng)，B/S架構(gòu)的特點有：

4、1）部署方便，無需逐臺安裝客戶端；2）可以與現(xiàn)有的日常辦公OA系統(tǒng)整合，啟動流程直接調(diào)用數(shù)據(jù)庫，流程結(jié)束后讀取流程表單中的特定字段，寫入數(shù)據(jù)庫，做到持續(xù)更新，賬物相符；而B/S架構(gòu)最重要的缺陷數(shù)據(jù)傳輸量大，由于涉密網(wǎng)絡(luò)均為局域網(wǎng)，B/S架構(gòu)對網(wǎng)速的影響體現(xiàn)并不明顯。數(shù)據(jù)庫采用Oracle 10g，內(nèi)容由文件導入，由于有著接口公開、操作簡單，安裝面廣等優(yōu)勢，采用Excel 2003的.xls文件作為導入文件模板。如圖1，根據(jù)保密規(guī)定為導入用的excel文件指定格式；并在數(shù)據(jù)庫中建立字段和數(shù)據(jù)表，如圖2所示。該信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)將與信息系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、人力管理系統(tǒng)和項目

5、管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，以工作流為引擎，觸發(fā)各種對臺帳進行添加、刪除和修改的審批流程，減輕臺帳的維護工作量并增加臺帳的數(shù)據(jù)準確性。2.2 工作流程和權(quán)限設(shè)計軟件的工作流程如如圖3所示：用戶在本地采集數(shù)據(jù)，存儲成規(guī)定的excel文件格式，在瀏覽器上傳，數(shù)據(jù)經(jīng)核對后存入數(shù)據(jù)庫，并在瀏覽器界面顯示出來，如需修改，則通過瀏覽器流程修改,修改臺帳時，從數(shù)據(jù)庫讀取數(shù)據(jù)生成表單，流程經(jīng)處理后，將修改信息寫入數(shù)據(jù)庫，表單作為記錄設(shè)備全生命周期管理的證據(jù)保存下來。根據(jù)保密管理要求和實際情況，按照表1確定3類用戶組并分配不同的用戶權(quán)限，權(quán)限由高到低為信息系統(tǒng)管理員、部門保密工作小組、一般用戶。所有用戶均默認由一般用戶的權(quán)

6、限，在此基礎(chǔ)上獲得更高的權(quán)限。3 系統(tǒng)的實施3.1 數(shù)據(jù)導入數(shù)據(jù)采集階段由用戶進行，通過操作系統(tǒng)內(nèi)置命令和第三方檢測工具收集設(shè)備信息，并根據(jù)密級和設(shè)備類別劃分信息設(shè)備，并給每種劃分不同的關(guān)鍵字，以該關(guān)鍵字分配保密編號。在設(shè)備臺帳被導入系統(tǒng)后，可以根據(jù)保密編號中的關(guān)鍵字將該臺信息設(shè)備劃分到相應(yīng)的分臺帳中并自動賦予該類型設(shè)備應(yīng)具有的屬性。保密臺帳的信息收集完成后，將收集來的excel文件中的數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)，如圖1，程序遍歷搜索excel，從excel表文件第一個頁面中的第3行第2列，即部門的內(nèi)容“A”處開始讀取數(shù)據(jù)并存放到對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表中，讀取到18列“B”處時轉(zhuǎn)到下一行第2列“C”處，以此類推；讀

7、取到任一行全為空時，視為表結(jié)束，結(jié)束讀取并彈出提示信息。3.2 數(shù)據(jù)分析處理讀取excel表并寫入數(shù)據(jù)庫時將同時進行數(shù)據(jù)分析處理，如數(shù)據(jù)核對出現(xiàn)錯誤，將停止導入并彈出提示框?？梢赃M行的數(shù)據(jù)核對有：查詢?nèi)肆Y源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫核對使用人和工號對應(yīng)情況；密級指定字段為“非密”、“秘密”、“機密”、“絕密”、“非密（互聯(lián)網(wǎng)）”之一；操作系統(tǒng)安裝日期和啟用時間格式為yyyy-mm-dd；查詢資產(chǎn)管理系統(tǒng)核對保管人、設(shè)備物理位置、設(shè)備資產(chǎn)號的對應(yīng)情況數(shù)據(jù)核對越詳細，臺帳的準確性和可信度越高，但是臺帳導入的速度也相應(yīng)減慢。數(shù)據(jù)核對時發(fā)現(xiàn)不符合條件的，將中止數(shù)據(jù)導入，并告知用戶錯誤行號及名稱，以便修改重新導入

8、。使用用戶確認按鈕以增強臺帳的可信度，用戶確認后，除非啟動流程，否則整條記錄的各個表都將無法修改。4 軟件的使用和管理臺帳管理的難點在于動態(tài)管理，實時更新。如表2，整合信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)和基于工作流的OA系統(tǒng)，審批流程和修改臺帳合并操作。如需修改臺帳中的任何數(shù)據(jù)，需要選中對應(yīng)信息設(shè)備并選擇啟動相應(yīng)的工作流審批表，審批表將直接讀取數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)填入表單供審批和備案查詢，所有審批表均直接有空間對應(yīng)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，填寫數(shù)據(jù)并結(jié)束工作流后，數(shù)據(jù)將自動更新到臺帳管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)帳物相符，修改有審批。日常管理中，可以對所有的項目進行單獨或者復合查詢,還可以將查詢結(jié)果可以選擇特定項導出為excel文件，打印成為紙質(zhì)臺帳備份和管理。20xx年系統(tǒng)上線后，如表3所示，臺帳的統(tǒng)計效率急劇上升，從而可以做到完整統(tǒng)計；且由于采用了數(shù)據(jù)處理和用戶確認，數(shù)據(jù)準確度和可信度也大為提高。信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)的實施提高了臺帳管理的效率。5 結(jié)束語該管理系統(tǒng)作為獨立開發(fā)的信息化設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)，嵌入到日常工作審批流程中，符合保密管理要求和本單位的工作實際需要。系統(tǒng)結(jié)束了過去“拉網(wǎng)檢查-手工登記輸入計算機-郵件合并核對-變動后重新拉網(wǎng)檢查”的過程，并減少了中間環(huán)節(jié)（部門臺帳合并總臺帳、各設(shè)備分臺帳合并總臺帳）可能帶來