辦公用品使用管理制

1、電子商務(wù)北方運營中心辦公用品使用暫行管理條例1目的為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，合理控制辦公用品費用支出，厲行節(jié)約，杜絕浪費，物盡其用，特制定本管理制度。2范圍適用于中國人保財險電子商務(wù)北方運營中心全體員工。3術(shù)語3.1一次性消費品包括：復(fù)印紙、膠棒、膠帶、記事本、訂書釘、筆芯等。3.2管理性消費品包括：簽字筆、筆筒、文件夾、文件架、訂書機、計算器、直尺等。4職責(zé)4.1行政綜合專員對各部門每月辦公用品使用情況及需求情況進行統(tǒng)計。4.2行政綜合專員負(fù)責(zé)辦公用品的采購。4.3入庫登記人員負(fù)責(zé)質(zhì)量的驗收，對所購物品清點驗收。4.4行政綜合專員建立采購臺賬。5內(nèi)容5.1需求登記各部處負(fù)責(zé)人及各運

2、營小組組長負(fù)責(zé)每月提交和編制一份經(jīng)本部處主管簽字的辦公用品計劃申報表（見表7.1）；每月25日前報行政綜合專員，經(jīng)行政綜合專員審核后，在次月初統(tǒng)一采購、發(fā)放； 特殊、急需用品則填寫特殊辦公用品計劃申請表（見表7.2）后經(jīng)運營支持部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可另行采購。5.2采購5.2.1行政綜合專員根據(jù)各部門每月辦公用品使用情況、需求情況及庫存統(tǒng)計情況確定次月辦公用品采購數(shù)量。行政綜合專員制作填寫辦公用品采購計劃表（見表7.3），報運營支持部負(fù)責(zé)人審批簽字后進行采購，行政綜合專員負(fù)責(zé)辦公用品的采購。辦公用品的采購堅持貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，按照成本最小原則進行采購，具體采購方式為：.1小型或零星辦公用品的采購要

3、由行政綜合專員到指定的辦公用品專賣店選購或送貨。.2大型辦公用品（固定資產(chǎn)）的采購要兩人或兩人以上行政綜合專員到指定門店采購或到其它大型商場詢價采購等方式進行，要選購價格合適、質(zhì)量合格的辦公用品（固定資產(chǎn)）。.3購單件或批量在300元以下的辦公用品單人即可購買，300元以上的辦公用品（低值易耗品除外）兩人或兩人以上行政綜合專員共同進行購買。.4凡采用單一來源采購方式（包括定點采購）的，應(yīng)遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則。  對于按月結(jié)算方式的固定供應(yīng)商，采取先入庫后統(tǒng)一報銷的原則，入庫交接時出示物品清單、驗收單，發(fā)票在每月25日交給入庫管理行政綜合專員，再一起交給報銷行政綜合專員進行付款報

4、銷流程。所采購的辦公用品到貨后，由行政綜合專員按送貨單進行驗收，經(jīng)核對（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等）無誤后，在送貨單上（一式二聯(lián)）簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。5.3入庫登記利用庫房，存放中心的所有辦公用品，鑰匙由行政綜合專員掌握，入庫、出庫均需登記。 采購回來的辦公用品，入庫登記人員負(fù)責(zé)質(zhì)量的驗收，對所購物品清點無誤，驗收合格后，采購人員和入庫登記人員分別在辦公用品入庫交接單（一式兩份）（見表7.4）上簽字。辦理入庫登記時需出示正規(guī)發(fā)票、貨品清單及驗收單。另一份交由采購行政綜合專員帶回做好登記工作。行政綜合專員根據(jù)發(fā)票、

5、貨品清單和入庫交接單建立采購臺賬。5.4領(lǐng)用及出庫管理行政綜合專員按照辦公用品計劃申請表發(fā)放辦公用品，由各部門、各小組負(fù)責(zé)人統(tǒng)一按月領(lǐng)取，并可隨部門或人員的工作狀態(tài)調(diào)整發(fā)放時間。辦公用品領(lǐng)取時間是每周一下午13：:0017:00統(tǒng)一領(lǐng)取，并根據(jù)實際情況，可調(diào)整發(fā)放時間。領(lǐng)取辦公用品者應(yīng)在辦公用品領(lǐng)取登記表（見表7.6）上簽字，并應(yīng)妥善保管使用，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償、自購。針對消耗品中復(fù)印紙無序浪費現(xiàn)象，請各部門在領(lǐng)用A4紙時寫明用途、使用時間，下次領(lǐng)用時，時長應(yīng)與上次大致相等；個別部處特殊用紙請另行簽領(lǐng)，杜絕大量產(chǎn)生單面廢舊紙張的現(xiàn)象發(fā)生。5.4.4從庫房支領(lǐng)辦公用品時行政綜合專員需在出庫

6、登記表（見表7.5）上進行登記。行政綜合專員根據(jù)領(lǐng)取表和出庫登記表更新本周庫存記錄，在庫存表中及時做好記錄。人員調(diào)動時應(yīng)將辦公用品交回行政綜合崗，應(yīng)做好銷賬記錄。5.5付款入庫管理行政專員將所采購物品的正規(guī)發(fā)票、驗收單一起交給報銷行政綜合專員，做報銷付款工作。5.6辦公用品使用評估建立評估制度，每月將辦公用品申請及發(fā)放的實際情況進行整理、匯總，行政綜合崗負(fù)責(zé)人每月定期兩次月初、月中進行檢查，做到賬物相符。每月詳細(xì)記錄辦公用品實際支出費用，將費用情況進行分析，嚴(yán)格控制行政運營成本，保持合理的最低庫存，保證辦公用品的供應(yīng)。5.7注意事項全體員工應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，厲行節(jié)約，杜絕浪費

7、，努力降低消耗和辦公費用。任何人未經(jīng)允許不得挪用辦公用品，辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用。行政綜合崗必須加強辦公用品保管室的管理，防止失火、失盜。本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。以前下發(fā)的同類文件規(guī)定同時廢止，以本制度為準(zhǔn)。6流程圖7相關(guān)工具表單7.1辦公用品計劃申請表2011年X月份辦公用品申請表申請部門：申請人：填表日期：一次性消耗品管制消耗品序號名稱單位需求數(shù)量序號名稱單位需求數(shù)量部門主管簽字：運營支持部經(jīng)理簽字：7.2特殊辦公用品申請表特殊辦公用品計劃申請表申請部門：申請時間：申請人：序號物品名稱規(guī) 格單位數(shù)量單價（元）總價（元）用途備注7.3辦公用品采購計劃單2011年X月份辦公用品配備計劃表領(lǐng)導(dǎo)簽字：審核人：經(jīng)辦人：制表人：分類名稱用途型號規(guī)格單位數(shù)量單價（元）總價（元）采購渠道7.4辦公用品入庫交接單2011年X月辦公用品入庫交接單入庫時間： 采