秘書(shū)的角色意識(shí)

1、秘書(shū)的角色意識(shí)陳敏偉內(nèi)容摘要當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)及現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，秘書(shū)人 員所面臨的挑戰(zhàn)越來(lái)越多。新形勢(shì)，我們秘書(shū)怎么樣才能更好地承擔(dān) 起參與處理事務(wù)和為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的職能，真正起到秘書(shū)的作用？我 認(rèn)為很重要的一個(gè)方面就是要具備正確的角色意識(shí)。 秘書(shū)的角色意識(shí) 是做好秘書(shū)工作的重要保證，在秘書(shū)工作中，把握秘書(shū)的角色特征， 調(diào)整秘書(shū)的角色定位，注重秘書(shū)角色意識(shí)的培養(yǎng)，才能更好地開(kāi)展秘 書(shū)工作。關(guān)鍵詞秘書(shū)、角色、角色意識(shí)、秘書(shū)工作引言“秘書(shū)”是人們非常熟悉的一個(gè)名詞。在中國(guó)古代，秘書(shū)最早是 指“宮中秘藏之書(shū)”。東漢桓帝時(shí)設(shè)管理秘藏之書(shū)的機(jī)構(gòu)一一秘書(shū)監(jiān)。 在現(xiàn)代語(yǔ)言中，對(duì)秘書(shū)的解釋是多種多樣的。

2、現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典對(duì)秘 書(shū)的解釋是：掌管文書(shū)并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作的人 員。在現(xiàn)代社會(huì)，秘書(shū)是一種行政職位，我國(guó)各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè) 單位普遍設(shè)有秘書(shū)職位。秘書(shū)是行政首長(zhǎng)的助手，是直接協(xié)助各級(jí)領(lǐng) 導(dǎo)機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人及私人撰制和掌管文件、 輔助決策、處理日常事務(wù) 的執(zhí)行和承辦人員。在世界范圍內(nèi)，秘書(shū)已經(jīng)演變成一種社會(huì)職業(yè)， 它屬于第三產(chǎn)業(yè)，即服務(wù)性行業(yè)。它是一種智力服務(wù)，是以處理文書(shū)、 事務(wù)工作的知識(shí)與能力為領(lǐng)導(dǎo)者、職能機(jī)構(gòu)和群眾服務(wù)的工作。秘書(shū)工作是以領(lǐng)導(dǎo)決策和領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn)轉(zhuǎn)為中心，通過(guò)辦文、辦會(huì)、 辦事等工作為領(lǐng)導(dǎo)者擔(dān)當(dāng)參謀和助手的活動(dòng)。秘書(shū)由于領(lǐng)導(dǎo)的需求而產(chǎn)生，秘書(shū)的活動(dòng)伴隨領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)而

3、開(kāi) 展，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)就沒(méi)有秘書(shū)；相反的，領(lǐng)導(dǎo)也需要秘書(shū)做他的直接助手， 沒(méi)有秘書(shū)，領(lǐng)導(dǎo)就失去了直接的助手，進(jìn)而影響領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)開(kāi)展。角色意識(shí)，是生物個(gè)體或團(tuán)體根據(jù)自己的身份所折射出來(lái)的能夠 感知的特征總和以及相關(guān)的感知處理活動(dòng)，這是百度詞條作的解釋。 我個(gè)人認(rèn)為，角色意識(shí)就是人們對(duì)自己的職業(yè)， 身份和地位的一種認(rèn) 識(shí)和看法。也就是說(shuō)，每個(gè)角色都應(yīng)該有個(gè)定位。教師的角色定位應(yīng) 該是“為人師表、教書(shū)育人”。那么作為秘書(shū)這種職業(yè)，我們應(yīng)該怎 么給它定位呢？一個(gè)秘書(shū)能否經(jīng)常意識(shí)到自己是“秘書(shū)”，意識(shí)到社會(huì)對(duì)秘書(shū)角 色的期待，是能否進(jìn)入秘書(shū)角色、適應(yīng)崗位的關(guān)鍵。因此，秘書(shū)的角 色意識(shí)是秘書(shū)人員對(duì)秘書(shū)角色的心理

4、體驗(yàn)， 是秘書(shū)工作活動(dòng)中的心理 活動(dòng)，淡化和削弱了這種心理活動(dòng)，秘書(shū)人員就無(wú)法發(fā)揮秘書(shū)自身的 主觀能動(dòng)作用，只能做一個(gè)機(jī)械履行秘書(shū)職能的“機(jī)器”，不可能成為一個(gè)優(yōu)秀乃至卓越的秘書(shū)。例如人家說(shuō)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的“高級(jí)保姆” 這就貶低了秘書(shū)工作；人家說(shuō)秘書(shū)是“花瓶擺設(shè)”這就輕視了秘書(shū)工 作。因此，一名優(yōu)秀的秘書(shū)人員，不僅就具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，擁有熟練的操作技巧，正確的角色意識(shí)更是有助于秘書(shū)在工作中獲得 “事 半功倍”的效果。因?yàn)槊貢?shū)每天要處理的事情很多，只有端正了態(tài)度， 擺正了位置，才不至于犯“角色錯(cuò)位”的錯(cuò)誤，才能在紛繁復(fù)雜的人 和事中做到忙而不亂、從容應(yīng)付，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)

5、。補(bǔ)償意識(shí)從某種意義上說(shuō)，秘書(shū)就是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的一種補(bǔ)償，主要包括精力補(bǔ) 償、智力補(bǔ)償和心理補(bǔ)償。一、精力補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)的能力一般來(lái)說(shuō)是毋庸置疑的，但領(lǐng)導(dǎo)的精力畢竟是有限 的。很多瑣碎的事情是不值得領(lǐng)導(dǎo)去完成的，這就需要秘書(shū)出面解決掉，從而讓領(lǐng)導(dǎo)有精力去完成更重要的工作。例如接打電話、收發(fā)文 件、安排日程和時(shí)間表、準(zhǔn)備會(huì)議等等，這些秘書(shū)要完成的工作也是 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)最大的精力補(bǔ)償。據(jù)一項(xiàng)國(guó)外對(duì)決策活動(dòng)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)， 決策者用于思考和決斷的時(shí) 間只占16%左右，而84%的時(shí)間用于非決策活動(dòng)，即打電話、談 話、找資料、干雜活等。可見(jiàn)一個(gè)決策的產(chǎn)生，大部分時(shí)間是被 調(diào)研”和 雜活”所占。秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)者事先安排好時(shí)間，可保

6、證領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng) 有節(jié)奏、高效率，也可以使領(lǐng)導(dǎo)者能適當(dāng)?shù)男菹?。合理安排時(shí)間，區(qū)分輕重緩急安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程。 意大利經(jīng)濟(jì)學(xué) 家帕累托提出了著名的 二八”原則：他認(rèn)為，20%的目標(biāo)具有80% 的價(jià)值，而剩余80%的目標(biāo)只有20%的價(jià)值。領(lǐng)導(dǎo)者的工作精力主 要放在帶有方向性的大事上，一些具體的事情往往不在視線以內(nèi)。 秘 書(shū)可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作中心與辦事風(fēng)格， 事先準(zhǔn)備一些必要的材料、工 具，幫助領(lǐng)導(dǎo)者把日程安排的更好，什么事重要，什么事必須先處理， 什么事可以順帶做，都安排清清楚楚，井然有序，無(wú)可挑剔。合理運(yùn)籌時(shí)間，使領(lǐng)導(dǎo)者集中精力 攻一役”一些學(xué)者認(rèn)為，秘 書(shū)每天所做的100%都是老板的工作，而老板所做的有

7、30%是秘書(shū)的 工作”為了有效地利用時(shí)間，提高領(lǐng)導(dǎo)的決策效率，秘書(shū)應(yīng)在完成 份內(nèi)之事的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)來(lái)適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難， 恰到好處 的分擔(dān)部分事務(wù)與參與政務(wù)，使其可以從繁文縟節(jié)的事件中解脫出 來(lái)，把時(shí)間投入到有較大意義的目標(biāo)中去。過(guò)濾領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)與文件，為領(lǐng)導(dǎo)者留出更多的空余時(shí)間以備它用。 只要是日常的事情，秘書(shū)都應(yīng)有權(quán)代領(lǐng)導(dǎo)處理，只需事后對(duì)領(lǐng)導(dǎo)作簡(jiǎn) 要匯報(bào)即可?，F(xiàn)代管理免不了文山堆積”作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，秘 書(shū)應(yīng)在成堆的文件中通過(guò)篩選過(guò)濾， 分出輕重緩急，說(shuō)明情況，分門(mén) 別類的交由領(lǐng)導(dǎo)審閱；或作重點(diǎn)符號(hào)，以便作提示；或提出自己的看 法，幫領(lǐng)導(dǎo)把握文件精神。這樣不僅可以減輕領(lǐng)導(dǎo)看文件的壓力

8、， 還 多了一個(gè)人的智慧，也可以在不影響計(jì)劃的實(shí)際進(jìn)程的情況下，為領(lǐng)導(dǎo)適當(dāng)留一點(diǎn)可以自由靈活支配的時(shí)間，反而更能確保有備無(wú)患。二、智力補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)作為普通的人，其智力、能力水平不可能十全十美，自然有 需要補(bǔ)償?shù)牡胤?。秘?shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的智力補(bǔ)償，是為領(lǐng)導(dǎo)決策拾大遺、 補(bǔ)大缺，是 出點(diǎn)主意，想點(diǎn)辦法”從總體上來(lái)說(shuō)，智力補(bǔ)償主要涵 蓋了對(duì)領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)上的、能力上的補(bǔ)償。知識(shí)補(bǔ)充層面上講，共同的工 作內(nèi)容要求秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)有部分相同的知識(shí)結(jié)構(gòu)，但絕不是全部相同，還要有不同側(cè)重的知識(shí)面。秘書(shū)某方面的知識(shí)側(cè)重點(diǎn)，將是領(lǐng)導(dǎo)這方面知識(shí)不足的補(bǔ)充。秘書(shū)要多注意信息積累，多參與領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)， 善于更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，尤其是要集中

9、精力專攻與領(lǐng)導(dǎo)工作緊密 相關(guān)，但領(lǐng)導(dǎo)卻無(wú)暇顧及的知識(shí)。通過(guò)不同途徑，不斷充實(shí)知識(shí)的廣 度與寬度，創(chuàng)造的知識(shí)優(yōu)勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供必要的知識(shí)咨詢。另外， 就能力補(bǔ)償層面而言，不同領(lǐng)導(dǎo)者能力結(jié)構(gòu)趨向各異，性格氣質(zhì)各具 特色，這樣勢(shì)必會(huì)在某些方面有所欠缺 ，需要秘書(shū)予以補(bǔ)償。加之無(wú) 暇顧及一些具體事件的辦理，從而也導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)者通常在這些方面 能力相對(duì)較弱的事實(shí)。相反，秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)智力最顯明的補(bǔ)償無(wú)外乎三 個(gè)方面：一是寫(xiě)作能力的補(bǔ)償；二是辦事能力的補(bǔ)償；三是公關(guān)和協(xié) 調(diào)能力的補(bǔ)償。熟練寫(xiě)作是秘書(shū)的看家本領(lǐng) ，辦事干練是秘書(shū)的行為 特征，較高的公關(guān)能力和協(xié)調(diào)能力是秘書(shū)的內(nèi)在素質(zhì)，而這些方面也正是領(lǐng)導(dǎo)者賞識(shí)秘書(shū)

10、的重要因素。2僅有助于領(lǐng)導(dǎo)者 能量”的增加, 而且還有助于和諧與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系，從而使其他各種補(bǔ)償能夠建立在 一個(gè)更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)之上。我國(guó)隋唐時(shí)期的大書(shū)法家虞世南，曾經(jīng)給隋煬帝做過(guò)10年秘書(shū)郎，后又給唐太宗李世民做咼級(jí)秘書(shū)兼顧問(wèn)。唐太宗對(duì)他有“五絕” 的評(píng)價(jià)。所謂“五絕”，一是德行，二是忠直，三是博學(xué)，四是文詞， 五是書(shū)法。據(jù)說(shuō)，唐太宗遠(yuǎn)出巡幸，官員請(qǐng)示要帶何種書(shū)籍，太宗說(shuō)： “不用了，有虞世南這個(gè)活書(shū)柜跟著就行了。 ”三、心理補(bǔ)償人都有需要他人承認(rèn)的心理要求， 領(lǐng)導(dǎo)也不例外，領(lǐng)導(dǎo)也需要足 夠的心理補(bǔ)償來(lái)使自己的權(quán)威得到確認(rèn)。秘書(shū)可以使領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威心理、自信心理，心理距離、非理性心理等諸多方面得到滿

11、足和補(bǔ)償。四、思維上的補(bǔ)償由于秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)在工作中分擔(dān)不同的角色， 所以秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的思 維方式、思維取向和思維重點(diǎn)總是存在一定的差異：領(lǐng)導(dǎo)的思維是從大處著眼，高瞻遠(yuǎn)矚，敢于取舍，敢于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，而秘書(shū)的思維相 比較而言較為細(xì)密、周到。秘書(shū)思維是領(lǐng)導(dǎo)思維的補(bǔ)充和擴(kuò)展，與領(lǐng) 導(dǎo)的思維應(yīng)在總體目標(biāo)一致的基礎(chǔ)上切磋磨合，從不同的思維角度、 思維取向、思維重點(diǎn)和思維方法，同領(lǐng)導(dǎo)的思維相互碰撞、取長(zhǎng)補(bǔ)短。 從而實(shí)現(xiàn)思維的互啟互補(bǔ)， 通力配合推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作。智者千慮，必有 一失，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者失去心理平衡時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著意謀求領(lǐng)導(dǎo)者恢復(fù)心理平 衡、鼓勵(lì)信心；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)采取順向思維時(shí)，秘書(shū)應(yīng)采取逆向思維查漏補(bǔ) 缺，如果領(lǐng)導(dǎo)確實(shí)考

12、慮不周，要及時(shí)指出；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)全神貫注于某一種 傾向時(shí)，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)善于發(fā)現(xiàn)并思考被掩蓋或被忽視的另一種傾向，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)；在大是大非面前，秘書(shū)應(yīng)堅(jiān)持原則立場(chǎng)，仔細(xì)鑒別、反復(fù)權(quán)衡，幫助領(lǐng)導(dǎo)走出誤區(qū)。參謀和助手意識(shí)要想做一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，最重要的當(dāng)然就是做好本職工作，那么， 秘書(shū)的本職工作又是什么呢？秘書(shū)工作是以領(lǐng)導(dǎo)決策和領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn) 轉(zhuǎn)為中心，通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事等工作為領(lǐng)導(dǎo)者擔(dān)當(dāng)參謀和助手的 活動(dòng)。所以我們一般這樣給秘書(shū)定義：“秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦 公室人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手?！庇纱宋覀兛梢钥闯?，秘書(shū)的主要 工作都是以領(lǐng)導(dǎo)為核心的，既為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助 手。做好自己的本職工作，也就

13、是做好領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作。一、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀俗話說(shuō)：“一個(gè)好漢三個(gè)幫”，“三個(gè)臭皮匠，頂個(gè)諸葛亮”，這生 動(dòng)地說(shuō)明眾人的智慧要遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝過(guò)一個(gè)人單打獨(dú)斗。同樣的道理，作為秘書(shū)，少不了要給領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法、提建議。這種參謀助手的作 用，也是領(lǐng)導(dǎo)者做好工作不可缺少的條件。作為領(lǐng)導(dǎo)者大腦的補(bǔ)充和外延，秘書(shū)的主要職能之一就是協(xié)助領(lǐng) 導(dǎo)者“出主意”。高明的領(lǐng)導(dǎo)者不僅自己善于出主意，而且善于對(duì)出 主意的秘書(shū)格外器重。作為秘書(shū)，要為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好“智囊”，其中的功夫不可不練，這從 下面的例子中就可以得到啟發(fā)。美國(guó)的經(jīng)濟(jì)學(xué)家、總統(tǒng)羅斯福的私人 顧問(wèn)亞力山大薩克斯，在 佃39年受愛(ài)因斯坦等科學(xué)家的委托下， 企圖說(shuō)服羅斯?？?/p>

14、統(tǒng)重視原子能研究，以便在納粹德國(guó)前面制造原子 彈。盡管有科學(xué)家們的信件和備忘錄，但羅斯福反應(yīng)冷淡，他說(shuō)：“這 些都很有趣，不過(guò)政府苦在現(xiàn)階段干預(yù)此事，看來(lái)為時(shí)過(guò)早。 ”但他 為了表示歉意，還是決定邀請(qǐng)薩克斯于第二天共進(jìn)早餐。早餐開(kāi)始前，羅斯福就提出，今天不許再談愛(ài)因斯坦的信。但是，薩克斯含笑望著總統(tǒng)，說(shuō)：“我想談一點(diǎn)歷史，英法戰(zhàn)爭(zhēng) 期間，在歐洲大陸上不可一世的拿破侖在海上卻屢戰(zhàn)屢敗。這時(shí)，一位年輕的美國(guó)發(fā)明家富爾頓來(lái)到了這法國(guó)皇帝面前， 建議把法國(guó)戰(zhàn)艦 上的桅桿砍掉，撤去風(fēng)帆裝上蒸氣機(jī)，把木板換成鋼板。但是，拿破侖卻想，船若沒(méi)有帆就不能航行，木板換成鋼板就會(huì)沉沒(méi)。他嘲笑富 爾頓：“軍艦不用帆？

15、靠你發(fā)明的蒸氣機(jī)？哈哈，這簡(jiǎn)直就是想入非 非，不可思議！”結(jié)果，富爾頓被轟了出去。歷史學(xué)家們?cè)谠u(píng)論這段 歷史時(shí)認(rèn)為，如果當(dāng)初拿破侖采納了富爾頓的建議，19世紀(jì)的歷史就得重寫(xiě)。薩克斯說(shuō)完后，目光深沉地注視著總統(tǒng)。羅斯福沉思了幾分鐘，然后斟滿一杯酒，遞給薩克斯，說(shuō)道：“你 勝利了！”薩克斯終于說(shuō)服了總統(tǒng)，揭開(kāi)了美國(guó)制造原子彈的第一頁(yè)。后來(lái)的歷史證明，羅斯?？偨y(tǒng)的這個(gè)決定是多么的正確！由此我們可以看出，一個(gè)好的秘書(shū)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言是多么的重要。從某種意義上說(shuō)，秘書(shū)就是領(lǐng)導(dǎo)的另一個(gè)身影，其參謀直接關(guān)系著領(lǐng) 導(dǎo)的決策，起著領(lǐng)導(dǎo)智囊的作用。好的主意是為領(lǐng)導(dǎo)者統(tǒng)攬全局、 運(yùn)籌定奪提供妙計(jì)良策的，因而 就要求出主

16、意者要拋棄個(gè)人恩怨， 摒棄私利得失，顧全大局，以整體 的利益為重。好的主意，并不完全是順著領(lǐng)導(dǎo)者的心思爬出來(lái)的。 領(lǐng)導(dǎo)者并不 是超凡脫俗的神仙，他在謀劃決策的時(shí)候很難不帶一點(diǎn)兒偏見(jiàn)和局限 性。這個(gè)時(shí)候給領(lǐng)導(dǎo)者出主意，需要的是補(bǔ)遺拾漏、糾偏校正。作為部屬，你的參謀作用發(fā)揮得好，毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)加深領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的 認(rèn)識(shí)，增進(jìn)相互間的了解與友誼，你工作起來(lái)一定會(huì)感到得心應(yīng)手。二、做好領(lǐng)導(dǎo)的助理領(lǐng)導(dǎo)一般都很常識(shí)聰明、機(jī)靈、有頭腦、有創(chuàng)造性的秘書(shū)，這樣 的人往往能出色地完成任務(wù)。有能力做好本職工作是使領(lǐng)導(dǎo)者滿意的 前提。一旦被人認(rèn)為是無(wú)能無(wú)識(shí)之輩，既愚蠢又懶惰，便很危險(xiǎn)了。雖然每位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的工作期望不相同，然而

17、只要掌握以下訣 竅，必能成為稱職的左右手。第一，無(wú)論何時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)在一起，都要隨身攜帶筆、紙。 這等于向 他保證，你將會(huì)一字不漏地遵守指示。第二，整理組織環(huán)境，以便領(lǐng)導(dǎo)需要某些東西時(shí)，你能立即知道 要去哪里尋找。第三，不要以傳真和推銷電話之類的小細(xì)節(jié)打擾領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，自行處理這些瑣事。第四，正確、清晰地寫(xiě)下電話留言，適時(shí)拿給領(lǐng)導(dǎo)。第五，記下領(lǐng)導(dǎo)給你的每一個(gè)姓名、電話號(hào)碼、傳真、電子郵件、 地址等，以備未來(lái)查詢，他必然會(huì)再次需要它們。如果是一個(gè)不熟悉 的信息資料，試著依照性質(zhì)將它們歸檔。第六，利用約會(huì)簿記下領(lǐng)導(dǎo)的所有約會(huì)，包括私人約會(huì)。第七，建立備忘檔案。這對(duì)歸類你或領(lǐng)導(dǎo)日后要回復(fù)的信件特別 有幫助。

18、第八，了解你的領(lǐng)導(dǎo)正在從事的工作，以便在他分身乏術(shù)時(shí)，能 協(xié)助服務(wù)對(duì)方。第九，仔細(xì)復(fù)查你的工作。許多領(lǐng)導(dǎo)忙得沒(méi)有時(shí)間修改和校對(duì)。 仔細(xì)檢查信件上的姓名和地址，不要因?yàn)槲姆ㄉ系腻e(cuò)誤打擾你的領(lǐng)導(dǎo)。在現(xiàn)代社會(huì)中， 只要有領(lǐng)導(dǎo)和組織的地方，就少不了秘書(shū)這個(gè) 職業(yè)。有人認(rèn)為秘書(shū)不過(guò)是領(lǐng)導(dǎo)身邊的“花瓶”，她們的工作不過(guò)是 發(fā)發(fā)文件、接接電話而已，是吃“青春飯”的。實(shí)際上，這種看法是 錯(cuò)誤的。我們先來(lái)看看美國(guó)微軟公司董事長(zhǎng)比爾此外，好的秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的一座橋梁，他可以正確、及時(shí)、適時(shí)地反映公司內(nèi)存在問(wèn)題及員工的要求， 還可以將領(lǐng)導(dǎo)的管理 思想有效地傳達(dá)給員工。全局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)秘書(shū)工作的范圍是隨領(lǐng)導(dǎo)工

19、作的需要而延展的，而領(lǐng)導(dǎo)決策都是 從全局著眼的，全局意識(shí)的有無(wú)與強(qiáng)弱，直接反映著秘書(shū)思想水平的 高低，具備了全局意識(shí)才能抓住事物的本質(zhì)，才能避免認(rèn)識(shí)的片面性 和狹隘性，這對(duì)輔助決策來(lái)說(shuō)是十分重要的。因此秘書(shū)補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)時(shí)必 須樹(shù)立全局意識(shí)。在參與決策的過(guò)程中，秘書(shū)人員要把本組織與系統(tǒng) 內(nèi)外乃至整個(gè)社會(huì)聯(lián)系起來(lái)，把組織內(nèi)各個(gè)方面綜合起來(lái)，把現(xiàn)實(shí)、 歷史與未來(lái)趨勢(shì)結(jié)合起來(lái)，進(jìn)行全面的分析思考和籌劃。這樣的參謀 意見(jiàn)，才符合客觀現(xiàn)實(shí)情況及其發(fā)展規(guī)律，才是正確的、有益的。另一方面，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)是服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系。 領(lǐng)導(dǎo)的主要職能 是決策，秘書(shū)的任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)決策前、 決策中、決策后提供多方面 的服務(wù)。在現(xiàn)

20、代社會(huì)，一個(gè)重大的決策，往往不是單憑領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人經(jīng) 驗(yàn)和知識(shí)所能形成的，而是要經(jīng)過(guò)認(rèn)真的調(diào)查、論證、預(yù)測(cè)等前期工 作，靠集體的經(jīng)驗(yàn)和智慧，有時(shí)甚至還要借助現(xiàn)代化手段才能完成。 秘書(shū)要正確把握自己在為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)過(guò)程中的特殊位置，努力做 到：提建議要從領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，辦事情要以部屬的角色行動(dòng)，強(qiáng)化 服務(wù)觀念，使秘書(shū)的輔助作用得到更好的發(fā)揮， 從而獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持 與欣賞。因此，秘書(shū)人員如果缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)，就不可能立足客觀實(shí)際、 緊跟時(shí)代發(fā)展潮流創(chuàng)造性地做好輔助工作，也不可能為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì) 量、高效率的服務(wù)。被動(dòng)中求主動(dòng)，準(zhǔn)確定位意識(shí)被動(dòng)性是秘書(shū)工作的一大特點(diǎn)，因此，秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)者提倡補(bǔ)償 功能的同時(shí)，

21、必須在被動(dòng)中求得主動(dòng)，要善于 沒(méi)事找事”。在領(lǐng)導(dǎo)作 出指示前，秘書(shū)時(shí)刻想到領(lǐng)導(dǎo)的需要，工作走在前面，有前瞻性。善 于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、 立 嘰 明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計(jì)劃列出個(gè)明細(xì)運(yùn) 行圖。秘書(shū)工作的廣度與深度一般都受到領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的限制，程序和方法也不允許自由選定。在指導(dǎo)思想上，秘書(shū)必須在主動(dòng)與被動(dòng)兩者之 間把握分寸，掌握好客觀的尺度，被動(dòng)過(guò)分便是失職，主動(dòng)過(guò)頭便是 越權(quán)。鑒于此，秘書(shū)應(yīng)做好四方面的工作：一是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了 解和掌握全局性工作；二是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的 中心工作，分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作

22、的事項(xiàng)；三是 研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)；四 是深入調(diào)查、集思廣益，積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料 ，該記住的要記熟, 該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ) ，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一 致的認(rèn)識(shí)，才有共同情感和語(yǔ)言，才能真正補(bǔ)償?shù)近c(diǎn)子上。10 這里需要指出的是，秘書(shū)必須把握好主動(dòng)性的度。在具體工作 中，秘書(shū)只能輔助決策，而不能代替領(lǐng)導(dǎo)決策，主從不能顛倒；要參 之有方，謀之有度，握好參謀的火候，不越俎代庖、反客為主，自覺(jué)做 到參而不決，參而不干預(yù)，分憂而不分權(quán)。什么是份內(nèi)，什么是份外； 什么該做，怎樣做，什么時(shí)候做，都要清清楚楚，時(shí)時(shí)處處擺正自己 的位置，找準(zhǔn)自己的 坐標(biāo)點(diǎn)”守本份而不濫用權(quán)，到位而又不能越 位；不將自己的意見(jiàn)或建議強(qiáng)加到領(lǐng)導(dǎo)身上 ，有意無(wú)意干擾領(lǐng)導(dǎo)的決 斷行動(dòng)；領(lǐng)導(dǎo)下決心后，秘書(shū)部門(mén)及秘書(shū)人員必須堅(jiān)決貫徹執(zhí)行。準(zhǔn)備充分，善于靈活創(chuàng)新意識(shí)秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)提交的決策方案不是秘書(shū)自己拍腦門(mén)想出來(lái)的，它需要一系列有說(shuō)服力的文字和數(shù)據(jù)來(lái)證明。 這也就是說(shuō)，秘書(shū)只有先深 入調(diào)查掌握活動(dòng)原材料，做好充分的參謀準(zhǔn)備，方能確保決策方案的 有效性和組織的工作進(jìn)度。因而，做好準(zhǔn)備工作不僅要求