英文郵件(商務(wù))格式及常用語(2)

1、英文郵件商務(wù)格式及常用語蝕I郵件主題:期.主題Subject框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容,短的可以是一個單詞,如greetings;蛔長的可以是一個名詞性短語,也可以是完整句,但長度一般不超過35個字母.妨YES:Suppliertraining;蒂NO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany太蠶長裂.主題框的內(nèi)容切忌模糊不清.腿NO:像Newsaboutthemeeting這樣的表達(dá);神YES:應(yīng)改為Tomorrow'smeetingcanceled曹一般來說,只要將位于句首的單詞和專有

2、名詞的首字母大寫即可；另外一種較為正規(guī)的蠢格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞和冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫.膂YES:NewE-mailAddressNotification;Detailedcalculation蔽NO:detailedcalculation芾.視信的內(nèi)容是否重要,還可以在開頭加上URGENT或者FYIForYourInformation芾供參考,如：URGENT:Submityourreporttoday!蒲II稱呼:聿Dearxx人名工,或者DearMr./Ms.xx佼4,一般正式的郵件這樣就OK了,如果和你非常熟悉的人,也可以直呼其名；然后空一行換行,頂格寫,不

3、用空格.勞出正文:苗.郵件第一段開頭可以說到自己是誰Thisis/人名from說公司名,也可以不說;肄.感謝讀者是郵件開場白的好方法.感謝您的讀者能讓對方感到快樂,特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助.螂.Thankyouforcontactingus.如果有人寫信來詢問公司的效勞,就可以使用這句句子開頭,向他們對公司的興趣表示感謝.聿.Thankyouforyourpromptreply.當(dāng)一個客戶或是同事很快就回復(fù)了你的郵件,一定記得要感謝他們；如果回復(fù)并不及時,只要將“prompt除去即可,你還可以說,“Thankyouforgettingbacktome.藏.Thankyouforp

4、rovidingtherequestedinformation.如果你詢問某人一些信息,他們花了點(diǎn)時間才發(fā)送給你,那就用該句表示你仍然對他們的付出表示感謝.蒞.Thankyouforallyourassistance.如果有人給了你特別的幫助,那一定要感謝他們！如果你想對他們表示特別的感謝,就用這個句子,"Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.腿.Thankyouraisingyourconcerns.就算某個客戶或是經(jīng)理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質(zhì)疑,你還是要感謝他們.這樣你能表現(xiàn)出你對他們的認(rèn)真態(tài)度表示尊重及感謝.

5、同時,你也可以使用,"Thankyouforyourfeedback."蟆.正文中,段與段之間也是空一行,再頂格寫.薇注意：正文的內(nèi)容你需要注意5c原那么：Clear信息明了卜Complete內(nèi)容完整、Correct準(zhǔn)確無誤卜Concise簡明扼要卜Courteous禮貌周到莫.正文中的人稱選擇：I,You,We等,如果郵件很長的話,you的使用不能過多；I和We的區(qū)別是顯而易見的,生意上、客戶之間一般都是用We,你是代表公司的；當(dāng)然該用I表示你個人的時候還是要用I的,視具體情況而定.語氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.如：羈NO:Youwillbepleasedtol

6、earnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.好似欠你樣菱YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyoullagreetoserve.這就友善多了不用你來判斷我呀)蝸NO:Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.yYES:Ithoroughlyenjoyedyourbook

7、andfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.客氣一點(diǎn),人家受落箴.切忌主客不分或模糊覆例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.蟆應(yīng)改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.We我們是主語,不是report.蒂.句子不要凌碎犀例子

8、：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應(yīng)該連在一起.芨.結(jié)構(gòu)對稱,令人容易理解.帔例子：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.蝴應(yīng)改為：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontrac

9、t.凌.單復(fù)數(shù)不要搞亂,不然會好刺眼,看不舒服.腿例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.祎.動詞主詞要照應(yīng).想想這兩個分別:袁1)Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.范2)Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.罪.時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多.看商務(wù)英語已經(jīng)是苦事,不要浪費(fèi)人家的精力啊.罪.選詞正確節(jié)像affect和effect,operative和ope

10、rational等等就要弄清楚才好用啦.蠅.地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字,除了One,例子:量127NinthAvenue,North肆127E.15Street董5ParkAvenue蓬OneWingrenPlaza滕.結(jié)尾的常用語肄(1).Ifyouhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme.很常用的結(jié)尾,正文中不用說的非常詳細(xì),顯得冗余,可以這樣結(jié)尾,他不懂的或者建議,可以聯(lián)系你.袈.Thankyouforyourhelpa

11、ndyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.結(jié)尾的感謝用語荽.Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtohearingfromyousoon.期待收信人的盡快回復(fù),這樣的寫法很常用,“soon就足可以表示“盡快的意思,不要用"asquicklyasyoucan這樣生硬的短語,像是在下命令,很不禮貌.黃.Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要讀者幫助你做某事,那就先得表示感謝.蔻.Thankyoufo

12、ryourattentiontothismatter.與以上的類似,本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝.蝕.Thankyouforyourunderstanding.如果你寫到任何會對讀者產(chǎn)生負(fù)面影響的內(nèi)容那就使用這句句子吧.覆.Thankyouforyourconsideration.如果您是在尋求時機(jī)或是福利,例如你在求職的話,就用這封郵件結(jié)尾.莆.Thankyouagainforeverythingyou'vedone.這句句子可以用在結(jié)尾,和以上有所不同.如果你在郵件開頭已經(jīng)謝過了讀者,你就可以使用這句話,但是由于他們的幫助,你可以著重再次感謝你們的付出.蟻,在署名自己的之前的客套話劉.正式一點(diǎn)的,客戶、公司之間的：Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,羋.一般白就OK,如：BestRegards,ThanksandBestRegards,Sincerelyyours,莆Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,建然后空一行換行,你的名字、聯(lián)系方式,公司的名字、聯(lián)系方式、Logo等