行政中心會議大廈會議服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

1、行政中心會議大廈會議服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)行政中心及會議大廈會議服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.職責(zé)1）部門經(jīng)理全而監(jiān)督會議、參觀接待工作流程：2）大堂經(jīng)理（分管經(jīng)理助理）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、跟蹤會務(wù)、參觀接待前期準(zhǔn)備工作：3）客戶服務(wù)中心A,負(fù)責(zé)受理各類會議、參觀信息并填寫行政中心會議服務(wù)通知單交由會務(wù)都負(fù)責(zé)人安排落實并跟蹤服務(wù)過程。B.中心負(fù)責(zé)人需在每天下班前由客服中心負(fù)責(zé)人將后兩天會議室預(yù)定信息以郵件或復(fù)印的形式上報機(jī)關(guān)事務(wù)局指定部門/人（目前為行政事務(wù)科杜婉華小姐處）。C.根據(jù)會議組織方要求聯(lián)系落實會議用水（用水需提前填寫會議采購?fù)ㄖ獑谓晃飿I(yè)服務(wù)中心采購員進(jìn)行相關(guān)用品采購）、用花、會標(biāo)等代購事宜：D.會后根據(jù)會議準(zhǔn)備中產(chǎn)

2、生的費(fèi)用額，制作行政中心會議費(fèi)用清單并附上發(fā)票交由會議組織方報銷。4）3.4技術(shù)保障部負(fù)責(zé)燈光、影音、空調(diào)設(shè)備調(diào)試工作：5）3.5安全部負(fù)責(zé)會場周邊警戒，控制噪音及閑雜人員出入并引導(dǎo)車輛進(jìn)出及停放工作:6）3.6會務(wù)部負(fù)責(zé)會場布置、會中服務(wù)及會后現(xiàn)場清理等工作。7）3.7清潔綠化部負(fù)責(zé)會議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。2.會議/接待保密規(guī)定1）甲方的會務(wù)/接待內(nèi)容不得向外界透露任何信息。2）會務(wù)/接待中產(chǎn)生錄音、錄像、文件資料，在會務(wù)/接待結(jié)束后第一時間交會議主辦單位或機(jī)關(guān)事務(wù)管理局處理。3）甲方有保密要求的會務(wù)/接待，按甲方要求執(zhí)行。3.會議場所分類1）根據(jù)行政辦事中心各類會議場所

3、特點，現(xiàn)將各類會議場所分為A、B、C三類。2）分類說明：A）A類（40座以下小型接待室、座談式會議室）：各會議主辦單位需至少提前一個小時致電客戶服務(wù)中心（TEL:22830444）提出會議要求，客戶服務(wù)中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數(shù)、會場布置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于行政中心會議服務(wù)通知單，再交由會務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會議準(zhǔn)備。（此類會議信息需提前告知機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）B）B類（150座以下課堂式會議室），各會議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務(wù)中心（TEL:22830444）提出會議要求，客戶服務(wù)中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數(shù)、會場布

4、置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于行政中心會議服務(wù)通知單，再交由會務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會議準(zhǔn)備。（此類會議信息需提前告知機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）C）C類：戲院式會議廳（主樓240人會議廳、北樓500人會議廳）由會議主辦單位向物業(yè)服務(wù)中心提出使用申請，明確使用時間；由物業(yè)服務(wù)中心將會議信息向機(jī)關(guān)事務(wù)局進(jìn)行反饋匯總；由機(jī)關(guān)事務(wù)局根據(jù)會場檔期安排進(jìn)行確認(rèn)并由物業(yè)服務(wù)中心回復(fù)會議主辦方：進(jìn)行會議準(zhǔn)備及服務(wù)。在明確該類會議服務(wù)要求后，客戶服務(wù)中心或管理專員也需按要求填寫行政中心會議服務(wù)通知單并通知相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備。特別說明：物業(yè)服務(wù)中心可提供鮮花、會標(biāo)、飲水等代購代訂服務(wù)。4.方法和過程控制1）客戶服務(wù)中心（或項

5、目管理專員）A.電話預(yù)定當(dāng)各辦公單位通過電話進(jìn)行會議預(yù)定時，客服中心值班人員（或?qū)T）應(yīng)要求會議組織方明確：a）會議時間b）會議地點c）會議組織單位d）聯(lián)系人/電話e）會議主題B.服務(wù)要求（含：會標(biāo)、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺、麥克風(fēng)、指引標(biāo)識、主席臺擺位）等，根據(jù)以上要求填寫行政中心會議服務(wù)通知單，如有代訂、代購服務(wù)的，應(yīng)請會議組織單位聯(lián)系人簽名確認(rèn)后通知物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備：同時需對會議服務(wù)各個環(huán)節(jié)進(jìn)行跟進(jìn)及時掌握服務(wù)動態(tài)。代訂、代購項目有：瓶裝水、會標(biāo)、鮮花、錄音帶、指示標(biāo)識（噴繪）、復(fù)印等。2） 口頭（書面）預(yù)定當(dāng)各辦公單位直接與物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員進(jìn)行口頭或書而預(yù)定時，接

6、洽人員需及時做好相關(guān)記錄或根據(jù)其書而要求補(bǔ)填寫“行政中心會議服務(wù)通知單&gt：）并及時交客戶服務(wù)中心進(jìn)行通知落實。5 .工程技術(shù)部接獲會議通知后，應(yīng)根據(jù)會議通知中設(shè)備方面的要求,提前對設(shè)備進(jìn)行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。如屬C類會議。按以下流程進(jìn)行：1）空調(diào)設(shè)備技術(shù)人員在會議前兩小時開啟相關(guān)會議室空調(diào)風(fēng)柜；會議前一小時開啟空調(diào)設(shè)備，視具體情況提前開啟其他必要區(qū)域的通道并視會場人數(shù)和溫度加開主機(jī)和水泵。2）會場照明設(shè)施會議開始前一小時開啟所有場地?zé)簟?）舞臺燈光、音響設(shè)備A.嚴(yán)格按照會議主辦方要求進(jìn)行調(diào)試，一般技術(shù)要求燈光開啟不要太強(qiáng)或太弱。B.嚴(yán)格按照會議主辦方的要

7、求穩(wěn)固擺放麥克風(fēng)，按照設(shè)備開機(jī)程序開啟音響設(shè)備，并逐一調(diào)試每個麥克風(fēng)音量，力求均衡無反饋聲和嘈雜音。C.根據(jù)會議主辦方要求準(zhǔn)備好錄音帶和錄音設(shè)備，對會議內(nèi)容全程進(jìn)行錄音，并做好標(biāo)識。4）所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務(wù)中心，由客戶服務(wù)中心主辦或其它相關(guān)人員進(jìn)行檢查核實。6 .安全管理部接獲會議通知后，根據(jù)要求提前一小時開啟相關(guān)區(qū)域門鎖及責(zé)任范圍內(nèi)電源，包括：大堂、電梯廳等，安排人員在會議區(qū)域進(jìn)行巡查，及時制止噪音及閑雜人員進(jìn)出。如屬C類會議，按以下流程進(jìn)行：1）崗位設(shè)置在原有崗位基礎(chǔ)上根據(jù)會議通知要求至少提前半小時增設(shè)相關(guān)警衛(wèi)崗位。2）標(biāo)識指引協(xié)助客服負(fù)責(zé)人擺放人員指引標(biāo)識和車位

8、導(dǎo)向標(biāo)識。3）現(xiàn)場控制根據(jù)會議主辦方要求控制人員出入，并對現(xiàn)場消防安全情況進(jìn)行全面監(jiān)控。4）所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務(wù)中心，并由客戶服務(wù)中心主辦或其它相關(guān)人員進(jìn)行檢查核實。7 .會議服務(wù)部按獲會議通知后，及時到客戶服務(wù)中心領(lǐng)取行政中心會議服務(wù)通知單，并根據(jù)要求進(jìn)行準(zhǔn)備。如屬C類會議.按以下流程進(jìn)行準(zhǔn)備：1）現(xiàn)場布置按獲會議通知后，根據(jù)通知要求，提前組織人員清潔相關(guān)區(qū)域：并根據(jù)會議主辦方要求。提前布置會場。2）物資準(zhǔn)備根據(jù)會議人數(shù)，提前準(zhǔn)備熱水瓶、茶壺（兩個）、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾（兩條，大、小各一）等會務(wù)用品；并視會議、接待人數(shù)和主辦方要求，擺放瓶裝飲用水和水果等。3）會務(wù)準(zhǔn)備在會議開始前，會務(wù)人員提前1小時到場準(zhǔn)備茶水、擺好杯子，待賓主到