采購管理制度04834

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流采購管理制度04834.精品文檔.采購管理制度第1章 總則第一條為規(guī)范采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，滿足營(yíng)銷需要，降低采購成本，保持購銷平衡，依據(jù)藥品管理法、合同法和藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范、藥品流通監(jiān)督管理辦法等法律法規(guī)，結(jié)合甘肅蘭藥藥業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度旨在對(duì)公司原料、包材、中間體等采購實(shí)施全過程控制，適用于公司采購部門和與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門。第二章基本原則第三條明確責(zé)權(quán)原則。采購工作在董事長(zhǎng)、總裁或總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由主管副總裁或副總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)并直接領(lǐng)導(dǎo)。采購工作的主管部門是采購供

2、應(yīng)部門，實(shí)行采購部門經(jīng)理負(fù)責(zé)制并直接對(duì)公司主管副總負(fù)責(zé)，組織采購部全體人員，按照采購管理權(quán)限和藥品品種分工共同完成采購任務(wù)。第四條 擇優(yōu)擇廉原則。堅(jiān)持質(zhì)量第一的采購方針，不得從資質(zhì)不合格的供應(yīng)廠商采購。在經(jīng)濟(jì)效益和產(chǎn)品質(zhì)量的天平上，永遠(yuǎn)向產(chǎn)品質(zhì)量一邊傾斜。在同等質(zhì)量的前提下，權(quán)衡產(chǎn)品的品牌效應(yīng)和市場(chǎng)需求，體現(xiàn)效益優(yōu)先的采購思想。第五條 保障供應(yīng)原則。確立采購為一線營(yíng)銷服務(wù)、對(duì)供應(yīng)廠商負(fù)責(zé)的理念，把提高采購效率、及時(shí)按需采購、保障供應(yīng)但不積壓、采購價(jià)格合理作為體現(xiàn)采購服務(wù)質(zhì)量的考核依據(jù)。第六條 責(zé)任追究原則。按采購管理權(quán)限，分別追究采購團(tuán)隊(duì)成員人為因素造成的生產(chǎn)斷檔、積壓、存量原料過期失效損失的

3、責(zé)任，對(duì)采購的直接操作人員和上一層級(jí)的負(fù)責(zé)人給予相應(yīng)行政或經(jīng)濟(jì)處罰；同時(shí)，對(duì)完成采購任務(wù)出色的人員給予相應(yīng)精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。第三章操作程序第七條原料及包材、中間體等采購分六步程序?qū)嵤阂?、編制采購?jì)劃。依據(jù)銷售部門提供的下一年度的預(yù)計(jì)銷售計(jì)劃，結(jié)合庫存情況編制年度生產(chǎn)計(jì)劃，并根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃分解原料、包材、中間體等采購計(jì)劃，簽訂年度采購協(xié)議；采購計(jì)劃包括：年計(jì)劃、定期計(jì)劃、臨時(shí)追加計(jì)劃、計(jì)劃調(diào)整等。 二、簽定采購協(xié)議、合同。全部擬采購的物料均要簽定采購合同。采購合同包括：年度經(jīng)銷協(xié)議下的階段購銷合同、定期采購合同和臨時(shí)電話要貨的購進(jìn)合同等。三、上級(jí)審批確認(rèn)。按照采購層級(jí)授權(quán)的權(quán)限，由采購人員按照公司

4、合理庫存規(guī)定及采購協(xié)議，擬定采購合同交由上一層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字后有效。四、監(jiān)控合同執(zhí)行。采購責(zé)任人對(duì)已經(jīng)簽定的采購合同的執(zhí)行情況、到貨質(zhì)量、價(jià)格調(diào)整、營(yíng)銷變化、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)態(tài)、有效期限、退貨原因、存貨數(shù)量、付款時(shí)間等情況，實(shí)施全程調(diào)節(jié)和監(jiān)控。五、合理承付貨款。采購、付款人員每個(gè)月末前3個(gè)工作日做出下一月度的付款預(yù)算，根據(jù)預(yù)算對(duì)所管轄品種提出付款申請(qǐng)，分別交由上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字同意并報(bào)主管副總裁或副總經(jīng)理審批、簽字。符合付款程序并辦審批手續(xù)后，付款申請(qǐng)方可有效。六、評(píng)價(jià)采購效果。采購部門按照采購管理權(quán)限和品種分工，在每一個(gè)季度末對(duì)上一個(gè)季度采購工作效率、保障供應(yīng)情況、庫存結(jié)構(gòu)分析、采購價(jià)格成本進(jìn)

5、行量化評(píng)價(jià)，并提交簡(jiǎn)潔的評(píng)價(jià)報(bào)告。第八條 各層級(jí)的采購相關(guān)人員，按品種分工對(duì)采購的計(jì)劃、合同、審核、監(jiān)控、付款、評(píng)價(jià)實(shí)施全程負(fù)責(zé)。第四章編制計(jì)劃第九條采購計(jì)劃依照采購品種管理權(quán)限的規(guī)定，由公司主管副總裁或副總經(jīng)理、采購部門正副經(jīng)理和采購員負(fù)責(zé)編制，但采購員必須由企業(yè)法定代表人授權(quán)，只有被授權(quán)的采購員才有權(quán)在授權(quán)范圍內(nèi)從事采購工作和制定采購計(jì)劃。第十條 制定采購計(jì)劃原則是：按照管理權(quán)限，依據(jù)銷售需求，堅(jiān)持以銷定進(jìn)，力求購銷平衡。第十一條 采購部門每季度根據(jù)實(shí)際市場(chǎng)銷售情況，調(diào)整下一季度進(jìn)貨采購計(jì)劃。經(jīng)公司主管總裁或經(jīng)理批準(zhǔn)、并征詢質(zhì)量監(jiān)督管理部門意見后，由采購人員具體執(zhí)行。與此同時(shí)，進(jìn)貨部門和生

6、產(chǎn)、銷售部門定期或不定期召開會(huì)議溝通信息，并針對(duì)存在問題調(diào)整購進(jìn)計(jì)劃。第十二條采購員為避免物料積壓或斷檔，對(duì)自己所管轄品種每季根據(jù)實(shí)際庫存消耗制定進(jìn)貨采購計(jì)劃，并落實(shí)庫存上、下限制度，每月按庫存實(shí)際消耗做追加或削減的調(diào)整計(jì)劃，保證物料既不斷檔又不積壓。此外，定期與生產(chǎn)呢、銷售溝通物料在使用中的信息和存在的問題，并及時(shí)調(diào)整購進(jìn)計(jì)劃。第十三條 采購計(jì)劃的主要內(nèi)容有：物料名稱、規(guī)格、采購價(jià)格、期初庫存、生產(chǎn)計(jì)劃、購進(jìn)計(jì)劃、預(yù)計(jì)經(jīng)費(fèi)、供應(yīng)廠商等項(xiàng)目。第十四條 采購人員在編制采購計(jì)劃時(shí)，充分考慮所管轄物料儲(chǔ)存、運(yùn)輸條件及采購?fù)緩降牟煌岢霾煌瑢?duì)策，以免影響采購計(jì)劃的落實(shí)。第五章簽訂合同第十五條 物料購

7、進(jìn)合同的簽訂，必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則。其中簽訂購銷合同必須取得企業(yè)法定代表人授權(quán)的授權(quán)委托書，并根據(jù)授權(quán)范圍以被授權(quán)人的名義簽訂。第十六條 簽訂購進(jìn)合同時(shí)，必須選擇合法的供貨單位，做到“貨比三家”，嚴(yán)格執(zhí)行符合藥品質(zhì)量要求的進(jìn)貨程序，堅(jiān)持從產(chǎn)品質(zhì)量信譽(yù)好、具有法定資格和通過GMP/GSP認(rèn)證的廠商/供應(yīng)商進(jìn)貨，以保證購進(jìn)原料、包材、中間體等商品質(zhì)量。第十七條 簽訂進(jìn)貨合同嚴(yán)格執(zhí)行首次進(jìn)貨客戶審批制度。在首次與生產(chǎn)廠家 發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系前，對(duì)首次進(jìn)貨單位進(jìn)行資格和質(zhì)量保證能力的核實(shí)，如發(fā)生采購行為還需將加蓋供貨單位紅色公章的“一證一照”留檔存查；對(duì)擬采購的物料，首先必須具

8、有合法的批準(zhǔn)文號(hào)，其次應(yīng)了解供貨單位的質(zhì)量保證能力和履行合同能力。確定資格后須填報(bào)首次物料采購審批表，由采購部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司質(zhì)量監(jiān)督管理部門同意，由主管總裁、經(jīng)理批準(zhǔn)，方可與對(duì)方簽訂合同。第十八條 首次購進(jìn)客戶采購合同的簽定必須具備以下資料： 1）原料藥購進(jìn)：藥品生產(chǎn)許可證正本、副本及變更記錄、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、GMP證書/GSP證書、原料注冊(cè)證、省級(jí)藥檢報(bào)告、樣品、樣品同批號(hào)廠檢報(bào)告；2）內(nèi)包材購進(jìn)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、樣品同批號(hào)廠檢報(bào)告、印刷品許可證、二類包材注冊(cè)許可證 ；3）其他包材購

9、進(jìn)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、印刷品許可證。以上資料報(bào)質(zhì)量監(jiān)督部門審核同意，并經(jīng)采購部門經(jīng)理審批、簽字，作為簽定合 同的依據(jù)和條件。第十九條 簽訂進(jìn)貨合同應(yīng)有質(zhì)量條款。合同應(yīng)注明該物料出廠的法定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并提供產(chǎn)品合格證、注冊(cè)證等有關(guān)材料。根據(jù)需要，還可注明物料的廠方負(fù)責(zé)期、生產(chǎn)日期、有效期、包裝標(biāo)志、包裝要求等內(nèi)容。第二十條 對(duì)于需要預(yù)付款的物料采購，須簽訂采購合同，合同雙方簽字蓋章、存檔方可生效；任何電子掃描合同將視為無效合同。采購人員要督促已付款的商品、票據(jù)及時(shí)到帳。第二十一條 采購員簽定采購合同，須由專人向公司聘請(qǐng)的律師或公司負(fù)責(zé)法務(wù)工作領(lǐng)

10、導(dǎo)審核、獲得律師同意函后方可簽署，并由專人進(jìn)行掃描歸檔。第二十二條 采購合同的簽約，必須按照采購審批權(quán)限和品種分工 ，由采購人員和上級(jí)主管共同簽字并加蓋采購專用印章后方可生效。第二十三條 采購部門設(shè)專人管理采購合同，掃描后按照時(shí)間、供應(yīng)商等分類整 理合同并歸檔。第六章監(jiān)控執(zhí)行第二十四條對(duì)已經(jīng)簽定的物料采購合同，采購人員須跟進(jìn)掌握和調(diào)控合同的履約效果，與供應(yīng)廠商保持不間斷的聯(lián)系，督促其按質(zhì)、按時(shí)、按價(jià)、按量發(fā)貨。第二十五條采購人員對(duì)臨時(shí)調(diào)劑的急需物料，可先行電話要貨。事后采購人員補(bǔ)辦采購合同，并立即通知質(zhì)量驗(yàn)收部門驗(yàn)收，盡快使物料投入生產(chǎn)銷售。第二十六條采購人員負(fù)責(zé)對(duì)分管的品種進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，主要

11、內(nèi)容包括：物料編碼、商品通用名、規(guī)格、單位、采購價(jià)格、合同數(shù)量、生產(chǎn)單位、供貨單位、到貨在途時(shí)間、有效期、是否GMP認(rèn)證、付款數(shù)量、付款金額、付款時(shí)間等項(xiàng)目。第二十七條采購物料到貨后的退換貨按以下辦法處理： 一、按合同購進(jìn)的物料到貨入庫前，在檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格或者其他不符合采購合同約定條款的問題，采購人員在接到質(zhì)檢通知的兩小時(shí)內(nèi)完成與供應(yīng)廠商的聯(lián)系，通知退貨，并做好查詢記錄。二、所有退貨，應(yīng)直接退回給原供應(yīng)商。 三、物料購進(jìn)后由于市場(chǎng)或者銷售等因素發(fā)生藥品滯銷，有效期限不足半年等原因需要退換貨時(shí)，采購人員應(yīng)積極主動(dòng)地與供應(yīng)商聯(lián)系；經(jīng)協(xié)商同意退換時(shí)，被換的物料按退貨處理，換回的物料按重新采購的

12、程序辦理。第二十八條 采購部門所有用章：如合同章、發(fā)票收訖章、退換貨專用章等要有專人管理。按照公司用章申請(qǐng)審批流程申請(qǐng)使用，任何人不得違規(guī)操作使用。第七章進(jìn)價(jià)調(diào)整第二十九條進(jìn)貨價(jià)格是指本公司從供貨方進(jìn)貨的物料價(jià)格,其管理的基本內(nèi)容如下：一、首次合作供應(yīng)商進(jìn)價(jià)。首次合作供應(yīng)商進(jìn)價(jià)是指本公司第一次合作供應(yīng)商的進(jìn)價(jià)。該進(jìn)價(jià)是在各項(xiàng)資料齊全、保證質(zhì)量的前提下，由采購員與供貨方協(xié)商擬定，報(bào)采購部門經(jīng)理批準(zhǔn)后備案。二、調(diào)價(jià)物料的進(jìn)價(jià)調(diào)整。采購員每季度需對(duì)負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的物料采購品種進(jìn)行一次價(jià)格調(diào)研，及時(shí)調(diào)整公司采購價(jià)格，市場(chǎng)價(jià)格水品下跌時(shí)及時(shí)調(diào)整公司物料采購價(jià)格，保證公司采購價(jià)格處于行業(yè)較低水平。第八章承付貨

13、款第三十條采購付款流程。采購員每月根據(jù)業(yè)務(wù)需要和應(yīng)付款狀況提出付款計(jì)劃匯總向財(cái)務(wù)部門提出付款資金使用計(jì)劃財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金情況核定當(dāng)月用款額度經(jīng)采購部門經(jīng)理核準(zhǔn)財(cái)務(wù)部根據(jù)付款計(jì)劃將增值稅發(fā)票與進(jìn)貨驗(yàn)收單相匹配、審核并沖減退貨款等付款申請(qǐng)審批程序：有采購員簽字的付款申請(qǐng)批條交財(cái)務(wù)審核后由采購部門經(jīng)理審批主管副總裁或副總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部門核實(shí)付款并進(jìn)行賬務(wù)處理。第三十一條 公司付款方式有預(yù)付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨、賒銷付款等，所有付款方式方式優(yōu)先考慮銀行承兌支付。一、預(yù)付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨：優(yōu)先向下述廠商傾斜：有年協(xié)議的供應(yīng)廠商，有付款時(shí)間要求和年終返利的廠商，有獨(dú)家品種的廠商，愛狗品種多、采購額達(dá)一定規(guī)模的廠商及名

14、優(yōu)大廠。遇有資金緊張時(shí)，優(yōu)先保證上述廠商的利益，通過資金杠桿作用吸引更多的廠商加盟與合作。二、賒銷付款。付款本著用后付款及壓批付款的原則做好付款計(jì)劃，并協(xié)調(diào)好與供應(yīng)商的合作關(guān)系。為減少企業(yè)資金占?jí)汉瓦^多增加倉庫容量，凡享有按回款時(shí)間返利的品種，本著勤進(jìn)快銷原則，不超過1.5個(gè)月庫存周轉(zhuǎn)進(jìn)行貨源采購，并根據(jù)市場(chǎng)情況及季節(jié)等因素調(diào)整。壓批付款的品種，則可適當(dāng)增大進(jìn)貨量。第三十二條付款特殊審批程序：有年協(xié)議的品種，若為完成協(xié)議量需壓貨或提前超量付款或需預(yù)付款時(shí)，可啟動(dòng)特殊審批程序。即由采購員根據(jù)協(xié)議或合同提出申請(qǐng)，說明情況，經(jīng)采購部門經(jīng)理同意并報(bào)公司主管副總裁或副總經(jīng)理，預(yù)付款需由法定代表人授權(quán)的責(zé)

15、任人簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入付款流程。第三十三條 付款審核手續(xù)。付款根據(jù)協(xié)議、合同及采購員的付款計(jì)劃，認(rèn)真核對(duì)采購付款的送貨方、發(fā)票及付款單位須一致。以合同約定的付款方式嚴(yán)格審核，對(duì)所結(jié)算品種的品名、規(guī)格、數(shù)量、結(jié)算單價(jià)仔細(xì)審查核實(shí)，對(duì)退貨、破損在認(rèn)真與供貨商對(duì)帳確認(rèn)后補(bǔ)貨或沖抵應(yīng)付款。解決完有關(guān)事項(xiàng)后，方可付款。預(yù)付款時(shí)需核對(duì)采購合同，在第一筆預(yù)付款商品及發(fā)票未到的情況下，不得做第二筆預(yù)付款。任何人不得對(duì)未付款進(jìn)行核銷。第三十四條 增值稅發(fā)票和返利。在增值稅發(fā)票與財(cái)務(wù)部門傳遞過程中，嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)票登記簽收手續(xù)，防止發(fā)票丟失。第九章協(xié)同督導(dǎo)第三十五條公司采購職能線應(yīng)督導(dǎo)各利潤(rùn)中心采購部門加強(qiáng)和積極維

16、護(hù)與各子公司銷售部門、物流中心及其他相關(guān)部門的溝通交流，定期不定期地與相關(guān)職能部室召開物料采購管理信息交流會(huì)，實(shí)現(xiàn)采購信息共享，建立相互協(xié)作的工作關(guān)系，共同研究解決采購中遇到的問題。第三十六條 加強(qiáng)對(duì)各利潤(rùn)中心物料采購管理工作的檢查監(jiān)督，對(duì)采購合同的履行情況進(jìn)行跟蹤。各利潤(rùn)中心要建立物料庫存情況月報(bào)制度，由采購職能線專人負(fù)責(zé)匯總上報(bào)、掌握各利潤(rùn)中心物料庫存動(dòng)態(tài)信息，并對(duì)各利潤(rùn)中心物料購進(jìn)、庫存、退貨等情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)提出改進(jìn)意見和建議。第三十七條 組織和指導(dǎo)各利潤(rùn)中心貫徹落實(shí)公司物料采購方針和操作策略，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)各利潤(rùn)中心采購工作的宏觀指導(dǎo)、政策咨詢和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，總結(jié)推廣采購工作經(jīng)驗(yàn)，

17、協(xié)助各利潤(rùn)中心研究解決物料采購中的新情況、新問題。第十章評(píng)價(jià)效果第三十八條 公司采購職能線按照公司對(duì)各下屬單位采購工作的要求，每季度末的第五個(gè)工作日完成對(duì)上季度藥品采購效果的書面評(píng)價(jià)。采購效果評(píng)價(jià)要有數(shù)據(jù)，盡可能量化，報(bào)告力求簡(jiǎn)潔、具體，將評(píng)價(jià)結(jié)果提交各利潤(rùn)中心總經(jīng)理，作為考核各部門物料采購工作績(jī)效的一項(xiàng)重要依據(jù)。一、遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。 二、遵守公司的制度規(guī)定、辦事程序。 三、恪盡職守，勤奮工作，高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。四、上班時(shí)應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)，認(rèn)真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令，對(duì)別人的提醒、忠告和批評(píng)應(yīng)虛心接受。五、積極主動(dòng)地鉆研業(yè)務(wù)，提高工作技能。 六、愛惜并節(jié)約使用公司的一切財(cái)產(chǎn)物資。 七、主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，提高自身的工作能力。 八、所有員工都有義務(wù)保守公司的各種經(jīng)營(yíng)管理信息；機(jī)密文件和資料不得擅自復(fù)印，未經(jīng)特許不得帶出公司。 九、采購人員須憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購單，按公司規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎少彙Ｊ?、采購人員應(yīng)按采購單保質(zhì)保量地完成采購工作，收貨時(shí)要按企業(yè)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。十一、不準(zhǔn)弄虛作假，偽填或涂改發(fā)票。 十二、不準(zhǔn)出現(xiàn)向供應(yīng)商索取或接受其回扣、傭金等公司禁止的行為。十三、采購人員須維護(hù)公司形象，保守商業(yè)秘密。第三十九條采購人員有下列行為應(yīng)給予處罰： 一、從無“一證、一照”