辦公自動化系統(tǒng)管理辦法

1、江蘇省常州建設高等職業(yè)技術學校辦公自動化系統(tǒng)使用管理暫行辦法(征求意見稿第一章 總 則第一條 江蘇省常州建設高等職業(yè)技術學校辦公自動化系統(tǒng) (以 下簡稱 OA 系統(tǒng) , 是采用服務器/瀏覽器結構建立起來的覆蓋全校的 辦公信息化管理系統(tǒng),是我校行政辦公系統(tǒng)的重要工作管理平臺。 通 過該系統(tǒng),可以實現(xiàn)校內、外網(wǎng)上辦公和信息通訊。同時,該系統(tǒng)也 是學校信息化建設與推進工作精確管理的重要組成部分, 是提高學校 整體管理水平的重要手段。第二條 學校 OA 系統(tǒng)包括公文管理、流程管理、個人事務、信 息發(fā)布、信息交流、知識管理、行政管理、人力資源、綜合分析、 集 成系統(tǒng)等主要功能模塊。第三條 為了加強對 O

2、A 系統(tǒng)的管理, 保障其能夠得以順利推廣、 應用及安全、可靠地運行,特制定本辦法。第四條 本辦法適用于經(jīng)批準使用我校 OA 系統(tǒng)的部門或單位 (以下簡稱使用部門或單位以及各使用部門或單位的使用人員(以 下簡稱使用人員。第二章 分 則第一節(jié) 管理機構第五條 學校辦公室是 OA 系統(tǒng)的監(jiān)督管理部門,負責開展以下 工作:(一處理 OA 系統(tǒng)使用單位或部門的注冊、名稱變更、撤銷等 相關申請,辦理相應審批手續(xù);(二制定學校電子公文與信息流轉的具體工作規(guī)范及制度;(三征詢各使用單位或部門的意見和建議,研究、協(xié)調解決各 使用單位或部門在使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題,并提出處理意見。 (四會同教育技術中心指導各部門進

3、行部門工作窗口的搭建, 對使用單位或部門的使用人員進行技術培訓與指導。第六條 學校教育技術中心是 OA 系統(tǒng)的技術支持部門,負責開 展以下工作:(一組織各使用單位或部門系統(tǒng)應用骨干人員進行 OA 系統(tǒng)使 用知識的培訓和日常應用答疑等工作; 組織對學校新增使用人員進行 OA 系統(tǒng)使用知識的基礎應用培訓;(二提供 OA 系統(tǒng)必要的技術支持,搭建、優(yōu)化系統(tǒng)應用流程, 配合辦公室對使用人員進行分級應用權限設置;(三負責 OA 系統(tǒng)服務器及軟件、網(wǎng)絡的運行、維護和日常管 理工作;(四 負責學校校園網(wǎng)絡技術安全, 采取有效措施防范計算機病 毒和黑客攻擊,定期做好數(shù)據(jù)備份。第七條 學校各單位或部門是 OA

4、系統(tǒng)的應用推廣部門,單位或 部門負責人負責開展以下工作:(一負責本單位或部門 OA 系統(tǒng)的日常管理和使用,按要求搭 建部門工作窗口, 及時更新部門工作信息, 為廣大教職工提供信息服 務;(二 指定一名 OA 系統(tǒng)應用技術骨干, 全面落實學校對 OA 系統(tǒng) 的推廣應用要求,指導和培訓本單位或部門人員的 OA 系統(tǒng)應用; (三 根據(jù)本部門的工作職權, 及時將適合作系統(tǒng)流程化處理的 工作進行流程化設計,向辦公室提出系統(tǒng)工作流程增設申請; (四負責就本單位 OA 系統(tǒng)運行與有關管理部門銜接。第二節(jié) 使用人員管理第八條 從事 OA 系統(tǒng)運行、維護和管理工作的人員,必須政治 可靠、責任心強,具備良好的服務

5、意識和相應的專業(yè)技術水平,熟悉 OA 系統(tǒng)的操作及相關管理規(guī)定,了解國家有關法律、法規(guī)和規(guī)章, 盡職工作,確保工作質量。第九條 OA 系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守系統(tǒng)運行中相關 的規(guī)章制度, 按照自己的權限, 主動學習 OA 系統(tǒng)用戶手冊相關內容, 熟悉系統(tǒng)操作,認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔的工作。第十條 OA 系統(tǒng)中的使用人員應妥善保管好賬號和密碼,并定 期(建議每 60天更改密碼。用戶取得賬號和初始密碼后應立即修 改密碼, 如忘記密碼應報學校教育技術中心進行處理。 如因用戶使用 初始密碼、 簡單密碼或者密碼外泄等原因造成不良后果的, 追究使用 人員的責任。第十一條 OA 系統(tǒng)有委托授權功能

6、。禁止管理層使用人員安排其他普通使用人員代替自己使用管理層賬號登錄辦公。 如因管理層用 戶擅自許可普通用戶使用管理層賬號登錄造成非涉密的重要資料、 信 息外泄等不良后果的,追究管理層使用人員責任。第十二條 使用人員應當避免使用公共計算機或在校外公共場 所登錄 OA 系統(tǒng)辦公。確需使用時,工作結束后應當及時關閉系統(tǒng)瀏 覽窗口, 如因未關閉系統(tǒng)瀏覽窗口造成密碼被盜, 造成學校重要信息 資料外泄的或使學校 OA 系統(tǒng)受到病毒、黑客攻擊的,追究使用人員 責任。第三節(jié) 電子文檔傳送第十三條 使用 OA 系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮游臋n內容為我校各相關單位 或部門的內部公文、函件及通知。第十四條 學校涉密文檔(含資料不

7、得在系統(tǒng)中進行交換和處 理。涉密文件的級別由職能部門會同辦公室認定,分“秘密、機密、 絕密”三個級別。第十五條 在使用 OA 系統(tǒng)流程或公文處理的過程中,若帶有不 方便進行電子化處理的附件(如:書籍、圖紙等 ,暫按原來紙質公 文交換的方式進行交換。第四節(jié) 公文處理與借閱第十六條 除涉密文件外,學校發(fā)布的行政公文、黨委文件、 團 委文件等,擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、登記、印發(fā)等過程應全部通過 OA 系統(tǒng)進行。第十七條 公文擬稿時, 應進入發(fā)文管理模塊按文種選擇相應的模板,輸入或選擇公文的標題、發(fā)文字號、主送單位、抄送單位、 份 數(shù)、主題詞、正文等相關信息后,進入發(fā)文審核操作。其中,根據(jù)上 級相關來

8、文要求而擬制的公文需將上級文件添加在附件中。公文擬稿人員應當為相關職能部門的主要負責人, 部門副職起草 的文件,應當提交部門負責人會簽;需跨部門協(xié)調的文件、系部起草 需要一級管理部門審核的文件, 擬稿后應當提交相關部門負責人進行 會簽后再提交辦公室核稿; 辦公室核稿后轉校領導審閱或簽發(fā); 跨條 線的文件或重要文件由相關校領導會簽后,校長簽發(fā)。第十八條 校外來文一律由辦公室文書檔案人員登記, 掃描上傳 至 OA 系統(tǒng)流轉閱辦。其他部門收到外來文件后應當及時交辦公室登 記辦理。第十九條 閱辦文件時, 使用人員應當在意見欄內簽署 “已閱” 、 “同意” 等意見后再轉下一環(huán)節(jié)或結束流程。 辦文的最終經(jīng)

9、辦人應當 在意見欄內詳細填寫文件辦理結果再點擊結束流程。第二十條 借閱已歸檔的文件, 進入檔案檢索模塊, 選擇相應年 度, 通過文件標題、 發(fā)文字號、 主題詞等檢索查找到后, 點擊 “借閱” 即可發(fā)起檔案借閱流程, 經(jīng)過審批后借閱的文件會自動發(fā)送到借閱人 “待閱信息”欄中。第五節(jié) 流程設置與應用第二十一條 學校各部門、單位對自身職能范圍內中應用頻繁、 使用人員廣泛、有固定形式表單、需要分級審批的事務,應當設計流 程圖, 提出流程設置申請, 經(jīng)辦公室復核后交教育技術中心技術人員在 OA 系統(tǒng)中設置流程。第二十二條 設計 OA 流程時,各流程節(jié)點應當明確實施該步驟 的具體崗位,原則上不使用職工姓名

10、。OA 流程設置結束后,相關職 能部門應當進行模擬測試,經(jīng)驗證運行正常后方可正式發(fā)布使用。 第二十三條 發(fā)起工作流程時,應當在“流程標題”欄內準確填 寫流程名稱。 流程名稱一般與正文標題相同, 可以在輸入正文標題后 復制粘貼。發(fā)起工作流程后,發(fā)現(xiàn)流程內容有錯誤時,應點擊“撤回”修改 后再提交下一步。沒有“撤回”按鈕的流程,可向辦公室管理人員申 請流程控制,返回到相應節(jié)點。發(fā)起人撤銷尚未結束的流程,應當通過“流程刪除申請”流程, 寫清流程刪除原因,經(jīng)部門領導審查確認后,提交系統(tǒng)管理員刪除。 第六節(jié) 個人事務與網(wǎng)絡尋呼第二十四條 學校中層以上管理人員應當熟悉系統(tǒng)個人事務模 塊中各項子模塊的功能,同

11、時做到以下幾點:(一 及時在系統(tǒng)中記錄工作日記、 安排自己的工作日程、 擬寫 提交工作計劃與總結,按要求提交分管領導和相關職能部門查閱。 (二 辦理上級來文布置的任務、 組織校內重大活動等重要工作 應當通過“工作任務”的方式安排部署,寫清工作要求,明確工作標 準,工作全部結束后及時確認并作出評價。對于其他部門安排的 “工 作任務”能夠按要求完成并及時匯報工作完成情況。(三能夠通過“關注點”模塊,及時了解下屬工作情況,合理安排下屬工作負荷,掌握學?；虿块T重要工作推進情況。第二十五條 學校各部門、單位其他 OA 系統(tǒng)的使用人員,應當 了解系統(tǒng)個人事務模塊中各項子模塊功能, 熟練掌握相關模塊的查詢

12、方法,按部門或單位要求積極學習使用工作日記、工作日程、工作任 務等常用模塊。第二十六條 除網(wǎng)絡及系統(tǒng)不能正常使用外, 學校教職工所有工 作方面的事項原則上應全部通過系統(tǒng)網(wǎng)絡尋呼模塊交流, 以便有據(jù)可 查,明確責任。第二十七條 為了避免因網(wǎng)速的原因未彈出而沒有看到尋呼內 容,所有系統(tǒng)使用人員應當每天經(jīng)常到“已收尋呼”中查看,及時回 復詢問尋呼。 特別緊急的工作事項, 發(fā)尋呼人應當同時通過其他途徑 及時通知收尋呼人查收。第七節(jié) 信息與知識發(fā)布第二十八條 系統(tǒng)信息發(fā)布實行 “統(tǒng)一管理, 分類發(fā)布” 的原則。 學校辦公室、教務處、學生工作處、財務處、組織宣傳處、教學科研 處、總務處等一級職能部門應當結

13、合自身工作特點,利用 OA 系統(tǒng)設 立部門信息發(fā)布窗口。其他部門或單位需要設立信息發(fā)布窗口的, 可 以向辦公室提出申請,經(jīng)批準后設立。第二十九條 部門信息發(fā)布窗口內的欄目設置由職能部門提出 方案,辦公室審核后提交教育技術中心網(wǎng)管設置。欄目設置后,信息 的發(fā)布與更新、信息內容的真實與準確性由設立窗口的職能部門負 責。第三十條 學校通過系統(tǒng)知識管理模塊, 建立專業(yè)文獻、 教育教 學心得、管理經(jīng)驗等收集制度。每一位教職工都有義務收集、發(fā)布與 學校教育教學相關的各種文獻資料。 知識發(fā)布后的分類維護由圖書館 負責。第三十一條 學校將知識發(fā)布數(shù)量與質量作為各部門信息工作 考核的一項重要內容。 鼓勵教職工將

14、工作中積累的知識經(jīng)驗和處理方 法寫成短文發(fā)布到系統(tǒng)知識庫中。第八節(jié) 人力資源管理第三十二條 系統(tǒng)人事檔案信息的添加、修改由教職工個人實 施, 由組織宣傳處審核、 確認。 人事檔案中照片、 姓名、 部門、 電話、 手機、 電子郵箱等基本信息必須齊全, 其他信息根據(jù)組織宣傳處要求 填列。教職工本人對填報的個人檔案信息真實性負責。第三十三條 系統(tǒng)績效考核模塊的實施由組織宣傳處扎口, 相關 職能處室共同參與學?，F(xiàn)行人事考核方案修訂, 建立并實施適應系統(tǒng) 應用的客觀、全面、科學的考核指標體系。第三十四條 學校具備 OA 系統(tǒng)使用條件的坐班人員的考勤通過 系統(tǒng)進行?？记诜譃樯习嗪灥?、中途外出登記、下班簽退

15、 3種。參加 系統(tǒng)考勤的人員應當上班后 10分鐘內完成考勤,因特殊情況不能及 時簽到的,必須說明原因。認為系統(tǒng)考勤出現(xiàn)錯誤的,可以提起考勤 申訴。第九節(jié) 安全管理第三十五條 學校 OA 系統(tǒng)所有用戶應認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例 和公安部 計算機信息網(wǎng)絡國 際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法 ,嚴格遵守中國教育和科研計算機網(wǎng)暫 行管理辦法及校園網(wǎng)絡管理的有關規(guī)定。第三十六條 學校對 OA 系統(tǒng)的安全實行部門、 單位領導責任制。 各使用部門、單位主要負責人對本部門、單位 OA 系統(tǒng)信息的安全保 密工作負責。第三十七條 學校 OA 系統(tǒng)所有用戶不得利用系統(tǒng)從事危害國 家、集體和他人合法利益的活動,不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會 治安和不健康的信息, 不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng) 安全的數(shù)據(jù)。第三十八條 學校 OA 系統(tǒng)所有用戶應按規(guī)定權限閱讀和使用系 統(tǒng)提供的信息, 不得盜用他人用戶賬號, 不得干擾其他用戶和破壞系 統(tǒng)服務。第三十九條 學校 OA 系統(tǒng)所有用戶均負有對系統(tǒng)信息保密責 任,不得隨意發(fā)布涉及國家和學校機密及其它不宜發(fā)布的信息。 第三章 責任與處罰第四十條 為保障學校 OA 系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全和系 統(tǒng)的正常運行, 所有用戶應嚴格遵守本辦法的規(guī)定。 違反本辦法規(guī)定, 給學校造成重大損失的,視情節(jié)給予行政處分;造成