南昌大學本科教學檔案管理辦法

1、南 昌 大 學 文 件 昌大校發(fā)200673號關于印發(fā)南昌大學本科教學檔案管理辦法的 通 知校內各單位:南昌大學本科教學檔案管理辦法業(yè)經(jīng) 2006年 6月 20日 校長辦公會議審議通過,現(xiàn)予以印發(fā),請遵照執(zhí)行。南 昌 大 學二 00六年七月二十四日南昌大學本科教學檔案管理辦法為了進一步加強本科教學檔案的管理,充分發(fā)揮教學檔案在學校 教學活動、教學管理、教學研究等各項工作中的作用,提高教學檔案 的質量和科學管理水平, 逐步實現(xiàn)教學檔案管理工作標準化、 規(guī)范化、 科學化和現(xiàn)代化,根據(jù)南昌大學檔案管理實施細則和南昌大學 教學檔案管理規(guī)范 ,結合我校實際,特制定本辦法。一、本科教學檔案管理的基本原則1

2、、 凡在教學管理和教學實踐等教學活動中直接形成的具有保存價 值的文字、圖表、聲像載體等材料均屬教學檔案。2、 教學檔案是教學管理的重要組成部分, 是衡量學校教學管理水 平和教學質量的重要標志之一,應實行“三納入” 、 “四同步” ,作為考 核教學質量和管理水平的標準之一。 “三納入” 即納入教學計劃、 規(guī)劃; 納入教學管理制度之中;納入各級管理人員崗位職責中。四同步是:下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步;檢查教學工作與 檢查教學文件材料形成積累情況同步;評審鑒定教學質量、教材、畢 業(yè)論文、優(yōu)秀教學成果與審查、檢收檔案材料同步;上級評審材料、 教師晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。3、教

3、學檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理,教務處和各學院要明 確分管檔案工作的負責人,配備相應的專職或兼職的檔案管理人員, 統(tǒng)一管理本部門的教學檔案,并按學校規(guī)定做好本部門教學材料的收 集、立卷工作,定期向學校檔案館移交。4、 歸檔的教學材料必須是對學校和社會當前與長遠具有參考價值 和憑證作用,遵循其自然形成規(guī)律,保持有機聯(lián)系,符合教學管理和 教學實踐活動的成套性特點,保證系統(tǒng)、完整、準確。5、教學檔案的保存年限按其檔案材料的保存價值分為永久保存、 長期保存、 短期保存和臨時保存四類。 永久保存類保存期為 50年以上, 長期保存類保存期為 50年,短期保存類保存期為 15年,臨時保存類 保存期為 6年

4、。確定保存期的一般原則為:(1凡是在教學過程、教學改革、教學研究等方面,具有長遠利 用價值的教學檔案,應永久保存。(2 凡是在一定時期內具有利用價值的教學檔案, 應長期保存或 短期保存。(3凡是在現(xiàn)階段內具有利用價值的教學檔案,可作臨時保存。(4 凡是介于兩種保存期限之間的教學檔案, 其保存期限一律從 長。(5 工作中形成的各種具體文件檔案應先按照檔案分類規(guī)定中的 預定保存期進行管理, 并應定期進行清理, 以決定最終的保存期類別。 最終確定為永久保存和長期保存的檔案材料應按時移交學校檔案館。 在預定保存期結束時,各種檔案必須首先經(jīng)過專人清理,并確定是否 解除保存狀態(tài)。二、本科教學檔案的形成與管

5、理在學校統(tǒng)一領導和協(xié)調下,教學檔案由學校職能處室、學院(系 和實驗室(中心分級、分工負責管理。1、教學檔案實行三級管理第一級:校級管理。在教學工作中形成的各種具有長遠參考和憑 證價值的教學檔案,應按照相關規(guī)定,及時將有關檔案移交學校檔案 館統(tǒng)一保管和開發(fā)利用。第二級:二級單位管理。除按規(guī)定移交學校檔案館的檔案外,學 校教務處、教學督導與評估辦公室等職能處室,以及學院在教學及管 理工作中形成的,對學校的教學及管理工作在一定時期內有保存價值 的檔案,由相關職能處室、學院保管和開發(fā)利用。第三級:基層組織管理。除向上級部門移交的檔案外,各系(教 研室 、實驗室(中心在教學工作中形成的,對學校的教學及工

6、作在 現(xiàn)階段內有保存價值的檔案,由各系(教研室 、實驗室(中心保管 和利用。2、各單位應設立教學檔案專柜,做好防火、防盜、防曬、防潮、 防塵、防蛀等工作。3、 各單位在布置工作時, 應同時向教師和工作人員布置歸檔范圍 和歸檔時間,在檢查教學工作進度時要檢查檔案的收集和整理情況, 在總結工作時要把檔案的收集、整理和歸檔情況作為其中一項內容, 驗收工作時要同時驗收檔案。各單位的檔案管理人員要在工作中隨時收集和積累教學檔案材 料,并定期整理,按要求及時移交檔案,并科學、規(guī)范、安全地保管 好自存檔案。4、各單位要建立檔案的借閱制度設立檔案登記本,及時催還。借 出的檔案需要續(xù)借者要重新辦理借閱手續(xù),對無

7、故逾期不還者,應進 行必要的說服教育和批評,責令歸還借閱的檔案。調離本單位和退休 人員在辦理手續(xù)前,必須清還檔案。5、 各單位的檔案管理人員工作變動時, 首先要做好檔案交接工作, 在檢查驗收后,方可辦理工作變動手續(xù)。新的檔案管理人員上崗,所 在單位應及時通知學校檔案館。三、本科教學檔案的歸檔流程及組卷(一形成積累1、學校教學管理部門、學院(系和實驗室(中心在組織教學 過程中要注重形成積累教學材料,并將其落實到各項工作中。2、各崗位人員積累的教學文件材料,要定期整理。3、教學檔案管理文件一般歸檔一份,重要的教學文件除原稿外, 可根據(jù)實際情況配加副本。(二整理組卷1、 學校實行由教學文件材料形成部

8、門立卷歸檔的原則, 由各部門 整理、立卷。2、 根據(jù)教學材料的形成規(guī)律, 保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的 原則進行組卷,原則上相同內容的材料組成一卷便于利用,同一內容 的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷,每卷不超過 200頁,也可以 根據(jù)文件材料的內在聯(lián)系,對單位文件較少者,按不同內容分別組成 小卷,用軟皮裝訂,一般不超過 40頁。3、卷內密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前, 定稿在后;批復在前,請示在后的要求排列。4、卷內材料一律拆除金屬物,以右側、底邊為齊,左側用線繩裝 訂,對破損的文件材料應進行修補,文中密不可分的插圖、照片等應 貼入文字材料內。5、按照順序編排頁號,無論單

9、面或雙面只要有文字,均應一面編 寫一個頁號,頁號位置在非裝訂線一側的下角。6、 將卷內文件目錄、 案卷封面所要求的項目按要求錄入學校檔案 系統(tǒng)。7、歸檔的教學材料必須字跡工整(用黑色水筆書寫 ,格式統(tǒng)一, 簽字蓋章手續(xù)完備。(三歸檔驗收1、如檔案需要移交時,交接雙方必須當面驗收,檢查文件材料是 否完整、齊全,排列書寫是否符合要求,標題是否貼切。凡不符合要 求者,接收人員應拒絕接收,并限期改正補交。2、填寫移交目錄一式兩份,詳細注明檢查人、移交人、接收人姓 名及交接時間,雙方各持一份。3、按照學校的規(guī)定向學校檔案館移交檔案。四、本科教學檔案的歸檔內容和保存期限教學檔案主要包括教學文件、教務、實踐

10、教學、考試、學籍、質 量管理、教學改革與建設成果等,各學院等二級單位應按下列范圍進 行歸檔管理,各教學基層組織教學檔案的歸檔范圍,由各二級單位負 責制定實施細則。具體情況如下表: 67 8 9 10 序號 11 12 13 14 分 類 內 容 預定保存 期限 長期 四年 保存 單位 各學院 各學院 各學院 各學院 實驗室儀器設備清單、自制儀器設備、儀器設備 的損壞、丟失賠償情況、維修情況、外借記錄等 學生實驗登記本 學生實驗理論考試試卷、操作測試記錄、實驗成 學生離校后 績、實驗教學學生問卷調查表等材料. 四年 教學儀器使用情況登記本 畢業(yè)設計（論文） 畢業(yè)設計（論文） 儀器報廢后 01 0

11、2 03 04 05 06 07 08 畢業(yè)設計（論文）相關管理規(guī)定 歷屆學生畢業(yè)設計（論文）選題、指導教師名單 和成績評定匯總表 永久 長期 檔案館、 教務處、 各學院 教務處、各學院 各學院 教務處、各學院 各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 各學院 畢業(yè)設計（論文）資料（包括任務書、開題報告、 學生離校后 文獻綜述、答辯、中期檢查、論文文本等） 四年 優(yōu)秀畢業(yè)設計（論文）資料 院（系）畢業(yè)設計（論文）工作計劃、總結 院系畢業(yè)設計（論文）選題分析和質量分析報告 畢業(yè)設計（論文）工作安排表及檢查材料 畢業(yè)答辯安排表、畢業(yè)答辯記錄、畢業(yè)設計（論 文）與答辯總結 教學質量管理 長期 長期 四

12、年 四年 四年 01 02 03 04 05 各級教學管理規(guī)章制度 上級、職能處室下發(fā)的各種教學檢查、評估文件 院系年度教學工作總結、期中教學檢查計劃和總 結材料等 教學質量監(jiān)控體系 院系管理規(guī)章制度或實施細則 11 永久 長期 長期 長期 永久 檔案館、 教務處、 各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 檔案館、 教務處、 各學院 序號 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 分 類 內 容 預定保存 期限 永久 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 四年 永久 永久 永久 長期 長期 長期 長期 保存

13、單位 檔案館、 教務處、 各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 檔案館、 教務處、 各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 檔案館、 教務處、 各學院 檔案館、 教務處、 各學院 檔案館、 教務處、 各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 教務處、各學院 各級各類教學管理人員崗位設置與職責 教學事故處理記錄和相關材料 各類人員的聽課記錄及分析、反饋材料 師生關于教學工作的意見處理、反饋材料 教師授課質量評估材料 教師教學工作及教學效果評價材料、教師獎懲情 況及教師進修、培訓、學習情況 教學檔案檢查材料 試卷檢查、評估、分析