船代外勤與船代調(diào)度的操作流程

1、I船代論壇www. shagt .com船舶代理論壇SHAGT.COM船代外勤船代外勤就是駐船外勤，主要負(fù)責(zé)船舶在港期間的現(xiàn)場(chǎng)代理業(yè)務(wù)工作， 充當(dāng)船方與港口，貨方，裝卸公司等相關(guān)部門(mén)和當(dāng)事人的橋梁.其主要工作內(nèi)容大致可歸結(jié)如下：1）船舶抵港前：掌握船舶規(guī)范和船舶動(dòng)態(tài)，來(lái)港任務(wù)，運(yùn)輸合同相關(guān)條款和費(fèi)用分擔(dān)情況，了解 船方委托代辦的事項(xiàng)，如加油加水、上物料、修理、借支、換船員等，應(yīng)與船務(wù) 調(diào)度保持緊密聯(lián)系，在其安排和指揮下工作。了解備貨情況和靠泊計(jì)劃，與有關(guān)方面事先取得聯(lián)系，做好準(zhǔn)備工作。 備好船舶進(jìn)出口報(bào)關(guān)的聯(lián)檢單證，以便船舶到港后能順利通過(guò)聯(lián)檢。2）船舶在港期間：了解船方，港方和貨方對(duì)裝卸作業(yè)

2、的具體要求，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系。逐日了解船舶裝卸進(jìn)度，向船方定時(shí)匯報(bào)，出現(xiàn)狀況，及時(shí)與有關(guān)各方聯(lián)系，盡快解決問(wèn)題。辦理船方委托的其他事項(xiàng)，保存好各種單據(jù)，并做好記錄。3）離港前 根據(jù)作業(yè)進(jìn)度和計(jì)劃，與港方確定船舶出港聯(lián)檢時(shí)間，與船長(zhǎng)溝通，做好開(kāi)航前 準(zhǔn)備工作。落實(shí)船員是否盡數(shù)回船，所需燃油淡水物品等是否辦妥，代辦事項(xiàng)是否完成， 相 關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)是否已由船長(zhǎng)大副等簽署完畢， 隨船單證是否備齊，聯(lián)檢單證是否齊 全。4）離港后將業(yè)務(wù)單據(jù)及財(cái)務(wù)單據(jù)等送交公司相關(guān)部門(mén)存檔結(jié)算，以便做好清帳手續(xù)和航次 結(jié)算，辦理其他船方交代事宜。船代外勤大多數(shù)都是事務(wù)性工作，比較瑣碎，因而很難一一介紹。外勤在船舶在 港期間穿梭

3、于船上和碼頭現(xiàn)場(chǎng)，還要幫船東和船員代辦一些雜事，又要協(xié)調(diào)好船， 港，貨三方的關(guān)系，相當(dāng)辛苦。相對(duì)來(lái)說(shuō)，船代外勤比貨代外勤要好。船代調(diào)度船代調(diào)度就是內(nèi)勤調(diào)度，主要負(fù)責(zé)與委托方、碼頭調(diào)度、引航站、海事局、 海關(guān)、邊防、衛(wèi)檢聯(lián)系，安排船舶的靠離泊計(jì)劃。船舶代理調(diào)度工作流程一.填制船舶調(diào)度日志和船舶動(dòng)態(tài)表1. 每天早上正常上班前，負(fù)責(zé)與港方聯(lián)系，將船舶的進(jìn)出港情況、作業(yè)余數(shù)、開(kāi)/完工時(shí)間等記錄在調(diào)度日志上。2. 非節(jié)假日時(shí)間，根據(jù)調(diào)度日志填寫(xiě)當(dāng)日的船舶動(dòng)態(tài)表。動(dòng)態(tài)表內(nèi)容包括前 24 小時(shí)之內(nèi)開(kāi)航船舶的開(kāi)航時(shí)間、完工時(shí)間、裝 /卸或數(shù)量、開(kāi)往港，節(jié)假日后第 一天上班還應(yīng)包括節(jié)假日期間開(kāi)航的船舶；今后 2

4、4小時(shí)內(nèi)預(yù)抵的船舶的來(lái)港任務(wù)、預(yù)抵時(shí)間；當(dāng)日作業(yè)船泊的作業(yè)進(jìn)度；錨地船舶情況等3. 復(fù)印船舶動(dòng)態(tài)表交部門(mén)經(jīng)理，由其分發(fā)給公司有關(guān)負(fù)責(zé)人。動(dòng)態(tài)表可以以電 子形式進(jìn)行。二.來(lái)電處理1. 收到船長(zhǎng)/委托方關(guān)于船舶的確報(bào)電后，及時(shí)以電話(huà)形式將確報(bào)時(shí)間、吃水2. 收到?jīng)]有申報(bào)的船舶的來(lái)電，及時(shí)轉(zhuǎn)計(jì)劃委托人員。3. 收到有借支要求、需加油等電文，及時(shí)通知對(duì)外結(jié)算人員由其進(jìn)行必要的追 加索匯工作，做好已通知記錄。待財(cái)務(wù)落實(shí)費(fèi)用后，通知有關(guān)的供方進(jìn)行供應(yīng)。4. 接到船員入境的來(lái)電后，負(fù)責(zé)向來(lái)華船員通過(guò)總公司拍邀請(qǐng)電。5. 收到委托方/船長(zhǎng)的要求加水的來(lái)電，應(yīng)以電話(huà)方式通知供方及時(shí)供應(yīng)，并在 原電文上注明做好已

5、通知記錄、或在單船作業(yè)記錄上做記錄。6. 收到船方宣載或備妥裝卸作業(yè)條件的來(lái)電，按港口慣例及時(shí)通知有關(guān)方，并在原電文上注明通知人及通知時(shí)間。7. 收到需轉(zhuǎn)船方的船員信件、電文、海圖等，在單船作業(yè)記錄上注明，以提示 外勤轉(zhuǎn)交，并將上述物品適當(dāng)放置保管。對(duì)誤投或收信不著的函件及時(shí)退還經(jīng)理 辦。8. 收到船長(zhǎng)/委托方要求購(gòu)買(mǎi)連云港及其他地方海圖的來(lái)電后， 通知海事總值班室送船，在原電文上注明通知人和通知時(shí)間。 如在本港海事采購(gòu)不著且船舶?？?時(shí)間允許，聯(lián)系其他海圖公司購(gòu)買(mǎi)。如無(wú)法購(gòu)買(mǎi)/購(gòu)買(mǎi)不著，則復(fù)電告知。9. 收到船長(zhǎng)/委托方要求驗(yàn)艙、平艙、水尺公估的電文后，通知對(duì)外結(jié)算人員使 其了解可能的費(fèi)用發(fā)

6、生情況。填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)轉(zhuǎn)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)或裝卸公司， 做好通知 記錄，申請(qǐng)一份留底10. 及時(shí)處理部門(mén)經(jīng)理轉(zhuǎn)來(lái)的其他電文。二.發(fā)送信息1指泊電根據(jù)船長(zhǎng)第一次確報(bào)電（來(lái)港近的也可根據(jù)委托方有關(guān)的確報(bào)電），以電報(bào)或電 傳形式向船長(zhǎng)拍發(fā)指泊電。指泊時(shí)根據(jù)來(lái)船的吃水分別指定相應(yīng)的錨地。 如船舶 來(lái)自國(guó)外港，同時(shí)索取電檢資料。對(duì)大型卸貨船詢(xún)問(wèn)前后吃水2.抵港電根據(jù)單船作業(yè)記錄內(nèi)容，在船舶抵港后及時(shí)（不晚于半個(gè)工作日）以書(shū)面形式向委托方報(bào)告如下內(nèi)容:1）抵港時(shí)間2）船舶存油水3）船舶前后吃水4）預(yù)計(jì)靠泊/靠泊時(shí)間（如有）5）開(kāi)裝/卸時(shí)間（如有）6)預(yù)計(jì)完裝/卸時(shí)間（如可預(yù)計(jì)）I船代論壇www. shagt .co

7、mI船代論壇www. shagt .com3.離港電根據(jù)外勤的單船作業(yè)記錄，在船舶開(kāi)航后及時(shí)（不晚于半個(gè)工作日）以書(shū)面形式向委托方報(bào)告船舶離港情況，主要內(nèi)容有:1)裝卸完時(shí)間2）完裝數(shù)量（僅裝貨船舶）3)存油水量4）前后吃水5)離港時(shí)間6）預(yù)抵下港時(shí)間如果船舶的下一港為國(guó)內(nèi)港口，同為 PENAVICO代理，則船舶離港信息抄報(bào)下港代理。如港距短，可電話(huà)通知。4. 在港動(dòng)態(tài)電4.1對(duì)?？孔鳂I(yè)、錨地作業(yè)，根據(jù)外勤人員或港方調(diào)度提供的最新船舶動(dòng)態(tài)，每 天至,少一次以書(shū)面形式向委托方報(bào)告船舶動(dòng)態(tài)。4.2船舶靠泊作業(yè)后，及時(shí)（不晚于半個(gè)工作日）向委托方報(bào)告靠泊時(shí)間，開(kāi)工 時(shí)間及預(yù)計(jì)完工時(shí)間4.3遇有嚴(yán)重影

8、響裝卸進(jìn)度的作業(yè)停工情況，及時(shí)報(bào)告委托方。恢復(fù)作業(yè)后，作好作"業(yè)恢復(fù)的通知。4.4在本港進(jìn)行非裝卸作業(yè)（如加油、修理等）的船舶，根據(jù)委托方的具體要求向其匯報(bào)有關(guān)動(dòng)態(tài)。"4.5按公司要求，向公司報(bào)在港船舶動(dòng)態(tài)。4.6如有長(zhǎng)期委托方要求定期定時(shí)向其報(bào)送港口有關(guān)動(dòng)態(tài)，則按其要求報(bào)送。4.7根據(jù)情況，隨時(shí)向有關(guān)發(fā)送消息。5. 動(dòng)態(tài)聯(lián)系合格率做好船舶信息的發(fā)送工作，保證船舶動(dòng)態(tài)聯(lián)系合格率不低于 98%動(dòng)態(tài)聯(lián)系合 格率計(jì)算公式：資料齊全、聯(lián)系及時(shí)的船舶艘數(shù) /代理船舶總艘次X 100%四. 與口岸單位、船方、公司內(nèi)部的信息聯(lián)系與溝通1. 與口岸單位的聯(lián)系得到港方調(diào)度的有關(guān)船舶作業(yè)計(jì)劃安

9、排后，立即將計(jì)劃通知有關(guān)的檢查單位；如有24小時(shí)之內(nèi)無(wú)法靠泊的船舶，將該船舶的有關(guān)情況通知海事有關(guān)監(jiān)督站， 申請(qǐng)緩辦進(jìn)口手續(xù)；同時(shí)去海關(guān)碼頭值班室辦理預(yù)辦手續(xù)， 在調(diào)度日志上做好記 錄。收到來(lái)自船方、弓冰或其他方面報(bào)來(lái)的關(guān)于船舶在港發(fā)生碰撞、火災(zāi)、人員 傷亡、共同海損和船員違章等緊急 /突發(fā)情況后、立即告知部門(mén)經(jīng)理，同時(shí)將情 況通知口岸有關(guān)單位。在詳細(xì)了解情況后以書(shū)面形式及時(shí)通知委托方， 并在調(diào)度 日志上作相應(yīng)記錄。2. 與船方的聯(lián)系.船舶抵港后，立即聯(lián)系船長(zhǎng)。除核對(duì)電檢所需內(nèi)容外，還應(yīng)詢(xún)問(wèn)船舶準(zhǔn)確接船、做好船舶開(kāi)航安排、通知船舶移泊開(kāi)航時(shí)間，作好已通知記錄。將辦理電訊檢疫的結(jié)果通知外勤，由其

10、作好適當(dāng)?shù)陌才藕屯ㄖ?。將有關(guān)惡劣天氣（如臺(tái)風(fēng)、大霧）的消息及時(shí)通知外勤，要求其以有效途徑 通知有關(guān)船舶，作好防范措施，在調(diào)度日志上做好已通知記錄和有關(guān)天氣情況記 錄。五. 船舶通知單的處理1. 收到計(jì)劃委托人員送來(lái)的船舶通知單后，根據(jù)船舶來(lái)港任務(wù)，準(zhǔn)備單船作業(yè) 檔案單證，如通知書(shū)，作業(yè)申請(qǐng)，吊桿負(fù)荷等。2. 將船舶通知單有關(guān)內(nèi)容填寫(xiě)到船舶預(yù)報(bào)表上六. 辦理檢疫手續(xù)1. 航行國(guó)際航線(xiàn)、且上一港為國(guó)外港（包括港、澳地區(qū)）的所有中外船舶需要 辦理衛(wèi)生檢疫手續(xù)。2. 船舶抵港前，如有符合檢疫單位電訊檢疫要求的船舶資料（如上港港名及離 港日期、船員人數(shù)、船舶噸位、來(lái)港任務(wù)、預(yù)抵時(shí)間、國(guó)內(nèi)港口簽發(fā)的衛(wèi)生證

11、書(shū) 編號(hào)和有效期和簽發(fā)港、除鼠證書(shū)的簽發(fā)港和有效期等），可以提前辦理電訊檢 疫。申辦程序如下:(1) 按照上述資料，填寫(xiě)電訊檢疫申請(qǐng)單一式二份。(2) 將電檢單送呈檢疫單位審批。"(3) 批準(zhǔn)后，取回一份留底。(4) 電訊檢疫通過(guò)后，在調(diào)度日志或單船作業(yè)記錄本上作好相應(yīng)的記錄。3. 對(duì)于不具備電訊檢疫的船舶，抵后將及時(shí)了解錨位，告檢疫部門(mén)以便及時(shí)施 檢。七. 進(jìn)口 /過(guò)境危險(xiǎn)品申報(bào)1. 從來(lái)電、記錄、計(jì)劃委托提供的船舶通知單等獲悉有進(jìn)口/過(guò)境的危險(xiǎn)貨物時(shí),按照國(guó)際海運(yùn)危險(xiǎn)貨物規(guī)則的有關(guān)規(guī)定， 填寫(xiě)船舶載運(yùn)危險(xiǎn)貨物貨物申報(bào)單，注明貨 名等級(jí)、聯(lián)合國(guó)編號(hào)、國(guó)際危規(guī)頁(yè)碼、裝港等海事要求列明的內(nèi)容。2. 危險(xiǎn)貨物申報(bào)單交通信員送海