恒大地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理制度

1、恒大地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理制度恒地司檔字2008 第 004 號一、總 則1、為加強(qiáng)對本公司各類檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地為集團(tuán)經(jīng)營管理服務(wù)，為適應(yīng)公司發(fā)展要求，特修訂本辦法。2、本制度所稱的檔案是指公司成立以來，在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。3、檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。4、根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項檔案的

2、具體管理辦法，檔案中心具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)1、管理模式：檔案中心是集團(tuán)系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取集團(tuán)總部直管模式，即集團(tuán)總部檔案室和下屬公司、地區(qū)公司檔案室人員的聘任、獎懲、職務(wù)晉升、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由集團(tuán)總部檔案中心直線管理。2、檔案室管理檔案范圍：主要有綜合類檔案和技術(shù)類檔案。綜合類檔案主要包括：行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案。技術(shù)類檔案主要包括：各工程項目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。3、重要檔案基本管理要

3、求：預(yù)決算、招投標(biāo)、總工室、工程口和品牌宣傳等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。4、檔案中心主要職責(zé)：（ 1）貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度，確定集團(tuán)系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系。（ 2）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（ 3）監(jiān)督落實同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。（ 4）維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作。（ 5）推行集團(tuán)系統(tǒng)

4、檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。三、檔案的歸檔、立卷和移交（一）檔案歸檔范圍及歸檔時間1、綜合檔案和部分技術(shù)類檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔責(zé)任部門見附件一，工程建設(shè)檔案歸檔范圍參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T 50328-2001 ）及各地方規(guī)定。2、 對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向本公司檔案室移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己、拒絕移交。3、必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，扣罰歸檔經(jīng)辦人或部門專兼職資料員100 元 / 天，該部門負(fù)責(zé)人50 元 / 天。連續(xù)延遲時間超過3 天者，對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。（二）歸檔要求1、歸檔專業(yè)技術(shù)要求：（ 1）歸檔的

5、文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。（ 2）歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（ 3）文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（ 4）聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。2、相關(guān)工作要求：（ 1）如因工作需要不能及時歸檔，應(yīng)主動向檔案中心備案，并安排專人妥善保存，待

6、使用完畢后立即歸檔。（ 2）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等， 一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理。（ 3）集團(tuán)下屬新成立的公司，取得公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、 公司章程和印章印模后3 個工作日以內(nèi)，必須將上述內(nèi)容的掃描件回傳集團(tuán)檔案中心備案。（三）檔案立卷1、立卷原則：綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊。2、立卷時間：綜合檔案室立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該

7、工程項目完工后45 天內(nèi)完成組卷工作。3、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。（四）檔案移交1、檔案對外移交要求：按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報董事局領(lǐng)導(dǎo)審批。 凡政府部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門需回收時，檔案中心須留存復(fù)印件備查。2、本公司內(nèi)部檔案移交流程見附件二。移交要求：（ 1）檔案室接收檔案時，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷，更需要仔細(xì)核對，經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。（ 2）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和檔案中心負(fù)責(zé)人均簽署“同意”意見，并加蓋部門

8、印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。3、對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有檔案室簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。（五）電子檔案管理歸檔范圍及相關(guān)要求詳見恒地司檔字【 2007】 第 008 號文 恒大地產(chǎn)集團(tuán)電子文件歸檔及管理暫行辦法。四、檔案的利用（一）檔案借閱基本程序1、僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權(quán)限呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。2、集團(tuán)本部借閱、各公司之間互調(diào)檔案，以及部門之間檔案資料借閱的具體工作流程見附件三。（二）檔案借閱事項規(guī)定1、借閱檔案必須按時歸

9、還，并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的，扣罰借用人50 元 /天，扣罰相關(guān)部門負(fù)責(zé)人30元 / 天。2、 借閱檔案最長應(yīng)在7 個工作日內(nèi)歸還，一次性借閱時間超過20 天以上， 須上報董事局領(lǐng)導(dǎo)審批。3、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記。4、嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。5、涉及管理監(jiān)察部門根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案、資料借閱須上報董事局領(lǐng)導(dǎo)審批，各檔案室即可辦理，無須再請示本公司董事長或本單位（部門）負(fù)責(zé)人。6、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工，原則上不允許

10、借閱檔案原件。如因工作需要，須報副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。7、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案。8、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向檔案中心報備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理。9、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)董事局領(lǐng)導(dǎo)同意方可借出。10、外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)集團(tuán)董事局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱。11、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。（三）檔案資料借閱審批權(quán)限（含原件和復(fù)印件），詳見附件四。1、集團(tuán)公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制。2、復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”

11、印章。（四）檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類，密級事項劃分表見附件五。密級檔案保管要求如下：1、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。2、查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱。3、屬于集團(tuán)公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密。4、須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。5、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。6、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，

12、不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。7、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（ 1）涉及公司商業(yè)機(jī)密；2）涉及公司專利或技術(shù)秘密；3）涉及公司員工個人隱私；（4）檔案形成部門規(guī)定限制使用。（五）檔案統(tǒng)計檔案中心應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。五、檔案保管和鑒定（一）檔案庫房設(shè)置及管理規(guī)定1、 集團(tuán)本部、下屬公司和地區(qū)公司均應(yīng)設(shè)置獨立的檔案庫房，并保證庫房安全。檔案室由專人管理，無關(guān)人員一律不許進(jìn)入庫房。檔案管理員離

13、開庫房要隨時關(guān)好門窗，確保檔案安全。2、檔案室（庫）應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng)。3 、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi)。4、定期對庫房進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對庫房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。（二）檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定小組鑒定，未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。 檔案鑒定工作由檔案中心負(fù)責(zé)人組織，檔案中心與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。1、不屬于歸檔范圍的文件資料鑒定與銷毀流程和已入庫檔

14、案的鑒定銷毀流程見附件六。2、檔案鑒定要求（1）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定。（2）技術(shù)檔案鑒定時，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見。（3）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。3、檔案銷毀規(guī)定（ 1）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案中心負(fù)責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。（2）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明 “已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字。（3）檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告

15、、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。（三）檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，本公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。六、獎罰（一） 獎勵： 集團(tuán)檔案中心每半年一次對各單位和部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查， 對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或者進(jìn)步非常突出的單位、部門或個人，整理相關(guān)材料上報集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)，給予相應(yīng)表彰和獎勵。（二）罰則1、工作不負(fù)責(zé)任，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司及檔案中心工作要求，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，根據(jù)實地檢查情況，對于檔案管理具體工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。（ 1）檔案保管期限內(nèi)，檔案嚴(yán)重缺失，或因管理、使用不當(dāng)，造成檔案材料損壞、遺失等；（ 2）未根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一制度規(guī)定制定本公司管理細(xì)則，導(dǎo)致工作流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等；（ 3）未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員擅自外借檔案材料等；（ 4）未按照集團(tuán)統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時，且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等；（ 5） 未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致本公司整體管理水平偏低，各項檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)