局輸變電工程檔案管理規(guī)定A

1、輸變電工程檔案管理辦法1、總則為加強我公司的輸變電工程檔案的管理，提高檔案質(zhì)量的編制水平，確保我公司輸變電工程全過程的檔案系統(tǒng)、完整、準確，安全特制定本管理辦法。2、適用范圍本管理辦法適用于110千伏及以上的輸變電工程的新建、擴建工程和35kV千伏及以下的大修、技改、農(nóng)網(wǎng)、城網(wǎng)改造等工程可參照執(zhí)行。3、相關(guān)文件農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程檔案管理辦法 粵電用200110號建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 GB/T503282001輸變電工程移交生產(chǎn)管理辦法 GPG/MP/26/2002110KV及以上送變電工程啟動及竣工驗收規(guī)程（DLT7822001）。4、職責(zé)41凡是工程中標的施工單位要向建設(shè)單位繳納工程檔案

2、保證金50，000元，工程驗收后要在工程投運的一個月內(nèi)移交成套的工程檔案資料及工程檔案管理單機版，如按時移交工程檔案并按檔案移交工作流程給有關(guān)部門審核、檔案室驗收通過后將退還工程檔案保證金，檔案室對不符合檔案管理要求的工程檔案及時提出書面的整改意見提交規(guī)劃建設(shè)部，由規(guī)劃建設(shè)部通知施工單位整改，施工單位要按照整改通知單規(guī)定的時間內(nèi)整改完畢，如不按時移交或拖延整改時間按保證金總額每天的5%0扣除。42工程建設(shè)和工程協(xié)調(diào)會議由組織部門通知檔案管理部門有關(guān)人員參加，檔案人員為進一步了解工程建設(shè)情況，并結(jié)合部門管理職能，積極主動做好相關(guān)配合工作。掌握竣工資料存在的主要問題和薄弱環(huán)節(jié)，并就共性問題提請有關(guān)

3、部門重視和協(xié)調(diào)。43直接參加資料驗收工作。工程驗收應(yīng)由組織部門通知檔案人員參加，在工程驗收階段，應(yīng)同步驗收竣工資料。并根據(jù)驗收發(fā)現(xiàn)的存在問題，提出具體整改意見與要求。在驗收時，檔案人員對資料驗收不能代替專業(yè)資料的完整性、準確性驗收，各專業(yè)驗收組應(yīng)同時驗收各施工單位提供的相關(guān)竣工資料，以確保設(shè)備資料、圖紙于實物相符。44本著“誰施工誰負責(zé)編制”的原則，要求凡城建我公司輸變電工程的施工單位和監(jiān)理單位，必須按本管理辦法編制竣工檔案，否則一律不予接收，施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)各自承擔(dān)的工作內(nèi)容、范圍和職責(zé)，將歸檔范圍規(guī)定的文件材料、圖紙的收集、分類、整理、錄入單機版、移交。45規(guī)劃建設(shè)部負責(zé)本單位輸變電

4、工程檔案的收集、整理和督促指導(dǎo)各施工單位資料的收集、整理、移交工作。46監(jiān)理單位負責(zé)在施工過程中監(jiān)理所形成的文件材料的收集、分類、整理、錄入單機版、移交。47建設(shè)單位項目實行總承包的，在工程竣工驗收投產(chǎn)后，30天內(nèi)總包單位負責(zé)匯總各分包單位形成的工程檔案的收集、整理、分類、錄入單機版、移交工作。 48物流中心在主要設(shè)備開箱時把開箱時間、地點通知檔案員，檔案員有選擇的參加部分主設(shè)備開箱驗收，以了解和掌握設(shè)備資料的流向情況。49財務(wù)部在工程結(jié)算時，應(yīng)由施工單位提供有綜合檔案室蓋章簽字的工程檔案移交書后方可結(jié)算。如果沒有檔案室簽字的工程檔案移交書不能給予結(jié)算。5、管理內(nèi)容與方法5、1檔案材料收集、整

5、理及排列511逐件整理收集文件材料、剔除重份及無歸檔價值的零散文件，補充缺頁，使每份文件都很完整。512將應(yīng)歸檔的文件按立項、設(shè)計、施工、竣工等階段歸類劃分。513不同的形成階段，不同的單位工程的技術(shù)文件材料不能混淆在一起，應(yīng)按照技術(shù)文件材料的自然形成規(guī)律，按電力基本建設(shè)檔案歸檔范圍的內(nèi)容進行有次序有聯(lián)系的排列。514檔案資料的組卷按能源部供電企業(yè)檔案分類表（試行）執(zhí)行，即先按問題（內(nèi)容）分部（分項）工程“分類，然后按檔案材料的保管期限（永久、長期、短期）分別組卷。案卷不宜過厚,一般不超過40mm，順序號的編制則從第一卷由“1”開始，第二卷接著第一卷的編號往下編，第3、4卷以此類推。515卷內(nèi)

6、文件的排列：文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。516圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。517既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。52竣工檔案的編制521竣工檔案必須按統(tǒng)一要求和標準進行整理、錄入單機版、移交，移交內(nèi)容真實，資料齊全，簽證手續(xù)完備，否則一律不予接收。53文件材料編制的具體要求：531文件材料幅畫一律采用A4紙（297210mm），小于A4標準的應(yīng)用以上尺寸的白紙裱襯，文件右邊和下邊分別與白紙右邊和下邊靠齊。裱貼時，必須用白乳

7、膠，不可使用漿糊或膠水，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)蓋沒，簽證意見寫在裝訂線以外的應(yīng)予粘貼補寬。大于標準的應(yīng)折成A4紙大小。532文件材料必須書寫工整，字跡清晰，并一律用黑色碳素墨水書寫或電腦打印，嚴禁使用簽字筆、圓珠筆和鉛筆書寫、簽批。如卻有外單位形成不符合書寫要求，但難以整改的文件材料時，檔案編制單位應(yīng)進行復(fù)印，將復(fù)印件逐頁附在原件后面，復(fù)印件不編頁碼。533文件材料必須裝訂，即有文字材料又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左右側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。長期和短期比較薄的文件材料可以用不銹鋼訂進行裝訂。534裝訂前應(yīng)逐份檢查并去除原用于裝訂的各種金屬物、硬紙盒等。535每張有文字

8、的文件材料都須編頁碼，正面編在右下角，背面編在左下角，空白頁不編號，頁碼全部編在原文上，不可編在裱糊的白紙上，一律用頁碼機進行編頁碼，順序均為：“ 1”開始，一頁一號，一卷一個順序號。536案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁碼。54卷內(nèi)編制要求541序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。542責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。543文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號544文件題名：填寫文件標題。545頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁碼。最后一份文件填寫起止頁碼。546卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。547卷內(nèi)備考表

9、主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。548卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。55設(shè)備資料的編制551設(shè)備資料的每張文字材料都須編頁碼，正面編在右下角，背面編在左下角，空白頁不編號，頁碼全部編在原文上，不可編在裱糊的白紙上，一律用頁碼機進行編頁碼，順序均為：“1”開始，一頁一碼，一件為一個順序號。入：說明書的頁碼要從1至50頁，第二件圖紙頁碼要從1至5，第三件頁碼要從1至2頁。552設(shè)備產(chǎn)品合格證如果是雙面的在裱糊的時候，不能把合格證后面的字粘住，合格證是雙面的正、反面都要打頁碼。553設(shè)備資料要在每一件資料的右上角蓋件號章，（見下圖所示）填寫件號

10、章必須使用黑色墨水的鋼筆。 目錄號案卷號件號2061-8400011554案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不用編寫頁碼。555卷內(nèi)編制的要求序號、文件編號、責(zé)任者、文件編號、文件題名與文字材料要求相同。556設(shè)備資料不用裝訂，將大封面、卷內(nèi)目錄、備考表裝于檔案盒內(nèi)。557頁碼：填寫文件在卷內(nèi)所排列的頁碼，以一份文件填寫起止頁碼。 56編制竣工圖的規(guī)定561圖紙會審表上的簽名必須有與會人員親筆簽名，不準打印或蓋章代替。562竣工圖的編制工作一般以設(shè)計施工圖紙為基礎(chǔ)，以各種設(shè)計變更文件為補充修改依據(jù)。563施工圖沒有變動的，在原施工圖上加蓋“竣工圖：蓋章后作為竣工圖。1335mm56. 5工程文件的

11、紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用籃曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。（如是計算機出圖在移交時必須移交圖紙的電子版）566所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章?？⒐D章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。567竣工圖章示例如下，竣工圖章的尺寸為:50mm80mm?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處?？⒐D施工單位編制人審核人技術(shù)負責(zé)人編制日期監(jiān)理單位總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理8020202020157777750(圖5. 5. 7)568利用施工圖改繪竣工圖，必須

12、標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面不止等重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制竣工圖。 57像檔案的整理57.1聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等。57.2聲像類資料應(yīng)有反映工程基地原貌、奠基或開工儀式、竣工典禮落成和竣工工程實體及其施工過程中反映重要部位、隱蔽工程、使用新材料、新工藝以及其他重要問題的內(nèi)容。57.3凡歸檔的聲像材料要文字說明，包括主題內(nèi)容（如反映其一部位的要說明具體部位）、拍攝者或錄制者、拍攝或錄制日期、拍攝地點。57.4照片按工程進展順序排列后插裝于A4大小的相冊活頁內(nèi)，并裝訂成案卷。58工程檔案移交的工作流程581基建工程、技改、大修工程移交資

13、料工作流程見圖：施工單位在工程檔案移交時要認真按照工作流程走，各有關(guān)部門人員審核后必須在移交清單上簽名，這樣明確各有關(guān)部門的職責(zé)，保證了基建工程資料的完整、齊全、系統(tǒng)。所有工程資料施工單位移交后將由檔案室人員向各生產(chǎn)維護部門進行移交。(基建工程檔案移交工作流程圖) （技改、大修工程檔案移交工作流程圖）施工單位規(guī)劃建設(shè)部施工單位綜合檔案室設(shè)部移交維護部門歸 檔施工單位生技部綜合檔案室移交維護部門歸檔 合格后返回582農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案由郊區(qū)管理所檔案室進行收集、整理、歸檔，在收集、整理、歸檔的過程中認真按照農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程檔案管理辦法去整理、分類、歸檔，農(nóng)網(wǎng)改造工程資料要利用工程檔案管理單擊版進

14、行信息化管理，并將農(nóng)網(wǎng)改造工程單機版移交公司檔案室導(dǎo)入OAK科技檔案管理系統(tǒng)備案。檔案管理部門將對其業(yè)務(wù)進行指導(dǎo)和監(jiān)督。583工程檔案管理單機版移交工程資料工作流程(見附圖),各施工單位要在移交工程資料時要按工作流程走,避免在移交工程資料時因資料欠缺、分類不對、頁碼有錯等原因而造成的拖延移交、返工現(xiàn)象。585本管理規(guī)定自下文之日起執(zhí)行，原茂電辦199818號關(guān)于500千伏茂名輸變電工程檔案管理辦法的通知作廢。585本管理規(guī)定解釋權(quán)屬茂名供電分公司檔案室。586各直（代）管供電企業(yè)根據(jù)本單位情況制訂本單位的管理辦法。工程檔案管理單機版移交工作流程圖各參建單位對工程竣工資料進行收集有欠缺、分類不對的資料檔案和工程部門以書面的形式提交整改意見書 按建設(shè)單位檔案部門要求分類、整理立卷，每卷用夾子夾好，寫好案卷題名、目錄號、分類號、案卷號放在用夾子與案卷錯檔案部門、工程部門對工程項目資料進行驗收建設(shè)單位工程主管部門監(jiān)督各參建單位在工程建設(shè)全過程中對軟件的使用建設(shè)單位檔案