教學(xué)評估與院系教學(xué)檔案管理的PDCA

1、教學(xué)評估與院系教學(xué)檔案管理的PDCA.摘要： 教學(xué)檔案在教學(xué)評估中具有十分重要的作用，高校必須加強對教學(xué)檔案的管理。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準(zhǔn)備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無關(guān)資料卻不少。本文著重探討如何收集和保存好日常教學(xué)資料，如何讓教 摘要：教學(xué)檔案在教學(xué)評估中具有十分重要的作用，高校必須加強對教學(xué)檔案的管理。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準(zhǔn)備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無關(guān)資料卻不少。本文著重探討如何收集和保存好日常教學(xué)資料，如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規(guī)范，讓教學(xué)工作評估在規(guī)范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序.關(guān)

2、鍵詞：教學(xué)評估；檔案資料；PDCA；檔案分類2002年6月，教育部將本科教學(xué)工作合格評估、優(yōu)秀評估、隨機性水平評估合并為本科教學(xué)工作水平評估。2004年10月，教育部“高等教育評估中心”正式成立。此后，各高等院校每五年都要接受一次教學(xué)工作評估，并將評估結(jié)果向社會公布。實踐證明，教學(xué)工作水平評估是保證教學(xué)質(zhì)量行之有效的手段，提高教學(xué)質(zhì)量是高等學(xué)校生存和發(fā)展的生命線。因此，各地教育行政部門和高等學(xué)校都十分重視教學(xué)評估工作，加大教學(xué)基本建設(shè)投入，建立建全教學(xué)管理制度，深化教學(xué)改革，完善質(zhì)量監(jiān)控體系等。為了做好迎評工作，學(xué)校將工作重心下移，并將責(zé)、權(quán)、利更多地下放到院系，為此，院系要管理的教學(xué)資料將越

3、來越多。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準(zhǔn)備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無關(guān)資料卻不少。如何收集和保存好日常教學(xué)資料，如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規(guī)范，讓教學(xué)工作評估在規(guī)范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序？筆者從院系教學(xué)管理特點入手，結(jié)合評估指標(biāo)，引入了一套適合院系教學(xué)檔案收集整理的新方法，即“過程方法”，供同行參考.一、院系的教學(xué)管理模式在管理理論中，過程方法是相對于目標(biāo)管理的方法而言的。目標(biāo)管理的方法只作宏觀目標(biāo)的制約，不求微觀過程的管理。而過程方法既要宏觀目標(biāo)的制約（如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)），又要微觀過程的管理。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和工作重心的下移，依據(jù)學(xué)

4、校和院系教學(xué)工作特點，很多高校對院系采取了目標(biāo)管理的模式，而院系是教學(xué)的基層單位，與教師和學(xué)生的關(guān)系相當(dāng)緊密，很大程度上取決于系部的專業(yè)設(shè)計與教學(xué)過程，所以院系的內(nèi)部管理采用的往往是過程方法的管理.二、院系教學(xué)工作資料收集PDCA方法1過程方法與“PDCA”在ISO9001：2000的2.4中有這樣的定義：“系統(tǒng)地識別和管理組織所應(yīng)用的過程，特別是這些過程之間的相互作用，稱之為過程方法?！彼荌SO9001的精髓之一，通過識別和管理眾多相互關(guān)聯(lián)的活動，分清各過程的職責(zé)，找出過程的輸入和輸出（不能重疊）管理質(zhì)量。GB/T19001-2000中提出“PDCA的方法可適用于所有過程”。何為“PDCA

5、”方法？簡略說，“PDCA”包含四個環(huán)節(jié)：P策劃：依據(jù)顧客的要求和組織的方針，為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過程；D實施：實施過程；C檢查：依據(jù)方針、目標(biāo)和產(chǎn)品要求，對過程和產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量，并報告結(jié)果；A處置：采取措施，以持續(xù)改進過程業(yè)績。PDCA是一個循環(huán)，在不斷的循環(huán)中保證產(chǎn)品的質(zhì)量。對于把ISO9000引入教育，現(xiàn)在存有爭議，本文避開ISO9000對教學(xué)質(zhì)量的影響問題，專對教學(xué)工作資料的收集、歸類作進一步的探討.院系的教學(xué)質(zhì)量管理就是一個以教學(xué)工作為中心，管理眾多與教學(xué)相互關(guān)聯(lián)的活動的過程方法管理，其教學(xué)資料的收集、整理工作便是一個尋找各過程間輸入與輸出的相關(guān)性問題，并對每個過程產(chǎn)生的材

6、料進行整理、歸類的過程.借用過程方法來整理、歸類零散的教學(xué)資料，借用PDCA方法對教學(xué)過程資料進行分類收集，這就是筆者進行院系教學(xué)工作資料收集整理的思路.2院系教學(xué)工作過程劃分院系教學(xué)工作可視為一個大過程，大過程中又包含著小過程，而每一個小過程都有各自的PDCA循環(huán)。過程劃分不能太大，也不能太小。過程太大了，資料的查找困難；過程太小了，檔案編碼太繁，難記、難歸類。因此，找準(zhǔn)“過程”，是院系教學(xué)工作資料管理的關(guān)鍵。依據(jù)教學(xué)工作的特點，院系教學(xué)工作可分為：（P策劃）學(xué)科、專業(yè)辦學(xué)規(guī)劃；（D實施）師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源；（C檢查）教學(xué)工作檢查及結(jié)果；（A處置）表彰、處分及改進措施。策劃，是質(zhì)量

7、目標(biāo)環(huán)節(jié)，是院系辦學(xué)的指導(dǎo)性規(guī)劃；實施，分出三個子過程，涵蓋了院系所有的日常教學(xué)工作內(nèi)容，是教學(xué)工作資料收集的重點；檢查，是質(zhì)量監(jiān)控機制的重要一環(huán)，也是支撐教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵資料；處置，是改進教學(xué)工作業(yè)績的重要環(huán)節(jié)；表彰和處分是為了引導(dǎo)制定改進措施，持續(xù)改善過程業(yè)績。策劃、實施、檢查、處置四個環(huán)節(jié)，包攬了所有的與教學(xué)工作有關(guān)的各過程.3院系教學(xué)工作檔案分類由于評估，檔案資料顯得更為重要，因為院系教學(xué)工作相關(guān)資料是學(xué)校教學(xué)工作水平評估的重要支撐之一，更是專業(yè)辦學(xué)水平評估支撐，資料收集整理的好壞，直接影響學(xué)校評估結(jié)論。有關(guān)高校教學(xué)檔案分類的文章不少，但筆者認(rèn)為，這些歸類方法，不能很好地反映出“以評促建

8、，以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的思路。系部的建設(shè)過程，是一個不斷發(fā)展的過程，也是一個PDCA循環(huán)的過程，在院系檔案的分類上也應(yīng)該能較好地體現(xiàn)這一個過程。按照PDCA環(huán)節(jié)來收集、整理教學(xué)工作檔案，體現(xiàn)了一種動態(tài)的循環(huán)，有利于資料的利用和動態(tài)了解院系的教學(xué)工作狀況。結(jié)合評估指標(biāo)對教學(xué)資料的要求，筆者用PDCA方法對院系教學(xué)工作資料進行歸類、編號，并說明檔案立卷辦法，以利院系教學(xué)資料完整收集，合理歸類.類目說明：一級類目：P策劃、D實施、C檢查、A處置；二級類目：以1位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)識（如1，2，3）；三級類目：以2位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)識（如01，02，03）.具體如下：P：策劃1規(guī)劃學(xué)科辦學(xué)規(guī)劃、

9、專業(yè)培養(yǎng)方案、系部發(fā)展規(guī)劃等2實施實現(xiàn)方案的各種教學(xué)管理制度、措施和辦法、院系教學(xué)工作年度計劃、會議記錄等3檢查各種檢查、評價制度、措施等4處置各種獎勵、處罰辦法、修訂、完善各種方案、制度的記錄、會議記錄等立卷說明：所有的策劃除修訂、完善方案記錄、會議記錄外，裝訂成冊（冊內(nèi)按四個環(huán)節(jié)排序），并保留一份不裝訂，作為下面的“實施”過程中的“策劃”.D：實施1師資隊伍01資格年度培養(yǎng)計劃、師資結(jié)構(gòu)（含實驗教學(xué)隊伍）、培訓(xùn)情況、年度總結(jié)、學(xué)歷學(xué)位復(fù)印件等.02科研年度科研（含教研、教改）計劃、各種項目批復(fù)及立項書、專業(yè)科研進校經(jīng)費、各種教學(xué)改革資料等.03授課教學(xué)任務(wù)及工作量統(tǒng)計、課程教學(xué)計劃、課程開

10、出率、停課、調(diào)課情況、教學(xué)方法與手段改革、評課、評教結(jié)果等.04師德履行崗位情況材料、教書育人典型材料、教師的年終考核、社會、學(xué)生對教師師德方面的反映等。2辦學(xué)條件01專業(yè)與課程專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教研室建設(shè)、課程教學(xué)大綱等，相關(guān)會議記錄.02實驗與實踐實驗室建設(shè)、實驗項目建設(shè)、專業(yè)教學(xué)設(shè)備值統(tǒng)計，實驗設(shè)備管理（申購、建賬、使用、維修、報廢等）及設(shè)備資料管理，實習(xí)、實訓(xùn)基地建設(shè)及設(shè)備情況等.03教材與使用選用教材情況及分析，自編教材情況，專業(yè)文獻資料統(tǒng)計等.3學(xué)生資源01生源學(xué)生來源及統(tǒng)計及分析02成績考試考核辦法、課程成績相關(guān)資料（試卷審核、試卷分析、成績冊、參考問案）、計算機過級、英語統(tǒng)考

11、.03能力與素質(zhì)各種競賽、論文發(fā)表、思想道德修養(yǎng)、身體素質(zhì)等.04畢業(yè)與就業(yè)畢業(yè)論文、學(xué)位獲得、就業(yè)情況統(tǒng)計以及用人單位對畢業(yè)生的評價等，畢業(yè)生獲得的榮譽.立卷說明：實施過程以事件為主線，查找該事件的政策性文件，分年度（師資、科研、設(shè)備）或?qū)W年（實驗項目、實習(xí)實訓(xùn)、學(xué)生成績、畢業(yè)論文）收集實施過程中的所有資料.C：檢查學(xué)校的各種教學(xué)檢查、評估的反饋意見和結(jié)果、院系的各種檢查、評價記錄及結(jié)果，相關(guān)會議記錄.立卷說明：檢查，一般為綜合檢查，檢查的內(nèi)容涵蓋師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個內(nèi)容，按事件立卷時，可將檢查資料中相關(guān)內(nèi)容復(fù)印裝入卷中.A：處置各種表彰和處分記錄，總結(jié)、改進材料.1師資教師獲得

12、的各種獎勵或處分情況，對年度師資培養(yǎng)計劃的總結(jié)分析及改進說明.2辦學(xué)專業(yè)、課程、教研室、實驗室、實驗項目、自編教材等的獲獎統(tǒng)計及證明材料。對年度各種計劃的總結(jié)分析及改進說明.3學(xué)生學(xué)生獲得的各種獎勵或處分情況，對年度學(xué)生工作計劃的總結(jié)分析及改進說明.立卷說明：表彰、獲獎及處分原件資料采用分類裝袋，不宜裝訂，留有一套復(fù)印件，分別裝入事件卷中?？偨Y(jié)分析及改進材料按事件分別立薄卷，便于對照查閱.以上的分類一級類目四個，為PDCA四個環(huán)節(jié)；二級類目中只包含師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個內(nèi)容；三級類目在D環(huán)節(jié)中出現(xiàn)，每個二級類目中不多于4個三級類目，三級類目的內(nèi)容是二級類目的細(xì)目，簡潔，易記。立卷時應(yīng)

13、特別注意事件的PDCA環(huán)節(jié)，如發(fā)現(xiàn)事件缺少環(huán)節(jié)，則應(yīng)分析是工作中出現(xiàn)遺漏還是事件歸類太細(xì)，遵照這一原則，配合學(xué)校的檔案立卷辦法，教學(xué)工作檔案收集整理將會完整而無遺漏.三、結(jié)語教學(xué)工作資料收集整理的目的是為了更好地利用資料，院系教學(xué)資料收集歸檔工作不管是否評估，都應(yīng)該做實、做好。引入PDCA方法歸類院系教學(xué)工作檔案，只要將教學(xué)工作中的PDCA環(huán)節(jié)資料收集完整，必定是科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案材料。在日常教學(xué)中，院領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)環(huán)節(jié)查閱資料，及時了解院系建設(shè)狀態(tài)；在各種教學(xué)評估中，只需按照相應(yīng)的評估要求，歸類裝盒，方便快捷，評估完成，資料歸位。這樣，院系的管理者會有更多的時間和精力思考院系教育教學(xué)改革和發(fā)展問題，更好地制定各種激勵機制，實現(xiàn)院系的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展.筆者相信，PDCA方法引入高校院系教學(xué)資料管理中，是切實可行的.參考文獻：周明圣主編.教育系統(tǒng)質(zhì)量管理體