工作分析訪談法

1、訪談法，又稱(chēng)面談法，是訪談人員就某一崗位與訪談對(duì)象按事先擬訂好的訪談提綱進(jìn)行面對(duì)面的交流和討論進(jìn)而收集崗位信息的一種方法。訪談對(duì)象包括該職位的任職者、對(duì)工作較為熟悉的直接主管人員、與該職位工作聯(lián)系比較密切的工作人員、任職者的下屬等。一、選擇訪談法的形式訪談法通常有以下三種形式。（一）個(gè)別員工訪談法個(gè)別員工訪談法主要適用于工作差異較大的崗位以及工作分析時(shí)間較為充足的情況。（二）集體訪談法集體訪談法適用于工作崗位性質(zhì)比較相近的情況。（三）主管人員訪談法主管人員訪談法是指工作分析人員通過(guò)同某一崗位任職者的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面談從而收集崗位信息的一種方法。做好訪談前的準(zhǔn)備工作，是保證訪談成功的重要前提。

2、訪談?wù)咭鶕?jù)調(diào)查的目的、要求和受訪者的特點(diǎn)，事先確定并充分熟悉訪談的內(nèi)容和范圍，確定調(diào)查方案或擬訂訪談提綱。調(diào)查方案的內(nèi)容包括明確訪談的目的、確定訪談的步驟、擬訂提出的問(wèn)題、安排提問(wèn)的順序、選取訪談的對(duì)象等。調(diào)查方案樣本見(jiàn)表2-1。表2-1訪談?wù){(diào)杳方案一、訪談目的為了更好地明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)和任務(wù)，保證各個(gè)崗位之間相互協(xié)調(diào)、配合，共同實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，現(xiàn)企業(yè)人力資，部門(mén)對(duì)企業(yè)各個(gè)崗位進(jìn)行一次全面的工作分析活動(dòng)二、訪談人員的構(gòu)成姓名職務(wù)所在部門(mén)聯(lián)系方式j(luò)訪談對(duì)象姓名職務(wù)采訪時(shí)間聯(lián)系方式k訪談問(wèn)題1.請(qǐng)問(wèn)您的姓名、職務(wù)、職務(wù)編號(hào)是什么2.您所在的部門(mén)？直接上級(jí)主管是誰(shuí)？部門(mén)經(jīng)理是誰(shuí)3.所在崗位的

3、主要工作任務(wù)和職責(zé)4.工作權(quán)限5.工作中需要同哪些部門(mén)或人員接觸5.其他h訪談的形式口個(gè)別訪談法口集體訪談法口主管人員訪談法）、訪談注意事項(xiàng)1.訪談人員要?jiǎng)?chuàng)造和諧、良好的訪談氛圍2 .訪談人員應(yīng)注意做好記錄3 .保證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性二、訪談提綱樣例訪談提綱是指對(duì)訪談的內(nèi)容或問(wèn)題列出一個(gè)大致的綱目，其內(nèi)容是圍繞崗位展開(kāi)的，形式可以多樣化。(一)工作分析非結(jié)構(gòu)化式的訪談問(wèn)題樣本樣本的具體內(nèi)容主要包括如下14個(gè)問(wèn)題。(1) 請(qǐng)問(wèn)您的姓名、職務(wù)、職務(wù)編號(hào)是什么？(2) 您所在的部門(mén)？直接上級(jí)主管是誰(shuí)？部門(mén)經(jīng)理是誰(shuí)？(3) 您所在崗位的目標(biāo)是什么？(4) 您工作的主要職責(zé)是什么？請(qǐng)列舉12個(gè)實(shí)例。(

4、5) 工作中遇到的最大挑戰(zhàn)是什么？有其他人員的協(xié)助嗎？(6) 工作中容易出錯(cuò)的地方有哪些？產(chǎn)生錯(cuò)誤的原因主要是什么？對(duì)其他工作有什么影響？(7) 崗位的任職資格要求大致有哪些？例如教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)等。(8) 工作中需要和哪些部門(mén)的人員接觸？(9) 企業(yè)經(jīng)常從哪些方面對(duì)您的工作績(jī)效進(jìn)行考核？您認(rèn)為從這些方面來(lái)考核是否合理？有無(wú)改進(jìn)的建？(10) 請(qǐng)描述一下您工作的環(huán)境，有什么需要改善的嗎？(11) 工作中需要用哪些設(shè)備？使用頻率高嗎？(12) 工作中有什么不安全的因素嗎？(13) 如果一個(gè)新員工擔(dān)任此崗位，您覺(jué)得他(她)大概需要多長(zhǎng)時(shí)間才能適應(yīng)？(14) 如果企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)，您覺(jué)得自己需要補(bǔ)充哪

5、方面的知識(shí)或者提升哪方面的技能？(二)工作分析結(jié)構(gòu)化訪談提綱及記錄表樣本1 .崗位基本信息(1) 請(qǐng)問(wèn)您的姓名、所屬部門(mén)、所在的崗位及職位編號(hào)？(2) 匯報(bào)工作的對(duì)象是誰(shuí)？你的直接上級(jí)是誰(shuí)？(3) 與您同在一個(gè)崗位任職的同事有哪些？崗位基本信息記錄表樣本見(jiàn)表22o表2-2崗位基本信息記錄表職位名稱(chēng)職位編號(hào)所屬部門(mén)直接上級(jí)職位同崗位人數(shù)下級(jí)人員數(shù)采訪對(duì)象采訪日期2 .職位目標(biāo)(1) 該工作崗位的工作目標(biāo)是什么？(2) 完成該崗位的工作任務(wù)對(duì)公司具有哪些重要意義？3 .工作關(guān)系(1) 為了更好地完成本職工作，工作中需要與公司內(nèi)部哪些職位或部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系？聯(lián)系的頻率如何？(2) 為完成本崗位職責(zé)，需要

6、和公司外部的哪些機(jī)構(gòu)發(fā)生聯(lián)系？聯(lián)系的內(nèi)容是什么？(3) 工作中接受誰(shuí)的監(jiān)督？表23為工作關(guān)系記錄表。表2-3工作關(guān)系記錄表內(nèi)外關(guān)系崗位或部門(mén)發(fā)生關(guān)系內(nèi)容滿意標(biāo)準(zhǔn)頻率與公司內(nèi)各崗位發(fā)生關(guān)系與公司外部機(jī)構(gòu)發(fā)生工作關(guān)系4、工作職責(zé)和權(quán)限(1)警所在崗位的職責(zé)是什么？在各項(xiàng)職責(zé)中分別需要完成什么工作？其主要工作內(nèi)容是什么？(2)您是否承擔(dān)管理他人的工作，若是，管理哪些部門(mén)或職位？直接管轄的人數(shù)有多少？(3) 請(qǐng)您對(duì)剛才所談職責(zé)按重要性進(jìn)行排序，并估計(jì)每項(xiàng)工作所消耗的時(shí)間比率。(4) 衡量您所做的工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)是什么？(5) 除了日常工作外，您每周、每月、每季或每年還需要承擔(dān)哪些其他的工作？(6)您剛才

7、所說(shuō)的崗位職責(zé)是否與別的工作崗位職責(zé)有交叉的部分？如果有，是哪些？您平時(shí)又是怎么協(xié)調(diào)分工的？(7) 工作中是否有獨(dú)立決策的權(quán)限，若有，主要有哪些方面的權(quán)限？崗位職責(zé)和權(quán)限可以記錄在如表24所示的記錄表中。表2-4崗位職責(zé)和權(quán)限記錄表一、崗位職責(zé)重要性工作職責(zé)或任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間比考核標(biāo)準(zhǔn)備注工作權(quán)限5.工作時(shí)間及工作負(fù)荷狀況關(guān)于工作特征的描述如表2-5所示，根據(jù)崗位及相關(guān)情況在每項(xiàng)對(duì)應(yīng)處打，并在括號(hào)里填寫(xiě)相應(yīng)內(nèi)容。表2-5工作時(shí)間及工作負(fù)荷狀況記錄表1.是否經(jīng)常按時(shí)上下班口是口否2.所從事的工作是否忙閑不均口是口否3.若工作狀態(tài)是忙閑不均，則最忙狀態(tài)發(fā)生在哪段寸間()至()4.是否需要經(jīng)常出差口是

8、口否5.若需要經(jīng)常出差，則外出時(shí)間占總工作時(shí)間的比t比重()5.工作負(fù)荷狀況口超負(fù)荷口飽滿口基本飽滿口不飽滿6.工作中使用的設(shè)備員工所使用的設(shè)備可以通過(guò)表2-6所示的記錄表記錄并整理表2-6員工使用的工作設(shè)備和工作環(huán)境記錄表工作活動(dòng)使用設(shè)備設(shè)備使用的頻率使用設(shè)備所需專(zhuān)業(yè)技術(shù)及其他所處的工作環(huán)境7、工作失誤分析工作失誤是指工作中最容易出現(xiàn)失誤的環(huán)節(jié)，記錄表如表2-7所示o表2-7工作失誤分析記錄表容易失誤的工作活動(dòng)或環(huán)節(jié)工作環(huán)境產(chǎn)生的原因產(chǎn)生的后果為了防止失誤的發(fā)生，需要注意什么問(wèn)題，如何避免8.崗位任職資格崗位任職資格是工作分析的兩大內(nèi)容之一，如表2-8所示。表2-8崗位任職資格記錄表問(wèn)題記錄

9、內(nèi)容專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能教育程度職業(yè)資格證書(shū)所需的培訓(xùn)工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰σ蠊芾砟芰︻I(lǐng)導(dǎo)決策能力計(jì)劃組織能力溝通協(xié)調(diào)能力激勵(lì)能力授權(quán)能力人際溝通能力人際關(guān)系處理能力書(shū)面表達(dá)能力語(yǔ)言表達(dá)能力公關(guān)能力溝通能力談判能力其他9 .職業(yè)發(fā)展方向(1)可以晉升的職位有哪些？(2)可以進(jìn)行工作輪換的職位有哪些？可以降級(jí)到哪些職位？10 .其他(1)您認(rèn)為工作中最大的挑戰(zhàn)是什么？(2)在處理這些棘手或重要的問(wèn)題時(shí)，您通常是怎樣做的(3)工作中您最滿意和最不滿意的地方是什么？(4)您是否經(jīng)常同領(lǐng)導(dǎo)溝通？(5)在與領(lǐng)導(dǎo)交談的過(guò)程中，您與他/她主要討論什么問(wèn)題(6)在工作中您是否曾彳出過(guò)重大決定？若有，請(qǐng)舉例說(shuō)明(7)工作中您

10、希望得到哪些方面的培訓(xùn)？(8)對(duì)職位有何補(bǔ)充的內(nèi)容，請(qǐng)說(shuō)明。(三)工作分析問(wèn)卷訪談提綱訪談提綱還可以是問(wèn)卷的形式，如表2-9所示。表2-9崗位分析訪談問(wèn)題樣本二一、崗位基本信息1 .您的姓名、所在崗位、擔(dān)任的職務(wù)2 .所在部門(mén)？直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是誰(shuí)3 .從事本崗位多長(zhǎng)時(shí)間4 .您所在崗位的人員配置情況二、崗位設(shè)置的目的1 .工作結(jié)果要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)2 .該崗位在整個(gè)企業(yè)中的地位如何三、工作職責(zé)1 .您每天必須做的工作是什么?愈是如何做的2 .請(qǐng)您描述自己一天的工作，并對(duì)這些工作按照重要程度的不同進(jìn)行排序續(xù)表3 .工作中有無(wú)需要立即處理的突發(fā)事件發(fā)生?若有，發(fā)生的頻率大概是多少?請(qǐng)舉一個(gè)具體的實(shí)例

11、簡(jiǎn)要地描述一下您是如何處理的4 .您認(rèn)為工作中最大的困難是什么四、工作權(quán)限5 .在工作中您有哪些權(quán)限6 .為了更好地展開(kāi)工作，您覺(jué)得還應(yīng)增加哪些權(quán)限五、工作關(guān)系1 .在工作過(guò)程中您需要和哪些人員發(fā)生聯(lián)系（包括企業(yè)內(nèi)部和外部）2 .若工作聯(lián)系密切，在聯(lián)系過(guò)程中有無(wú)發(fā)生過(guò)摩擦?若有，發(fā)生的頻率大概是多少?通常最后是怎么解決的六、工作時(shí)間1 .您正常的工作時(shí)間從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)2 .工作期間任務(wù)是否分布均勻3 .平常有無(wú)加班4 .工作期間是否經(jīng)常出差七、工作環(huán)境5 .請(qǐng)簡(jiǎn)要描述一下您的工作環(huán)境6 .工作中有無(wú)職業(yè)病或其他危險(xiǎn)發(fā)生7 .您對(duì)目前的工作環(huán)境有何改善的建議、工作設(shè)備清描述工作中需要使用哪些設(shè)備，

12、并說(shuō)明使用的頻率1 .一般使用2 .經(jīng)常使用3 .偶爾使用九、崗位任職資格說(shuō)明1 .您認(rèn)為勝任本崗位的最低學(xué)歷要求是什么2 .本崗位對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)有什么要求3 .勝任本崗位具體需要具備哪些能力？請(qǐng)舉12個(gè)實(shí)例說(shuō)明4 .其他要求十、其他補(bǔ)充事項(xiàng)5 .三、訪談法的技巧即便訪談方案、訪談提綱設(shè)計(jì)得很科學(xué)，如果不掌握訪談的技巧或者技巧運(yùn)用不當(dāng)，也難以保證訪談的效果。實(shí)施訪談大致分為四個(gè)步驟：雙方的見(jiàn)面、建立融洽的關(guān)系、正式訪談、訪談結(jié)束。訪談?wù)咭炀毜卣莆赵L談技巧，如選擇合適的訪談環(huán)境、制造愉快的訪談氣氛、注意談話的語(yǔ)氣及提問(wèn)的方式等。在進(jìn)入正式訪談之前，訪談人員可以先談?wù)勈茉L者較熟悉或感興趣的事情，以消

13、除其拘束感，然后逐步地把話題引向調(diào)查的內(nèi)容。在正式訪談時(shí)，訪談人員要注意控制訪問(wèn)的進(jìn)程、提問(wèn)的語(yǔ)氣、語(yǔ)速、語(yǔ)言表達(dá)清楚程度、表情等方面的問(wèn)題。在訪談過(guò)程中，訪談人員的目光要直接與受訪者交流；受訪者回答問(wèn)題時(shí)，訪談人員要專(zhuān)心傾聽(tīng)。無(wú)論采取何種訪談方法，訪談過(guò)程中一般都需要做記錄。在做記錄之前，訪談人員應(yīng)事先征求受訪者的意見(jiàn)，對(duì)于有顧慮的受訪者，訪談人員應(yīng)對(duì)其做好思想工作，對(duì)其講明調(diào)查內(nèi)容的保密性、所獲得的信息的用途、記錄的內(nèi)容對(duì)他們產(chǎn)生的影響等。若受訪者仍然不能消除顧慮，則可在交談時(shí)不記錄，待交談結(jié)束后訪談人員再做記錄。記錄的方式有兩種：筆記和錄音。一般來(lái)說(shuō)，受訪者都不愿意接受錄音這種方式，故錄音前必須征得對(duì)方同意，否則容易引起對(duì)方誤會(huì)和不安，影響訪談的順利進(jìn)行。訪談人員在做筆記時(shí)，要注意不能只顧著記筆記而忽視受訪者的存在。訪談人員還應(yīng)控制好訪談的進(jìn)程和時(shí)間，最好能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束訪談，若因某種原因未能完成訪談的內(nèi)容，需要延長(zhǎng)訪談時(shí)間時(shí)，則應(yīng)征得受訪人員的同意且表示歉意。在訪談結(jié)束后，訪談?wù)邞?yīng)真誠(chéng)地感謝受訪者對(duì)其工作的支持和配合。四、使用訪談法的注意事項(xiàng)訪談法有其自身的優(yōu)點(diǎn)。其實(shí)施較為容易且方便可行，訪談?wù)哌€可以引導(dǎo)被訪談?wù)哌M(jìn)行深入交談以獲得利用其他方法不易觀察到的多方面信息。其不足之處是受訪者對(duì)訪談的動(dòng)機(jī)往往持懷疑態(tài)度，在回答問(wèn)題時(shí)有所保留，