策劃書分組接待組四稿

1、外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)外語外貿(mào)大學(xué)第十二次學(xué)生（接待組）策劃書外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)（南校區(qū)）辦公室2018 年 4 月外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)目錄一、活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)2二、活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)2三、安排2（一）總安排2（二）接待組安排3四、活動(dòng)流程安排5（一）前期工作籌備5（二）預(yù)備會(huì)議前接待工作6（三）合照引導(dǎo)工作9（四） 轉(zhuǎn)場(chǎng)退場(chǎng)引導(dǎo)工作12五、應(yīng)急預(yù)案13六、. 151外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)一、活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)（南校區(qū)）辦公室接待籌備工作組二、活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)1.活動(dòng)時(shí)間：2018 年 5 月 26 日（六）8:00-17:002.活動(dòng)地點(diǎn)：外語外貿(mào)大學(xué)（南校區(qū)）B8 學(xué)術(shù)報(bào)告廳三、安排（一）

2、總安排2時(shí)間內(nèi)容5 月 18 日5 月 23 日前期工作籌備5 月 20 日第一次彩排5 月 24 日第二次彩排5 月 25 日第三次彩排5 月 26 日7:107:30接待組小組會(huì)議7:307:50代表團(tuán)接待工作踩點(diǎn)7:508:00大會(huì)團(tuán)會(huì)議引導(dǎo)代表團(tuán)簽到入場(chǎng)就座8:108:40預(yù)備會(huì)議8:409:00引導(dǎo)代表嘉賓合照9:0010:00開幕式10:0012:00第一次全體會(huì)議12:0012:50引導(dǎo)代表用餐12:5013:30分團(tuán)會(huì)議外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)（二）接待組安排1.接待組成員組長(zhǎng)：胡洪蕾 、鄭力中組員：傅錦儀、張嘉譽(yù)、王韶昆 、鐘婉晴 、李耀良 、湯志彬 、馮慕嫻、 陳怡晴外援：A B

3、 C D E F G H（外援 A-H 為接待組和場(chǎng)控組一同使用的外援 ） R S T U V W X Y Z1 Z22.團(tuán)第一次會(huì)議后安排：3到場(chǎng)備注（省，正副校長(zhǎng)，機(jī)關(guān)處）外援 R，外援 K，外援L三名外援在學(xué)術(shù)報(bào)告廳大門前適當(dāng)位置站位， 外援 R 負(fù)責(zé)留在門口接待，并通知其他外援引導(dǎo)入場(chǎng)。待領(lǐng)導(dǎo)接近，外援 K 負(fù)責(zé)引導(dǎo)去休息室。L應(yīng)急同時(shí)有另外到時(shí)間內(nèi)容14:0015:50第二次全體會(huì)議15:5016:05第十二屆第一任全體委員會(huì)第一次會(huì)議16:1016:40第三次全體會(huì)議17:1017:30第四次全體會(huì)議17:30 之后引導(dǎo)代表，團(tuán)退場(chǎng)外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)3.引導(dǎo)代表團(tuán)入場(chǎng)安排4學(xué)院代表

4、團(tuán)備注英文學(xué)院胡洪蕾考慮到南校代表團(tuán)對(duì)南校區(qū)較為熟悉，北校區(qū)代表團(tuán)則會(huì)相對(duì)陌生， 北校大部分的學(xué)院由南校的助理去對(duì)接，南校的學(xué)院由外援進(jìn)行對(duì) 接；另外外聯(lián)部的外援屬于一一對(duì)口校外嘉賓經(jīng)貿(mào)學(xué)院外援 B商英學(xué)院陳怡晴外援 C會(huì)計(jì)學(xué)院外援 D金融學(xué)院外援 E西語學(xué)院李耀良東語學(xué)院外援 F到場(chǎng)備注達(dá)團(tuán)外援 I，外援 J催場(chǎng)組 （I，J）負(fù)責(zé) 團(tuán)第一次會(huì)議后引導(dǎo) 團(tuán)成員出來合照，合照后仍然由催場(chǎng)組成員引導(dǎo)歸位學(xué)院（各副書記、團(tuán)委書記）外援 R，外援 K，外援L院團(tuán)委書記由對(duì)應(yīng)學(xué)院引導(dǎo)到代表團(tuán)相應(yīng)位置后，再由引導(dǎo)往前排就坐合照前引導(dǎo)至?xí)h室休息，合照后引導(dǎo)歸位外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)4.簽到處安排5.全委會(huì)會(huì)議

5、前后引導(dǎo)工作5內(nèi)容站位B8 大門外援 V，外援 W簽到處 1鐘婉晴，外援 X簽到處 2張嘉譽(yù)，外援 Y1外援 Z12外援 Z2學(xué)院代表團(tuán)備注中文學(xué)院外援 G的，不考慮到所需外援范疇中來法學(xué)院外援 H教育學(xué)院外援 R信息學(xué)院外援 S政管學(xué)院外援 T翻譯學(xué)院王韶昆學(xué)院外援 A藝術(shù)學(xué)院外援 U公開學(xué)院湯志彬國(guó)際學(xué)院馮慕嫻留學(xué)生院鄭力中外校嘉賓外聯(lián)外援（外聯(lián)部負(fù)責(zé)），傅錦儀外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)四、活動(dòng)流程安排（一）前期工作籌備6時(shí)間工作內(nèi)容安排5 月 18 日5 月 23 日1. 準(zhǔn)備物資2. 對(duì)接引導(dǎo)外校嘉賓的外聯(lián)3. 與吳怡，對(duì)接的接待4. 對(duì)接外援，收集方式5. 各代表團(tuán)，相關(guān)事宜5 月 24 日

6、1. 彩排2. 檢查物資3. 接待組小組會(huì)議4. 確定接待路線5 月 25 日1. 彩排2. 檢查物資3. 接待組小會(huì)議4. 走一遍接待路線5. 分發(fā)匯編6. 分配工作證與午餐券引導(dǎo)全委會(huì)成員從右邊門進(jìn)出外援 R，外援 T外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)（二）預(yù)備會(huì)議前接待工作1.小組會(huì)議（1）組長(zhǎng)清點(diǎn)接待組人數(shù)，及時(shí)未到成員（2）全體成員確認(rèn)2.代表團(tuán)接待工作踩點(diǎn)工作內(nèi)容（1）負(fù)責(zé)北校接待的成員與北校各代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)保持，在北校包車到清點(diǎn)人數(shù)，引導(dǎo)至 B8 簽達(dá)后接待至館門前空白區(qū)域，交由到處。（2）負(fù)責(zé)南校接待的成員安排南校各代表團(tuán)在指集合，清點(diǎn)人數(shù)后接待至 B8 進(jìn)行簽到。置（參照站位圖）注：南校接待站位

7、圖7B8 報(bào)告廳階梯學(xué)院中間通道供進(jìn)場(chǎng)藝術(shù)學(xué)院國(guó)際學(xué)院館階梯靠近語心湖一側(cè)政管學(xué)院信息學(xué)院教育學(xué)院經(jīng)貿(mào)學(xué)院法學(xué)院時(shí)間工作內(nèi)容安排7.踩點(diǎn)，在接待與集合位置用膠做標(biāo)記外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)3.簽到（兩個(gè)簽到點(diǎn)對(duì)應(yīng)學(xué)院根據(jù)后期座位表安排）（1）簽到示意圖8簽到點(diǎn) 1簽到點(diǎn) 2鐘婉晴（1）外援 X（2）張嘉譽(yù)（1）外援 Y（2）學(xué)院代表團(tuán)英文學(xué)院商英學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院西語學(xué)院法學(xué)院 公開學(xué)院國(guó)際學(xué)院信息學(xué)院留學(xué)生院外校嘉賓經(jīng)貿(mào)學(xué)院金融學(xué)院東語學(xué)院中文學(xué)院高翻學(xué)院學(xué)院藝術(shù)學(xué)院政管學(xué)院教育學(xué)院校內(nèi)學(xué)院名稱集合位置會(huì)計(jì)學(xué)院實(shí)驗(yàn)樓 E 棟門口金融學(xué)院實(shí)驗(yàn)樓 E 棟門口外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)舞臺(tái)門門小投影小投影側(cè)門側(cè)門14

8、排14排14排A1B1C1D148排48排48排812排812排812排A2C2D2B21216排1216排1216排12簽到處 2簽到處 1圖一（2）簽到流程及注意事項(xiàng)接待各學(xué)院的帶至相應(yīng)簽到處，簽到清點(diǎn)人數(shù)后將代表證與午餐券發(fā)給各團(tuán)長(zhǎng)，交由團(tuán)長(zhǎng)分發(fā)給各代表。9大門外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)簽到1 負(fù)責(zé)指引代表簽到，簽到2 檢查并核對(duì)代表置就座。證；接待各學(xué)院的帶領(lǐng)各代表團(tuán)到指大門處，1,2負(fù)責(zé)禮儀引導(dǎo)，簽到點(diǎn) 1 對(duì)應(yīng)學(xué)院由1 入場(chǎng)，簽到點(diǎn) 2 對(duì)應(yīng)學(xué)院由2 入場(chǎng)。（三）合照引導(dǎo)工作1.合照?qǐng)D新聞外 學(xué)校 院嘉 團(tuán)賓 委書記政管學(xué)院團(tuán)委書記教育院黨團(tuán)委書記中文學(xué)院團(tuán)委書記西語學(xué)院團(tuán)委書記會(huì)計(jì)學(xué)院團(tuán)

9、委書記商英學(xué)院團(tuán)委書記英文學(xué)院團(tuán)委書記經(jīng)貿(mào)學(xué)院團(tuán)委書記商學(xué)院池團(tuán)委書記金融學(xué)院團(tuán)委書記東語學(xué)院團(tuán)委書記信息學(xué)院團(tuán)委書記翻 藝譯 術(shù)學(xué) 學(xué)院 院團(tuán) 團(tuán)委 委書 書記 記法學(xué)院團(tuán)委書記機(jī)關(guān)部處領(lǐng)導(dǎo)外校嘉賓新聞學(xué)院黨委副書記政管學(xué)院黨委副書記教育學(xué)院黨委副書記中文學(xué)院黨委副書記西語學(xué)院黨委副書記會(huì)計(jì)學(xué)院黨委副書記商英學(xué)院黨委副書記英文學(xué)院黨委副書記經(jīng)貿(mào)學(xué)院黨委副書記商學(xué)院池黨委副書記金融學(xué)院黨委副書記東語學(xué)院黨委副書記信息學(xué)院黨委副書記翻譯學(xué)院黨委副書記藝術(shù)學(xué)院黨委副書記法學(xué)院黨委副書記機(jī)關(guān)部處領(lǐng)導(dǎo)外校嘉賓外校嘉賓省學(xué)聯(lián)代表外校嘉賓趙樂明珠外校嘉賓宋思穎莊亮心林宗維卜潤(rùn)蘭杜顯邦副校長(zhǎng)隋廣軍陳艷霞韓兆

10、云崔敏芬劉郎蘇奕吳怡姜喬馬克思主義學(xué)院代表政管學(xué)院黃梓豪教育學(xué)院黃慧洋中文學(xué)院何淑儀西語學(xué)院何詩(shī)琪會(huì)計(jì)學(xué)院潘星宇商英學(xué)院詹渝欣經(jīng)貿(mào)學(xué)院陳家興金融學(xué)院許泳儀東語學(xué)院翁錦彬信息學(xué)院謝勇生藝術(shù)學(xué)院黃芷芊留學(xué)生院代表公開學(xué)院代表新聞學(xué)院陶冉英文學(xué)院鞏晗商學(xué)院池曉霓法學(xué)院謝子聰翻譯學(xué)院李璇國(guó)際學(xué)院代表10外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)備注：外校嘉賓的位置只是大家的站位，并不是顯示人數(shù)的多少。2.合照進(jìn)退場(chǎng)路線圖（1）合照路線圖說明：11會(huì)議室過道舞臺(tái)過道門門小投小投側(cè)門側(cè)門14排14排14排A1B1C1D148排48排48排812排812排812排A2B2C2D21216排1216排1216排12合照處相機(jī)外語外貿(mào)

11、大學(xué)學(xué)生會(huì)實(shí)線表示前往合照路線、虛線表示合照后歸位路線。紅色代表引導(dǎo)主席團(tuán)成員的進(jìn)退路線，表示引導(dǎo)學(xué)院、通知吳怡接待的進(jìn)退路線圖。接待：提前到的時(shí)候，由 R，S，T，K，L 負(fù)責(zé)對(duì)接，沿藍(lán)色路線進(jìn)出。接待學(xué)院：合照前由 R，S，T，K，L 負(fù)責(zé)對(duì)接，沿路線進(jìn)出（四）轉(zhuǎn)場(chǎng)退場(chǎng)引導(dǎo)工作1.北校安排：(1).各北校負(fù)責(zé)接待的接待，在會(huì)議結(jié)束前三分鐘（約 11:57）到達(dá)各自負(fù)責(zé)的北校代表團(tuán)座位附近。(2).在會(huì)議結(jié)束后，舉著對(duì)應(yīng)牌子按照退場(chǎng)路線，指引北校代表團(tuán)按照退場(chǎng)順序退場(chǎng)，隨后帶領(lǐng)代表團(tuán)按照 B8-館-E 棟-F 棟-G 棟-A 棟-隧道-1 飯的順序帶領(lǐng)代表團(tuán)到第一飯?zhí)镁筒停龑?dǎo)代表團(tuán)到指定區(qū)

12、域就餐，同時(shí)接待引導(dǎo)也在食堂就餐。(3).在 13:15 時(shí)，后，檢查代表證以及到達(dá)各代表團(tuán)就餐區(qū)域，待代表團(tuán)開完分團(tuán)會(huì)議，帶領(lǐng)代表團(tuán)到達(dá) B8 就座，如果有未到人員，通知團(tuán)長(zhǎng)，并且告知簽到，代表證遺失，申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。(4).在 17:20 時(shí)，接待北校的次全體會(huì)議結(jié)束后引導(dǎo)北校代表到到達(dá)北校各學(xué)院座位處，17:30 第四館門前空地等待包車。2.南校安排：(1).各南校負(fù)責(zé)接待的接待，在會(huì)議結(jié)束前三分鐘（約 11:57）到達(dá)各自負(fù)責(zé)的南校代表團(tuán)座位附近。12外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)(2).在會(huì)議結(jié)束后，舉著對(duì)應(yīng)牌子按照退場(chǎng)路線，指引南校代表團(tuán)按照退場(chǎng)順序退場(chǎng)，隨后帶領(lǐng)代表團(tuán)按照 B8-館-E 棟-F 棟

13、-G 棟-A 棟-隧道-1 飯的順序帶領(lǐng)代表團(tuán)到第一飯?zhí)镁筒?，引?dǎo)代表團(tuán)到指定區(qū)域就餐，同時(shí)接待引導(dǎo)也在食堂就餐。(3).在 13:15 南校接待通過提醒各代表團(tuán)前往 B8 報(bào)告廳，再次告知集合時(shí)間 13:35，并且提前告知集合位置，舉著牌子等待代表團(tuán)到達(dá)，到達(dá)之后接待檢查代表證，則申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。(4).檢查所有代表到齊及代表證未丟失之后，可以帶領(lǐng)代表團(tuán)到達(dá)B8 座位，領(lǐng)代表團(tuán)入座。未到通知團(tuán)長(zhǎng)，以及告知簽到。隨后帶3.下午代表團(tuán)集合位置圖（1）南校接待下午館門口集合位置分布：（2）南校接待下午 B8 門口集合位置分布13B8 報(bào)告廳階梯學(xué)院中間通道供進(jìn)場(chǎng)藝術(shù)學(xué)院國(guó)際學(xué)院館階梯靠近語心湖一側(cè)政管學(xué)

14、院信息學(xué)院教育學(xué)院經(jīng)貿(mào)學(xué)院法學(xué)院外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)（3）南校接待下午實(shí)驗(yàn)樓門口集合位置五、應(yīng)急預(yù)案14序號(hào)突況解決方案1或校外嘉賓早到若早到，安排中的 K，L，R，S， T 引導(dǎo)到休息室休息，若校外嘉賓早 到，由外聯(lián)部負(fù)責(zé)引導(dǎo)其參觀校園。到達(dá)規(guī)定時(shí)間后，接待組成員引導(dǎo)和校外嘉賓到會(huì)場(chǎng)指置2或校外嘉賓若 ，負(fù)責(zé)接待 的接待組成員通知吳怡 ，由吳怡，接待校外嘉賓的接待 通知校外嘉賓，確定對(duì)方方位以及估計(jì)到場(chǎng)時(shí)間。如果 或過多校外嘉賓 ，則場(chǎng)控組負(fù)責(zé)安撫到場(chǎng)成員情緒，場(chǎng)內(nèi) 音樂以及 緩解氣氛，待及校外嘉賓到達(dá)后開始合照3接待外援或辦公室工作或未到在工作開始前清點(diǎn)人數(shù)，發(fā)現(xiàn)未到組長(zhǎng)立刻，若工作開始后仍

15、未到，則由接待代表團(tuán)人數(shù)較少的接待頂替未到接待，該接待負(fù)責(zé)接待兩個(gè)代表團(tuán)學(xué)院名稱集合位置會(huì)計(jì)學(xué)院實(shí)驗(yàn)樓 E 棟門口金融學(xué)院實(shí)驗(yàn)樓 E 棟門口外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)六、15部門鄭力中（組長(zhǎng)）辦公室胡洪蕾（組長(zhǎng)）辦公室湯志彬辦公室馮慕嫻辦公室序號(hào)突況解決方案4與會(huì)到達(dá)過早， 報(bào)告廳未開門安排已到達(dá)在報(bào)告廳門口有秩序排隊(duì)等待，如遇雨天，則安排已到達(dá)前往館層或?qū)嶒?yàn)樓一樓避雨5若會(huì)議當(dāng)天下雨，合照改為室內(nèi)進(jìn)行接待組按原定室內(nèi)合照路線引導(dǎo)參與合照人員進(jìn)行合照6午餐午休集合時(shí)間出現(xiàn)丟失情況有代表團(tuán)員及時(shí)撥機(jī)，或者聯(lián)絡(luò)7若下雨轉(zhuǎn)場(chǎng)退場(chǎng)取傘方案代表簽到入場(chǎng)后，簽到 整理雨傘，擺放整齊，上午與下午會(huì)議結(jié)束前 接待各學(xué)院的 到達(dá)學(xué)院對(duì)應(yīng)區(qū)域，會(huì)議結(jié)束時(shí)帶領(lǐng)代表團(tuán)排隊(duì)退場(chǎng)，到放