時(shí)間的分析培訓(xùn)講義

1、對時(shí)間的分析【本講重點(diǎn)】分析時(shí)間的重要性時(shí)間分析方法【忠告】 我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無法追回的。真正的價(jià)值在于我們利用它 做什么事。我們只有 176 個(gè)小時(shí)來完成每個(gè)月的目標(biāo)， 只有 2112 個(gè)小時(shí)來完成每年的目標(biāo)， 只要時(shí)間一流逝， 我們就一無所獲。讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢， 你損失了你的時(shí)間就等于是抵押了你的未來。 時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。分析時(shí)間的重要性 多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒有周末，沒有休息時(shí)間，簡直就是“忙碌”二 字的化身。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色， 他們在工作中表現(xiàn)出來的忙亂與普通員工有

2、很大的差異。 有沒有方法提高時(shí)間的利用率， 有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人？下面就來分析職業(yè)經(jīng)理 之所以忙亂的原因。無計(jì)劃或計(jì)劃不周由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況， 所以， 很多職業(yè)經(jīng)理覺得計(jì)劃對于他們沒有作用。 總 認(rèn)為計(jì)劃不如變化快，所以干脆不定計(jì)劃。計(jì)劃是時(shí)間管理的前提，沒有計(jì)劃，也就談不上 有效的時(shí)間管理。工作無主次工作總有主要與次要的差別， 作為職業(yè)經(jīng)理， 由于他的很多工作會影響到其他人， 因而 在工作中， 必須分清楚哪些事情是必須做的， 哪些事情可以慢一點(diǎn)處理， 哪些事情不必親力 親為。 對于必須做的事情，不但要優(yōu)先處理， 還要規(guī)定一個(gè)時(shí)限。 不要讓不重要的事情影響 到整個(gè)部門、團(tuán)隊(duì)的工

3、作。有很多人按照先后順序來安排工作， 這種方法的本身就沒有主次之分， 弊病是在次要工 作上浪費(fèi)很多時(shí)間， 因?yàn)闀r(shí)間是有限的， 必然用在重要工作上的時(shí)間就要相對減少。 這是優(yōu) 秀職業(yè)經(jīng)理要避免的。不對下屬授權(quán)職業(yè)經(jīng)理的主要角色是管理者， 管理就要向下屬進(jìn)行有效的授權(quán)， 通過下屬去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。 不向下屬授權(quán)， 很多工作都得由自己去完成。 總認(rèn)為這個(gè)工作下屬做不了， 那個(gè)工作下屬做 不了， 所有的工作都由自己做， 而下屬無事可做。 這種情況實(shí)際上是你在替下屬工作， 而作 為職業(yè)經(jīng)理需要做的很多工作反而沒有時(shí)間去完成， 原因就在于把時(shí)間用錯了地方， 用在根 本不需要親自去做的事情上。 自己忙得不可開交，

4、 結(jié)果不但家人報(bào)怨， 上司和下屬也不覺得 你好。 上司認(rèn)為你的工作效率低，員工認(rèn)為你不認(rèn)可他的工作能力?？傊?，不向下授權(quán)往往會吃力不討好。溝通不善前面說過，企業(yè) 70%的問題是溝通障礙引起的。關(guān)于溝通障礙引起的時(shí)間浪費(fèi)主要體現(xiàn) 在兩個(gè)方面：1. 時(shí)間用于處理溝通不善帶來的惡果例如， 某員工對公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是，這 位員工卻私下議論， 或者透露給客戶，一傳十，十傳百， 員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶 中傳開，給公司形象帶來消極影響。 作為上司，必須花時(shí)間去處理由此帶來的負(fù)面效應(yīng)。如 果員工能夠與你進(jìn)行有效溝通，就不需要花費(fèi)時(shí)間去處理私下議論帶來的負(fù)面影響了

5、。2. 無效溝通 花了很多時(shí)間，卻沒有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時(shí)間沒有效率。 很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了大量的時(shí)間與下屬進(jìn)行溝通。 問題不是有沒有溝通， 而是溝通 的效果如何。溝通只是第一步， 目的是為了獲得高效的溝通。 溝通沒有了效果，我們稱之為“溝而不通” 。不良習(xí)慣 有的人把大量時(shí)間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。 例如， 喜歡在電話里聊天； 在桌面上堆放一大堆 材料，用的時(shí)候就得花時(shí)間去找；有些人屬心血來潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人對 辦公環(huán)境特別敏感， 必須在一定的環(huán)境中才能靜心工作； 有些人在某些時(shí)段的工作效率不高。 對于不良習(xí)慣，可能自己沒有意識到，但實(shí)際上浪費(fèi)了很多時(shí)間。如果是普通員

6、工，不良習(xí)慣只會影響一個(gè)人。 作為職業(yè)經(jīng)理， 要和下屬進(jìn)行交流， 不良 習(xí)慣就會影響到很多人，甚至影響部門的工作?！臼吕咳肆Y源部任經(jīng)理為人誠懇、 工作勤奮， 但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情， 每天都忙， 卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動：8: 30 上司找任經(jīng)理談有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00 。10:00 正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了 20 分鐘。10:20 給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請示匯報(bào)工作，一直到 11:00 。11:00 處理文件報(bào)告等，到 12:00 ，還有一部分沒有過目。吃過午飯， 看了一會報(bào)紙， 聊了一會天

7、， 猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào) 告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00 與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜， 由于對招聘主管不放心， 本應(yīng)是他的 職責(zé)， 任經(jīng)理又全包了下來， 包括招聘計(jì)劃、 招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確 定，這項(xiàng)工作又占去兩個(gè)小時(shí)。16:00 剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告， 一個(gè)下屬又進(jìn)來請示工作， 順便聊了一會私事和 公司最近的傳聞。4：30 召集下屬開會， 因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到 5:00 。已經(jīng)沒有時(shí)間寫報(bào)告， 只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。 晚上又得加班了

8、。 仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。 會議安排沒有計(jì)劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實(shí)行有效控制。 上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。 對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。 事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動性。 沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。 不會說“不”，對隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。 樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成?！局腋妗?浪費(fèi)時(shí)間的根本原因還在于自己！【自檢

9、】分析一下自己的工作時(shí)間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對時(shí)間是如何控制的？時(shí)間分析方法時(shí)間價(jià)值的計(jì)算你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢？進(jìn)行時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫助 你理解時(shí)間意味著什么？1.計(jì)算方法（1）成本價(jià)值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時(shí)間之比。每周工作五天， 每年就是242個(gè)工作日，合1694小時(shí)。表5-1成本價(jià)值計(jì)算年薪（元）每天的價(jià)值（元）每小時(shí)的價(jià)值（元）每分鐘的價(jià)值（元）1500025000350004500055000650007500085000100000收入價(jià)值法。即銷售目標(biāo)（年銷售額或年利潤額）與工作時(shí)間之比。 表5-2 收入價(jià)值計(jì)算銷售額（

10、萬元）每天的價(jià)值（萬元）每小時(shí)的價(jià)值（萬元）每分鐘的價(jià)值（萬元）1000050001000020000500002. 時(shí)間價(jià)值計(jì)算法的啟示（1）每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值時(shí)間就是金錢，浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費(fèi)的時(shí)間，無論如何也 彌補(bǔ)不了。（2）錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來的。一天浪費(fèi)（不管什么原因） 1 2小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高10 30%顯然，這是十分困難的。（3）浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)金錢用上面的兩種方法計(jì)算一下時(shí)間價(jià)值，并牢牢記住：浪費(fèi)了多少時(shí)間時(shí)，就是浪費(fèi)了多少錢。（4）時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的

11、、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動上。 時(shí)間支配能力分析請回答下列問題，測試一下你對時(shí)間的支配能力。請問答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（2）你是否在固定的時(shí)間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？（7）你只歡迎那些實(shí)在的、對公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會議嗎？（9）你只參加那些對本部門的工作有直接影響的會議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人

12、給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？（13）你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵部下遇到問題時(shí)開動腦筋，提出獨(dú)立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時(shí)，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？（19） 當(dāng)你遇到非得靠專門知識與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問題時(shí)，你是否請教專家協(xié)助， 而不 是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會議時(shí)是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會見未約來訪者？回答“

13、是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的時(shí)間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。如果?0-80分，表明你基本上能夠有效支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考 測試結(jié)果對照檢查。如果得30-60分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個(gè)方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。 只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時(shí)間里取得更高的效益。如果得30分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問題或?qū)⒈唤饴殻悄懔⒓慈σ愿疤岣咝?益。工作緊急性分析1. 目的分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急

14、程度安排工作的先后順序。2. 工具運(yùn)用工作緊急性分析表。表5-3 工作緊急性分析表姓名：日期：年月 日緊急性 工作事項(xiàng)非常緊急（馬上要做）緊急（短時(shí)間內(nèi) 要做）不很緊急（可 從長計(jì)議）不緊急（無時(shí) 間要求）頻次時(shí)間在緊急性的四格中選擇“”即可3.程序（1）將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做的）；不很緊急，可從長計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月）（3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。4工作緊急性分析法的啟示（1）統(tǒng)計(jì)你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作

15、？（2）非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營銷策略、產(chǎn) 品品質(zhì)等重大問題，與時(shí)間無關(guān)。（3）“緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問題越大。（4）“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問題越大。（5）除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。工作重要性分析1. 目標(biāo)分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。2. 方法運(yùn)用工作重要性分析表。表5-4 工作重要性分析表姓名：日期：年 月 日重要性 工作事項(xiàng)非常重要（絕 對要做）重要（應(yīng)該做）不很重要（可 做可不做）不重要（可 不做）頻次時(shí)間在重要性的四格中選擇“”即可（1

16、）將工作事項(xiàng)的重要性分四檔：非常重要，絕對要做（即其他事情都可以不做，也 要做的事項(xiàng)）；重要，應(yīng)該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點(diǎn)） 不重要，可不做（做也不見得好）。（2） 統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同重要程度的工作事項(xiàng)各占多少（單位：日、周、月）。（3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同重要程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。3工作重要性分析法的啟示（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)。（3）重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。（5）特別注意對“重要

17、”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。會議分析1. 目的分析會議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。2. 方法運(yùn)用會議分析表。（1）分析會前準(zhǔn)備情況表5-5 會議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會議名目會議倡議計(jì)劃用時(shí)實(shí)際用時(shí)原因分析會議必要性評估必須的目的明確的目的不明確的可不開的有無會議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？ 參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會議過程是否準(zhǔn)時(shí)開會？為什么？是否跑題？是否按計(jì)劃進(jìn)行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按時(shí)結(jié)束？（3）會后分析：會議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會者沒有？會議決議的執(zhí)行情況。會議必要性評估。以上三步分析，主要用于對浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的

18、 “馬拉松”會議或嚴(yán)重?zé)o效會議的詳細(xì)分析。3. 會議分析法的啟示（1） 根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%如何利用好這 20%勺時(shí) 間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會”、“專題討 論會”等。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。（3）事先準(zhǔn)確通知參會人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。最好養(yǎng)成以簡明 的書面形式的通知大家會議計(jì)劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。（4）嚴(yán)格會議紀(jì)律。（5）參加別人召集的會議，可請求召集人確認(rèn)會議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。 干擾因素分析1. 目的分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。2. 方法運(yùn)用干擾因素分析表。表5-6 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)?！熬然稹睏l理不清計(jì)劃不周無效會議