借用物資管理辦法(征求意見稿)

1、借用物資管理辦法（征求意見稿）一、管理目的為加強公司借用物資的管理，規(guī)范借用物資管理流程，控制借用物資規(guī)模,特制定本管理辦法。二、管理范圍本管理辦法規(guī)定了借用物資管理的職責、程序和責任追溯等要求。本管理辦法適用于:招 （投） 標、 參展、 送檢測試、科研等借用物資的借用管理；工裝設(shè)備的借用管理；其它借用物資的管理。三、工作職責1. 本辦法由生產(chǎn)與物料控制部負責牽頭組織實施。生產(chǎn)與物料控制部負責借用物資的保管和收發(fā)；組織歸還物資牽頭處理；負責借用物資的臺賬管理，定期盤點和檢查， 借用物資的監(jiān)督與考核，確保借用資產(chǎn)安全可控。（修訂增加了由PMC&B牽頭組織召開歸還借用物資審理會，審理會成員

2、由各相關(guān)部門共同參與，對歸還物資形成處理意見，避免物資沉淀，落實責任追溯）2. 借用單位負責設(shè)置專人對本單位借用物資進行管理，負責辦理借用和歸還手續(xù)，建立內(nèi)部管理臺賬；跟蹤和落實借用物資狀況，提前通知借用責任人及時歸還到期借用物資，負責按借用物資歸還流程要求辦理銷借手續(xù)，承擔借用物資的責任追溯。（ 本著“誰借用誰負責”的原則，修訂將原辦法中借用物資歸還至客戶服務(wù)中心即可銷借，調(diào)整為需經(jīng)客戶中心符合性初檢合格后，審理會形成處理意見， 歸還流程結(jié)束后借用單位或借用人再辦理銷借，有利于歸還物資的責任界定和追溯）3. 借用責任人為借用物資管理責任人，對借用物資所有權(quán)及狀態(tài)負責，應(yīng)保證借用物資全過程的性

3、能完好及附件、包裝等齊全，確保歸還狀態(tài)與借用狀態(tài)一致，并承擔按期歸還以及逾期追溯責任。（ 營銷公司意見：只能保證歸還物資與原借用物資一致。修訂要求歸還物資需與借用單信息一致且符合性初檢合格才能視為歸還）4. 客戶服務(wù)中心負責所有歸還借用物資的符合性初檢，及時安排返修計劃，安排專人負責返修過程的跟蹤和落實，做好借用物資返修費用的統(tǒng)計和匯總。（修訂將原辦法中由PMC部在ER可口條碼系統(tǒng)中下達計劃，改由客戶中心下達返修計劃，有利于簡化流程，加強返修進度的控制以及返修過程跟蹤和落實）5. 技術(shù)開發(fā)中心負責歸還借用物資技術(shù)方案的制定，對返修路線提供必要的技術(shù)指導和可行性審查。6. 質(zhì)量管理部負責根據(jù)審理

4、會意見對歸還借用物資的報廢或返修認定以及責任追溯，對返修借用物資的質(zhì)量檢驗負責。 （修訂增加了質(zhì)量部參與審理會，根據(jù)處理意見按公司程序文件要求做出質(zhì)量認定和追溯）7. 采購部負責歸還借用外購物資的返修。8. 財務(wù)部負責借用物資的損失費用審查，配合做好借用物資管理的檢查和財務(wù)核算。（修訂增加了財務(wù)部參與審理會，并根據(jù)質(zhì)量部處理通知單核算金額，追溯責任人經(jīng)濟責任）9. 生產(chǎn)單位負責按借用物資返修要求組織返修以及費用統(tǒng)計工作。（修訂生產(chǎn)單位根據(jù)客戶中心計劃進行返修，合格后返還客戶中心）四、管理程序（一）物資借用借用單位僅限于公司內(nèi)部有物資借用需求的單位和部門，從公司周轉(zhuǎn)庫或成品庫中借用。（為合理有效

5、控制借用規(guī)模，修訂 對借用范圍重新界定，減少公司資產(chǎn)的不必要損失）1. 借用申請（ 1 ）借用單位在ERP 系統(tǒng)填制物資借用單（見附表）并打印兩份，經(jīng)責任人及單位領(lǐng)導簽字后，送生產(chǎn)與物料控制部主管領(lǐng)導審核簽字，再報公司領(lǐng)導簽字批準后實施，借用單位留底一份，另一份送生產(chǎn)與物料控制部。（ 2 ）借用物資如為公司非標準配置或客戶定制產(chǎn)品配置，應(yīng)在物資借用單上明確備注，相互關(guān)聯(lián)，并統(tǒng)一歸還，以便于歸還狀態(tài)的確認及追溯。（ 修訂要求如果借用物資為同批配套借用，應(yīng)在借用單中明確備注，同批歸還）（ 3 ）借用物資必須落實借用責任人，借用方屬于營銷公司各分公司（或辦事處）的，原則上分公司（或辦事處）經(jīng)理為借用

6、責任人。（ 4） 物資借用單必須“一單一人，一單一號”。 規(guī)范借用編號管理，各借用單位均按相應(yīng)要求統(tǒng)一編號，如有續(xù)借則順序編號，并在續(xù)借單上注明原借條編號。（ 5 ）生產(chǎn)類物資的短期借用。由借用單位填寫物資借用單 ，單位領(lǐng)導審核簽字后交生產(chǎn)與物料控制部，借用期限不得超過一周，實物完好歸還后生產(chǎn)與物料控制部注銷借用單，定期匯總統(tǒng)計以便追溯和管理。（修訂新增內(nèi)容，將公司內(nèi)部此類物資借用納入管理，規(guī)范借用手續(xù)，加強控制）（ 6）工裝設(shè)備的借用。公司內(nèi)部生產(chǎn)類工裝設(shè)備，由借用單位填寫物資借用單 ，單位領(lǐng)導審核簽字后交生產(chǎn)與物料控制部；如因需要借給外單位使用的，需有借用單位領(lǐng)導和公司主管領(lǐng)導簽字后將物資

7、借用單交生產(chǎn)與物料控制部審核；借用單位加強借用期限控制，落實使用狀況，實物完好歸還后生產(chǎn)與物（修訂新料控制部注銷借用單，定期匯總統(tǒng)計以便追溯和管理。增內(nèi)容，將工裝設(shè)備借用納入管理，規(guī)范借用手續(xù)，加強控制）2. 借用期限（ 1 ）借用期限是指借用物資借出時間至歸還銷借周期。（ 營銷公司意見將期限分為兩類：一類為借用物資出廠至歸還到客戶中心時止的時間，為借出時間；另一類為從歸還到客戶中心后到最后銷借時間，為銷借時間。修訂將借用期限由原辦法中歸還至客戶中心返修銷借，調(diào)整為歸還流程結(jié)束后銷借，如歸還物資符合性初檢合格，可不考核借用人的逾期責任，但責任人需在返修結(jié)束后辦理銷借手續(xù)。）（ 2 ）數(shù)字機頂盒

8、招（投）標借用期限不超過六個月。特殊情況以招投標文件要求為依據(jù)確定借出期限，并及時辦理續(xù)借等相關(guān)手續(xù)。（ 3 ）參展樣機借用期限，常規(guī)產(chǎn)品不超過六個月，高價值產(chǎn)品不超過三個月。（ 4）用戶使用測試樣機借用期限為三個月。（營銷提議6 個月）（ 5 ）借用期滿后，如確需續(xù)借的，由借用責任人書面說明相關(guān)事由提出申請，借用單位審核，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可辦理續(xù)借。為確保產(chǎn)品性能，原則上物資借用只能續(xù)借一次，續(xù)借期限不超過三個月，特殊情況由借用單位出具相關(guān)情況證明后，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準同意后辦理續(xù)借。（修訂對續(xù)借的次數(shù)和時間加強控制，避免物資長期借用或壞損）（ 6 ）為確保產(chǎn)品性能要求，對續(xù)借期屆滿未歸還

9、，且再行續(xù)借未獲公司主管領(lǐng)導批準的借用物資，轉(zhuǎn)為借用責任人購買。（為加強借用責任人的歸還責任心，修訂加大了考核力度）（ 7）非樣機借用期限根據(jù)實際借用需求而定。（ . 其它要求生產(chǎn)與物料控制部、財務(wù)部等單位將不定期進行借用物資實物和臺賬檢查，對不符合流程要求的責任單位和責任人將進行相應(yīng)績效考核。（二）物資歸還1. 非實物歸還程序（ 1 ）如借用物資發(fā)生丟失，由借用單位提交丟失原因及處理意見報告，公司主管領(lǐng)導批準后執(zhí)行。若落實屬非正常丟失， 由借用責任人賠償損失費用, 轉(zhuǎn)為借用責任人購買，由借用單位或借用責任人三日內(nèi)辦理相關(guān)銷售手續(xù)，憑銷售配套表到生產(chǎn)與物料控制部辦理銷借手續(xù)。（ 營銷公司意見：

10、按公司財務(wù)核定的成本價進行賠償。修訂要求借用物資損失和賠償計算基礎(chǔ)為公司產(chǎn)品結(jié)算價。 ）（ 2 ）借用物資若轉(zhuǎn)為銷售，借用單位根據(jù)公司要求辦理相關(guān)銷售手續(xù)，憑銷售配套表到生產(chǎn)與物料控制部沖銷借條，辦理借用下賬手續(xù)。（ 3 ）借用物資若轉(zhuǎn)為贈送，由借用單位根據(jù)實際情況向公司申請,經(jīng)公司領(lǐng)導審批后辦理領(lǐng)料手續(xù)，憑領(lǐng)料單到生產(chǎn)與物料控制部沖銷借條，辦理借用下賬手續(xù)。2. 實物歸還程序3. 1 ）借用物資屬于公司外購產(chǎn)品的，由借用單位統(tǒng)一歸還至客戶服務(wù)中心,按客戶服務(wù)中心服務(wù)政策維修服務(wù)管理辦法中外購成品維修相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，返修結(jié)束后由客戶服務(wù)中心通知借用單位辦理相應(yīng)歸還銷借手續(xù)。（ “誰借用誰負責”的

11、原則，修訂將原辦法中由客戶中心辦理銷借改為借用單位辦理）4. 2 ）借用物資屬于公司產(chǎn)品的，由借用單位統(tǒng)一歸還至客戶服務(wù)中心,由客戶服務(wù)中心進行符合性初檢，確認歸還狀態(tài)與借用狀態(tài)一致性，對初檢判定不合格的借用物資及時通知借用單位限期處理解決；若歸還借用物資性能指標、外觀、包裝、附件等均完好，則由客戶服務(wù)中心送質(zhì)量管理部檢測，檢測合格后客戶服務(wù)中心通知借用單位領(lǐng)回樣機，并辦理相應(yīng)的歸還銷借手續(xù)。（ 營銷公司意見：由客戶中心辦理實物入庫，借用單位只憑入庫單辦理銷借。修訂要求“誰借用誰負責”，由借用單位辦理實物入庫，如涉及人員或轉(zhuǎn)運設(shè)備困難，可委托客戶中心協(xié)助）（ 3）對初檢合格需質(zhì)量認定的借用物資

12、，累計10 臺或三個批次以上，由客戶服務(wù)中心及時通知生產(chǎn)與物料控制部組織召開審理會。成員包括生產(chǎn)與物料控制部、客戶服務(wù)中心、借用單位、生產(chǎn)單位、質(zhì)量管理部、技術(shù)開發(fā)中心和財務(wù)部相關(guān)人員，根據(jù)歸還借用物資實際情況，明確提出處理意見。 （ 修訂增加了由審理會對歸還借用物資的認定和處理，明確職責和分工）（ 4）經(jīng)審理會認定采取報廢處理的借用物資，在明確責任人或責任單位后，由質(zhì)量管理部開具廢品通知單，報請公司審核批準，借用單位憑廢品通知單到生產(chǎn)與物料控制部開具領(lǐng)料單，再辦理銷借手續(xù)，報廢產(chǎn)品按公司廢品處理流程執(zhí)行。（修訂加強了對無返修價值借用物資的審理會報廢認定，及時處理，避免壞損物資沉淀）（ 5）歸

13、還借用物資經(jīng)審理會認定可做返修或翻新處理，借用單位在ERP 系統(tǒng) 物資歸還單； 客戶服務(wù)中心下達返修通知單；生產(chǎn)單位根據(jù)返修通知單領(lǐng)取產(chǎn)品組織返修。經(jīng)返修確實無法達到合格狀態(tài)的，由生產(chǎn)單位及時通知質(zhì)量管理部認定，并開具廢品通知單，由借用單位按上述廢品處理流程辦理銷借手續(xù)，如維修后由質(zhì)量管理部檢驗達到合格狀態(tài)，由其開具合格證并注明入庫狀態(tài)，生產(chǎn)單位將合格證及產(chǎn)品交回到客戶服務(wù)中心?？蛻舴?wù)中心通知借用單位領(lǐng)取合格產(chǎn)品，借用單位憑物資歸還單、 合格證，連同產(chǎn)品交生產(chǎn)與物料控制部辦理借用下賬手續(xù)。（ 營銷公司意見：由生產(chǎn)單位辦理實物入庫，借用單位只憑入庫單辦理銷借。修訂要求“誰借用誰負責”，由借用單

14、位辦理實物入庫，如涉及人員或轉(zhuǎn)運設(shè)備困難，可委托客戶中心協(xié)助）（6）經(jīng)審理會認定報廢的借用物資，對其可利用部分，生產(chǎn)與物料控制部安排客戶服務(wù)中心進行拆機利用，作為維修備件使用，同時建立拆機可利用器件明細臺賬，再將已拆機利用報廢物資交由生產(chǎn)與物料控制部廢品庫統(tǒng)一處理。（修訂加強了拆機利用的賬目管理）（7 ） 對經(jīng)審理會認定可改制利用的借用物資，實行先歸還銷借再進行改制，由生產(chǎn)與物料控制部下達改制計劃，生產(chǎn)單位憑計劃到客戶服務(wù)中心領(lǐng)取產(chǎn)品組織改制，并開具領(lǐng)料單，借用單位憑物資歸還單和領(lǐng)料單辦理銷借手續(xù)。（ 營銷公司提出改制產(chǎn)品的返修路線，修訂建議借用物資應(yīng)在原實物歸還流程結(jié)束后，按生產(chǎn)流程進行改制

15、）借用物資歸還控制流程圖見附表五、責任追溯生產(chǎn)與物料控制部每月20 日對各單位借用物資進行清理，書面通知借用單位超期借用物資清單，借用單位需及時組織落實，次月15 日為考核到期日，對仍未辦理歸還手續(xù)的借用物資，生產(chǎn)與物料控制部嚴格按以下責任予以追溯。（修訂為控制逾期率指標，將原辦法中對超期30 天以內(nèi)物資僅做通知未做考核納入超期考核范圍，自通知超期借用物資清單到最終考核日，相應(yīng)給予了25 天歸還時限）（一）逾期責任1. 對客戶服務(wù)中心符合性初檢不合格不予接收的借用物資，生產(chǎn)與物料控制部按未歸還進行考核，借用單位及責任人需及時處理落實。（ 修訂要求加強符合性初檢，對歸還物資附帶清單不全、借用信息

16、不一致、可視性條件不符合等，客戶中心可拒絕接收，視為未歸還。返修過程中發(fā)現(xiàn)物資狀態(tài)不一致也要相應(yīng)進行責任追溯。）2. 對考核到期日內(nèi)仍未歸還或辦理歸還手續(xù)的逾期借用物資，經(jīng)借用單位落實系責任人個人原因的，生產(chǎn)與物料控制部對借用責任人按借用金額的5% 進行罰款, 最低不少于100 元；并報請公司主管領(lǐng)導審批后，書面通知財務(wù)部、總經(jīng)辦、借用單位，責成借用責任人到財務(wù)部交款或掛個人欠款。3. 對上月已做逾期考核，次月仍未辦理歸還或續(xù)借等手續(xù)的借用物資，生產(chǎn)與物料控制部通知借用單位將其借用物資轉(zhuǎn)為借用責任人購買，報請公司主管領(lǐng)導審批后，書面通知財務(wù)部、總經(jīng)辦、借用單位，由借用單位或借用責任人三日內(nèi)到營

17、銷公司辦理銷售手續(xù)，憑銷售配套表到生產(chǎn)與物料控制部沖銷借條，財務(wù)部根據(jù)銷售配套表掛借用責任人個人欠款，并書面通知借用責任人，借用責任人根據(jù)財務(wù)部相關(guān)管理要求限期到財務(wù)部交款沖銷欠款。4. 對歸還返修的借用物資，客戶服務(wù)中心需按客戶服務(wù)政策中返修進度要求嚴格執(zhí)行，對返修時間超期影響借用物資下賬的情況進行清理，書面上報給借用單位和生產(chǎn)與物料控制部，生產(chǎn)與物料控制部根據(jù)情況予以考核。（ 修訂要求按服務(wù)政策控制返修進度：數(shù)字產(chǎn)品20 天；網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品25 天；外購產(chǎn)品30 天；進口產(chǎn)品60天）5. 對借用物資管理不到位的借用單位，由生產(chǎn)與物料控制部按規(guī)定對借用單位進行月度績效考核。（二）損失費用追溯1. 審理會除對歸還借用物資明確處理意見，還需對報廢 或返修的損失費用進行認定和追溯，落實損失原因，正常壞 損原則上由公司維修費用承擔；如落實屬于人為原因壞損和 丟失，應(yīng)由借用責任人賠償損失費用，質(zhì)量管理部在返修 通知單中注明損失費用，報請財務(wù)部對借用責任人進行追 溯。2. 對返修過程中發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品關(guān)鍵件與原借用狀態(tài)不符，如 落實屬人為原因?qū)栌秘熑稳诉M行責任追溯。3. 借用物資損失和賠償計算基礎(chǔ)為公司產(chǎn)品結(jié)算價。對 于無結(jié)算價物資，由財務(wù)部根據(jù)實際情況制定統(tǒng)一的賠償價 格標準，生產(chǎn)與物料控制部按該價格考核。4. 為加強借用物資的管理，各單位應(yīng)根據(jù)