采購供應(yīng)鏈管理

1、第一章總則第一條 為了規(guī)范公司采購與付款行為，防范采購與付款過程中 的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合公司實(shí)際，制定本 制度。第二條采購與付款，主要是指公司外購商品并支付價(jià)款的行 為。公司外購勞務(wù)并支付價(jià)款的控制，可以參照本制度的規(guī)定執(zhí) 行。第三條 公司在建立并實(shí)施采購與付款內(nèi)部控制制度中，至少應(yīng) 當(dāng)強(qiáng)化對以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制，并采取相應(yīng)的 控制措施：（一）權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng) 當(dāng)科學(xué)合理；（二）請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請購事項(xiàng)和審批程序應(yīng)當(dāng)明 確；（三）采購與驗(yàn)收的管理流程及有關(guān)控制措施應(yīng)當(dāng)清晰，對供 應(yīng)商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂、

2、購進(jìn)商 品的驗(yàn)收等應(yīng)有明確規(guī)定；（四）付款方式、程序、審批權(quán)限和與客戶的對賬辦法應(yīng)當(dāng)明 確。第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第四條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位職責(zé)，明確相關(guān)部 門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位 相互分離、制約和監(jiān)督。公司采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：（一）請購與審批；（二）詢價(jià)與確定供應(yīng)商；（三）采購合同的訂立與審核；（四）采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄；（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。第五條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制 度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對大宗物資采取集中招標(biāo)形式，以提高采購效率，堵塞管理 漏洞，降低采購成

3、本和費(fèi)用。第六條公司將根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗 位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害 公司利益的風(fēng)險(xiǎn)。第七條 公司應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的 程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記 錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購手 續(xù)、采購訂單（采購合同，下同）、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購 發(fā)票等文件和憑證的相互核對作用。第三章請購與審批控制第八條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或勞務(wù)類 型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或 人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。公司采購需求應(yīng)當(dāng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)

4、劃相適應(yīng)，具有必要性 和經(jīng)濟(jì)性。請購部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級、 規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等。第九條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng) 目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手 續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)對需 求部門提出的申請進(jìn)行審核后再行辦理請購手續(xù)。第十條公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。對于超預(yù)算和預(yù)算 外采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以 及公司實(shí)際需要對請購申請進(jìn)行審批。第四章 采購與驗(yàn)收控制第十一條公司應(yīng)當(dāng)建立采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方 式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序及計(jì)

5、量方法等作出明確規(guī)定，確 保采購過程的透明化。公司應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價(jià)制度，由公司的采購部門、請購部 門、生產(chǎn)部門、財(cái)會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn) 行評價(jià)，包括對所購商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件 及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價(jià)，并根據(jù)評價(jià)結(jié)果對 供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。公司應(yīng)當(dāng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出 明確規(guī)定。公司內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對同一供應(yīng) 商。第十二條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定 米購方式。一般物品或勞務(wù)等的米購可以米用訂單米購或合同訂 貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方 式。公司應(yīng)當(dāng)對例

6、外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程 序作出明確規(guī)定。公司應(yīng)當(dāng)成立由公司管理層，以及來自采購、請購、生產(chǎn)、 財(cái)會、內(nèi)審、法律等部門的負(fù)責(zé)人組成的采購價(jià)格委員會，明確 米購價(jià)格形成機(jī)制。大宗商品或勞務(wù)米購等必須米用招投標(biāo)方式 確定采購價(jià)格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī) 則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限 價(jià)，不得以高于采購限價(jià)的價(jià)格采購。以低于最高采購限價(jià)進(jìn)行 采購的應(yīng)以適當(dāng)方式予以獎(jiǎng)勵(lì)。公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情的變化適 時(shí)調(diào)整最高采購限價(jià)。委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對 中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。第十三條公司應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力 等方面的信

7、息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)，并按規(guī) 定的授權(quán)確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)該由經(jīng)授權(quán)的部門事先 對采購內(nèi)容進(jìn)行審核。對單價(jià)高、數(shù)量多的物資采購，公司應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比 價(jià)米購制度。第十四條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同 等米購文件，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人對所購物品或勞務(wù)等 的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具檢驗(yàn) 報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng) 立即向有關(guān)部門報(bào)告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。第五章付款控制第一條 公司應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法 和公司有關(guān)內(nèi)部控制制度的規(guī)定辦理采購

8、付款業(yè)務(wù)，并按照國家 統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行核算和報(bào)告。第二條 公司財(cái)務(wù)資金部在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購合同約 定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和 驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán) 格審核。第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和訂金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù) 付賬款和訂金的管理。公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進(jìn)行追蹤核 查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn) 行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時(shí)采取措施，盡量降低預(yù)付 賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。第四條 物資結(jié)算資金支付流程：（一）嚴(yán)格按照合同、入庫單、 合規(guī)發(fā)票、收款方開具

9、的收據(jù)、支付審批單等支付，原則上不予 支付預(yù)付款，如供應(yīng)商信用良好，物資供應(yīng)單價(jià)較低，經(jīng)集團(tuán)公 司批準(zhǔn)可支付預(yù)付款。（二）各經(jīng)營單位工程部每月 25日之前按分解后的產(chǎn)值計(jì)劃 指導(dǎo)物資機(jī)械部編制次月詳細(xì)的物資需求計(jì)劃，由物資機(jī)械部根 據(jù)物資需求計(jì)劃及月末現(xiàn)場材料留存情況編制材料采購計(jì)劃，報(bào) 集團(tuán)公司成本管理中心和喜易達(dá)公司，同時(shí)向兩級財(cái)務(wù)部備案， 由集團(tuán)公司批準(zhǔn)由喜易達(dá)采供還是經(jīng)營單位采供。開始供應(yīng)時(shí)每 天向經(jīng)營單位財(cái)務(wù)部提交入庫單，財(cái)務(wù)部復(fù)核加總?cè)霂靻魏蠓诸?登記物資明細(xì)賬，對貨到票未到的通過暫估的形式登記入賬，每 月25日由物資機(jī)械部向財(cái)務(wù)部提供按成本對象來分配的出庫單匯 總表（材料出庫采用

10、月末一次加權(quán)平均法）；由經(jīng)營單位物資機(jī)械 部對現(xiàn)場材料進(jìn)行盤點(diǎn)，編制材料盤點(diǎn)表，工程部、財(cái)務(wù)部復(fù) 核。對盤盈盤虧要查明原因，報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理，按公司的相關(guān)規(guī)定 來處理，并做相應(yīng)的賬務(wù)處理。每月末經(jīng)核對后的物資余額應(yīng)賬 實(shí)相符。（三）各單位經(jīng)辦人嚴(yán)格按物資采購計(jì)劃提出付款申請，經(jīng)物 資機(jī)械部部長審簽、財(cái)務(wù)部核查合同、發(fā)票、供應(yīng)商、付款對象 是否一致，對合同、付款計(jì)劃、已提供發(fā)票及應(yīng)付款余額核查無 誤后簽字，提交單位負(fù)責(zé)人審批后，交由出納付款。（四）物資結(jié)算過程中各經(jīng)營單位的部門職責(zé)：工程部：每月25日之前，按分解后的產(chǎn)值計(jì)劃提出次月物資 需求計(jì)劃框架，力求準(zhǔn)確、及時(shí)；物資機(jī)械部：在工程部計(jì)劃框架的基

11、礎(chǔ)上，編制詳細(xì)物資需 求計(jì)劃，力求詳實(shí)、準(zhǔn)確，控制入庫物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型 號與合同、物資采購計(jì)劃一致，把握物資臺賬的真實(shí)、準(zhǔn)確、完 整、及時(shí)，及時(shí)準(zhǔn)確地向財(cái)務(wù)部提供物資結(jié)算依據(jù)，包括合同、 發(fā)票、物資采購計(jì)劃、入庫單、出庫單匯總表，定期盤點(diǎn)物資， 做到賬實(shí)相符；財(cái)務(wù)部：根據(jù)物資機(jī)械部提供的入庫單分類登記物資購進(jìn)明 細(xì)賬，索要物資采購計(jì)劃、物資采購合同并留底，月末根據(jù)審核 無誤的材料出庫單匯總表結(jié)轉(zhuǎn)材料成本，會同工程部監(jiān)督物資部 盤點(diǎn)現(xiàn)場材料，根據(jù)經(jīng)過審批的材料盤點(diǎn)表做相應(yīng)的賬務(wù)處理， 認(rèn)真仔細(xì)核對合同、物資采購計(jì)劃、已提供發(fā)票及應(yīng)付賬款余 額，檢查合同、發(fā)票、供應(yīng)商、付款對象是否一致再付款。 第五條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。第七條 公司應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、 貨物出庫、退貨貨款回收