采購管理制度及流程--改

1、采購管理流程一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工 公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間 的配合，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司所有采購的物料及耗材品三、定義3.1 物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料3.2 采購人員：采購部執(zhí)行采購業(yè)務(wù)人員3.3 需求人員：各部門開具請購申請之人員四、采購作業(yè)流程4.1. 請購的定義：請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)需求確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后 提交采購部。4.2 采購作業(yè)是從接受物料需求到選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱、規(guī)格、質(zhì)理、交貨期等要求，和訂單

2、發(fā)出，確認(rèn)及物料接收并按 時請款之過程。4.3 應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法 達(dá)成，就在網(wǎng)上或朋友介紹開發(fā)新的供應(yīng)商，則由采購部對其供貨商進(jìn) 行選擇及評估流程對供應(yīng)商進(jìn)行選擇，考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品 中有被客戶批準(zhǔn)或指定的供應(yīng)商，則采購部在采購產(chǎn)品時，必須從客 戶批準(zhǔn)和指定的供應(yīng)商名單上采購有關(guān)產(chǎn)品，如采購部要從其他供貨 商處采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準(zhǔn)，并經(jīng)客戶批準(zhǔn)被列與 客戶指定的供應(yīng)商后，采購方可從該供應(yīng)商處采購物料。如客戶有新 批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單或客戶對原批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單做修改和更改時，采 購人員必須及時對此客戶批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單進(jìn)行更新。4.4 對

3、直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進(jìn)行 審核及供應(yīng)商價格，數(shù)量及交期等的確認(rèn)。如果是重復(fù)性的采購，采 購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)采購部主管經(jīng)理簽核后傳真 給供應(yīng)商，如果是新物料或新供應(yīng)商，則進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評估及樣 品評估流程，進(jìn)行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應(yīng)商。采購 須進(jìn)行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫，然后 財務(wù)根據(jù)送貨單，入庫單進(jìn)行對賬。如供應(yīng)商無法按交期交貨時，采 購應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采取緊急對應(yīng)措施（自行提貨）如周 期較長的物料可先行訂貨，但要征求采購部門主管及經(jīng)理的同意4.5 間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經(jīng)部門

4、經(jīng)理批準(zhǔn)并 寫申請單號后交采購人員進(jìn)行采購作業(yè)。采購人員對申請單進(jìn)行審核以 及交期確認(rèn)。如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無 任何影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù) 其實際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進(jìn)行采購作業(yè)。4.6 采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無 法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量 標(biāo)準(zhǔn)，要求。且采購須與供應(yīng)商確認(rèn)采購物料之版次是否相符。五， 供應(yīng)商選擇及評估流程5.1 新供應(yīng)商的選擇 客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進(jìn)行評估，須注明針對某客 戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商5

5、.2 供應(yīng)商的評估和考核根據(jù)采購部的預(yù)選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評估調(diào)查表，采購部負(fù)責(zé)組織SQA 部門和采購人員組成評估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進(jìn)行供應(yīng)商的評估和考核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等 進(jìn)行評估和考核5.3 合格供應(yīng)商核準(zhǔn)采購部將供應(yīng)商評估和考核的結(jié)果及資料進(jìn)行整理后呈報公司領(lǐng)導(dǎo)核 準(zhǔn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商被列為合格供應(yīng)商，由采購部將其登 記合格供應(yīng)商清冊，并將其資料整理建檔。如供應(yīng)商符合或具備以下 條件，只需對其建立供應(yīng)商評估調(diào)查表，即可。無須對

6、其進(jìn)行其他評 估和考核，此資料經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特準(zhǔn)后，可將其列為合格供應(yīng)商。5.4 采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗員應(yīng)對供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品 之質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商績效監(jiān)控統(tǒng)計 表中，對連續(xù) 3 批檢驗不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商，由采購部按 糾正和預(yù)防措施程序填寫“糾正預(yù)防措施表”通知供應(yīng)商整改， 并在供應(yīng)商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行糾正和預(yù)防措施做效果確認(rèn)5.5 供應(yīng)商定期評估、考核供應(yīng)商定期評分為季度評估和年度考核，供應(yīng)商月評估：采購部每月 應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進(jìn)行評估（統(tǒng)計時段為上月 結(jié)日本月月結(jié)日）于次月 10 日前實施供應(yīng)商

7、月評估經(jīng)采購經(jīng)理核準(zhǔn) 后提交公司。3請購單及其提報規(guī)定（1）請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采 購部門；（2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填 寫提報；（ 3）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（4）日常零星采購按照公司印制的按照（物品請購單）的格式填寫提 報；（5）請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效 率該清單的電子文檔也需一并提交；（7）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4公司物資請購單的提報部門（1）

8、公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn) 部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目 由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、采購部接收請購單作業(yè)流程1、請購的接收要點(diǎn)（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采 購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原 則；（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于

9、請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定（ 1）單次采購金額預(yù)算在 1 萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在 1 萬 元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過 5 天；（ 2）單次采購金額預(yù)算在 5 萬元以下的項目比價采購，采購周期不應(yīng) 超過 15 天；（ 3 ）單次采購金額預(yù)算在 20 萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購， 采購周期不應(yīng)超過 40 天；（4）請購部門應(yīng)按照以上（ 1 ）-（3）條中規(guī)定的時間提前提寫請購 單采購部如未能按時完成

10、采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（5）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定1詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過 其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價就最好的；5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采 購替代品；6 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于 10 萬的采購情況， 詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況， 按照

11、附表（擬報價 / 招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價、.F 、J,、一!_*、厶或發(fā)放訂單；7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；8 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在 5 千以下項目可以自行采購；單次采 購金額預(yù)算金額在 5 千元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng) 商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請三家以上單位參 與；單次采購金額預(yù)算價格在 1 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)， 公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在 5 萬元以上的項目 由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有 提供或完成我

12、公司所需物資和項目的能力；10 比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表（材料或設(shè)備詢價表）的格式或 擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價； 11 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書 面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價、議價1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最 低，所報價格的綜合條件更加突出；3收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè) 定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和 審查，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與以合作單位或以中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條

13、 件的進(jìn)一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總1比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價 / 招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用 理由，按照一定順序逐一審核；3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依 法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、 義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同。（1）合同正文應(yīng)包含的要素1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；2 ）采購

14、物品 / 項目的名稱 / 、規(guī)格、數(shù)量 / 清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3）包裝要求；4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5）付款方式； 6）質(zhì)量保證期；7）質(zhì)量要求及規(guī)范；8）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；9）雙方的公司信息；10 ）其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）以定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分 項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代 表來場協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商

15、延長產(chǎn)品質(zhì)保 期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按 照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、 付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10 ）比價/ 招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11 ）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿 進(jìn)行巡簽審查；12 ）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生 效；13 ）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修

16、造船公司材料采購付款及 報銷流程 V1. 修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限 及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附 表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完 畢后提交財務(wù)部付款；（ 4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯 報公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行（1）已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān) 督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請 購部門

17、及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及 時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報驗與入庫1報驗（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn) 行驗收；（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相 關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn) 行質(zhì)檢、驗收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果 證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部 門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部 門的檢驗或驗收；（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部 門及時安排卸貨與搬運(yùn)；（3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將 其作為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清 單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。附表固定資產(chǎn)購置申請