英文寫作技巧：電子郵件寫作格式

1、英文寫作技巧：電子郵件寫作格式商務(wù)英語電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中起著重要作 用。商務(wù)往來中的電子郵件代表著公司的形象， 顯示著公司的水平和 實(shí)力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務(wù)電子郵件的寫作在 業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務(wù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，商務(wù)英語電子郵件的 寫作越來越受到重視，本文將著重探討商務(wù)英語電子郵件寫作的格式 和應(yīng)遵循的相關(guān)原則。一、商務(wù)英語電子郵件的格式常見的商務(wù)英語電子郵件包括以 下五部分：寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人

2、Email 地址、密送收信人Email地址。標(biāo)題。稱呼、開頭、正文、結(jié)尾 句。禮貌結(jié)束語。寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、 電話號(hào)碼、傳真等。其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，為名i詞或動(dòng)名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對 方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知 性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用 DearAll作為郵 件稱呼;正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo) 題、小段落，或利用星號(hào)、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清 楚、一目了然。二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五 C原則商務(wù)英語

3、電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即 Correctness 、Conciseness、Complete 、Clarity 和 Courtesy 原貝U。準(zhǔn)確原則 由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不 僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件 內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。簡潔原則 簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響 完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓 冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來不必 要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要

4、務(wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語 言簡明扼要。另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如 U 表示 you , Pls 表示 please , Info 表示 information , Qty 表示 quantity , P "C 表示 piece , L" C 表示 LetterofCredit , FOB 表示 FreeonBoard. 例 1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This produ

5、ct must have the quality certificate issued in France.例 2 Price : FOB Shanghai USD 96 "PC.例 3 Hope you can accept it.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表 達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because ,這種舍長句、復(fù)合句，選 短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作 中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映 了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、

6、完整，提供讀者所需要 的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清 楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用 5W1H來檢驗(yàn)，即 who , when , where , what , why和how.清楚原則商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清 楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：例1 We will deliver your goods soon. 例2中significant 一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用 具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指 出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。禮貌原則商務(wù)英語電子郵件

7、應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒 于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方 式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過 使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。例 1 If it is not for the larger orders we receive from a number。four regular customers , we could not have quoted for supplies even at that price. 例 2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65, 000 pieces. 例 1 中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確 了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體， 很輕易為對方接受。三、結(jié)語隨著國際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語電子郵件的 重要性也日益明顯。同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會(huì)讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的