采購作業(yè)的基本流程

1、采購作業(yè)的根本流程綜述采購作業(yè)的起點(diǎn)是擬定采購訂單說明書,詳細(xì)描述企業(yè)的要求,接著是按訂單說明書的要求來選擇供貨商,與供貨商就采購合同進(jìn)行談判,達(dá)成協(xié)議后,發(fā)出訂購單,一項(xiàng)采購作業(yè)根本完成.一、擬定訂單說明書功能規(guī)格說明功能規(guī)格說明即物料必須滿足企業(yè)需求.使用功能規(guī)格說明的優(yōu)點(diǎn)如下：* 潛在的供給商不會被埋沒；* 新技術(shù)及采購人員不熟悉的技術(shù)會被使用.* 最主要的是可以以此創(chuàng)立一個標(biāo)準(zhǔn),所有的概念都將以它為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價.詳盡的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)指物料的技術(shù)性能與特征.通常被詳細(xì)地繪制在技術(shù)圖紙和用來監(jiān)控供給商的活動的行動方案中.為預(yù)防標(biāo)準(zhǔn)過細(xì)導(dǎo)致說明太多,操作起來困難而效率低下,我建議你采用有如下內(nèi)容的

2、訂單說明書： 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：描述物料如何交付是否有質(zhì)量證書和物料要滿足什么技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn). 物流標(biāo)準(zhǔn)：說明需要的數(shù)量和交貨時間. 維修要求：描述物料如何由供給商進(jìn)行維修和效勞,將來是否需要供給備件. 法律和環(huán)境要求：決定了物料和生產(chǎn)兩方面都必須服從健康、平安和環(huán)境法規(guī). 目標(biāo)預(yù)算：說明了在什么樣的財(cái)務(wù)限制內(nèi),可能發(fā)現(xiàn)由未來的供給商提出的解決總之,通過擬定訂單說明書,目的在于：* 確定明確的功能、技術(shù)、物流和維修說明書.* 預(yù)防只使用供給商或某一品牌產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)說明一一保持在供給商選擇的可能性上的開放.* 將被核準(zhǔn)的規(guī)格的改變,用明確的程序記錄在案.* 確定一個明確的樣品檢查程序.* 確定一個明確的方

3、法使得買賣雙方能夠檢查產(chǎn)品質(zhì)量.* 如果可能確定一個總本錢分析或計(jì)算方法,用于評估.二、選擇供給商步驟如下：* 決定外購的方法.* 供給商資格認(rèn)定和確定投標(biāo)人名單.* 為報(bào)價申請和收到的標(biāo)書分析做準(zhǔn)備.* 評價供給商.以訂單說明書為根底,總結(jié)提出報(bào)價的供給商應(yīng)該滿足的資格預(yù)審要求.將那些顯示可能從事此項(xiàng)報(bào)價的供給商列入初始競標(biāo)者名單.確認(rèn)三五個向其詢價.收到報(bào)價單后,采購部門應(yīng)該出具供給商選擇建議書,它包括：A選擇某一供給商的決定；B優(yōu)先的評級方案；C優(yōu)先被考慮的報(bào)價單等.最后對確定的供給商和采購的物料進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析,甚為關(guān)鍵.A技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：指的是治理的適用性、專業(yè)化和生產(chǎn)手段,被討論公司的工具和

4、檢測設(shè)備,這關(guān)系到供給商能否根據(jù)協(xié)商的條款提供物料和效勞.B質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：指的是公司大體上的質(zhì)量治理,特別是被討論的工程的質(zhì)量限制體系.C財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：指的是在此工程期間公司被認(rèn)為能夠完善并有效運(yùn)作的程度.其中較為重要的是：財(cái)務(wù)狀況、投資彈性和在不久將來的固定財(cái)務(wù)狀況.最后選擇一個或以上供給商與他就產(chǎn)品和效勞進(jìn)行談判,沒有被選中的供給商應(yīng)通知并說明他們的標(biāo)書被拒絕的原因.總之,在選擇供給商時,應(yīng)：確定最適當(dāng)?shù)耐獍绞?總包還是分包,確定是使用固定本錢合同、本錢補(bǔ)償合同或單位價格合同.通過資格預(yù)審程序確認(rèn)可靠的供給商.通過制定報(bào)價單的要求使得報(bào)價單的收到與比照成為可能.以相同的態(tài)度處理來自供給商對信息的

5、需求；為工程小組與供給商之間的信息溝通開辟渠道.和使用者密切合作對報(bào)價書不偏不倚的分析,清楚區(qū)分技術(shù)評價和商業(yè)評價.三、采購合同談判采購合同必須與采購政策、公司文化、市場情況、物料特征等相適應(yīng),談判通常涉及以下內(nèi)容：1、交貨價格和條件* 固定價格加鼓勵報(bào)酬.這種類型的合同是用獎金鼓勵供給商以超出協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)完成工作,與提前交貨、更佳的交貨保證和超出協(xié)議規(guī)定的質(zhì)量性能有關(guān).* 本錢加利潤合同* 本錢加補(bǔ)償合同* 價風(fēng)格整合同,主要用于交貨期長、加工特殊、原材料價格波動頻繁等.后三者少用.2、付款條件通?？扇〉母犊顥l件以供給商履約為根底.例如,工作完成25%付款20%,以此類推.最后留5%10%的款

6、項(xiàng)在完全肯定設(shè)備確實(shí)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和購置的效勞到位的情況下才支付.預(yù)付款最好能夠以銀行擔(dān)保抵補(bǔ),這能夠讓供給商允許履行他的責(zé)任.這樣銀行擔(dān)保完全能夠抵補(bǔ)預(yù)付的金額并且在銀行擔(dān)保相關(guān)局部的供貨期內(nèi)也是有效的.如有可能,控股公司的公司擔(dān)保也可滿足要求.3、罰款條款和保證條件采購合同規(guī)定供給商所交物料必須：* 質(zhì)量優(yōu)良完全與約定的要求、標(biāo)準(zhǔn)、條件、圖紙、樣品一致,并且完全適用于預(yù)期用途.* 全新無缺陷物料的制造必須使用質(zhì)量優(yōu)良、適當(dāng)?shù)男略虾鸵涣鞯募夹g(shù)、專業(yè)人員.* 滿足供給商所在國的法律和政府法規(guī),并且產(chǎn)品和產(chǎn)品的使用不包含對任何人員、財(cái)產(chǎn)、環(huán)境的健康或平安的危險(xiǎn).如果沒有到達(dá)合同規(guī)定的性能,首先要討論

7、糾正舉措.這些舉措最后也期不到適當(dāng)?shù)男Ч?那就要由供給商補(bǔ)償總的本錢.這個程序在合同條款和條件中必須一致.因此,罰款條款并不能為執(zhí)行或交付階段發(fā)生的問題提供解決方法；但至少他們可以限制后來由此引起的損害.將供給商所交付的產(chǎn)品的可靠性和可以勝任的運(yùn)行負(fù)有責(zé)任的期限在合同標(biāo)明也十分重要.通常規(guī)定12個月的保質(zhì)期,生效日一般是投入使用的日期,也可以是交貨日期.4、其他協(xié)議* 保險(xiǎn)和平安規(guī)那么* 權(quán)利與義務(wù)的轉(zhuǎn)移* 向第三方轉(zhuǎn)包* 交貨條件等.四、發(fā)出訂購單通常合同就是購貨訂單,有時候,購置方會就滾動式合同進(jìn)行談判,包括較長時間內(nèi)所需要的材料.購貨訂單會根據(jù)合同發(fā)出,訂約和訂購是獨(dú)立進(jìn)行.以上為采購作

8、業(yè)流程簡述.供給商的評審與監(jiān)控1、供給商的評審程序* 成立評審小組對合格的供給商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行評審.成員可包括采購、工程、生產(chǎn)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)及公關(guān)部門等.* 決定評審工程由于供給商之間的條件可能互有雷同,因此,必須采用客觀的評審項(xiàng)目,作為選拔合格供給商的依據(jù).包括如下內(nèi)容：A.一般經(jīng)營狀況：企業(yè)成立的歷史；負(fù)責(zé)人的資歷；登記資本額；員工人數(shù)；完工記錄及實(shí)績；主要客戶；財(cái)務(wù)狀況；營業(yè)執(zhí)照；B.供給水平：生產(chǎn)設(shè)備是否新奇；生產(chǎn)能量是否已充分利用；廠房空間是否足夠；工廠地點(diǎn)是否鄰近買方.C.技術(shù)水平：技術(shù)是自行開發(fā)或依賴外界；有無國際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作；現(xiàn)有產(chǎn)品或樣品的技術(shù)評估；技術(shù)人員人數(shù)及受教

9、育程度.D.治理制度的績效：生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理,產(chǎn)出效率如何；物料管制流程是否已電腦化,生產(chǎn)方案是否經(jīng)常改變；E.品質(zhì)水平：品質(zhì)管制制度的推行是否落實(shí),是否可靠；有無品質(zhì)管制手冊；是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案；有無政府機(jī)構(gòu)的評鑒等級.*設(shè)定評審工程的權(quán)數(shù)針對每個評審工程,權(quán)衡彼此的重要性,分別給予不同的權(quán)數(shù).不過,無論評審工程多少各工程權(quán)數(shù)的總和必定是1或100%.*合格供給商的分類分級按供給的專業(yè)予以分類.分級系將各類合格供給商按其水平劃分等級.分類的目的是避免供給商包辦各種采購物件,預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級的目的是預(yù)防供給商大小通吃,便于配合采購的需求,選擇適當(dāng)?shù)墓┙o商.2、供給商的評審治

10、理評審治理的實(shí)施執(zhí)行由評審小組負(fù)責(zé),定期對供給商進(jìn)行復(fù)核、評審；更新合格的供應(yīng)商名錄并提供給財(cái)務(wù)部.*作業(yè)流程：*作業(yè)原那么：A.原輔料采購、產(chǎn)品外協(xié)加工、設(shè)備采購的作業(yè)都需先對供給商進(jìn)行評估、選擇、確定認(rèn)可合格的供給商.只有經(jīng)評審小組認(rèn)可的供給商,采購人員才能同其發(fā)生采購行為.B.假設(shè)生產(chǎn)急需,可以經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人同意后,對樣品、價格、付款方式等已被認(rèn)可的供給商進(jìn)行采購,評審在適宜時補(bǔ)做.*評估認(rèn)可程序：A.由采購部門收集供給商資料,以?供給商評審表?形式提出報(bào)告,作為評估、認(rèn)可審核的根本資料.B.由倉庫及品質(zhì)治理部門負(fù)責(zé)提供舊供給商表現(xiàn)報(bào)告：以往所提供物料質(zhì)量狀況、交期、配合度、效勞態(tài)度

11、、價格競爭力等,并盡可能以具體數(shù)據(jù)表現(xiàn).C.供給商價格競爭力、付款條件、方式等由總經(jīng)理或其授權(quán)人親自評估、審核.*供給商持續(xù)表現(xiàn)監(jiān)察：A.由倉庫、品管部具體負(fù)責(zé)供給商日常持續(xù)考核、評分,并表達(dá)于?供給商考核評分表?上,由倉庫每月或每季向評審小組負(fù)責(zé)人呈報(bào).必要時,由品管部門向供給商發(fā)出異常報(bào)告,要求改善并追蹤結(jié)果.B.每月或季度對供給商的交貨期表現(xiàn)及交貨質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì),具體方法如下：#交貨期靠客評分:交貨情況扣分標(biāo)準(zhǔn)總分?jǐn)?shù)月/季交貨期延遲3天以內(nèi)每延遲一天扣1分100交貨期延遲5天以內(nèi)每延遲一天扣2分交貨期延遲5天以上每延遲一天扣3分交貨期表現(xiàn)分?jǐn)?shù)=100-累計(jì)扣分#交貨質(zhì)量表現(xiàn)評分：交貨質(zhì)量表

12、現(xiàn)分?jǐn)?shù)=一次檢驗(yàn)合格率X200-100#綜合表現(xiàn)考核評分：綜合表現(xiàn)分?jǐn)?shù)=交貨期表現(xiàn)分?jǐn)?shù)x40%+交貨質(zhì)量表現(xiàn)分?jǐn)?shù)X60%常用表格表1供給商表現(xiàn)考核評分表序號供給格方案交貨日期渡貨期表現(xiàn)方案交貨日期扣分供給商交貨質(zhì)量表現(xiàn)1合格接收口讓步接收口批退拒收2合格接收口讓步接收口批退拒收3合格接收口讓步接收口批退拒收4合格接收口讓步接收口批退拒收5合格接收口讓步接收口批退拒收6合格接收口讓步接收口批退拒收7合格接收口讓步接收口批退拒收8合格接收口讓步接收口批退拒收9合格接收口讓步接收口批退拒收10合格接收口讓步接收口批退拒收11合格接收口讓步接收口批退拒收12合格接收口讓步接收口批退拒收13合格接收口讓

13、步接收口批退拒收14合格接收口讓步接收口批退拒收15合格接收口讓步接收口批退拒收合計(jì)累計(jì)扣分：分一次檢驗(yàn)合格率=累計(jì)合格接收批次/合計(jì)交貨批次X100%交貨期表現(xiàn)分?jǐn)?shù)交貨質(zhì)量表現(xiàn)分?jǐn)?shù)綜合表現(xiàn)分?jǐn)?shù)審核/日期：制表/日期:供給商評分表參考表16-7供給商評分表序號工程檔次：極差差較好良好優(yōu)分?jǐn)?shù)：0分1分2分3分4分(1)產(chǎn)品質(zhì)量回(2)效勞水平(3)交貨速度(4)市場信譽(yù)©(5)產(chǎn)品價格(6)付款期限(7)人員才干<£>©(8)產(chǎn)品說明總分=4+4+2+3+3+4+4+2=26占總分值32分的81.25%平均分=26/8=3.25再按各工程的重要性乘以其權(quán)

14、重系數(shù)本表列出了8個考核因素,這些因素并不是完全根據(jù)其重要性順序排列,不同企業(yè)可以有不同的排法,比方老供給商的質(zhì)量就不一定排第一位,由于其質(zhì)量相比照擬穩(wěn)定,而價格綜合考慮這些因素,所舉例子中被考核供給商的總分是26分,占總分值根據(jù)實(shí)際需要38分的81.25%.考核的側(cè)重點(diǎn)30%產(chǎn)品價格可以作為第一考核因素.另外,每個企業(yè)也可以以此表所列工程為根本依據(jù),增添或刪減一些內(nèi)容.但是光靠這樣的方式去計(jì)算還不夠科學(xué),由于供給商的合作時間長短不一樣,也有所不同,所以這里就涉及到一個權(quán)重系數(shù)問題.比方8個因素中質(zhì)量占占20%,檔次分乘以權(quán)重系數(shù),得數(shù)加起來就是最后得分,這個得分就比擬科學(xué).供給商監(jiān)控表參考工

15、程考核分?jǐn)?shù)內(nèi)容比例分?jǐn)?shù)資料提供監(jiān)控周期品質(zhì)20*批數(shù)合格率*個數(shù)合格率1010品管部交貨期限15如期交貨遲5天以內(nèi)遲10天以內(nèi)遲10天以上9430物料部價格15叱5%相同局于5%以內(nèi)高10%以內(nèi)高10%以上65310采購部效勞15供給率外包率反響舉措735生管部每三個月一次技術(shù)水平15機(jī)械設(shè)備檢驗(yàn)設(shè)備采用技術(shù)555品管部工程部經(jīng)營10營業(yè)狀況財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)員工人數(shù)442財(cái)務(wù)部治理10生產(chǎn)治理品質(zhì)治理運(yùn)輸條件人事治理物料治理工場布置平安衛(wèi)生2221111生管部品管部物料部8.簽約后僅局部交貨,其未交貨局部不愿意賠償重購差價9.逾期50天以上未交貨而解約重購不愿意賠償差價-1-1-1-1-2-2-2-2

16、-2-3-3-3-4-4-4-4-5-5-5-6-6-6-6停權(quán)期限6個月6個月6個月6個月1年1年1年供給商獎懲方法參考A.過失扣點(diǎn)1、逾期交貨20天以上未滿30天2、交貨品質(zhì)與規(guī)格部符,曾有一次退貨3、因品質(zhì)差異減價收貨在1%以上而未滿2%4、在保質(zhì)期內(nèi),發(fā)現(xiàn)變質(zhì),其數(shù)量在1%2%,供給商愿意更換合格產(chǎn)品5、逾期交貨35天以上未滿50天6、交貨品質(zhì)與規(guī)格部符,曾有二次退貨7、因品質(zhì)差異減價收貨在2%以上而未滿4%8、訂約后欠交、解約重購愿意賠償差價、無差價或停購9、在保質(zhì)期內(nèi),發(fā)現(xiàn)變質(zhì),其數(shù)量在2%4%,供給商愿意更換合格產(chǎn)品10 .逾期交貨50天以上未滿70天11 .因品質(zhì)差異減價收貨在

17、4%以上而未滿6%12 .在保質(zhì)期內(nèi),發(fā)現(xiàn)變質(zhì),其數(shù)量在4%6%,供給商愿意更換合格產(chǎn)品13 .逾期交貨70天以上未滿100天14 .因品質(zhì)差異減價收貨在6%以上而未滿10%15 .交貨后檢驗(yàn)不合格,解約重購愿意賠償差價、無差價或停購16 .在保質(zhì)期內(nèi),發(fā)現(xiàn)變質(zhì),其數(shù)量在總數(shù)6%10%,供給商愿意更換合格產(chǎn)品17 .逾期交貨100天以上未滿150天18 .因品質(zhì)差異減價收貨在10%以上而未滿15%19 .在保質(zhì)期內(nèi),發(fā)現(xiàn)變質(zhì),其數(shù)量在總數(shù)10%15%,供給商愿意更換合格產(chǎn)品20 .逾期交貨150天以上21 .因品質(zhì)差異減價收貨在15%以上而未滿20%22 .在保質(zhì)期內(nèi),發(fā)現(xiàn)變質(zhì),其數(shù)量在總數(shù)15%20%,供給商愿意更換合格產(chǎn)品23 .供給商經(jīng)通知比議價,無故不參加B.定期停權(quán)1 .供給商在兩年內(nèi)或自最后停權(quán)處分以較近違約日期為準(zhǔn)其過失點(diǎn)累計(jì)達(dá)36點(diǎn)含以上2 .因品質(zhì)差異,減價收貨在合同價格20%以上3 .合同中規(guī)定主件不得轉(zhuǎn)包,中標(biāo)后轉(zhuǎn)包他人牟利4 .貨品品質(zhì)與樣品不相符,總數(shù)在20%以上5 .得標(biāo)后拒不簽約6 .訂約后全部不交,解約重購不愿意負(fù)責(zé)賠償差價,無差價或停購者異