采購內(nèi)部控制制度

1、過程、驗(yàn)收（退貨）、付款、會(huì)計(jì)控制等。訂立梅梁協(xié)談:綾不峋合同I采購壯努的后評(píng)估9.1 編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要向采購部門提出物資需求計(jì)劃，采購部門根據(jù)該需求計(jì)劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：需求或采購計(jì)劃不合理、不按實(shí)際需求安排采購或隨意超計(jì)劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃不協(xié)調(diào)等。主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)編制需求計(jì)劃。需求部門提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對(duì)獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料，需經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后審批。第

2、二，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計(jì)劃，防止采購過高或過低。第三，采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。9.2 請(qǐng)購請(qǐng)購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出的采購申請(qǐng)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：缺乏采購申請(qǐng)制度，請(qǐng)購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。主要管控措施：第一，建立采購申請(qǐng)制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購程序。第二，具有請(qǐng)購權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行

3、進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請(qǐng)內(nèi)容：是否準(zhǔn)確、完整是否符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要是否符合采購計(jì)劃,是否在米購預(yù)算范圍內(nèi)等。9.3 選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。主要管控措施：第一，建立供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公

4、正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。9.4 確定采購價(jià)格如何以最優(yōu)性價(jià)比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購定價(jià)方式選擇不當(dāng)，缺乏對(duì)重要物資品種價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價(jià)格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。主要管控措施：第一，健全采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。9.5 訂立框架協(xié)議或采購合同該環(huán)節(jié)的主要

5、風(fēng)險(xiǎn)：.框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；.未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立采購合同，合同對(duì)方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。主要管控措施：第一，對(duì)擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競(jìng)爭(zhēng)制度，確保其具備履約能力。第二，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作。第三，對(duì)重要物資驗(yàn)收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。管理供應(yīng)

6、過程管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實(shí)時(shí)掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：缺乏對(duì)采購合同履行情況的有效跟蹤，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。主要管控措施：第一，跟蹤合同履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時(shí)供應(yīng)。第二，對(duì)重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投

7、保等事宜。第四，實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。驗(yàn)收驗(yàn)收以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對(duì)驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失。主要管控措施：第一，制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫。第二，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等核對(duì)一致。第三，對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)

8、處理。付款付款是指企業(yè)在對(duì)采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。主要管控措施：第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，判斷采購款項(xiàng)是否確實(shí)應(yīng)予支付。第二，根據(jù)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點(diǎn)金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價(jià)款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)

9、行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，盡快收回款項(xiàng)。會(huì)計(jì)控制會(huì)計(jì)控制主要指采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：缺乏有效的采購會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況，相關(guān)會(huì)計(jì)記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲(chǔ)記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映，以及采購物資和資金受損。主要管控措施：第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)購買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、采購申請(qǐng)、采購合同、采購?fù)ㄖⅡ?yàn)收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會(huì)計(jì)記錄、采購記錄與倉儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對(duì)賬函，核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)，對(duì)供應(yīng)商提出的異議應(yīng)及時(shí)查明原因，報(bào)有權(quán)管理的部門或人員批準(zhǔn)后，做出相應(yīng)調(diào)整。采購業(yè)務(wù)的后評(píng)估定期對(duì)物資需求計(jì)劃、采購計(jì)劃、采