文檔管理規(guī)定的介紹

1、Word資料，僅供參考，下載后可編輯文檔管理規(guī)定的介紹 為標(biāo)準(zhǔn)文檔相關(guān)工作，公司制定了文檔管理規(guī)則和制度，下面第一范文小編給大家介紹關(guān)于文檔管理規(guī)定的相關(guān)資料，盼望對您有所關(guān)心。 文檔管理規(guī)定一、總則 第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。 第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。 二、收文的管理 第三條公文的簽收： 凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收 第四條公文的編號保管： 1.辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上"外來

2、文件流單"，并分類登記編號、保管。 2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。 第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1.凡正式文件均需由辦公室主任依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為防止文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2.一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。 3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特別情況例外）。 第六條文件的傳閱與催辦 1.

3、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。 2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。 3、辦公室收發(fā)員對文件負(fù)有催辦檢查催促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)馬上指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)

4、，以防遺失。 三、發(fā)文的管理 第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。 第八條發(fā)文的范圍： 1.但凡以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 2.下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度;（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神制定的工廠文件;（3）公布體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項;（4）公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定;（5）公布有關(guān)獎懲決定和通報;（6）其他有關(guān)重大事項; 3.上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定;外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供給等事宜。 4.在日

5、常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件公布。 5.各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。 6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。 四、發(fā)文程序與要求 第九條發(fā)文程序規(guī)定： 1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請;擬搞人應(yīng)填寫發(fā)文擬稿單，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期; 2.草擬文稿必須從公司角度動身，做到情況確實、觀點鮮亮、條理清晰、

6、層次清楚、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。 3.辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)峻、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿; 4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）; 5.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清晰; 6.需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽; 7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印; 8.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名; 9.文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查實施情況。 五、文件的借閱和清退 第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門

7、負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。 第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不同意拆卷和在文件上勾劃等。 第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 六、文件的立卷與歸檔 第十三條文件的歸檔范圍： 以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔;其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。 第十四條立卷要求 1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 3.要堅持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。 4.