采購(gòu)管理系統(tǒng)流程-完整

1、采購(gòu)治理框架及流程圖示前言采購(gòu)的描述部門：采購(gòu)是一個(gè)公司的第一道入口,即是所有物料的入口,也是對(duì)外形象的第一道窗口尤其是業(yè)內(nèi)形象,責(zé)任重大,決定了必須是公司高層高度關(guān)注和明確指導(dǎo)的部門,對(duì)采購(gòu)的治理也必須樹立以公司利益為工作的唯一原那么；同時(shí),采購(gòu)和銷售一樣,除了公司內(nèi)部治理外,還有對(duì)外的廣泛治理供應(yīng)商、物料市場(chǎng)等,所以采購(gòu)部必需兼?zhèn)鋰?yán)格紀(jì)律和開放意識(shí)的雙重特性；人員：采購(gòu)治理者也需要兼?zhèn)鋰?yán)格的紀(jì)律和開放的心態(tài),個(gè)人感覺,有些類似外交人員,堅(jiān)守利益,又不失變通；才能堅(jiān)持利益,并在變化中謀求利益,真正的為公司效勞.采購(gòu)人員的形象,應(yīng)該是一副：工作如履薄冰、執(zhí)行事無(wú)巨細(xì)、談判縱橫開闔的樣子.過(guò)分的

2、自信和粗放的治理都將是致命的.團(tuán)隊(duì)：如何打造出這樣的一支團(tuán)隊(duì),是綜合性的工作,下面進(jìn)行框架與流程方面的描述培訓(xùn)和鼓勵(lì)的說(shuō)明不在本文中.框架和流程下面,我就采購(gòu)中,具體的工作原那么、工作內(nèi)容和配置、工作模塊、工作流程,進(jìn)行規(guī)劃和描述：1、 工作設(shè)置的主要原那么治理原那么：威嚴(yán)而民主型治理流程設(shè)置原那么：一流流程,二流人才監(jiān)督原那么：業(yè)務(wù)公開,威懾喝阻人員配置原那么：定崗定人,分工高效庫(kù)存限制原那么：提前方案、備貨本錢、供貨及時(shí)的三要素平衡供給商治理原那么：強(qiáng)勢(shì)、低本錢、多信息三要素資源治理原那么：資源不分內(nèi)外彼此,只要對(duì)公司有利的,都要運(yùn)用部門間合作原那么：緊盯2、 工作內(nèi)容和配置的簡(jiǎn)要說(shuō)明A部

3、門的治理：在專橫而集中、威嚴(yán)而民主、粗放而自由的三類治理中,針對(duì)采購(gòu)部門的特點(diǎn),選擇威嚴(yán)而民主型,以實(shí)現(xiàn)部門兼?zhèn)鋰?yán)格紀(jì)律和開放意識(shí)的雙重特色.A流程的治理分流程和報(bào)表兩塊來(lái)說(shuō)：主要是分兩點(diǎn),1、主干工作的業(yè)務(wù)流程客戶評(píng)審和開發(fā)、方案制定、采購(gòu)進(jìn)貨、質(zhì)量檢驗(yàn)、發(fā)票核算、資金支付；2、核心要素的審核限制點(diǎn)信息、價(jià)格、客戶引進(jìn)、合同、方案接口、倉(cāng)儲(chǔ)接口、財(cái)務(wù)接口A報(bào)表的治理：表達(dá)工作內(nèi)容的各類業(yè)務(wù)及信息匯總分析報(bào)表,及工作流轉(zhuǎn)審核的月周度報(bào)表、審核文件,需要定期或不定期提交的報(bào)表清單及報(bào)表格式.這些表格清單需要統(tǒng)一格式.A監(jiān)督的治理：手段主要為流程預(yù)防,和人為監(jiān)督；人為監(jiān)督的主要形式為跟催和審計(jì)兩類

4、；跟催以專題短會(huì)和工作方案考核為形式、審計(jì)以部門業(yè)務(wù)公開和不定期調(diào)查為形式；在治理過(guò)程中,要建立一定的監(jiān)督威懾.A人員的治理：責(zé)任分工和責(zé)任追溯的分工原那么,崗位配置按工作目標(biāo)而配置.人員崗位和配置要清楚明確,追求效率.在人員的選擇上,同時(shí)兼顧個(gè)性素質(zhì)和職業(yè)業(yè)務(wù)及專業(yè)素質(zhì),尤其業(yè)務(wù)人員在接受水平和創(chuàng)新水平上需富有彈性.A庫(kù)存的治理：對(duì)備貨本錢進(jìn)行核算,并達(dá)成與供貨及時(shí)的平衡,低庫(kù)存并不意味著低備貨本錢,所以備貨本錢的最低、而不是庫(kù)存的最低,才是庫(kù)存治理的核心目標(biāo).A供給商的治理：企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)有多層面,基層是本錢的競(jìng)爭(zhēng)、再是雙方供給鏈的競(jìng)爭(zhēng),再是產(chǎn)品和籌劃營(yíng)銷等高級(jí)的競(jìng)爭(zhēng).針對(duì)我司的情況,采購(gòu)的供

5、給商管理,首先要獲得本錢優(yōu)勢(shì),這樣,對(duì)供給商要進(jìn)行強(qiáng)勢(shì)和低本錢目標(biāo)治理,第二階段,公司有了一定的規(guī)模,對(duì)供給鏈的整合才是首要目標(biāo),適宜的配置和供給商的效勞水平才更重要；暫時(shí)階段,個(gè)人建議在誠(chéng)信根底上,對(duì)供給商的壓迫式治理是根本方法,核心內(nèi)容有帳期、質(zhì)量、價(jià)格、送貨時(shí)限、法律平安等,更高端的信息支持、新品開發(fā)支持等等效勞視情況而動(dòng).A資源外輔的治理：部門外可以協(xié)助業(yè)務(wù)的參謀力量專業(yè)人員、財(cái)務(wù)或資深人員,平時(shí)做好發(fā)動(dòng)和關(guān)系儲(chǔ)藏,在重大談判和難題時(shí)參與；供給商也是我們的資源,對(duì)他們的信息、技術(shù)、人員也要積極運(yùn)用.可用的都要用起來(lái),這一點(diǎn),要充分開放.A部門間的協(xié)作治理：以效率和有效溝通為首要目標(biāo),互

6、相合作的事才溝通,不是什么事都溝通的,對(duì)決定了的,流程性的事,緊盯才能互相拉動(dòng)出效率.A應(yīng)急的治理：特殊情況對(duì)貨源匱乏、嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、貨款倒掛、重大天氣災(zāi)害等情況,建立應(yīng)急預(yù)案和預(yù)警的設(shè)置和定期啟動(dòng)的應(yīng)對(duì).需要注意的是,這些設(shè)置,是直接效勞于一定的企業(yè)或部門目標(biāo)的,本身沒(méi)有一個(gè)固定的模式和數(shù)量,按目標(biāo)的特性,來(lái)決定需要的配置模式和配置數(shù)量.基于事故是最大的浪費(fèi),設(shè)置的原那么是不浪費(fèi)、最壞時(shí)無(wú)事故發(fā)生.3、 工作模塊采購(gòu)工作的根本模塊如下,這些模塊是部門的支柱,需要長(zhǎng)期建設(shè).根本模塊：人員崗位模塊業(yè)務(wù)流程模塊業(yè)務(wù)監(jiān)督模塊客戶治理模塊庫(kù)存限制模塊質(zhì)量限制模塊每個(gè)模塊其中都包括了具體的流程、標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)

7、行、及處分鼓勵(lì)舉措,這些模塊中,人員崗位、業(yè)務(wù)流程、客戶治理在下面“工作流程中說(shuō)明,業(yè)務(wù)監(jiān)督、庫(kù)存控制單獨(dú)說(shuō)明,放在最后；質(zhì)量限制主要以品質(zhì)部為主,采購(gòu)部配合執(zhí)行.4、 工作流程業(yè)務(wù)流程1、業(yè)務(wù)分工：在物料分工和分段分工兩種模式中,選擇分段分工模式.物料分工機(jī)械組、包裝組、輔料組、原料組的方式,優(yōu)點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng),崗位職責(zé)清楚明確,缺點(diǎn)是信息封閉、平安性低、治理重復(fù)；分段分工信息組、談判組、采購(gòu)跟單組的方式,優(yōu)點(diǎn)是信息開放、人員依賴度低、治理簡(jiǎn)單,缺乏的是崗位責(zé)任不夠清楚、講究協(xié)作.但從企業(yè)的平安和本錢上來(lái)看,個(gè)人強(qiáng)烈建議采用分段分工模式.而且便于統(tǒng)一治理風(fēng)格的形成、業(yè)務(wù)監(jiān)督的執(zhí)行.長(zhǎng)期來(lái)看是適宜

8、企業(yè)開展的.部門組織結(jié)構(gòu)圖如下：部門經(jīng)理主料工程組輔料包裝工程組流程走向信息與檔案開發(fā)談判員業(yè)務(wù)員工程專員視需要與否兩工程組結(jié)構(gòu)一致信息與檔案1-4名、業(yè)務(wù)員3-5名、跟單員2名、工程專員1名、主管或副經(jīng)理1-2名,經(jīng)理1名,共計(jì)10名以上人員安排是考慮將業(yè)務(wù)分為主料肉類和輔、包兩個(gè)工程組,主管或副經(jīng)理分管工程組,各工程組崗位分工結(jié)構(gòu)一致.各工程組編制如下：以上人員,隨公司開展逐步入職2、主要的業(yè)務(wù)流程A客戶評(píng)審和開發(fā):客尸三證及其他證書技術(shù)/品管樣品驗(yàn)證、封存合格報(bào)告是1三家以上詢價(jià)/商務(wù)談判/客戶比價(jià)A方案制定:A采購(gòu)進(jìn)貨:訂單審核供給商淘汰不合格貨物檢驗(yàn)合格向供給商索要/換取發(fā)票財(cái)務(wù)審核

9、支付審核限制點(diǎn)1、范圍描述主要是將采購(gòu)流程中涉及到的一些需要審核的文件、限制點(diǎn)梳理出來(lái),這些都是采購(gòu)的數(shù)字治理或平安治理中最容易出現(xiàn)問(wèn)題的地方,故作為流程中的一個(gè)獨(dú)立模塊來(lái)說(shuō)明.2、主要的審核限制點(diǎn)A信息:信息的重要性主要依據(jù)一個(gè)采購(gòu)理念：“最大的本錢節(jié)約不來(lái)自談判限制,而來(lái)自市場(chǎng)行情限制.信息也是談判和戰(zhàn)略庫(kù)存決策的依據(jù),按市場(chǎng)行情變動(dòng)情況,每周或每月業(yè)務(wù)人員需提交行情信息行情分析報(bào)告,交到部門.信息的審核工作主要由部門經(jīng)理完成,并對(duì)公司總經(jīng)理匯報(bào).信息種類：產(chǎn)品詢價(jià)、原料及產(chǎn)品行情信息、定期行情分析報(bào)告.價(jià)格,是采購(gòu)治理的根底元素,也是業(yè)務(wù)監(jiān)督中業(yè)務(wù)公開原那么的執(zhí)行根底,所以是核心審核點(diǎn).

10、價(jià)格的審核和調(diào)整,只能通過(guò)書面形式進(jìn)行,包括：合同、協(xié)議、訂單非常小的辦公、勞保及應(yīng)急采購(gòu)的機(jī)械物資,以采購(gòu)送貨單或收款單即可,并,除緊急情況下,不得在貨物到后再審核價(jià)格.違者處分.采購(gòu)經(jīng)理否公司總經(jīng)理結(jié)束A客戶引進(jìn)：未來(lái)的制造業(yè)競(jìng)爭(zhēng)是供給鏈的競(jìng)爭(zhēng),合作客戶非常重要.在客戶的引入上,就需要有完善的審核流程,以保證合作中的效率.具體流程在業(yè)務(wù)流程中已說(shuō)明,這里只說(shuō)明供給商的評(píng)估要點(diǎn)：供給商根本信息檔案表審核點(diǎn)供給商A客戶B客戶認(rèn)證三證相關(guān)認(rèn)證投資投資方投資額機(jī)器硬件數(shù)量使用年限產(chǎn)能產(chǎn)能現(xiàn)年ftW研發(fā)實(shí)力品牌產(chǎn)品品控檢驗(yàn)設(shè)備關(guān)鍵品控點(diǎn)1關(guān)鍵品控點(diǎn)2衛(wèi)生人員衛(wèi)生倉(cāng)儲(chǔ)衛(wèi)生加工衛(wèi)生治理人員素質(zhì)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工

11、作狀態(tài)效勞意識(shí)合作客戶客戶1客戶2A合同：合同的簽訂,根本目的是保證合作的平安效率、穩(wěn)定、法律,合同的審核不僅僅是價(jià)格、質(zhì)量、索賠的約束,整個(gè)合同的軟性條款、文字措詞都是審核的要點(diǎn),不同的物料也適用不同的合同；這一點(diǎn),是需要有專業(yè)采購(gòu)人員操作的.具體的合同審核流程上面已做說(shuō)明.A方案接口生產(chǎn)、A倉(cāng)儲(chǔ)接口、A財(cái)務(wù)接口：這三點(diǎn)都是采購(gòu)和相關(guān)部門的數(shù)字接口,為保證數(shù)字平安,這三點(diǎn)涉及到的流轉(zhuǎn)單據(jù)都很重要.這里羅列主要單據(jù).接口相關(guān)單據(jù)保存要求單據(jù)部門方案生產(chǎn)物料方案需求原件采購(gòu)臨時(shí)米購(gòu)需求原件采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)送貨單原件倉(cāng)儲(chǔ)入庫(kù)單原件采購(gòu)?fù)素泦卧少?gòu)樣品存單原件采購(gòu)財(cái)務(wù)發(fā)票臺(tái)帳采購(gòu)對(duì)賬單復(fù)印件采購(gòu)現(xiàn)金及支票

12、簽收單復(fù)印件采購(gòu)客戶扣款確認(rèn)單復(fù)印件采購(gòu)五、業(yè)務(wù)監(jiān)督模塊首先要明確一點(diǎn),采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督是為了更好地培養(yǎng)人才,對(duì)員工和同事的開展負(fù)責(zé)！采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督,我們將其分為業(yè)績(jī)和紀(jì)律兩類,限制的形式,就像合格產(chǎn)品不是檢驗(yàn)出來(lái)的,而是生產(chǎn)出來(lái)的一樣,良好的采購(gòu)也是流程培養(yǎng)出來(lái)的,不是監(jiān)督出來(lái)的；所以我們限制的重點(diǎn)就在兩塊：流程預(yù)防為主、人為監(jiān)督為輔.流程預(yù)防：1、以分段分工的模式,預(yù)防個(gè)人全盤操控單項(xiàng)業(yè)務(wù),人員互相監(jiān)督2、關(guān)鍵崗位部門內(nèi)輪崗每半年或一年,同時(shí)培養(yǎng)綜合水平人才3、業(yè)務(wù)過(guò)程公開,所有涉及業(yè)務(wù)的資料、往來(lái)函、訂單等由檔案員獨(dú)立保管4、制定采購(gòu)人員工作倫理,從各方面細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和供給商的交往5、制定避嫌原那么,對(duì)異常業(yè)務(wù)問(wèn)題,執(zhí)行業(yè)務(wù)員避嫌,由其他業(yè)務(wù)員主導(dǎo)處理人為監(jiān)督：1、重要的是持續(xù)不斷的要求、宣貫、形成監(jiān)督威懾受到誘惑的第一次嘗試最重要,對(duì)本分的就是威懾,對(duì)不本分的就是節(jié)制2、定期召開工作會(huì)議,制定統(tǒng)一過(guò)程工作報(bào)表,跟催工作3、定期審計(jì),預(yù)防出現(xiàn)積壓性嚴(yán)重問(wèn)題4、對(duì)質(zhì)量、價(jià)格等定期分析,隨時(shí)整改糾偏,對(duì)問(wèn)題在萌芽狀態(tài)進(jìn)行遏制.六、庫(kù)存限制模塊:庫(kù)存的限制問(wèn)題,首先要確認(rèn)限制的目標(biāo)是什么？這里涉及到的要素有：庫(kù)存成本、購(gòu)入本錢、運(yùn)輸本錢、缺貨本錢、采購(gòu)人力投入,問(wèn)題在于哪種備貨策略綜合本錢