單據(jù)管理流程

1、單據(jù)管理流程為明細(xì)各部門職責(zé)，保障作為業(yè)務(wù)處理依據(jù)的單據(jù)能有序及時(shí)流動(dòng)，特制定此單據(jù)管理流程！米購業(yè)務(wù)送貨到工廠1、常規(guī)供應(yīng)商送貨到工廠，保安通知倉管簽收，簽收單一式四聯(lián)，倉管負(fù)責(zé)整理。2、非正常時(shí)間收貨，保安負(fù)責(zé)簽收，供應(yīng)商在記錄本上登記廠家、物料等詳細(xì)信息，移交時(shí)倉管補(bǔ)簽確認(rèn)。3、快遞送料由倉管進(jìn)行簽收、核查，對(duì)簽收單進(jìn)行復(fù)印，確保聯(lián)數(shù)。4、財(cái)務(wù)、采購每天三次收單，并在倉管記錄本上進(jìn)行單號(hào)登記，簽名確認(rèn)。5、財(cái)務(wù)憑借簽收送貨單及時(shí)進(jìn)行帳務(wù)處理，階段性與采購、倉管確認(rèn)信息。送貨到加工廠1、供應(yīng)商直接送貨加工廠，由加工廠進(jìn)行簽收收貨，需有駐廠倉管簽字方可結(jié)帳。2、公司駐廠倉管負(fù)責(zé)與加工廠協(xié)調(diào)，

2、整理歸屬公司的送貨單據(jù)，及時(shí)回傳到財(cái)務(wù)。3、財(cái)務(wù)對(duì)單據(jù)進(jìn)行錄入、核對(duì)，不詳信息與米購、物控確認(rèn)電子料送貨到工廠1、倉管依據(jù)電子料到料通知單檢查電子料到料情況，按實(shí)收數(shù)制單,詳細(xì)記錄貨物編碼、訂單等信息。2、財(cái)務(wù)每天按時(shí)進(jìn)行收單，系統(tǒng)錄入，檢查核對(duì)。電子料直接送貨到加工廠1、電子料直接送貨加工廠，由駐廠倉管進(jìn)行簽收、發(fā)放，依據(jù)特殊物料單進(jìn)行制單。2、駐廠倉管整理單據(jù)，傳送到公司財(cái)務(wù)進(jìn)行核查、錄入，財(cái)務(wù)分單到電子料倉。3、財(cái)務(wù)依據(jù)電子料整體信息與采購進(jìn)行核對(duì)。供應(yīng)商退貨1、公司IQC與售后每周去加工廠清理退料，將狀態(tài)處理清晰，核對(duì)數(shù)量。2、倉管員根據(jù)加工廠退貨單清點(diǎn)實(shí)物，分狀態(tài)辦理入庫手續(xù)，將退貨

3、單傳送財(cái)務(wù)。3、制單員依據(jù)退貨單進(jìn)行系統(tǒng)制生產(chǎn)退貨單，由倉管確認(rèn)，傳送至采購、IQC、倉管。4、對(duì)于結(jié)構(gòu)/包裝物料IQC及時(shí)通知對(duì)應(yīng)供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，電子料售后進(jìn)行返廠/報(bào)廢處理5、對(duì)于供應(yīng)商確認(rèn)來料不良信息，倉庫通知制單員詳細(xì)信息制五聯(lián)單。6、倉管負(fù)責(zé)當(dāng)天回單，一式四聯(lián)，傳送至、采購、IQC、財(cái)務(wù)、倉管。注意事項(xiàng)1、對(duì)于缺乏單據(jù)，由直接接觸人員進(jìn)行復(fù)印，確保相關(guān)部門人手一份。2、對(duì)于不符合規(guī)定送貨單據(jù)，采購與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行更改，屢次溝通不更改者罰款。3、對(duì)于打印單據(jù)，制單員依據(jù)緊急程度排序，記賬員可協(xié)助進(jìn)行單據(jù)信息錄入。4、各環(huán)節(jié)對(duì)白己經(jīng)手的單據(jù)負(fù)責(zé)，保留與下一環(huán)節(jié)交接的簽字信息，以便查詢。5

4、、工程師直接工廠領(lǐng)用物料/工具/手板，需第一時(shí)間返單財(cái)務(wù)。6、任何異常信息需要經(jīng)手人及時(shí)反映給責(zé)任人。生產(chǎn)業(yè)務(wù)正常生產(chǎn)1、物控依據(jù)銷售、采購狀況進(jìn)行制定生產(chǎn)計(jì)劃。2、制單員依據(jù)物控指令根據(jù)完善的BOM進(jìn)行系統(tǒng)制套料單/補(bǔ)發(fā)料單，完善代工廠、機(jī)型、顏色等信息。3、物控審核生產(chǎn)發(fā)料單，對(duì)重點(diǎn)物料的特征與數(shù)量進(jìn)行審核確認(rèn)。4、倉管依據(jù)審核后的單據(jù)備料、發(fā)放，檢查相關(guān)信息。5、司機(jī)需要負(fù)責(zé)物料與單據(jù)的工廠與加工廠的傳送，保障駐廠倉管收到收全單據(jù)。單據(jù)與實(shí)收物料如出現(xiàn)差異第一時(shí)間反映給物控處理。6、駐廠倉管每天清理單據(jù)，將當(dāng)天整理好的單據(jù)由司機(jī)傳送至財(cái)務(wù)，司機(jī)在物料清單上簽字確認(rèn)。7、加工廠返單由司機(jī)傳

5、送到財(cái)務(wù)記賬員，記賬員依單審核系統(tǒng)數(shù)據(jù)，當(dāng)天內(nèi)分單給物控。返工流程1、成品返工由售后鑒定，品控出具返工申請(qǐng)單，由財(cái)務(wù)銷售會(huì)計(jì)，物控主管，生產(chǎn)主管，品控主管，財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)，特殊情況下后四者中三者簽字即可生效。2、制單員制成品返工出庫單一式五聯(lián)，成品倉留存，其余隨貨同行，加工廠簽字后返物控、財(cái)務(wù)。3、返工物料由生產(chǎn)申請(qǐng)、物控批準(zhǔn)后制單員制單，歸總到返工單號(hào)4、成品倉記賬員跟蹤物控返工進(jìn)度與狀態(tài)，直至返工完畢5、返工入庫以特定返工標(biāo)貼標(biāo)明，成品倉記賬員與物控核對(duì)每日入庫數(shù)與明細(xì)。6、其余單據(jù)流程按生產(chǎn)單據(jù)流程進(jìn)行管理。注意事項(xiàng)1、生產(chǎn)單據(jù)的流轉(zhuǎn)下一個(gè)環(huán)節(jié)需對(duì)方簽名確認(rèn)，以此確認(rèn)單據(jù)的責(zé)任人，環(huán)節(jié)斷裂

6、可由最后一個(gè)簽名環(huán)節(jié)后一環(huán)節(jié)承擔(dān)責(zé)任。2、對(duì)于未發(fā)放的單據(jù)，一周內(nèi)清理一次，依據(jù)各環(huán)節(jié)的簽署和系統(tǒng)內(nèi)審核狀況確認(rèn)，最終未審核單據(jù)只允許停留在倉庫。3、對(duì)于物料更改/臨時(shí)替代信息，物控、倉管發(fā)現(xiàn)后及時(shí)反饋，制單員進(jìn)行單據(jù)以及系統(tǒng)信息更改，確保信息的準(zhǔn)確有效。4、對(duì)于倉庫出庫物料，兩天內(nèi)需駐廠倉管返單回公司，駐廠倉管請(qǐng)假可交由生產(chǎn)主管/助理負(fù)責(zé)，公司工廠由生產(chǎn)主管負(fù)責(zé)單據(jù)跟蹤?？凸I(yè)務(wù)1、供應(yīng)商送客供物料，由倉管進(jìn)行簽單收料，單據(jù)分類整理由財(cái)務(wù)、采購收單。2、采購?fù)ㄖ锟剡M(jìn)行客供物料生產(chǎn)安排。3、制單員依據(jù)物控指令進(jìn)行制單，物控審核。4、倉管備料，司機(jī)發(fā)料到加工廠。5、一般情況下單據(jù)需當(dāng)天由司機(jī)返

7、回，記賬員收集、分單和帳務(wù)處理。注意事項(xiàng)1、倉管可依據(jù)經(jīng)驗(yàn)對(duì)客供物料到料狀況對(duì)物控提供對(duì)應(yīng)信息。2、制單員應(yīng)了解客供料生產(chǎn)流程，避免制單錯(cuò)誤。其他1、單據(jù)丟失一份（按照流轉(zhuǎn)簽名）五次以內(nèi)每次對(duì)責(zé)任人罰款十元，司機(jī)丟失罰款五十元，五次以上按照五次為階梯加倍，延期一天罰款十元。如果責(zé)任人改善情況良好，一個(gè)月以內(nèi)無單據(jù)丟失現(xiàn)象，可補(bǔ)發(fā)罰款。規(guī)則是保障業(yè)務(wù)運(yùn)行依據(jù)，以便形成良好的工作習(xí)慣與責(zé)任心。2、如出現(xiàn)特殊狀況，如停電、系統(tǒng)故障等，制單員可手工制單，特殊情況排除后系統(tǒng)內(nèi)補(bǔ)單。3、其他未盡業(yè)務(wù)，按照相近業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，可咨詢財(cái)務(wù)、物控。4、以上業(yè)務(wù)由行政監(jiān)督執(zhí)行，任何事宜可第一時(shí)間向責(zé)任部門反映，

8、得不到解決可向行政部門投訴，由其協(xié)調(diào)解決。物料單據(jù)操作規(guī)范（生產(chǎn)類）單據(jù)作為公司業(yè)務(wù)進(jìn)行的憑據(jù)，通過計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、核算、分析等環(huán)環(huán)相扣的流轉(zhuǎn)進(jìn)行信息流與業(yè)務(wù)流的傳遞，單據(jù)信息的相關(guān)性、準(zhǔn)確性與及時(shí)性決定了公司的運(yùn)營效率與質(zhì)量，因此，規(guī)范單據(jù)的各環(huán)節(jié)操作！一、單據(jù)格式從格式上單據(jù)分為頂端輔助信息段、表體物料段與底端經(jīng)手人信息段！1、頂端輔助信息分為單據(jù)日期、審核日期、出/入庫類別、部門、倉庫、生產(chǎn)批號(hào)、出庫單號(hào)、備注八項(xiàng)信息欄，其中審核日期、出庫單號(hào)白動(dòng)生成，其他信息除生產(chǎn)批號(hào)、備注為手工填寫外則為手工選擇！2、表體物料段為物料編碼、名稱、打單數(shù)量、發(fā)料/收貨數(shù)量與單價(jià)、金額欄，全部為手工輸

9、入或系統(tǒng)內(nèi)bom引入，打單數(shù)量為計(jì)劃數(shù)，以經(jīng)手人實(shí)際發(fā)貨為依據(jù)。3、底端經(jīng)手人信息段為打單、審核、發(fā)料（收貨）、領(lǐng)用（入庫單無）四欄，除打單系統(tǒng)白動(dòng)生成外其他則為經(jīng)手人手簽。二、單據(jù)類型按不同的信息主體單據(jù)可分為不同的類型，如按部門、按類別、按倉庫等區(qū)分，按數(shù)據(jù)的正負(fù)可分為藍(lán)單（正數(shù)）紅單（負(fù)數(shù)），信息越完全所產(chǎn)生的信息誤差越小，相應(yīng)準(zhǔn)確度就越高！1、部門分為公司內(nèi)部部門和外部部門，外部部門則為組件加工廠與生產(chǎn)代工廠和部分有生產(chǎn)業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，制單時(shí)根據(jù)申請(qǐng)人的部門以及業(yè)務(wù)類別進(jìn)行選擇。2、出庫類別按現(xiàn)有的業(yè)務(wù)分為生產(chǎn)出庫、試產(chǎn)出庫、銷售出庫、返工出庫、贈(zèng)送出庫、物料編碼變更出庫、售后維修出

10、庫、簽樣出庫、初始數(shù)據(jù)變更出庫與其他出庫十種類型；入庫分為采購入庫（單獨(dú)規(guī)范處理）、生產(chǎn)退料入庫、贈(zèng)品入庫、物料編碼入庫、售后維修入庫、（單）機(jī)頭入庫、包裝入庫（機(jī)頭包裝）、成品機(jī)入庫（組裝包裝一體）、返工入庫、初始數(shù)據(jù)變更入庫與其他入庫十一種類型，；不同出庫類型對(duì)應(yīng)不同的業(yè)務(wù)，按照不同的核算科目進(jìn)行核算與考核；3、倉庫按物料的種類、狀態(tài)進(jìn)行大類區(qū)分與小類明細(xì)的區(qū)別，主要分為電子料、結(jié)構(gòu)料、包裝料、貴重包裝料、半成品、成品倉，按狀態(tài)分為良品與不良品并再次細(xì)分為來料不良和生產(chǎn)不良！三、制單規(guī)范制單原則上將所有信息全部選擇、填充！1、備注欄為信息的輔助信息提供，如套料出庫則需寫成品顏色與數(shù)量，銷售

11、出庫需寫商家名稱等！2、生產(chǎn)批號(hào)作為生產(chǎn)套料管理的核心信息需要進(jìn)行維護(hù)，同一生產(chǎn)任務(wù)單不同批次的發(fā)放按照固定生產(chǎn)任務(wù)單號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一管理以核算產(chǎn)線留存；其他出庫按照流水號(hào)進(jìn)行編制，以出庫內(nèi)容所寫字母與年月和流水號(hào)進(jìn)行順延，如銷售出庫為XS0609001,銷售出庫為WX0609001;可通過流水號(hào)的連續(xù)性來進(jìn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)的判斷與管理！3、出/入庫單號(hào)系統(tǒng)內(nèi)按照倉庫的類別進(jìn)行白行編制生成！4、套料出庫單可通過配比出庫引用bom來按照不同的倉庫進(jìn)行匯總生成，其余信息需要進(jìn)行填充！5、生產(chǎn)不良等各種退料、編碼調(diào)整出入庫、返工出入庫等以同一出/入庫單（分紅藍(lán)單）處理，需對(duì)應(yīng)生產(chǎn)批號(hào)或者其他對(duì)應(yīng)的流水號(hào)信息！四、單據(jù)流轉(zhuǎn)公司的單據(jù)原則上全部為系統(tǒng)制單，避免或者杜絕手工制單！1、制單由物控按照各部門的需求申請(qǐng)與公司的物料狀況統(tǒng)一進(jìn)行系統(tǒng)制單！2、單據(jù)的審核由物控主管進(jìn)行，物控進(jìn)行單據(jù)登記與跟蹤，確保單據(jù)回收的及時(shí)性！3、倉庫按照單據(jù)信息進(jìn)行備料發(fā)放并填實(shí)發(fā)數(shù)，實(shí)發(fā)數(shù)嚴(yán)禁大于應(yīng)發(fā)數(shù)！4、領(lǐng)料人簽收后單據(jù)結(jié)束流轉(zhuǎn)，由倉管員匯總到記賬員進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)審核記帳！5、單據(jù)修改信息必須由經(jīng)手人簽名確認(rèn)，制單員及時(shí)