淺談水利工程的檔案管理工作

1、淺談水利工程的檔案管理工作水利工程檔案具有重要的利用價值，如何才能做好水利工程檔案管理工作，要從以下四個方面做起。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，水利工程檔案在社會中起著重要的作用。水利工程在建設(shè)過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此、認真做好水利工程檔案管理工作是非常重要的。一、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們

2、遵照統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級管理的原則。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時，完善制度建設(shè)，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關(guān)。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。二、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理長期以來、我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。沒有

3、將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。近幾年來、我們意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對水利工程檔案進行超前管理。(一)根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點，拓寬檔案收集渠道從實際情況看、水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜、往往造成工程任務(wù)一完成。臨時機構(gòu)解散、而檔

4、案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排、掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上、采取以下收集方法：1、追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息、并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。2、分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年

5、度的水利工程、我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、3、強制性收集。對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位、我們采用收取檔案資料押金的做法、當一項水利工程報建后。施工單位先交定金額的資料押金：直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有定的約束力。可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。(二)制定規(guī)范，及時立卷根據(jù)水利工程建設(shè)的實際情況、我們制定了科技檔案管理規(guī)定實施細則，建立起工程檔案管理的大件。分類大綱、保管期限、檔號

6、分類方法等，將水利工程檔案共分為十四大類：(1)綜合類檔案;(2)堤防類檔案;(3)河道治理類檔案;(4)涵閘、虹吸、揚水站工程類檔案;(5)引黃開發(fā)利用類檔案;(6)防汛類檔案;(7)水利樞紐工程類檔案;(8)水文水情類檔案;(9)科學(xué)研究類檔案;(10)設(shè)備、儀器類檔案;(11)計劃統(tǒng)計類檔案;(12)通訊類檔案;(13)房建類檔案;(14)其它類檔案;并在每一類中確定了基本歸檔范圍。在此基礎(chǔ)上，我們制定了科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷管理方法，堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應(yīng)該收集舊檔的文件資料進行分類整理，立出預(yù)備案卷?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、

7、科學(xué)化。三、強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平水利工程檔案具有“次性”和不可回復(fù)性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進行了大量培訓(xùn)、講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解具體的歸檔范圍。同時，按照我們檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作了詳細的講解。使大

8、家對檔案內(nèi)容提前了解，在工作中更好的發(fā)揮，注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進行。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化有個切實的保障。四、通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們在近幾年來實施電腦化管理