電力建設(shè)工程檔案管理探析

1、電力建設(shè)工程檔案管理探析    摘要工程是百年大計工程，工程檔案是工程今后使用階段和再建設(shè)階段維修、管理的重要依據(jù)。如何采取有效措施，保證工程檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是值得關(guān)注的問題。筆者在根據(jù)實際工程經(jīng)驗、經(jīng)過調(diào)查研究結(jié)合工程技術(shù)檔案歸檔工作的現(xiàn)狀，對工程技術(shù)檔案歸檔中的存在通病，提出了搞好工程檔案歸檔的對策，以完善工程技術(shù)檔案管理，從而促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。 關(guān)鍵詞建設(shè)工程歸檔工作管理對策 中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)規(guī)模的不斷增長，電網(wǎng)建設(shè)的步伐也逐步加快。近幾年，電網(wǎng)建設(shè)工程項目多、投資大、標(biāo)準(zhǔn)高，電力工程檔案在

2、規(guī)范化管理方面也進(jìn)行了積極探索和研究。同時系統(tǒng)內(nèi)開展的創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程活動，對作為各項工程管理基礎(chǔ)的檔案管理也提出了新要求，如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)，創(chuàng)造性的開展工作，不斷提高建設(shè)工程的檔案管理水平，如何滿足優(yōu)質(zhì)工程的要求，如何保證項目檔案的齊全完整和項目準(zhǔn)確性是現(xiàn)階段我們應(yīng)該思考和認(rèn)識的重要課題。 電力建設(shè)工程檔案的特點和作用 電網(wǎng)建設(shè)工程檔案是指電網(wǎng)建設(shè)工程項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的全部文件原始材料。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，在電力企業(yè)中，電力工程檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程，電力系統(tǒng)的

3、特性決定了其檔案內(nèi)容大多是高技術(shù)密集型的；而其電力工程檔案涉及單位部門又多，特別是系統(tǒng)外單位產(chǎn)生的工程檔案，種類多、數(shù)量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復(fù)雜。同時一個完整的工程項目建設(shè)通常周期長，從工程立項、可行性研究、圖紙設(shè)計、施工等等，到最后竣工驗收投運，一般要跨越一兩年甚至更長時間。這給檔案資料收集整理帶來很大不便，極易造成資料散失。因此電力建設(shè)工程檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、面廣量大、時間跨度大等特點。 但是一份齊全的工程檔案在建設(shè)工程中也發(fā)揮很大作用： （一）工程檔案是電力工程建設(shè)和管理工作的重要依據(jù)。對于各項電力工程的維護(hù)、改擴(kuò)建、管理，主要靠的是工程檔案的儲存。只有以原始的檔案記錄為依據(jù)，

4、才能順利進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)管理，避免不必要的浪費和損失。對于電力企業(yè)來說，如果它擁有數(shù)量較多、質(zhì)量較高的工程檔案資料，也就在一定程度上擁有比較雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)，就會避免盲目性投資，減少經(jīng)濟(jì)損失，提高企業(yè)效益。 （二）工程檔案是電力工程建設(shè)規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。沒有工程檔案，工程建設(shè)就會盲目性，變電所的線路的維修、改擴(kuò)建就難以進(jìn)行，造成一片混亂。如果能合理、充分利用工程檔案，調(diào)閱工程檔案做參考，就可以合理開發(fā)、合理設(shè)計、合理施工，充分發(fā)揮投資效益。 二、目前施工方檔案管理中常見的質(zhì)量通病及原因分析 目前的工程檔案管理實行了“誰牽頭誰負(fù)責(zé)”的項目負(fù)責(zé)制，變建設(shè)單位一家抓檔案，為建設(shè)、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)

5、理多家抓檔案，雖然各施工單位的都盡可能規(guī)范化的按照歸檔要求進(jìn)行組卷歸檔。但仍暴露出很多問題： （一）工程文件材料的形成質(zhì)量不符合規(guī)范要求。在工程建設(shè)的過程中，相當(dāng)一部分文件材料的制作不規(guī)范，主要表現(xiàn)為:用紙的不規(guī)范，文件的制作未嚴(yán)格使用A4紙張；用筆的不規(guī)范，有的項目出現(xiàn)鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水等不合格的書寫材料制作文件；簽字不規(guī)范，有代簽、漏簽、打印和印章代替簽名的現(xiàn)象；記錄表式不符合規(guī)范要求，有的表式為復(fù)印件。 （二）部分工程的檔案管理未與工程建設(shè)同步。相當(dāng)多的項目在實施過程中，檔案管理明顯滯后于項目建設(shè)的進(jìn)程：如沒有在項目開工之初，即將檔案工作的有關(guān)要求納入項目建設(shè)的合同之中，對工

6、程檔案實行合同化管理；在對項目實施全過程的控制管理的同時，沒有將工程檔案工作的有關(guān)要求列入有關(guān)的控制管理內(nèi)容。 （三）部分工程項目文件收集不齊全。一些項目在文件材料的收集上存在問題，歸檔資料不完整，相互支撐性文件不全，閉環(huán)管理不到位。比較突出的，一是對前期文件收集不完整、不系統(tǒng)，特別是變電站設(shè)備的招投標(biāo)文件收集起來很困難；二是未重視對聲像及電子文件的收集。 （四）對工程檔案重視程度不夠。電力建設(shè)工程是臨時組成的施工單位，具有很強(qiáng)的階段性、流動性。個別領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正把工程檔案工作擺在應(yīng)有的位置，只注重施工進(jìn)度、工藝質(zhì)量，而忽視檔案管理工作，存在著對檔案工作說起來重要，干起來次要的現(xiàn)象，等到工程竣

7、工驗收時，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊加工，致使工程竣工檔案質(zhì)量較差，影響到日后的提供利用。 （五）工程竣工圖的編制質(zhì)量不高。按照國家的有關(guān)規(guī)定，建設(shè)項目的竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，修改到位，能真實反映項目竣工時的實際情況。但有的建設(shè)項目竣工圖不僅收集不齊全，還存在相當(dāng)多的問題，如有的項目，工程施工過程中的更改內(nèi)容未在相關(guān)圖紙和相關(guān)部位上修改到位并注明修改的依據(jù)；有的竣工圖甚至未在必填項目上填寫相關(guān)內(nèi)容。 (六)檔案人員配備不能適應(yīng)工作的需要。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，部分建設(shè)、施工單位的檔案管理人員都是兼職，事務(wù)多、頭緒雜，加之更換比較頻繁，對檔案業(yè)務(wù)知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、掌握不夠。 根據(jù)

8、以往的工程經(jīng)驗，發(fā)生如此多問題的主要原因是檔案管理制度不齊全，檔案管理人員在檔案整理過程中無章可循，檔案管理程序混亂；同時因為項目檔案形成單位眾多，關(guān)系繁雜，沒有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門，檔案收集、整理就會受到諸多因素限制；而且項目部的檔案管理經(jīng)常是兼職檔案管理人員，業(yè)務(wù)水平不足，責(zé)任心不強(qiáng)，在檔案管過程中心有余而力不足，無法勝任檔案管理工作，而且檔案管理職責(zé)分工不合理，這也給以后的工程檔案資料的收集留下隱患。 三、做好電力建設(shè)工程檔案工作的對策措施 （一）健全檔案制度，檔案工作做到有章可循 電力建設(shè)項目檔案面廣量大，要使建設(shè)項目檔案工作有計劃、有步驟、高標(biāo)準(zhǔn)、全方位地有序進(jìn)行，必須從建設(shè)項目開始，

9、就建立科學(xué)、合理、適用和可操作性強(qiáng)，力度大的一整套建設(shè)項目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方職責(zé)、獎勵處罰等方面作出明確的規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等重要問題，提出具體要求，使其有章可循，標(biāo)準(zhǔn)一致，職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。 （二）強(qiáng)化過程控制，推進(jìn)與工程項目的對接。 工程項目是工程檔案工作服務(wù)的主體，也是工程檔案資料的主要來源，要切實做好檔案收集與項目建設(shè)的對接工作，保證工程檔案管理工作的正常開展。電力工程建設(shè)時間跨度大，在檔案的收集、整理、保管各環(huán)節(jié)要按照統(tǒng)一的程序

10、和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到檔案工程和工程建設(shè)同步進(jìn)行。 （三）加強(qiáng)法規(guī)宣傳與專業(yè)培訓(xùn)，重視工程檔案管理 首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，對數(shù)字化檔案館的使用進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，讓兼職檔案員及時了解組卷要求和工程動態(tài)。將建設(shè)工程檔案管理納入工程建設(shè)環(huán)節(jié)。同時要善于與工程項目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，盡早介入工程建設(shè)活動。要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。 （四）規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性 在歸檔的同時，也需電子文檔同時歸檔，這樣有利于項目管理理念的更新，是解決項目管理問題的重要途徑。通過無紙化辦公，通過密碼轉(zhuǎn)換簽章技術(shù)，實現(xiàn)工程文件的收集、整理、審核及歸檔一體化。提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現(xiàn)了企業(yè)各部門之間實現(xiàn)資源共享，對檔案編研工作也起到整合作用。同時也推動企業(yè)信息化建設(shè)的前進(jìn)。 總之，有效地的措施是保證做好工程檔案工作的前提，作為檔案專職部門，應(yīng)加大對