知識經濟時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考

1、知識經濟時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考    知識經濟時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考知識經濟時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考 摘要知識經濟背景下檔案工作對現代企業(yè)發(fā)展意義非凡，企業(yè)可以通過樹立現代企業(yè)檔案意識、利用計算機信息技術手段和建立企業(yè)檔案館等途徑來實現企業(yè)檔案更好地服務企業(yè)發(fā)展的目的。 關鍵詞知識經濟企業(yè)檔案 作者簡介：蘇娟     知識經濟時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考 < 摘要知識經濟背景下檔案工作對現代企業(yè)發(fā)展意義非凡，企業(yè)可以通過樹立現代企業(yè)檔案意識、利用計算機信息技術手段和建立

2、企業(yè)檔案館等途徑來實現企業(yè)檔案更好地服務企業(yè)發(fā)展的目的。 關鍵詞知識經濟企業(yè)檔案 作者簡介：蘇娟，河南大學計算中心辦公室。 中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1009-0592(2011)08-214-02 檔案與檔案管理是人類社會獨有的文化現象，是人類共同記憶大廈的基礎。正是有了檔案和檔案整理，人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性才得以維系和完善。斗轉星移間，人類社會一刻不停地發(fā)生著變化，檔案與檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大的變化，從最初的“結繩記事”和“刻木為契”等記事方法到如今的電子檔案無一不體現著社會生產力的變化和人類社會交往的擴大。眾所周知，科學技術迅猛發(fā)展的今天，作為科學技術源泉

3、的“知識”被普遍認為是產生經濟價值的核心要素，高知識含量的產品和服務所創(chuàng)造的經濟效益在國民生產總值中所占的比例越來越大我們已經步入了知識經濟時代。 在知識經濟時代，我們的檔案和檔案工作發(fā)生了一些變化。其中最明顯的即檔案的所有權發(fā)生了變化。隨著經濟體制改革的不斷深入，我國實行以公有制為主體，多種所有制經濟共同發(fā)展的基本經濟制度，與此相應，檔案作為國家機構、社會組織和個人在社會活動中的記錄，其所有權歸屬也呈現多元化趨勢。因此，在知識經濟時代，企業(yè)的檔案管理成為檔案管理領域的新問題。筆者通過論述檔案工作的重要性，嘗試提出在知識經濟時代，企業(yè)檔案管理的一些策略與方法。 一、檔案工作對于企業(yè)管理的價值和

4、作用 如上文所提及的，檔案是人類社會獨有的文化現象，無論是國家還是社會組織，都在日積月累地搜集和保存檔案，這是因為檔案具有獨特的作用，主要表現在行政、業(yè)務、文化等方面。 檔案是各級機構行使行政職能、從事管理活動的記錄。這些記錄對于企業(yè)工作的連續(xù)性和高效性有著不可或缺的參考作用。謝倫伯格認為“檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，它是政府機構賴以建立的基礎。”這一論斷同樣適用于作為社會組織的重要形式現代企業(yè)。檔案記錄了大量工作經過和經驗，企業(yè)的各級機構都需要借助這些經驗保證其決策的正確性、管理的連續(xù)性和高效性。 檔案也是體現各個領域業(yè)務發(fā)展史的活化石。檔案記錄了各行各業(yè)運營的經驗、教訓。任

5、何領域的業(yè)務都不可缺少檔案記錄，這是因為在業(yè)務活動中常常需要一些來自之前活動的精確數據，而這是僅僅依靠人腦和語言難以勝任的；除此之外，各種業(yè)務檔案中，以文字為表達方式的記錄只是一部分，還有大量以圖形和表格為表達方式的記錄。例如在企業(yè)管理方面并不陌生的會計檔案和商標檔案，前者是以統(tǒng)計數據和會計報表的形式存在的檔案，后者則是以設計圖紙的形式存在的。 除此之外，檔案還在企業(yè)文化的形成，處理法律關系中具有重要作用。正是因為檔案具有如此多樣和重要的作用，才使得檔案對于企業(yè)管理具有非凡的價值。檔案對于現代企業(yè)的價值，即指檔案對企業(yè)的有用性。就其具體表現而言，從不同角度劃分，檔案對于企業(yè)管理的作用有以下幾種

6、表現形式： （一）憑證價值 檔案是歷史的真憑實據，正是這種特性，構成了檔案的憑證價值。 檔案的憑證價值使它可以成為考察、研究和處理問題的依據，成為法律權利、義務與責任的證據。以知識產權為例，我國自從1980年6月加入世界知識產權組織以來，為了與國際知識產權標準接軌而制定了一系列保護知識產權的法律法規(guī)，收集并保存了與各類知識產權相關的檔案系統(tǒng)。這些檔案在日后成為處理知識產權糾紛的憑證。 增強全民檔案觀念還包括樹立利用檔案更好地服務企業(yè)發(fā)展的意識這一項內容。根據上文所提及的，檔案對于現代企業(yè)管理具有重要的憑證價值和情報價值。因此，企業(yè)管理者和企業(yè)職員，還要善于利用檔案信息資源，善于發(fā)揮檔案資源的實

7、效作用，使得檔案信息資源真正為企業(yè)發(fā)展服務。例如，在現代知識經濟背景下，經濟貿易往來愈來愈頻繁，經濟效益不斷提高的同時，難免會出現一些貿易糾紛，這時就應該充分利用企業(yè)檔案資源的憑證作用，來為企業(yè)解決經濟糾紛，為企業(yè)維權。再如，現代企業(yè)的各類檔案中，有一類記錄著該企業(yè)未曾公開的數據和知識，包括技術圖紙和數據報表等，這些檔案就是這個企業(yè)的技術秘密和獨有知識。建立相關方面的檔案資源庫就有利于企業(yè)加強保密性，在日益激烈的市場競爭中處于有利地位。 （二）加強計算機信息技術在企業(yè)檔案資源管理中的運用 在現今知識經濟背景下，信息化改革已經成為一種潮流。雖然傳統(tǒng)的檔案管理方法在管理傳統(tǒng)載體檔案方面還是可行并且

8、有效的，然而在現代企業(yè)中，隨著電子文件的大量產生，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經不能保證電子文件的安全、真實、完整和長效，因此，檔案管理的方法和手段全面革新是每一個現代企業(yè)都必須面對的議題。筆者認為，加強計算機信息技術在企業(yè)檔案資源管理中的運用不僅僅是一個“硬技術”的革新問題。首先也是最重要的是需要檔案管理的理念和思路的全面革新，只有樹立科學的現代管理思想，才能充分地發(fā)揮計算機信息技術的優(yōu)勢。這就要求企業(yè)的管理者和檔案工作者樹立“前端控制”和“全程管理”的理念。所謂“前段控制”，即檔案管理者需要在電子文件生成之前就積極介入，通過文件管理系統(tǒng)的計算機設計預先設置文件格式、保管期限等屬性；所謂“全程管

9、理”，即指對電子文件從產生到保存再到最終銷毀進行全程監(jiān)控和管理，以確保電子文件的完整性、真實性和可靠性。在樹立了科學的現代管理思路之后就可以討論計算機信息技術在現代企業(yè)檔案管理領域中的表現了。具體來說，計算機信息技術在現代企業(yè)檔案管理中的手段主要有：利用計算機技術處理文件；利用網絡和電子通訊技術傳輸文件；利用現代電子數據庫技術存儲文件；運用電子信息化技術對傳統(tǒng)紙質文件進行數字化處理；利用現代信息檢索技術快捷地搜索、瀏覽文件；以及利用防火墻或數據加密技術確保文件安全性等。 （三）建立企業(yè)檔案館 企業(yè)檔案館是內部檔案機構的一種重要類型，是指在某一企業(yè)內部設立的，保管本單位形成的檔案，并主要為該企業(yè)

10、提供服務的檔案機構。企業(yè)檔案館是20世紀80年代中后期出現并興盛的一種檔案館類型。目前我國已經建立起近300個企業(yè)檔案館。企業(yè)檔案館就功能來講主要是收藏和管理本企業(yè)檔案的，它首先具有檔案館的一般屬性，是保存企業(yè)檔案的基地，其次，企業(yè)檔案館還具有一些自身獨具的特點，例如與綜合性檔案館相比，企業(yè)檔案館更專業(yè)。企業(yè)檔案館中所占比重最大的部分應該是圍繞企業(yè)專業(yè)性突出的科技檔案而展開的。建立企業(yè)檔案館對于知識經濟背景下的現代企業(yè)尤為重要。在企業(yè)內部建立檔案館對現代企業(yè)的意義有以下幾點： 1企業(yè)檔案館負責本企業(yè)檔案的搜集、整理和保管，建立企業(yè)檔案館有利于實現檔案信息化和數字化管理；有利于對檔案進行系統(tǒng)管理

11、和實現檔案管理的現代化。 2企業(yè)檔案館是全國檔案館網絡系統(tǒng)中的一員，建立企業(yè)檔案館不僅有利于企業(yè)自身的發(fā)展，還有利于形成以企業(yè)檔案館為中心，同時向本企業(yè)和全社會提供服務的良好局面。 3企業(yè)檔案館還兼負著教育宣傳的職能?，F代企業(yè)的文化建設是本企業(yè)血脈的承接和歷史的集成。一個企業(yè)的經營理念和團隊意識并不是朝夕之功，而是體現在檔案中。因此要延續(xù)一個企業(yè)，就要抓好該企業(yè)的文化建設工作。建立企業(yè)檔案館是最直接和最有效的途徑。 三、結語 社會在進步，世界在改變，技術在發(fā)展。在現代信息技術飛速發(fā)展、人類社會全面進步的今天，我們步入了知識經濟時代。在此大背景下，企業(yè)不斷發(fā)展，檔案工作不應也不能懈怠。筆者對知識經濟時代背景下現代企業(yè)檔案管理策略的思考，綜上所述有這樣幾點：首先也是最重要的，要樹立現代檔案管理理念；其次要引進新的技術手段，充分利用計算機信息技術的優(yōu)勢；第三就是要建立企業(yè)檔案館，善于利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的實效作用。只有這樣，企業(yè)和企業(yè)檔案工作才會相得益彰，彼此循環(huán)，獲得雙向的良性發(fā)