試論鐵路企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策_(dá)工程管理

1、試論鐵路企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策論文針對在信息化環(huán)境下，鐵路企業(yè)檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，提出建立電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，推動學(xué)問管理、平安屏障和檔案管理隊(duì)伍再造等措施，以提高企業(yè)檔案管理水平。當(dāng)今信息技術(shù)的快速進(jìn)展和快速滲透.已經(jīng)使社會各個領(lǐng)域發(fā)生了深刻的變化。作為鐵路企業(yè)參加競爭的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)的企業(yè)檔案管理.也不行避開的參加到這一深刻變化的過程之中。在這種快速變化的環(huán)境面前.檔案管理如何應(yīng)對新挑戰(zhàn)，實(shí)行新對策，為提高鐵路企業(yè)的競爭力和市場適應(yīng)性供應(yīng)有力支撐.是擺在檔案管理工面前的一個重要課題。1信息化對檔案管理帶來的挑戰(zhàn)1.1檔案信息共享不足從目前狀況看，檔案管理存在記錄企業(yè)科技檔案信息的內(nèi)

2、容多.反映企業(yè)經(jīng)營信息狀況的少.留意收集“紅頭文件”而忽視對本企業(yè)形成的有關(guān)市場、銷售、產(chǎn)品開發(fā)等信息收集。由于鐵路企業(yè)內(nèi)部還沒有形成健全發(fā)達(dá)的、一體化的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，因此檔案信息共享不足是各企業(yè)比較突出的問題。表現(xiàn)為大量信息散布在企業(yè)所屬的各個單位和各個崗位，沒有或沒有全部通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)集成為一個有機(jī)的整體，還表現(xiàn)為不同的信息以不同的結(jié)構(gòu)(如EMAIL、Excel、Word文檔、掃描文檔等)在不同的數(shù)據(jù)庫、主機(jī)、應(yīng)用系統(tǒng)上存在。而這些系統(tǒng)缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被隔離并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，從而給鐵路企業(yè)檔案收集、獵取有用信息帶來很大障礙。無法使信息準(zhǔn)時得到共享，也不能快速形成信息檔案

3、成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的良性流淌循環(huán)。1.2信息平安的防范難度增加信息平安問題主要表現(xiàn)在以下四個方面：一是檔案文件的易集中性。涉及到鐵路企業(yè)機(jī)密和學(xué)問產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容比較簡單通過共享、互聯(lián)的渠道而泄密和集中;二是易修改性。檔案的價值首先在于它是一種原生性的信息資源，但數(shù)字化的文件具有易修改和不留痕跡的特點(diǎn).使檔案在被惡意修改或攻擊后難以恢復(fù)到原生狀態(tài).導(dǎo)致文件的憑證性作用滅失.可追溯性降低：三是易移動性。電子文件很簡單被刪除和移動，并且難以被即時發(fā)覺;四是平安問題的持續(xù)性。在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下，信息的平安性會因時間的推移而下降.信息的平安必需獲得持續(xù)的關(guān)注和持續(xù)的技術(shù)支持才有可能免遭不測。1.3管理人員素養(yǎng)不適應(yīng)

4、企業(yè)的信息化給企業(yè)帶來的是“對管理理念創(chuàng)新，對管理流程再造.對管理團(tuán)隊(duì)的重組，對管理手段的革新”。信息化解決了檔案長期以來傳統(tǒng)煩瑣的工作方式.但也給檔案人員帶來了較大的沖擊。表現(xiàn)在：一是學(xué)問的不適應(yīng)。不具備現(xiàn)代化條件下的計算機(jī)相關(guān)學(xué)問和鐵路企業(yè)主產(chǎn)品的專業(yè)學(xué)問，在履行職能時就表現(xiàn)為不知道如何操作，不知道如何維護(hù)，不知道如何管理;二是力量的不適應(yīng)。鐵路企業(yè)檔案管理人員普遍具有年齡相對偏大，學(xué)歷相對偏低，學(xué)習(xí)和接受新技術(shù)、新學(xué)問力量較差的特點(diǎn)，難以適應(yīng)高速進(jìn)展下的計算機(jī)工作環(huán)境，不具備運(yùn)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行篩選、加工、提煉、開發(fā)的力量，難以為企業(yè)供應(yīng)各種增值的檔案信息服務(wù)。2應(yīng)對挑戰(zhàn)的對策面對越來

5、越多的挑戰(zhàn)和日益簡單的現(xiàn)實(shí)問題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)著力從強(qiáng)化“一個基礎(chǔ)”、推動“三項(xiàng)工程”2個方面.以提高鐵路企業(yè)檔案管理水平和應(yīng)對挑戰(zhàn)的力量。2.1強(qiáng)化“一個基礎(chǔ)”要建立信息化條件下，電子文件的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。標(biāo)準(zhǔn)化是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ).也是確保檔案管理質(zhì)量的重要支撐和保障。建立電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系包括電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)(包括文檔的真實(shí)性、完整性、有效性鑒定)、傳輸標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、平安標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、修改標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護(hù)等等。由于電子文件的記錄格式、記錄載體、記錄形式均區(qū)分于紙質(zhì)文件，與紙質(zhì)檔案存在著很大差別，不僅在外型上不同，在處理方法、管理內(nèi)容上也存在著本

6、質(zhì)的不同。因此，這一標(biāo)準(zhǔn)體系的策劃與建設(shè)，要著重考慮2個重要因素：一是要緊緊圍繞電子文檔的有效收集、長期保存、真實(shí)保存和有效利用來綻開，即要在傳統(tǒng)的管理模式上取得突破，確保文件從生成到歸檔管理的全過程受控，實(shí)現(xiàn)文檔與檔案實(shí)體的一體化，文檔與檔案保管的一體化.文檔與檔案信息利用的一體化。二是要具有面對將來的平安適應(yīng)性.也就是要考慮在鐵路跨越式進(jìn)展的大背景下，鐵路企業(yè)技術(shù)進(jìn)展和流程再造等所帶來的平安保障的高標(biāo)準(zhǔn)要求。加強(qiáng)對電子文件和電子檔案管理方式的討論，包括相關(guān)的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)體系等.以適應(yīng)企業(yè)信息化和適應(yīng)市場變化的要求。2.2推動“三項(xiàng)工程”2.2.1學(xué)問管理工程學(xué)問管理是企業(yè)檔案管理

7、的基本功能。學(xué)問包括顯性學(xué)問和隱性學(xué)問。其中顯性學(xué)問表現(xiàn)為文件化的制度、設(shè)計圖紙等.這些學(xué)問通過目前正常的收集渠道已經(jīng)能夠獲得收集與存儲;隱性學(xué)問表現(xiàn)為凝聚在鐵路員工個體身上的技能和閱歷.因此隱 性學(xué)問是鐵路企業(yè)更為重要的學(xué)問。推動學(xué)問管理工程，就是要將檔案管理由顯性學(xué)問的收集向隱性學(xué)問的收集延長。實(shí)施這一工程的基本步驟.一是促進(jìn)隱性學(xué)問的顯性化，二是顯性化后的學(xué)問收集與存儲。顯性化后的學(xué)問收集與存儲已經(jīng)不是問題.因此這里的關(guān)鍵也就是促進(jìn)隱性學(xué)問的顯性化。所謂隱性學(xué)問的顯性化，就是要通過復(fù)制的方式，把員工的閱歷轉(zhuǎn)化為組織所把握的學(xué)問，使組織的才智大于員工的個體才智的集合。但是隱性學(xué)問屬于個人的

8、智力資本，出于個人競爭力的考慮，要讓員工自愿將珍貴的閱歷奉獻(xiàn)出來并不是一件簡單的事。解決這一問題，一要建立互信文化。信任是實(shí)現(xiàn)學(xué)問溝通與共享的前提，有了員工之間的相互信任，才能讓員工在共享他人學(xué)問成果的同時.情愿貢獻(xiàn)自己的學(xué)問成果.從而形成隱性學(xué)問和顯性學(xué)問之間良性互動的局面。二要建立制度。即要求員工定期把所處理、解決的問題準(zhǔn)時總結(jié).撰寫成案例，檔案管理部門再將這些案例進(jìn)行整理.升華成為企業(yè)重要的學(xué)問閱歷庫。三要建立激勵機(jī)制。隱性學(xué)問既然是具有價值的學(xué)問，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)通過進(jìn)行價值量化的激勵方式，對員工貢獻(xiàn)的學(xué)問予以價值確認(rèn)，激勵員工把閱歷準(zhǔn)時貢獻(xiàn)給企業(yè)。四是通過網(wǎng)絡(luò)和論壇讓隱性學(xué)問在員工中共享，

9、促進(jìn)學(xué)問在企業(yè)內(nèi)的傳播和溝通。2.2.2平安屏障工程信息化環(huán)境下的鐵路檔案平安保障問題是最為急迫而又最為麻煩的問題。企業(yè)需要通過建立多重平安屏障確保檔案平安。一是建立軟件平安屏障。除了必備的殺毒軟件和防火墻軟件外.鐵路檔案管理的軟件至少應(yīng)具備以下功能：1)日志功能。對關(guān)鍵信息的操作進(jìn)行監(jiān)控，以日志的形式全面、具體記載每次電腦修改記錄和修改內(nèi)容，并生成相應(yīng)報告。2)強(qiáng)制歸檔功能。強(qiáng)制、定時、自動保存重要崗位、關(guān)鍵人員的信息。3)自動加密功能。包括采納內(nèi)部專用的文件格式保存文件.對文件傳輸過程自動加密等。4)系統(tǒng)訪問掌握功能。實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限掌握.確保只有注冊的設(shè)備、身份和授權(quán)的人才能修改、閱讀有關(guān)

10、信息。5)防復(fù)制功能。依據(jù)權(quán)限設(shè)置只讀、修改等權(quán)限，且在修改前能自動備份原文件.保障檔案文件的原生性。二是建立硬件平安屏障。除了采納常規(guī)并且有效的防盜、防火、防塵、防水等平安措施外，還要考慮解決3個問題：1)確保文件檔案不依靠于硬件設(shè)施的狀態(tài)。主要是通過設(shè)置至少兩套硬件備份系統(tǒng)，采納第三方介質(zhì)備份、脫機(jī)保存等來解決。2)確保密鑰平安。系統(tǒng)的關(guān)鍵操作人員除了使用密鑰確認(rèn)身份外，還應(yīng)利用加密狗、身份驗(yàn)證卡片等硬件來確保密鑰平安。3)防止重要檔案信息非法傳播。主要是通過關(guān)閉數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移設(shè)備來防止企業(yè)學(xué)問的外泄。三是建立流程平安屏障。在設(shè)計、合同等關(guān)鍵管理系統(tǒng)的流程設(shè)計中，都要把信息平安作一體化的考慮。對

11、于需要長期保存和具有憑證作用的重要材料等，要同時建立紙介質(zhì)檔案。2.2.3鐵路檔案管理隊(duì)伍再造工程要適應(yīng)新的形勢和變化的環(huán)境。鐵路檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)定位應(yīng)當(dāng)是再造，而不是簡潔的素養(yǎng)提升，因此就特殊需要站在學(xué)問管理的高度來考慮檔案管理隊(duì)伍的規(guī)劃和建設(shè)。首先，可以根據(jù)業(yè)務(wù)、技術(shù)、專家3個層次的架構(gòu)，重構(gòu)一支分工明確、結(jié)構(gòu)合理、相互協(xié)調(diào)的檔案管理隊(duì)伍。檔案業(yè)務(wù)員主要是負(fù)責(zé)詳細(xì)的檔案收集與存儲業(yè)務(wù);技術(shù)人員則是將收集到的學(xué)問根據(jù)專業(yè)分工進(jìn)行提煉、濃縮，便于學(xué)問的檢索、傳播和共享;專家則是站在更高的層次上予以專業(yè)指導(dǎo).或是在企業(yè)設(shè)立的信息論壇上以版主的身份供應(yīng)學(xué)問的指導(dǎo)和關(guān)心。其次，針對不同層次的檔案管理人員的學(xué)問結(jié)構(gòu)要求.開展必要的培訓(xùn)與連續(xù)訓(xùn)練.不斷提高檔案管理人員