工程建設(shè)應(yīng)重視項目文檔管理_工程管理

1、工程建設(shè)應(yīng)重視項目文檔管理目前，在工程建設(shè)項目管理上，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響和思維習(xí)慣的局限，普遍存在重現(xiàn)場指揮協(xié)調(diào)推動進(jìn)度、忽視精確周密快捷的文件管理作用的現(xiàn)象。不重視項目文檔管理，會制約工程建設(shè)項目管理水平和效益的提升，甚至?xí)z留平安、質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)方面的風(fēng)險。如何提高項目文檔的管理水平和效率，是工程建設(shè)管理中的一個重要課題。文檔管理是項目管理的關(guān)鍵工具文檔管理是項目管理的關(guān)鍵工具。在工程建設(shè)項目實(shí)施過程中，無論是會議、檢查、談判，還是討論、設(shè)計、審批，或者施工和交易，這些項目管理行為最終必需通過文件的形式確定下來，進(jìn)行信息傳遞，得到確認(rèn)和執(zhí)行，從而實(shí)現(xiàn)對工程費(fèi)用、質(zhì)量、平安和進(jìn)度等節(jié)

2、點(diǎn)在時間、空間、數(shù)量、質(zhì)量方面的多向量掌握。項目實(shí)施各方的相互關(guān)系和合作內(nèi)容也必需通過文件才能得到確定。因此，文件形成的質(zhì)量、傳遞的速度、執(zhí)行的效率，在肯定程度上打算了項目管理的質(zhì)量和效率，文檔管理是項目管理的核心和驅(qū)動器。提高項目管理文件形成的質(zhì)量，提高文檔傳遞、歸檔處理等文檔管理的效率，是項目管理的重要工作。如會議形成的打算、決議、協(xié)商內(nèi)容要快速精確地形成文件，通過文檔管理部門以最快的速度分派傳達(dá)到有關(guān)單位，以使其得到貫徹執(zhí)行。假如文檔傳遞信息消失梗阻，造成決而不行，會影響工作效率和進(jìn)度。在這方面，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)通訊技術(shù)，形成能夠電子簽名的電子文檔，將會極大地提高管理效率。項目文檔跟蹤、

3、總結(jié)和沉淀了從項目啟動、方案、執(zhí)行、掌握到收尾全過程的管理信息。從內(nèi)容上區(qū)分，項目文檔可分為成果文檔(即通常所說的竣工資料)和過程文檔兩大類。過程文檔主要記錄項目管理進(jìn)程中的各種信息，為項目管理人員進(jìn)行工作供應(yīng)決策依據(jù)，保障項目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因此是企業(yè)珍貴的資產(chǎn)。對過程文檔進(jìn)行歸納和分析，項目管理者可以從中清楚看出該項目實(shí)施中的閱歷和教訓(xùn)，不斷總結(jié)閱歷，避開失誤，提高項目運(yùn)作水平。成果文檔如項目前期的可行性討論報告、中期的基礎(chǔ)設(shè)計、后期的施工圖設(shè)計及施工過程文件等階段性成果，經(jīng)過工程實(shí)施和實(shí)踐檢驗(yàn)，作為思維和設(shè)計的成果，文件中與現(xiàn)場客觀實(shí)踐不符合的部分得到充分暴露和修正，比如設(shè)計變更、預(yù)算調(diào)整、

4、合同調(diào)整，對原文件進(jìn)行了補(bǔ)充、改正和完善。這些文件的管理能促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和管理提升。文檔是落實(shí)項目經(jīng)營管理主體責(zé)任的重要依據(jù)。文件檔案記錄和沉淀了工程項目全過程，是項目質(zhì)量、平安、商務(wù)、費(fèi)用等項目經(jīng)營管理的依據(jù)，與工程建設(shè)效益和工程責(zé)任息息相關(guān)。如有關(guān)HSE管理的文件不僅是現(xiàn)場平安管理掌握的有效工具，而且是事故認(rèn)定和事故處理追究責(zé)任的鐵證。所以，保證項目文檔的嚴(yán)密性、完整性和有效性特別重要。五措施提升項目文檔管理水平一是推動文檔管理規(guī)范化。項目文檔作為項目溝通溝通的載體，要真正做到系統(tǒng)化、全面化、清楚化，達(dá)到整個項目受控并有序進(jìn)行。項目成立后，首要的工作就是要對項目文檔管理作出明確的規(guī)定，以保證

5、項目文檔精確、完整、有效，從而確保項目順當(dāng)實(shí)施并滿意合同要求。依據(jù)這些規(guī)定，搞好項目文檔分類的管理。依據(jù)項目文檔的不同屬性，對種類繁雜的項目文檔進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范和統(tǒng)一的分類。在文檔管理中需要建立一套文檔的模板，對一些格式進(jìn)行規(guī)定，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)。二是做好文檔的建冊、驗(yàn)收與收存。設(shè)計成品文件的出版、分發(fā)及項目結(jié)束后整個文檔的歸檔等方面的要求，確保有效項目文檔完整保存和歸檔，科學(xué)、合理存放，以便利項目成員查閱。確保項目文檔按時順當(dāng)出版，準(zhǔn)時分發(fā)，保證文件流的暢通以及分發(fā)流轉(zhuǎn)記錄的可追溯性。確保項目文檔完整、長期妥當(dāng)保存，以形成和積累企業(yè)組織過程資

6、產(chǎn)，便利查閱和再利用。三是建立文檔掌握體系和工作流程，實(shí)現(xiàn)文檔管理電子化。依據(jù)統(tǒng)一的分類代碼規(guī)章，制定項目文檔分類代碼，進(jìn)行電子管理，運(yùn)用項目文檔信息系統(tǒng)對文檔進(jìn)行分類和查詢。四是加強(qiáng)文檔管理人員的管理。提高文檔管理人員素養(yǎng)，增加項目管理人員的管理意識，樹立以項目為核心的系統(tǒng)思維和規(guī)范意識，確保項目文檔管理人員盡職盡責(zé)，準(zhǔn)時有效完成每個文檔的管理過程。對總包方、業(yè)主、施工分包方、監(jiān)理公司、質(zhì)檢站、各級政府等相互來往的大量繁雜的文檔，能準(zhǔn)時傳遞、處理，完成文檔的內(nèi)容和形式上的閉合。五是重視和開發(fā)項目文檔價值，提高工程項目的效益。項目文檔不僅直接關(guān)系著項目的商務(wù)效益，而且凝聚著工程管理閱歷、在施工中完善的技術(shù)，是工程建設(shè)項目及其管理的珍貴財寶。如施工中的設(shè)計變更凝聚著技術(shù)工程化成果，應(yīng)當(dāng)反饋到設(shè)計部 門以修正原設(shè)計，使技術(shù)更加完善。施工程序的變更更直接地反映現(xiàn)場施工技術(shù)的進(jìn)步，吸取這些閱歷會不斷推