簡論檔案管理事業(yè)單位人事檔案管理目前狀況及策略研究代寫本科論文

1、簡論檔案管理事業(yè)單位人事檔案管理目前狀況及策略研究代寫本科論文摘要: 人事檔案管理是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的真實反映。它在加強社會主義現(xiàn)代化人才工作中起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位人事檔案管理作用顯得越來越突出。本文介紹了目前我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，提出了改善措施，為提高檔案管理水平提供了一定的參考。關(guān)鍵詞:事業(yè)單位；人事檔案；管理對策隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題。如何面對新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學(xué)管理就

2、顯得更為重要了，因為人事檔案管理工作涉及到每一個職工的切身利益，它是歷史地、全面地了解一個人和正確選用人才的基礎(chǔ)，也是做好人事管理工作的必備條件之一，這項工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量。因此，加強人事檔案管理工作、提高人事檔案管理水平，管好用好人事檔案，就可以為本單位人事工作進行科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)，同時對人才資源開發(fā)、人才預(yù)測等方面都起著十分重要的作用。一、人事檔案的重要性1.為企業(yè)提供員工真實可靠的信息企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、

3、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案，能了解到每個員工的歷史和工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，最大程度上避免信息不對稱引起的人事管理的無效或低效。2.為企業(yè)提供重要的決策依據(jù)人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升和聘用、選派技術(shù)人才掛職鍛煉、任期考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而員工考核、考察需要有大量的檔案記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。3.可以優(yōu)

4、化人力資源的合理配置人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑?，F(xiàn)代化的人事檔案管理手段可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源在一定范圍內(nèi)得到最佳的配置。二、事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀1.當(dāng)前人事檔案管理體制及檔案內(nèi)容不適應(yīng)事業(yè)單位人事制度改革的需要干部檔案工作條例是我國現(xiàn)行人事檔案管理體制的依據(jù)，人事檔案主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進行管理，事業(yè)單位人員的人事檔案主要由本單位或上級主管單位進行管理，這種管理體制在干部人事檔案工作中曾經(jīng)發(fā)揮了重要作用。但是，隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位普遍實行了崗位聘用制，建立了公

5、開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動日益頻繁、人員的隸屬關(guān)系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內(nèi)容上，也是按照干部檔案工作條例中規(guī)定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補充相應(yīng)的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內(nèi)容。 2.檔案管理人員配備不足、人員調(diào)動頻繁 人事檔案管理是一項頭緒多、瑣碎繁雜且連續(xù)性極強的工作，沒有一定的人力投入，就不能保證檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位受科技體制改革的影響，人員編制大大縮減，管理部門的人員更是大幅度精簡。在這種情況下，人事檔案管理人員往往是身兼數(shù)職，有的單位甚至是人事、黨辦、紀(jì)檢、監(jiān)察、工會的所

6、有工作都由一人承擔(dān)，除了每天應(yīng)付手頭的大事、急事外，根本無暇顧及人事檔案的管理。同時，隨著聘用制在事業(yè)單位的普遍實行，人員的流動性增強，管檔人員調(diào)換也相對頻繁，往往是剛剛熟悉了這些工作又競聘到其他的崗位。管檔人員的頻頻更換，不利于管檔人員縱向了解各個時期的人事檔案管理政策，不利于檔案管理知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，也不利于檔案管理水平的提高。 3.管檔人員缺乏檔案管理的專業(yè)性 事業(yè)單位受人員編制的束縛，一般由兼職人員管理人事檔案。這些人員基本都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，缺乏檔案管理的專業(yè)性，意識不到哪些材料應(yīng)該歸檔、應(yīng)積極主動去收集。比如，許多事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門的人員兼任，這本來有利于人事檔案

7、的收集，因為許多人事檔案的形成都要經(jīng)過人事部門，如干部(職工)履歷表、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但正是由于管檔人員檔案收集意識淡薄，致使許多應(yīng)該歸入檔案的材料沒有及時歸檔，或者沒有督促其他檔案形成部門及時移交材料，造成職工檔案材料的缺失。 4.檔案管理不規(guī)范 一是材料分類不規(guī)范：大部分管檔人員雖然知道人事檔案要分十類進行保存，但在分類上把握不準(zhǔn)，隨意性很大，影響了人事檔案分類的統(tǒng)一性，也給人事檔案的查閱利用帶來了不便。二是材料制作不規(guī)范：未督促材料形成部門使用規(guī)范的材料，比如用十六開規(guī)格的辦公用紙、用規(guī)范的筆進行書寫、填寫材料時要留出裝訂線等，致使歸檔材料五花八門，給檔案的整理、裝訂帶

8、來了極大麻煩。5.檔案管理制度執(zhí)行不力檔案工作是一項規(guī)范性、保密性較強的工作，沒有一定的制度約束，就會使我們無章可循、無所適從。多年來，在檔案達標(biāo)檢查工作的推動下，大部分事業(yè)單位都建立了一套從保密、安全、收集、保管、歸檔，到轉(zhuǎn)遞、查(借)閱等方面的規(guī)章制度，并且做到了制度上墻。但是許多單位雖然建立了規(guī)章制度，卻不按章辦事。如人員調(diào)動時，檔案不及時轉(zhuǎn)遞或?qū)n案擅自交由本人自帶；接收檔案時不及時清查檔案材料是否齊全，也不及時填寫并郵寄回執(zhí)；未收到回執(zhí)不及時電話催要等，造成檔案丟失及檔案材料不全、不實等嚴(yán)重后果。 6.人事檔案管理的信息化程度不高 做好干部人事檔案工作的最終目的是提供利用。通過分析近

9、幾年干部人事檔案的利用工作記錄，我們發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務(wù)對象已經(jīng)從過去的組織人事部門、黨政機關(guān)和各級領(lǐng)導(dǎo)，擴展到多部門；利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學(xué)歷證明、辦理公證等多形式。單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長期保存。 但是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習(xí)慣于手工操作，即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者“人力資源管理系統(tǒng)”，由于系統(tǒng)本身的功能限制(只是對職工個人的基本信息進行記錄。對職工在工作生活中形成的原件不予收錄)，使它在人事檔案的跨單位利用中實用性不強，仍然必需提供紙質(zhì)檔案材料。 7.流動人員檔案得不到及時處理 事業(yè)單位中的流動人

10、員主要是指辭職、辭退的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員以及出國逾期不歸人員，其中以出國逾期不歸人員居絕大多數(shù)。目前，許多事業(yè)單位都存有流動人員檔案，一些人雖然在出國前都跟單位簽訂了協(xié)議，但一旦在國外找到合適的工作，就不再跟原單位聯(lián)系，也棄自己的人事檔案于不顧，于是這些人的檔案成了名副其實的“死檔”。雖然勞動部門已經(jīng)出臺了解決流動人員“死檔”的辦法，但迄今為止由于各種原因還沒有完全執(zhí)行，這必將給用人單位帶來極大的隱患。三、人事檔案管理工作的對策1.提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)。進一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管

11、理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，要建立人事檔案管理達標(biāo)升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。 2.加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。干部檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設(shè)備。 3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，

12、提高人事檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，進一步了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。 4.健全管理制度。提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如

13、果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。 5.注重人事檔案材料收集。提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案

14、材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。 6.改進和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等內(nèi)容；側(cè)重對工作業(yè)績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學(xué)習(xí)獎懲、專業(yè)特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補充其他有關(guān)求職

15、者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。 7.加強與人才服務(wù)機構(gòu)之間的溝通。應(yīng)積極關(guān)注并加強與社會其他部門之間的聯(lián)系與交流，特別應(yīng)重視與人才服務(wù)機構(gòu)之間的溝通，認(rèn)真研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定流動人員在從事各項工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料，使新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。 8.加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。四、結(jié)束語雖然目前事業(yè)單位在人事檔案管理方面做出了一些成績，但是距離單位發(fā)展、時代要求還有很大的差距，因此，事業(yè)單位必須從實際出發(fā)對人事檔案進行創(chuàng)新管理，在建立健全單位