信函-告知函格式范文

1、信函-告知函格式范文告知函的寫法告知函和答復(fù)函十分接近它們的主要區(qū)別在于答復(fù)函是答復(fù)對(duì)方所詢問問題,而告知函則是告知對(duì)方有關(guān)情況告知函的正文通常包括兩項(xiàng)內(nèi)容一是告知原由說明制發(fā)本函的原因二是告知事項(xiàng)簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龈嬷獙?duì)方有關(guān)事項(xiàng)的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問題函的結(jié)構(gòu)和寫法（一）標(biāo)題函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。（二）正文1開頭。寫行文的緣由、背景和依據(jù)。一般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神，或簡(jiǎn)要敘述本地區(qū)、本單位的實(shí)際需要、疑惑和困難。復(fù)函的開頭引用對(duì)方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來函的主題，這與批復(fù)的寫法基本相同。繼而，有的復(fù)函以“現(xiàn)將

2、有關(guān)問題復(fù)函如下”一類文種承啟語引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見。例一：告知函敬啟者：我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強(qiáng)調(diào)我方第816號(hào)單交貨之重要，務(wù)心將貨物于四月三十日前運(yùn)達(dá)。貨物雖已運(yùn)出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因?yàn)槲曳筋櫩蛨?jiān)持交貨日期，這樣做實(shí)出無奈，至感遺憾。發(fā)函者 例二：告知函敬啟者：貴方訂購(gòu)貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共各國(guó)中國(guó)銀行開出不可撤消信用證時(shí)付款。我方一接到貴方確認(rèn)書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運(yùn)并將文件寄出，作為向銀行結(jié)帳任據(jù)。敬上發(fā)函者 聯(lián)系函范例例一：聯(lián)

3、系函敬啟者：信用證修改事項(xiàng)說明如下：根據(jù)我方收到的信用證，其付款規(guī)定為見票1天付款。但是我方所需要的，是見票即付信用證。此項(xiàng)規(guī)定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。因此，請(qǐng)貴方按單內(nèi)說明修改。貨物將于本月二十交運(yùn)，敬請(qǐng)貴方依照我方要求立即修改。敬上發(fā)函者 例二：聯(lián)系函敬啟者：貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季節(jié)性貿(mào)易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。此種原因，致使本公司暫時(shí)不便清償貨款總額。今天通過中國(guó)銀行，本公司以電報(bào)發(fā)出，貴方可在一兩天內(nèi)收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協(xié)助。發(fā)函者 請(qǐng)求函范例例一：請(qǐng)求函敬啟者：謝謝貴方

4、索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對(duì)所列條件會(huì)感興趣。訂購(gòu)數(shù)量多少與價(jià)格，在表上均有分別說明，同時(shí)此表亦可作訂購(gòu)單使用在通常情況下頁(yè)上顯示有多種新型號(hào)，是今年手袋展示會(huì)上一種時(shí)沿，敬請(qǐng)貴方注意。因?yàn)楸竟窘荧@大量訂單，務(wù)必全力履行，故建議貴方對(duì)本公司之產(chǎn)品指示，盡速惠函告知。發(fā)函者 例二：請(qǐng)求函敬啟者：今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈(zèng)閣下，以示對(duì)閣下之敬意。并盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試，就會(huì)同意我方認(rèn)為為此為每一位家庭主婦選購(gòu)餐食的必需品。 這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會(huì)發(fā)出一種醇厚而馥郁的味道，對(duì)食欲特別有效。這種上等酒是悉尼運(yùn)

5、來，保括運(yùn)費(fèi)在內(nèi)每打美金。以一般信用證，給予的貿(mào)易折扣為%茲隨本函附上特制卡式訂單表，請(qǐng)貴方將其填妥后投入信箱，以便我方處理。                                       

6、60;                               發(fā)函者 主體。寫需要商洽、詢問、答復(fù)、聯(lián)系、請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。函，或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項(xiàng)比較復(fù)雜，則分條列項(xiàng)書寫。結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回

7、復(fù)，則結(jié)語常用“特此函告”、“特此函達(dá)”。若是要求對(duì)方復(fù)函的，則用“盼復(fù)”、“望函復(fù)”、“請(qǐng)即復(fù)函”等語。請(qǐng)批函多以“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“請(qǐng)大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準(zhǔn)予××是荷”等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用“特此復(fù)函”、“特此回復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。五、注意問題1注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示，而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，則用請(qǐng)批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)求審批事項(xiàng)，用審批函。開門見山，直奔主題。無論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話、套話和發(fā)空泛的議論。3一文一函，簡(jiǎn)潔明了。4語言要規(guī)范得體，

8、并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠(chéng)懇的語言，對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重、謙敬，對(duì)級(jí)別低的單位要平和，對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復(fù)函，則態(tài)度要明朗，語言要準(zhǔn)確，避免含糊籠統(tǒng)、猶豫不定。 公司印章管理制度一、目的 公司印章是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)， 因此，必須對(duì)印章進(jìn)行規(guī)范化、合理化的嚴(yán)格管理，以保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作，由公司指定專人負(fù)責(zé)管理。二、印章的種類1、 公章，是按照政府規(guī)定，由主管部門批準(zhǔn)刻制的代表公司權(quán)力的印章。2、 專用章，為方便工作專門刻制的用于某種特定用途的印章，如：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章、倉(cāng)庫(kù)簽收章

9、等。 3、手章(簽名章)，是以公司法人代表名字刻制的用于公務(wù)的印章。三、印章的管理規(guī)定1、 印章指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加鎖，印章使用后要及時(shí)收存。2、 財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管，向銀行備案的印章，應(yīng)由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)、總經(jīng)辦分別保管。 3、印章要注意保養(yǎng)，防止碰撞，還要及時(shí)清洗，以保持印跡清晰。4、一般情況下不得將印章攜出公司外使用，如確實(shí)因工作所需，則應(yīng)由印章管理員攜帶印章到場(chǎng)蓋章或監(jiān)印。 5、印章管理人員離職或調(diào)任時(shí)，須履行印章交接手續(xù)。四、公章刻制印章需本公司法人代表批準(zhǔn)，并由印章管理專責(zé)人負(fù)責(zé)辦理刻制并啟用并交由專人進(jìn)行保管。 五、印章的使用1、 使用任何的印章，需由相應(yīng)負(fù)責(zé)人審核簽字。為方便工 作，總經(jīng)理可授權(quán)印章管理專責(zé)人審核一般性事務(wù)用印。2、 用印前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確 認(rèn)符合用印的手續(xù)后，在用印登記簿上逐項(xiàng)登記，方可蓋章。 3、對(duì)需要留存的材料，蓋印后應(yīng)留存一份立卷歸檔。 4、不得在空白憑證、便箋上蓋章。 5、上報(bào)有關(guān)部門的文件資料，未經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理審簽，不得蓋章。 6、以公司名義行文，未經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，不得蓋章。 7、按照合同會(huì)簽制度的規(guī)定，所有合同和協(xié)議在會(huì)簽手續(xù)齊全后方可蓋章。 8、各印章管理人員如出差，應(yīng)把