全宗卷編制及整理規(guī)范

1、機(jī)關(guān)檔案室全宗卷整理方法為規(guī)范機(jī)關(guān)檔案室全宗卷的整理，按照國家檔案局制發(fā)的全宗卷規(guī)范(DA/T12_1994、1995_6_12)，結(jié)合工作實際，制定全宗卷整理方法：一、關(guān)于全宗卷全宗卷不同于一般的檔案案卷，全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。它詳細(xì)和全面地記載了立檔單位和全宗歷史變化情況，在整個檔案中起著龍頭作用，是管理全宗檔案的“檔案”，對于檔案館、室的業(yè)務(wù)工作具有重要意義。二、全宗卷的主要內(nèi)容卷一：檔案管理綜合材料，主要包括:全宗指南（全宗介紹）；檔案管理制度匯編；檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)圖；歸檔范圍和保管期限表；檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置和調(diào)

2、整文件；檔案工作人員任免文件；機(jī)關(guān)檔案工作年檢、評估等材料；檔案培訓(xùn)材料；檔案工作計劃、總結(jié)等。（、2、3、4項為必要項）卷二：檔案收集，主要包括:文書、會計、專業(yè)、基建、照片、聲像、實物等不同門類或載體的檔案交接收據(jù)；檔案移交目錄等。（1、2為必要項）卷三：檔案整理，主要包括：檔案分類方案；檔案整理情況說明等。卷四：檔案鑒定，主要包括:檔案工作鑒定小組成員名單；鑒定檔案分析報告；銷毀檔案的請示與批復(fù)；銷毀檔案清冊等。（如有銷毀檔案工作1、3、4為必要項）卷五：檔案保管，主要包括:1庫房安全檢查記錄；2檔案安全檢查報告；3檔案庫房溫濕度記錄等（3項為必要項）。卷六：檔案統(tǒng)計，主要包括：1各類檔

3、案收進(jìn)、移出統(tǒng)計臺賬；2檔案統(tǒng)計年報等。（1、2項為必要項）卷七：檔案利用，主要包括:大事記；組織沿革；檔案借閱登記；檔案利用事例匯編；利用檔案資料出版的書籍、匯編等。（1、2、3項為必要項）卷八：檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，主要包括：辦公自動化開發(fā)應(yīng)用情況；計算機(jī)輔助管理的文字說明材料（含計算機(jī)軟件安裝及使用說明情況）；檔案數(shù)字化方案；檔案數(shù)字化成果說明；檔案管理軟件安裝盤等。（2、3、5項為必要項）三、全宗卷的整理（一）準(zhǔn)備全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理過程中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的全宗卷盒內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時，及時進(jìn)行整理組卷，一個類

4、別內(nèi)文件材料數(shù)量較多時可設(shè)分卷。整理組卷時，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價值，對于有重要遺缺的應(yīng)予以補(bǔ)齊，對于無保存價值的應(yīng)予剔除。（二）分類排列分類：全宗卷按照檔案管理綜合材料、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、檔案新技術(shù)應(yīng)用分為8類。排列：每類全宗卷內(nèi)文件按照時間順序依次排列。（三）裝訂卷內(nèi)文件材料去掉金屬物，不銹鋼釘或棉線裝訂，逐件加封面、封底（封面和封底采用A4尺寸）。封面設(shè)置全宗名稱、文件題名、時間、卷號、件號、頁數(shù)項目，封底空白。（封面樣式見附錄1）（四）編號 卷內(nèi)文件材料逐件編號，每類中每一件給一個編號，從第一件始依次順延，如“至”；每類

5、中的文件材料均從“”始依次順延。每件文件材料按實際頁數(shù)在右上角編頁碼。 每一類全宗卷文件材料過多時，可分成數(shù)卷，形成若干分卷，卷號編制為：“1-1，1-2”，件號連續(xù)不斷開。（五）編目卷內(nèi)文件材料要編制全宗卷目錄，一式兩份，一份置于每盒盒首，一份集中保管。（全宗卷目錄樣式見附錄2）（六）裝盒整理好的文件材料依次裝盒。（盒脊樣式見附錄3）注：整理全宗卷時，如各單位管理全宗所形成的卷內(nèi)文件材料不多，根據(jù)實際情況酌情合并全宗卷的內(nèi)容。四、全宗卷的管理全宗卷排列在目錄檢索工具首位。全宗向檔案館或有關(guān)單位移交，其全宗卷應(yīng)隨同移交。附錄1：全宗卷封面樣式全宗卷號件號頁數(shù)關(guān)于舉辦部分市級機(jī)關(guān)貫徹檔案法研討班的通知及領(lǐng)導(dǎo)批示天津市XXX單位 XXXX年X月附錄2：全宗卷卷內(nèi)文件目錄全宗卷號：11序號責(zé)任者文件題名時間備注12345678910附錄3