如何開好團(tuán)隊會議-PPT課件

1、如何開好團(tuán)隊會議如何開好團(tuán)隊會議團(tuán)隊所有最大最高的成本團(tuán)隊所有最大最高的成本-內(nèi)耗 影響團(tuán)隊影響團(tuán)隊激勵士氣激勵士氣資源共享資源共享開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意協(xié)調(diào)矛盾協(xié)調(diào)矛盾取得共識取得共識傳達(dá)政令和資訊傳達(dá)政令和資訊 教育訓(xùn)練教育訓(xùn)練培養(yǎng)人才培養(yǎng)人才開展有效的溝通開展有效的溝通問答：結(jié)合公司的會議現(xiàn)狀，你認(rèn)為存在哪幾條？問答：結(jié)合公司的會議現(xiàn)狀，你認(rèn)為存在哪幾條？問答：結(jié)合公司的會議現(xiàn)狀，你認(rèn)為存在哪幾條？問答：結(jié)合公司的會議現(xiàn)狀，你認(rèn)為存在哪幾條？低效率低業(yè)績的會議造就了低效率低業(yè)績的會議造就了一個會議高成本的問題一個會議高成本的問題會議的成本分會議的成本分類和計算類和計算直接成本直接成本時間成本時

2、間成本機(jī)會成本機(jī)會成本設(shè)施租用設(shè)施租用+ +場地場地+ +布置布置+ +差旅差旅+ +文文件服務(wù)等費(fèi)用件服務(wù)等費(fèi)用與會人數(shù)與會人數(shù)會議會議時長時長小時薪資小時薪資三者的乘積三者的乘積因開會而耽誤的工因開會而耽誤的工作效益作效益,乘以這個乘以這個工作成功的幾率工作成功的幾率一個人喋喋不休地講，一群人默默無一個人喋喋不休地講，一群人默默無“聞聞”地聽地聽多數(shù)人七嘴八舌地說，少數(shù)人不知所云地聽多數(shù)人七嘴八舌地說，少數(shù)人不知所云地聽管理層臺上開大會，基層臺下開小會管理層臺上開大會，基層臺下開小會決策表決會跑題，轉(zhuǎn)變成組織擴(kuò)大會決策表決會跑題，轉(zhuǎn)變成組織擴(kuò)大會會而有議會而有議議而有論議而有論行而有果行而

3、有果論而有行論而有行果而有報果而有報 執(zhí)行力強(qiáng)的團(tuán)隊，其團(tuán)隊會議也一定是高效的。如何才能利用會議，培養(yǎng)團(tuán)隊做高效和超強(qiáng)的執(zhí)行力呢？從團(tuán)隊成員的主人翁心態(tài)抓起，尊重團(tuán)隊成員的意見和建議，讓團(tuán)隊成員通過會議形成一種合力，最終達(dá)成團(tuán)隊目標(biāo)。高效會議的7個特征 主持人與會者尊重：1.不要有偏見 2.有禮貌地仔細(xì)地傾聽支持：1.不要中途打斷或催促 2.對發(fā)言者的講話內(nèi)容表示支持與興趣表揚(yáng)：1.及時肯定，如引導(dǎo)大家鼓掌 2.對某人批評前，先對他作一番鼓勵和夸獎團(tuán)隊高效會議的7個特征 會議是一個集合的載體，通過會議使不同的人、不同的 想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。會議是一個集思廣益的渠道團(tuán)隊高

4、效會議的7個特征團(tuán)隊高效會議的7個特征團(tuán)隊高效會議的7個特征團(tuán)隊高效會議的7個特征頭腦風(fēng)暴法不予批評自由鳴放歡迎大量方案遵守三個準(zhǔn)則有四條原則提出自己的案會議之前準(zhǔn)備會議中自由聯(lián)想想法說完再評論確認(rèn)要討論的問題準(zhǔn)備會場組織人員宣布主題頭腦風(fēng)暴法整理問題，找出重點問題會后評價流程團(tuán)隊高效會議的7個特征團(tuán)隊高效會議的7個特征預(yù)先告知會議主持人終止辯論簡明歸納注意：相關(guān)決策人必 須在會議現(xiàn)場問題已經(jīng)充分討論過2所提出的方法應(yīng)當(dāng)具有可執(zhí)行性4重申此次會議的目標(biāo)3 1所提的方法與此前的討論相聯(lián)系33總結(jié)討論內(nèi)容時，主持人緊密聯(lián)系以下四項要點：團(tuán)隊高效會議的7個特征 “術(shù)業(yè)有專攻”，每個人都有自己擅長的領(lǐng)

5、域，如果僅僅依靠一個人的智慧，考慮問題時難免有所疏漏。通過開會集思廣益，形成對某一問題的多側(cè)面、多角度的全面看法，這樣可以讓組織決策更科學(xué)。團(tuán)隊高效會議的7個特征不要做自始自終都沒有 發(fā)言的那個人！ 積極參與討論是會議對每一位與會人員的要求。無論你是主持人、主講者還是與會者，有技巧、有號召力的講話都能使會議取得成功。團(tuán)隊高效會議的7個特征準(zhǔn)確的會議召開、結(jié)束的時間1明確的會議目的和會議議程5會議所需的相關(guān)設(shè)備3與會者明確的分工、責(zé)任4明確的會議地點、與會人員2與會者對會議內(nèi)容的會前了解6首先要考慮的是會議召開的時間，也就是說會議召開的時間必須有利于會議目的的達(dá)成。其次，就是要充分考慮每位與會者

6、都能參加的時間。把會議安排在與會者都能參加的合適的時間。提前預(yù)設(shè)一個時間。1.是否可以采用電話會議或者網(wǎng)絡(luò)會議的形式，以確保每位與會人員都能按預(yù)定的時間參會。一. 準(zhǔn)確的會議召開、結(jié)束的時間籌備高效會議的6個要素一天中有哪些時間適合開會呢，以下是建議表：二. 明確的會議地點、與會人員p 開會地點 會議的地理位置； 與會議的內(nèi)容、規(guī)模、級別相稱； 自然條件適宜； 交通的方便； 相對中心；籌備高效會議的6個要素三. 會議所需的相關(guān)設(shè)備會議相關(guān)的設(shè)備主要有：多媒體投影機(jī)、幻燈片、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、數(shù)目監(jiān)視器、電視墻、燈光設(shè)備、攝像機(jī)、音響設(shè)備、辦公設(shè)備和其他設(shè)備?；I備高效會議的6個要素四. 與

7、會者明確的分工、責(zé)任會議的目的，給予了每一位與會者不同的分工及相應(yīng)的責(zé)任。在開會之前，組織者應(yīng)當(dāng)把與會人員的具體分工傳達(dá)至每一名與會人員?；I備高效會議的6個要素與會者在積極參與討論的過程中，應(yīng)注意以下幾點： 注意交流方式 真誠待人，以求共識 大膽提出疑問 以理服人、以實服人 避免長篇大論 及時調(diào)整自己的發(fā)言內(nèi)容籌備高效會議的6個要素五. 明確的會議目的和會議議程p會議目的的確定，大致分為以下三步：1.評估組織目的2.針對議題列量化指標(biāo)3.主管領(lǐng)導(dǎo)審批籌備高效會議的6個要素p 會議議程會議議程是為完成議題而做出的會議順序計劃，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。明確的會議目的，將有助于

8、會議議程的制定?；I備高效會議的6個要素六. 與會者對會議內(nèi)容的會前了解 第一步：了解會議需求第二步：擬定自己的發(fā)言稿第三步，制定相關(guān)文件 p 高效會議一定是簡練、有序、流暢、少干擾因素、沒有重復(fù)的會議，遵守8大鐵律是會議議程貫徹、流程有序、質(zhì)量高效的保障，是會議組織者應(yīng)該關(guān)注的重要內(nèi)容。1.內(nèi)容相近會議合并，盡可能減少無意義會議2.大會、長會少開，小會簡開3.高成本會議少開、短開，或以其他方式替代4.減少會議參加者，避免無關(guān)人員到會5.與會者先將工作安排好，避免臨時退會6.控制會議時間7.確保會議準(zhǔn)時開始和結(jié)束8.要有清晰、準(zhǔn)確的會議記錄3 37 71.內(nèi)容相近會議合并，盡可能減少無意義會議按

9、以往經(jīng)驗無法得出會議決議的會沒有明確的會議目的和會議議程的會相關(guān)決策人、關(guān)鍵意見人無法到會的會3 38 8 會后總結(jié) 會議執(zhí)行會議分工與準(zhǔn)備會議立項高效會議第一鐵律：評估會議的必要性如果議程要求的時間很長，就改成一系列的短時間會議如果會議時間超過兩小時或者涉及的問題太多時，會議效率下降如果有比開會更好的方法就無須舉行會議如果你是唯一可以作決策的人就無須召開會議節(jié)省會議成本4 40 01會議的參與人員，應(yīng)該和會議的議題密切相關(guān)2在會議中，可能有幾個議案，某些議案只與部分人相關(guān)，機(jī)動的控制會議時間4 41 1合理的安排工作時間，每天留些“機(jī)動時間”處理突發(fā)事件成功的會議不僅需要合格的組織者，還需要優(yōu)秀的參與者4 42 2p調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，一個半小時是開會的最佳時長，最長不要超過兩個小時，一旦超出兩個小時，大家的精力，反應(yīng)力和注意力就會明顯下降，進(jìn)而導(dǎo)致會議低效。p確實會議比較長，中間應(yīng)安排時間休息，一般最好不超過15分鐘。如何控制會議時間呢？及時提