建立Access報(bào)表（課堂PPT）

1、1本章重點(diǎn) 本章主要介紹報(bào)表的基本知識(shí)，報(bào)表的概念、報(bào)表的作用、類(lèi)型和視圖；報(bào)表的各種設(shè)計(jì)和創(chuàng)建方法；在打印報(bào)表之前對(duì)報(bào)表進(jìn)行排序、分組和計(jì)算等各種編輯方法；最后還介紹了一些高級(jí)報(bào)表的設(shè)計(jì)技巧，如何創(chuàng)建多列報(bào)表和子報(bào)表的創(chuàng)建及鏈接等。2 一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)肯定會(huì)有打印輸出的功能。在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，數(shù)據(jù)庫(kù)的打印功能需要程序員編寫(xiě)復(fù)雜的打印程序來(lái)實(shí)現(xiàn)，打印格式由程序員在設(shè)計(jì)過(guò)程中確定，用戶(hù)在使用中一般很難修改。在Access中，數(shù)據(jù)庫(kù)的打印工作通過(guò)報(bào)表對(duì)象來(lái)實(shí)現(xiàn)，使用報(bào)表對(duì)象，用戶(hù)可以簡(jiǎn)單、輕松地完成復(fù)雜的打印工作。 報(bào)表實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)媒體與現(xiàn)代媒體在信息傳遞和共享方面的結(jié)合，利用報(bào)表可以將

2、數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息傳遞給無(wú)法使用計(jì)算機(jī)的讀者。3 7.1 報(bào)表的基本知識(shí) 7.2 創(chuàng)建報(bào)表 7.3 報(bào)表的編輯 7.4 高級(jí)報(bào)表設(shè)計(jì) 7.5 報(bào)表應(yīng)用實(shí)例 7.6 習(xí)題 4 報(bào)表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的對(duì)象，是真正面向用戶(hù)的對(duì)象，它是以打印格式展示數(shù)據(jù)的一種有效方式，報(bào)表可以將大量數(shù)據(jù)進(jìn)行比較和匯總，并最終能生成數(shù)據(jù)的打印報(bào)表。 7.1.1 報(bào)表的作用 報(bào)表最主要的功能是將表或查詢(xún)的數(shù)據(jù)按照設(shè)計(jì)的方式打印出來(lái)。因?yàn)橛脩?hù)可以控制報(bào)表上每個(gè)對(duì)象的大小和外觀，所以報(bào)表能按照所需的方式顯示信息以方便查看。報(bào)表的主要作用是比較和匯總數(shù)據(jù)。其中的數(shù)據(jù)來(lái)自表、查詢(xún)或SQL語(yǔ)句，其他信息存儲(chǔ)在報(bào)表的設(shè)計(jì)中。5 7

3、.1.2 報(bào)表的類(lèi)型 在Access中，常用的報(bào)表包括文字報(bào)表、圖表報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表三大類(lèi)。 1文字報(bào)表 文字報(bào)表的主要形式是常用的縱欄式和表格式。用戶(hù)也可以根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)?？v欄式報(bào)表以縱列方式顯示同一記錄的多個(gè)字段（與窗體類(lèi)似），可以包括匯總數(shù)據(jù)和圖形，在縱欄式報(bào)表中可以用多段顯示一條記錄，也可以同時(shí)顯示多條記錄。表格式報(bào)表以表格形式打印輸出數(shù)據(jù)，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組匯總，是報(bào)表中較常用的類(lèi)型。 2圖表報(bào)表 圖表報(bào)表的優(yōu)點(diǎn)是可以直觀地描述數(shù)據(jù)。Access系統(tǒng)提供了圖表報(bào)表的創(chuàng)建向?qū)А?3標(biāo)簽報(bào)表 標(biāo)簽可以在一頁(yè)中建立多個(gè)大小、樣式一致的卡片，大多用于表示產(chǎn)品價(jià)格、個(gè)人地址、郵件等簡(jiǎn)短信息。A

4、ccess將其歸入報(bào)表對(duì)象中，并提供了創(chuàng)建向?qū)А? 7.1.3 報(bào)表的視圖 報(bào)表有三種視圖：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽和版面預(yù)覽。 （1）設(shè)計(jì)視圖。在“設(shè)計(jì)視圖”中可以自行設(shè)計(jì)報(bào)表，也可以修改報(bào)表的布局。 （2）打印預(yù)覽。在“打印預(yù)覽”中，可以看到報(bào)表的打印外觀。使用“打印預(yù)覽”工具欄按鈕可以以不同的縮放比例對(duì)報(bào)表進(jìn)行預(yù)覽。 （3）版面預(yù)覽。在“版面預(yù)覽”中，可以預(yù)覽報(bào)表的版式。在該視圖中，報(bào)表只顯示幾個(gè)記錄作為示例。BACKBACK7 Access中，創(chuàng)建報(bào)表的方法和創(chuàng)建窗體類(lèi)似，有利用向?qū)?chuàng)建報(bào)表、在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表和自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表。一般情況下，都先用“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表”和“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表，然后切

5、換到設(shè)計(jì)視圖，對(duì)由向?qū)傻膱?bào)表進(jìn)行修改。下面通過(guò)具體例子來(lái)學(xué)習(xí)幾種創(chuàng)建報(bào)表的方法。 7.2.1 用向?qū)?chuàng)建報(bào)表 在數(shù)據(jù)量較多，布局要求較高的情況下，使用“報(bào)表向?qū)А笨梢苑浅：?jiǎn)單地創(chuàng)建常用的報(bào)表，從而節(jié)省了在設(shè)計(jì)視圖中繁復(fù)枯燥的手工設(shè)定工作。8 【例7-1】 利用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建“學(xué)習(xí)課程”報(bào)表，效果如圖7-1所示。圖7-1 “學(xué)習(xí)課程”報(bào)表預(yù)覽窗口9 （1）打開(kāi)“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”，并使數(shù)據(jù)庫(kù)窗口成為當(dāng)前活動(dòng)窗口，然后單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中的“報(bào)表”選項(xiàng)卡。 （2）雙擊“使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表”列表項(xiàng)，或單擊“新建”，在如圖7-2所示的對(duì)話框中選擇“報(bào)表向?qū)А?。圖7-2 “新建報(bào)表”對(duì)話框 10 系統(tǒng)彈出

6、如圖7-3所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框一。圖7-3 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框一 11 （3）通過(guò)單擊“表/查詢(xún)”選擇表“學(xué)習(xí)課程表”為數(shù)據(jù)的來(lái)源，在“可用字段”列表框中選擇需要的字段，將其加入到“選定的字段”列表框中。單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)將彈出如圖7-4所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框二。圖7-4 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框二12 （4）通過(guò)選擇不同的字段，如“學(xué)時(shí)”，然后單擊按鈕，添加為一個(gè)不同的分組級(jí)別，系統(tǒng)將彈出如圖7-5所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框三。圖7-5 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框三13 （5）當(dāng)報(bào)表有多組分組級(jí)別時(shí)，利用兩個(gè)優(yōu)先級(jí)按鈕，可以調(diào)整各個(gè)分組級(jí)別直接的優(yōu)先關(guān)系，排在最上面的級(jí)別最優(yōu)先。單擊【分組選項(xiàng)】

7、按鈕，出現(xiàn)如圖7-6所示的“分組間隔”對(duì)話框，為組級(jí)字段選定分組間隔后，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)返回“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框三。圖7-6 設(shè)定分組間隔14 （6）單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-7所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框四。圖7-7 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框四15 （7）單擊【匯總選項(xiàng)】按鈕，出現(xiàn)如圖7-8所示的對(duì)話框。可以選擇需要計(jì)算的匯總值，然后單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)返回到“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框四。圖7-8 “匯總選項(xiàng)”對(duì)話框16 （8）設(shè)置排序字段的次序，最多可按四個(gè)字段對(duì)記錄進(jìn)行排序。如對(duì)“出版時(shí)間”進(jìn)行“降升序”排序。單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)如圖7-9所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框五。圖7-9 “報(bào)表向

8、導(dǎo)”對(duì)話框五17 （9）選擇報(bào)表的布局和方向，單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-10所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框六。圖7-10 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框六18 （10）選擇報(bào)表的樣式，單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-11所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框七。圖7-11 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框七19 （11）輸入標(biāo)題“學(xué)習(xí)課程”，如果選擇“修改報(bào)表設(shè)計(jì)”，然后單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入到如圖7-12所示的設(shè)計(jì)視圖，可以調(diào)整各個(gè)控件的位置。切換到版面視圖或預(yù)覽視圖得到如圖7-1所示的報(bào)表。圖7-12 在設(shè)計(jì)視圖調(diào)整控件20 7.2.2 用“自動(dòng)報(bào)表”創(chuàng)建報(bào)表 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表可以選擇數(shù)據(jù)來(lái)源和縱欄式版面或表格式版面，可

9、以使用來(lái)自于數(shù)據(jù)來(lái)源中的所有字段，并自動(dòng)應(yīng)用用戶(hù)最近使用報(bào)表的自動(dòng)格式。這是構(gòu)造報(bào)表最方便快捷的方法?！纠?-2】 用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表的方法創(chuàng)建“縱欄式學(xué)習(xí)課程”和“表格式學(xué)習(xí)課程”，效果如圖7-13和7-14所示。圖7-13 縱欄式報(bào)表21 首先在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中選擇“報(bào)表”對(duì)象，在“新建”對(duì)話框中選取“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式”。在“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來(lái)源表或查詢(xún)：”下拉列表框中，選擇“學(xué)習(xí)課程表”，然后單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-13所示的報(bào)表視圖。注意：此時(shí)系統(tǒng)處于打印預(yù)覽狀態(tài)。 若在圖7-2中選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：表格式”，則結(jié)果如圖7-14所示。圖7-14 表格式報(bào)表22 7.2.3

10、圖表向?qū)?在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，有時(shí)需要用圖表的形式直觀地描述數(shù)據(jù)。Access提供了使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表形式的報(bào)表。 【例7-3】 利用圖表向?qū)?chuàng)建如圖7-15所示的“清華出版教材”圖表報(bào)表。圖7-15 用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建的報(bào)表23 （1）在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中選擇“報(bào)表”對(duì)象，在“新建”對(duì)話框中選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式”。在“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來(lái)源表或查詢(xún)：”下拉列表框中，選擇“清華出版教材”，然后單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-16所示的“圖表向?qū)А睂?duì)話框一。圖7-16 “圖表向?qū)А睂?duì)話框一24 （2）選擇圖表數(shù)據(jù)所在的字段（最大只能選擇六個(gè)字段），單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-17所

11、示的“圖表向?qū)А睂?duì)話框二。圖7-17 “圖表向?qū)А睂?duì)話框二25 （3）選擇圖表的類(lèi)型，單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-18所示的“圖表向?qū)А睂?duì)話框三。圖7-18 “圖表向?qū)А睂?duì)話框三26 （4）選擇圖表的布局方式，單擊【圖表預(yù)覽】按鈕對(duì)圖表進(jìn)行預(yù)覽，如圖7-19所示。圖7-19 示例預(yù)覽 27 （5）關(guān)閉示例預(yù)覽，通過(guò)將字段按鈕拖放到示例圖表中，調(diào)整所需顯示的圖表坐標(biāo)。單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-20所示的“圖表向?qū)А睂?duì)話框四。 （6）輸入標(biāo)題“清華出版教材”。單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖7-15所示的報(bào)表預(yù)覽。 如果對(duì)向?qū)傻膱?bào)表不十分滿(mǎn)意，可以在設(shè)計(jì)視圖中對(duì)其進(jìn)行修改。圖7

12、-20 “圖表向?qū)А睂?duì)話框四 28 7.2.4 標(biāo)簽向?qū)?標(biāo)簽在商務(wù)活動(dòng)中是一件常見(jiàn)的事物，如果要?jiǎng)?chuàng)建標(biāo)簽式樣的報(bào)表，可以通過(guò)標(biāo)簽向?qū)?lái)創(chuàng)建。標(biāo)簽是特殊的Access報(bào)表，只要指定標(biāo)簽的數(shù)據(jù)來(lái)源，Access就會(huì)字段建立出標(biāo)簽。如果標(biāo)簽的格式不符合要求，也可以自行設(shè)置標(biāo)簽的樣式。 【例7-4】 利用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建“學(xué)生標(biāo)簽”，包括姓名、性別、出生日期、系和專(zhuān)業(yè)。效果如圖7-21所示。圖7-21 標(biāo)簽預(yù)覽 29 （1）在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中選擇“報(bào)表”對(duì)象，在“新建”對(duì)話框中選取“標(biāo)簽向?qū)А薄Ｔ凇罢?qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來(lái)源表或查詢(xún)：”下拉列表框中，選擇“學(xué)時(shí)信息表”，然后單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-

13、22所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框一。 圖7-22 “標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框一 30 （2）選擇標(biāo)簽型號(hào)、尺寸和橫標(biāo)簽號(hào)，也可以自定義。例如，選擇標(biāo)準(zhǔn)的Avery J8563型號(hào)，單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-23所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框二。圖7-23 “標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框二31 （3）選擇標(biāo)簽報(bào)表中文本的字體和顏色，如字號(hào)為14，顏色為藍(lán)色。單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-24所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框三。圖7-24 “標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框三32 （4）現(xiàn)在選擇在標(biāo)簽上顯示的字段“姓名”、“性別”、“出生日期”、“系”和“專(zhuān)業(yè)”。單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-25所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框四。圖7

14、-25 “標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框四33 （5）選擇作為排序的依據(jù)字段。單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-26所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框五。 （6）輸入報(bào)表的名稱(chēng)。單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)顯示如圖7-21所示的報(bào)表預(yù)覽。圖7-26 “標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框五34 7.2.5 在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)計(jì)報(bào)表 利用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表和報(bào)表向?qū)Ы⒌膱?bào)表，在布局上會(huì)有一些缺陷，需要加以修改。這時(shí)，需要將報(bào)表由“打印預(yù)覽”切換到“設(shè)計(jì)視圖”中，進(jìn)行修改或自行設(shè)計(jì)。 大多數(shù)情況下，是先利用各種向?qū)Ы⒑?jiǎn)單的報(bào)表，然后再利用設(shè)計(jì)視圖對(duì)其進(jìn)行修改。 1在設(shè)計(jì)視圖中修改報(bào)表【例7-5】 利用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖修改【例7-1】創(chuàng)建的報(bào)表“學(xué)習(xí)課程”

15、，修改效果如圖7-27所示。圖7-27 修改后的“學(xué)習(xí)課程”報(bào)表預(yù)覽 35 （1）在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)【例7-1】所建立的“學(xué)習(xí)課程”報(bào)表，如圖7-28所示。 圖7-28 報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖 36 同窗體一樣，報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖有五個(gè)組成部分，稱(chēng)為“節(jié)”。它們都是用于控制文檔的某些特定的部分，分別是：報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、報(bào)表主體、頁(yè)面頁(yè)腳和報(bào)表頁(yè)腳。 （2）修改報(bào)表的各種控件方法和在窗體中操作是一樣。選中需要調(diào)整的控件，按Shift鍵的同時(shí)還可以選擇多個(gè)控件，當(dāng)鼠標(biāo)顯示為箭頭的形狀時(shí)，可以對(duì)控件的大小進(jìn)行調(diào)整；當(dāng)鼠標(biāo)顯示為手掌的形狀時(shí)，可以同時(shí)對(duì)多個(gè)所選控件進(jìn)行操作；當(dāng)鼠標(biāo)顯示為握著的手時(shí)，可以對(duì)一

16、個(gè)控件進(jìn)行操作。 （3）打開(kāi)工具箱，單擊“標(biāo)簽”控件，將其放置在報(bào)表的右上角，輸入文字“第三學(xué)期”。 （4）修改后，單擊工具欄中的“視圖”按鈕，切換至“打印預(yù)覽”狀態(tài)，進(jìn)行觀察，并可在設(shè)計(jì)視圖和預(yù)覽狀態(tài)間反復(fù)切換，直至得到較為滿(mǎn)意的報(bào)表，如圖7-27所示。37 2自行設(shè)計(jì)報(bào)表 【例7-6】 在設(shè)計(jì)視圖中自行設(shè)計(jì)如圖7-29所示的報(bào)表。圖7-29 自行設(shè)計(jì)的報(bào)表 38 （1）在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，雙擊“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表”。系統(tǒng)將彈出空白的報(bào)表設(shè)計(jì)視圖，如圖7-30所示。 最初的報(bào)表分為三個(gè)部分，頁(yè)面頁(yè)眉上是每頁(yè)的最開(kāi)頭所要顯示的文字或數(shù)據(jù)；主體是報(bào)表的主要內(nèi)容；頁(yè)面頁(yè)腳上是每頁(yè)最后面所要顯示的

17、文字或數(shù)據(jù)。圖7-30 空白報(bào)表設(shè)計(jì)視圖 39 （2）單擊工具欄中的“屬性”按鈕，在彈出的“報(bào)表”屬性對(duì)話框的“記錄源”下拉列表框中，選擇記錄來(lái)源，如圖7-31所示。圖7-31 在“報(bào)表”屬性對(duì)話框中選擇記錄源40 （3）在“字段”列表中，選擇“清華出版社”、“教材名稱(chēng)”、“學(xué)時(shí)數(shù)”、“作者”、“出版時(shí)間”和“單價(jià)”等字段，將其拖動(dòng)到報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖的主體中，如圖7-32所示。 與窗體中控件的使用方法類(lèi)似，在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中可以利用工具箱中的工具進(jìn)行報(bào)表設(shè)計(jì)，可以添加文本框、標(biāo)簽、圖像等。圖7-32 選取字段41 （4）在報(bào)表“頁(yè)面頁(yè)眉”中加入字段標(biāo)題，并設(shè)置字體，如圖7-33所示。圖7-33 在

18、“頁(yè)面頁(yè)眉”中加標(biāo)題42 （5）在頁(yè)腳中插入頁(yè)碼，選中“頁(yè)面頁(yè)腳”，如圖7-34所示，在菜單欄中選擇“插入”中的“頁(yè)碼”選項(xiàng)。 （6）系統(tǒng)彈出“頁(yè)碼”對(duì)話框，選擇頁(yè)碼的顯示格式，如圖7-35所示，單擊【確定】按鈕保存選項(xiàng)。 （7）切換到預(yù)覽視圖，得到報(bào)表的顯示結(jié)果如圖7-29所示。圖7-34 插入“頁(yè)碼” 圖7-35 “頁(yè)碼”對(duì)話框 BACKBACK43 7.3.1 打印和預(yù)覽報(bào)表 1頁(yè)面設(shè)置 在打印前通常會(huì)對(duì)頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置，以保證打印出來(lái)的報(bào)表符合自己的要求。頁(yè)面設(shè)置是用來(lái)設(shè)置打印時(shí)所使用的打印機(jī)型號(hào)、紙張大小、頁(yè)邊距、打印方向等選項(xiàng)。設(shè)置的方法如下：（1）以任何視圖方式打開(kāi)報(bào)表。（2）單擊“

19、文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)如圖7-36所示的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。圖7-36 “頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框44 （3）在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中執(zhí)行設(shè)置選項(xiàng)：“邊距”選項(xiàng)卡可以設(shè)置頁(yè)邊距，并確認(rèn)是否打印數(shù)據(jù)；“頁(yè)”選項(xiàng)卡用來(lái)設(shè)置打印方向、頁(yè)面大小和打印機(jī)型號(hào)；“列”選項(xiàng)卡用于設(shè)置報(bào)表的列數(shù)、列寬和列高，如果列數(shù)大于1列，還要設(shè)置列的布局。 （4）最后單擊【確認(rèn)】按鈕。 Access 2002將保存窗體和報(bào)表頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)的設(shè)置值，所以每個(gè)窗體或報(bào)表的頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)只需設(shè)置一次。但是表、查詢(xún)和模塊每次打印時(shí)都要重新設(shè)置頁(yè)面選項(xiàng)。45 2預(yù)覽報(bào)表 預(yù)覽報(bào)表是指在計(jì)算機(jī)顯示屏幕上將要打印的對(duì)象以打印時(shí)的布局格

20、式顯示出來(lái)，主要是顯示打印頁(yè)面的版面，這樣可以快速查看報(bào)表打印結(jié)果的頁(yè)面布局，該頁(yè)面布局只包括報(bào)表上數(shù)據(jù)的示范。預(yù)覽報(bào)表包括預(yù)覽頁(yè)面布局和報(bào)表數(shù)據(jù)兩種類(lèi)型。 （1）預(yù)覽報(bào)表的頁(yè)面布局。在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)要預(yù)覽的報(bào)表，單擊“視圖”菜單中的“版面預(yù)覽”命令。這時(shí)就可以預(yù)覽報(bào)表的頁(yè)面設(shè)置。46 Access只是使用從基表或通過(guò)查詢(xún)得到的數(shù)據(jù)來(lái)顯示報(bào)表的版面，所以，它顯示的數(shù)據(jù)與報(bào)表的實(shí)際數(shù)據(jù)不符。如果要預(yù)覽報(bào)表中的實(shí)際數(shù)據(jù)，應(yīng)該使用“打印預(yù)覽”命令，或在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中單擊“預(yù)覽”命令。 （2）在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中預(yù)覽報(bào)表的數(shù)據(jù)。在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊“報(bào)表”選項(xiàng)卡。選擇要預(yù)覽的報(bào)表，單擊【預(yù)覽】按鈕

21、。 如果已經(jīng)以設(shè)計(jì)視圖方式打開(kāi)了要預(yù)覽的報(bào)表，就可以直接用工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕 或“視圖”菜單中的“打印預(yù)覽”命令來(lái)預(yù)覽報(bào)表中的數(shù)據(jù)。47 3打印報(bào)表 在設(shè)置頁(yè)面以后，可以按如下方法打印報(bào)表。 打開(kāi)要打印的報(bào)表。單擊“文件”菜單中的“打印”命令，出現(xiàn)如圖7-37所示的“打印”對(duì)話框。圖7-37 “打印”對(duì)話框48 在“打印”對(duì)話框中進(jìn)行以下操作： （1）在“打印機(jī)”區(qū)域中指定打印機(jī)的名稱(chēng)、型號(hào)和連接的位置。 （2）在“打印范圍”區(qū)域中，確定要打印的頁(yè)面。 （3）在“份數(shù)”區(qū)域中，指定要打印的份數(shù)和是否需要對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)，即對(duì)同一報(bào)表的不同頁(yè)首先打印，打印完一份后再打印下一份。 （4）單擊【

22、確定】按鈕，開(kāi)始打印。 如果直接通過(guò)工具欄上的“打印”按鈕 ，Access將按照默認(rèn)的設(shè)置打印報(bào)表。49 7.3.2 報(bào)表的排序、分組和計(jì)算 將記錄數(shù)據(jù)按照大小排列，就是排序。把具有相同屬性的記錄排列在一起，就是分組。計(jì)算可以使用表達(dá)式生成器，也可以直接手工輸入。 【例7-7】 用向?qū)Ыⅰ皩W(xué)習(xí)課程表”報(bào)表，包括所有字段。按照“出版社”進(jìn)行分組，并對(duì)報(bào)表中的“出版日期”按照降序進(jìn)行排序，效果如圖7-38所示。圖7-38 分組排序后報(bào)表的數(shù)據(jù)視圖50 （1）利用報(bào)表向?qū)?chuàng)建一個(gè)新的“學(xué)習(xí)課程表”報(bào)表，并在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)，如圖7-39所示。圖7-39 新建報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖51 （2）單擊工具欄上的“

23、排序與分組”按鈕 ，彈出如圖7-40所示的“排序與分組”對(duì)話框一。圖7-40 “排序與分組”對(duì)話框一 52 （3）單擊“字段/表達(dá)式”列中的第一行單元格下三角箭頭，從列表中選擇“出版社”作為分組字段，并使用升序排列。在“組屬性”中單擊“組頁(yè)眉”右邊下三角箭頭，從列表中選擇“是”。在“組頁(yè)腳”列表中選擇“是”，表示要顯示分組的首尾區(qū)域，如圖7-41所示。圖7-41 “排序與分組”對(duì)話框二 53 （4）當(dāng)分組屬性的“組頁(yè)眉”、“組頁(yè)腳”設(shè)為“是”時(shí)，報(bào)表的布局多出了分組頁(yè)眉和頁(yè)腳的部分。組頁(yè)眉是在每一組的開(kāi)頭出現(xiàn)；組頁(yè)腳在每一組的最后出現(xiàn)，如圖7-42所示。圖7-42 選擇分組后的設(shè)計(jì)視圖54 （

24、5）將“主體”中“出版社”字段移動(dòng)到組頁(yè)眉“出版社頁(yè)眉”處，即按出版社名稱(chēng)進(jìn)行分組后的教材數(shù)據(jù)都會(huì)放在一起，如圖7-43所示。圖7-43 按出版社名稱(chēng)進(jìn)行分組55 （6）在“組頁(yè)腳”的“出版社頁(yè)腳”中，從工具欄中選擇文本框，將其添加到“組頁(yè)腳”，分別輸入“合計(jì)”和其表達(dá)式，點(diǎn)擊右鍵選擇“屬性”，彈出如圖7-44所示的“屬性”對(duì)話框。圖7-44 添加文本框56 （7）單擊“控件來(lái)源”選項(xiàng)右側(cè)的按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-45所示的“表達(dá)式生成器”對(duì)話框。圖7-45 輸入表達(dá)式57 （8）輸入表達(dá)式“=Sum(單價(jià))”，報(bào)表會(huì)自動(dòng)按群組計(jì)算小計(jì)。切換到預(yù)覽視圖，如圖7-46所示。 表達(dá)式的輸入還可以直接

25、在文本框中輸入“=Sum(單價(jià))”，效果是一樣的。圖7-46 分組后的報(bào)表58 （9）回到圖7-41的“排序與分組”對(duì)話框，單擊“字段/表達(dá)式”列中的第二行單元格右側(cè)下三角箭頭，從列表中選擇“出版時(shí)間”字段，并將其“排序次序”設(shè)為“降序”，再關(guān)閉“排序與分組”對(duì)話框。 （10）單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，結(jié)果如圖7-38所示。如果對(duì)各個(gè)控件的排列不滿(mǎn)意，返回到設(shè)計(jì)視圖加以修改。 在報(bào)表中最多可按10個(gè)字段或表達(dá)式讀記錄進(jìn)行分組。分組時(shí)，先按第一個(gè)字段或表達(dá)式進(jìn)行分組，然后在此基礎(chǔ)上，再按第二個(gè)字段或表達(dá)式進(jìn)行分組，以此類(lèi)推。BACKBACK59 7.4.1 創(chuàng)建多列報(bào)表 前面學(xué)習(xí)的各種報(bào)表

26、，每頁(yè)都只能打印一列，此類(lèi)報(bào)表對(duì)于打印單個(gè)記錄信息量大的報(bào)表是合適的。但有時(shí)由于單個(gè)記錄信息量較少，不需要很大寬度的報(bào)表，為了不造成浪費(fèi)，節(jié)約紙張，可以在一個(gè)頁(yè)面中安排打印兩列或多列，這類(lèi)報(bào)表就是多列報(bào)表。 要?jiǎng)?chuàng)建多列報(bào)表，首先要應(yīng)用創(chuàng)建一般報(bào)表的方法創(chuàng)建報(bào)表，然后通過(guò)頁(yè)面設(shè)置使所創(chuàng)建的報(bào)表為多列。60 【例7-8】 創(chuàng)建一個(gè)兩列的“學(xué)生信息”報(bào)表，如圖7-47所示。圖7-47 兩列報(bào)表61 （1）用向?qū)?chuàng)建如圖7-48所示的單列“學(xué)生信息”報(bào)表。 圖7-48 單列報(bào)表 62 （2）單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)如圖7-49所示“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“列”選項(xiàng)卡。 （3）在“網(wǎng)格

27、設(shè)置”中的“列數(shù)”中鍵入所需的列數(shù)“2”，并可以根據(jù)需要調(diào)整列的寬度和高度。在“邊距”選項(xiàng)卡中，根據(jù)需要調(diào)整左、右邊距。例如，都設(shè)置為“10”。最后單擊【確定】按鈕，關(guān)閉“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。 （4）預(yù)覽報(bào)表，如圖7-47所示。 圖7-49 “頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框 63 7.4.2 子報(bào)表的創(chuàng)建及鏈接 子報(bào)表是建立在其他報(bào)表中的報(bào)表，此時(shí)“其他報(bào)表”稱(chēng)為主報(bào)表?？梢栽谝延械膱?bào)表中創(chuàng)建一個(gè)新子報(bào)表，也可以通過(guò)將一個(gè)報(bào)表添加到另一個(gè)報(bào)表來(lái)創(chuàng)建報(bào)表和子報(bào)表。主報(bào)表和子報(bào)表中數(shù)據(jù)可以有關(guān)系，也可以沒(méi)關(guān)系。64 1創(chuàng)建子報(bào)表 【例7-9】 創(chuàng)建一個(gè)“學(xué)生”報(bào)表，包含“姓名”、“性別”、“系”和“專(zhuān)業(yè)”等字段。

28、插入子報(bào)表，內(nèi)容為“學(xué)習(xí)成績(jī)表”的“學(xué)期”和“成績(jī)”，如圖7-50所示。圖7-50 帶有子報(bào)表的報(bào)表65 （1）利用向?qū)?chuàng)建如圖7-51所示的“學(xué)生”報(bào)表。 圖7-51 “學(xué)生”報(bào)表66 （2）在設(shè)計(jì)視圖中，將“頁(yè)面頁(yè)腳”由上向下拖動(dòng)，留出空白版面。單擊工具欄中的“工具箱”按鈕 。在彈出的工具箱中，確認(rèn)“控件向?qū)А笨丶?已按下。 （3）單擊工具箱中的“子報(bào)表/子窗體”按鈕 ，在設(shè)計(jì)視圖的空位處單擊，即打開(kāi)報(bào)表向?qū)?，如圖7-52所示的“子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框一。圖7-52 “子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框一67 （4）為子報(bào)表選擇數(shù)據(jù)來(lái)源“使用現(xiàn)有的表或查詢(xún)”。然后單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-53所示的

29、“子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框二。圖7-53 “子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框二68 （5）確定子報(bào)表中的數(shù)據(jù)來(lái)源為表“學(xué)生成績(jī)表”，選擇字段為“學(xué)期”、“成績(jī)”，然后單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖7-54所示的對(duì)話框三。圖7-54 “子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框三69 （6）確定主報(bào)表鏈接到子報(bào)表的字段，即定義主、子報(bào)表之間的關(guān)系。默認(rèn)為“從列表中選擇”，然后單擊【下一步】按鈕。系統(tǒng)彈出如圖7-55所示的對(duì)話框四。 圖7-55 “子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框四 70 （7）輸入子報(bào)表名稱(chēng)，完成子報(bào)表的創(chuàng)建。結(jié)果的設(shè)計(jì)視圖如圖7-56所示。 切換至預(yù)覽狀態(tài)，如圖7-50所示。圖7-56 帶有子報(bào)表的報(bào)表設(shè)計(jì)視圖 71 2鏈接主報(bào)表和子報(bào)表 如果單獨(dú)創(chuàng)建了主報(bào)表和子報(bào)表后，Access 2002提供了使用子報(bào)表控件的“鏈接”屬性來(lái)鏈接主報(bào)表和子報(bào)表。通過(guò)直接對(duì)接對(duì)這些屬性的操作將主報(bào)表和子報(bào)表鏈接在一起。 如在【例7-9】中