標書制作流程培訓(ZJ)

1、 趙杰 2013年5月一、投標項目報名及招標文件購買 1.投標人選定：依照招標公告及招標文件要求，選定我司或它司1-3名為投標人。2.招標文件購買：詳細閱讀招標公告規(guī)定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用，并準備報名所需的資料及報名費用，注意報名截止日期。3.報名常用資質文件包括但不限于： 法人代表授權委托書、 投標單位三證、報名費用繳納憑證或現(xiàn)金、報名函。4.報名時間：如果時間允許，應在報名截止時間前一天報名，前期報名材料需準備好。二、報名費用和保證金的繳納 1.報名費用繳納方式：現(xiàn)金繳納或銀行轉賬。 1.1 現(xiàn)金繳納：需要委托代理人攜帶招標文件規(guī)定的報名費用到招標文件要 求的指定地點進

2、行現(xiàn)場繳納并索取發(fā)票或收據(jù)。 1.2 銀行轉賬：標明招標編號及用途 ，將匯款憑證傳真至招標代理機 構，并打電話確認。2.投標保證金繳納方式：銀行轉賬或電匯、現(xiàn)金繳納、銀行匯票等形式。 （具體操作需嚴格按照招標文件要求執(zhí)行） 2.1 一定要注意：不能因保證金不能及時到賬而錯過時間廢標。 2.2 匯款完成后內(nèi)應打電話咨詢招標機構是否保證金已到賬 。三、閱讀標書認真閱讀招標文件2-3遍，對招標文件個別條款不明確的，應及時與招標機構溝通，標示出重點部分及必須提供的材料，最好建立個備忘表（有些材料必須得提供，否則會導致廢標）；思考以下問題：1.招標人是哪個單位？2.哪些是控標點？3.報價有哪些要求？4.

3、哪些材料需要及時處理？5.是否需要廠家授權？6.哪些要求我司達不到？7.裝訂密封、份數(shù)要求？8.業(yè)績要求（合同）、財務報表？9.是否參與此次投標？標書結構一般標書的結構： (1)商務部分 (2)技術部分 (3)報價部分（招標文件特殊要求格式除外）四、制作標書1.首先應根據(jù)招標文件的要求擬定本次投標文件的整體關于商務和技術部分章節(jié)的名稱和大致內(nèi)容要求，一定要按招標文件的要求內(nèi)容依次進行編排并填充相應內(nèi)容，以充分說明我方能夠滿足招標方的要求。 2.對招標方的商務要求，例如產(chǎn)品型式、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等以及投標方所需的資質條件能否滿足招標方要求。3.對招標方的技術要求，我方有那些產(chǎn)品不能滿足，

4、應及時提出來，以便研究如何投標。 標書整體結構的考慮 4.1商務部分： 一般包括投標函、制造廠家授權書及資格聲明、投標人業(yè)績、合同、法人授權書、三證（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證）、資格證書、付款方式、售后服務（包括響應時間、交貨期、售后服務方式、培訓具體方案、承諾書）商務偏離表、商務應答、備品備件專用工具清單等。 要嚴格按招標單位的要求順序來，有的單位的在產(chǎn)品授權書這一項也有不同，有的是要求放在商務部分的，有的是要求放在最后的彩頁前面，這是要認真研讀后方可整理好的。不得有漏項，確保完全滿足招標內(nèi)容要求。1.成功案例 要將主要業(yè)績放在突出位置，制作業(yè)績清單、注意合同金額、時間是否要體現(xiàn)

5、，原則上體現(xiàn)高價。單價部分如沒有特殊要求就不體現(xiàn)。具體要求按照招標文件的格式。2.資質文件 檢查有效性（一定要在有效期內(nèi)），避免放錯文件或者放入過期文件。3.廠家授權 先掃描后留存掃描件，在按招標文件要求將原件放入投標文件正本。商務部分內(nèi)文件的編排注意 4.2技術部分：包括投標設備技術規(guī)格建議書、產(chǎn)品彩頁、產(chǎn)品配置、技術規(guī)格偏離表，技術力量簡介、安裝施工方案、產(chǎn)品質量、項項目實施目實施方案方案、產(chǎn)品的資質證明文件（如產(chǎn)品的型號核準證書、檢測報告等，盡量詳細的將產(chǎn)品所有的證書報告體現(xiàn)出來）等等，要嚴格按照標書內(nèi)容要求及順序編寫。 1.抓重點，不必要太詳細，要有針對性介紹，根據(jù)招標要求是否要提供產(chǎn)

6、品樣品。售后服務承諾及響應。2.對我方的優(yōu)點和長處一定要表述清楚并放到突出位置(按順序的情況下可以加黑，達到正偏離的標明正偏離），一般情況下，放在技術部分的前部，以提升產(chǎn)品形象。 3.審核產(chǎn)品技術參數(shù)、技術性能的表述是否滿足招標方的技術要求。 4.審核技術差異表的編排內(nèi)容是否合理準確，有無遺漏或者多余的。 5.審核有無多余或者不足的文件需要剔除和補充。技術部分應注意的地方1.偏離說明：正偏離、負偏離、無偏離2.如投標產(chǎn)品的技術指標優(yōu)于招標要求即為正偏離，反之為負偏離，符合招標要求即為無偏離3.多寫正偏離，換種語言文字描述，寫明投標產(chǎn)品的技術參數(shù)特點、產(chǎn)品優(yōu)勢4.正偏離描述要加粗或用其它醒目符號

7、偏離表的制作說明4.3 報價部分：1.一定要有：報價一覽表(總價）、分項報價表 （詳細檢查）2.報價表中設備名稱、品牌、型號、數(shù)量、參數(shù)等是否與招投標文件一致。3.特別注意招標文件要求的產(chǎn)地，是否為允許進口，如果招標文件明確不允許進口產(chǎn)品，那么填寫產(chǎn)地時就一定要注意！4.大小寫是否正確同時、數(shù)目是否相符、注意報價表中貨幣單位前后一致 ，格式一致，是否安裝招標文件要求填寫、格式一定要和招標方要求的格式一樣。1.初次目標編排：根據(jù)招標文件的要求，初步編寫投標文件目錄；為了方便收集投標書的資料。對評分點、控標點、優(yōu)勢應在初步目錄中標注，其目的為了讓標書制作者重視該部分文檔。2.后期編排：按事先擬定好

8、的投標文件目錄，對正文內(nèi)容的標題設置為標題1、標題2、標題3、標題4等，然后自動生成投標文件的目錄，對目錄設置大小字體格式、行間距等。3.目錄盡量做到詳細明了，便于評標者迅速查找關鍵點。4.若要提交電子版的投標文件，需設置好目錄索引。五、目錄編排1.日期：一般寫從購買標書日起至投標當日，其它日期不行。2.每一級標題之后需落款，投標單位、投標代表、日期（根據(jù)招標文件要求和排版美觀而定）。3.需要投標代表簽字和法人代表簽字的，不能用印刷體。4.在制作標書過程中要時刻保存，文件命名清楚明了，以防丟失或混淆。5.每冊招標文件的評分標準都各有不同，通讀招標文件的時候還要注意評分標準，相應的評分優(yōu)勢，著重

9、標書，哪些不滿足匯報給項目負責人及領導。其他注意事項1.制作標書常用的內(nèi)容 在標書制作前，對于標書內(nèi)容常要填空的名稱（如公司名稱、投標人、日期、投標項目、項目編號等）單獨提供制作一個文件（格式與投標文件要求格式一致），這樣可實現(xiàn)快速復制，提高效率且可以保證所有的制作日期時間顯示均一樣。 如： 授權代表姓名： 投標人名稱：*有限公司 （公章） 日 期： 20*年 0*月 *日 招標編號：* 項目名稱：* 六、編輯技巧文字內(nèi)容*需要插入圖片位置*文字內(nèi)容*文字內(nèi)容*需要插入圖片位置2.圖文混合排版注意事項 圖片插入后不要用襯于文字上方、下方、文字中間（特別是低版本的word）等這樣的格式。如真的需

10、要這樣操作，可以利用表格，將圖片插入表格所需要的位置，再將表格的邊線設為無即可。如：3.投標文件格式參考頁面布局：左邊距 3cm（裝釘線），右邊距 2cm，上邊距 3cm，下邊距 2cm字體：中文宋體小4號（部分黑體以突出重點），表格部分可以采用5號字體英文Times New Roman 或 Arial數(shù)字宋體、Times New Roman 或 Arial（推薦Arial）其它格式：標點正文部分采用中文半角狀態(tài)部分標點如金額、項目符號采用英文半角狀態(tài)段間距、行間距均為1.5倍段前、段后均為0根據(jù)招標文件要求，與投標文件排版，自行設置格式效果，整齊美觀。標書編輯中常用的word快捷鍵Ctrl+

11、C復制Ctrl+V粘貼Ctrl+X剪切Ctrl+Z撤銷Ctrl+F查找Ctrl+G跳到指定頁面Ctrl+D字體設置Ctrl+S保存Ctrl+A全選Ctrl+鼠右拖動復制Ctrl+U加下劃線Ctrl+鼠標滾動頁面放大/縮小Tab制表符/向下切換鍵Shift+Tab向上切換Ctrl+B字體加粗Alt+Tab多窗口切換鍵Win+D最小化1.在標書電子版制作完成后，讓參與人員進行互審，對錯誤的地方進行指正修改，并通報各個組員以防重復出現(xiàn)錯誤。2.正本制作 正副本內(nèi)容一致，字體、格式是否統(tǒng)一，正本是整個招標的依據(jù)，所以要審慎再三，方可打印。3.審查報價產(chǎn)品名細是否符合招標產(chǎn)品需求名細（包括產(chǎn)品型號和數(shù)量

12、），分項（分包）報價是否符合和正確，這點一定要仔細查對。4.審查報價表中的分報價和總報價的計算、大小寫是否正確，報價表、投標一覽表、投標函中的報價大小寫是否一致，進行仔細核對和校對。5.審查開標文件書寫格式是否與招標方的要求一致。七、互審標書1.打印標書，按招標文件要求打印標書正本、副本、封面，封條，報價一般在公司打印即可。2.副本制作:審查無誤后的正本，可以復印成副本。同時在每一份標書正面標明正、副本，封皮上蓋章。具體封面及要求，詳細按照招標文件要求制作。3. 需檢查排版是否有錯亂，確認后才可打印4.錯誤的紙質文檔應帶回公司作廢處理5. 認真核對有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉現(xiàn)象。6.對

13、于大項目需打印一份給投標代表使用7.如在外部打印，打印后需及時徹底刪除文檔8.按照招標文件要求和實際情況，進行膠裝。八、標書打印、裝訂1. 需簽字處：含授權書法人代表、投標代表簽字以及其它招標文件要求簽字的地方。2. 需蓋章處： 騎縫章、封面、封條、報價表、投標單位名稱、“與原件一致”、簽字處（以及其它招標文件要求的部分）。注意：1. 根據(jù)招標文件要求蓋章。2. 公章需蓋正清晰，若一個不明顯，需重新再蓋一個，且兩個不能重疊一起。3. 在密封條上蓋章盡量一半在密封條上一半在密封袋上。 九、標書簽字蓋章1.審查是否有漏簽字、漏蓋章處2.招標文件要求的文檔資料是否有放齊全3.是否需要將原件、彩頁放入

14、標書中4.標書中是否有其它未發(fā)現(xiàn)的錯誤十、標書最后審查1.按招標文件要求將正本、副本、報價文件單獨密封文件進行單獨封裝，在文件袋封面和“于*時之前不得啟封處”等加蓋公章。2.若需要提交電子文檔，將和正本一起封裝，或單獨封裝。3.如有條件的話可以單獨制作一個投標專用箱將所有文件裝在一起，既方便又美觀。4.封口：在得到項目負責人或投標代表同意的前提下，應將制作好的帶有雙面膠的封簽貼在密封處，蓋好騎縫章后，交由投標代表整理，交接清楚。十一、文件的密封 1.查詢登記：開標時間、開標地點、招標機構聯(lián)系人、聯(lián)系電話。2.把開標時間，地點，和有關投標文件提交的注意事項清楚地告知授權代表。3.整理收集：招標文件、投標文件明細清單及招標文件規(guī)定其他在開標前需要提交的資料、單獨打印一份法定代表人授權書交由授權代表投標使用。4.資料如下：包括但不限于：投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、投標保證金繳納憑