第4章辦公中的數(shù)據(jù)處理

1、第 4 章 辦公中的數(shù)據(jù)處理辦公中的數(shù)據(jù)處理在機(jī)關(guān)、公司辦公中，經(jīng)常有大量的數(shù)據(jù)需要在機(jī)關(guān)、公司辦公中，經(jīng)常有大量的數(shù)據(jù)需要處理。如人事工資表中工資的計(jì)算、匯總、分析，處理。如人事工資表中工資的計(jì)算、匯總、分析，公司銷售表中銷售額的統(tǒng)計(jì)、匯總、合并計(jì)算以公司銷售表中銷售額的統(tǒng)計(jì)、匯總、合并計(jì)算以及考勤表中職工請(qǐng)假、曠工、出勤等情況的分析及考勤表中職工請(qǐng)假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計(jì)等。對(duì)于這些數(shù)據(jù)的處理，傳統(tǒng)方法是用人統(tǒng)計(jì)等。對(duì)于這些數(shù)據(jù)的處理，傳統(tǒng)方法是用人工方式來管理，當(dāng)要調(diào)閱、分析、歸納數(shù)據(jù)時(shí)，工方式來管理，當(dāng)要調(diào)閱、分析、歸納數(shù)據(jù)時(shí)，這種方法費(fèi)時(shí)耗力，并且容易出錯(cuò)。這種方法費(fèi)時(shí)耗力，并

2、且容易出錯(cuò)。本章采用實(shí)例形式，以本章采用實(shí)例形式，以Excel為例介紹數(shù)據(jù)處理為例介紹數(shù)據(jù)處理的操作，使用的版本均為的操作，使用的版本均為Excel 2000。【本章主要知識(shí)點(diǎn)】【本章主要知識(shí)點(diǎn)】 ExcelExcel中數(shù)據(jù)庫表格的創(chuàng)建中數(shù)據(jù)庫表格的創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的有效性設(shè)置數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的有效性設(shè)置數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的輸入技巧數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的輸入技巧數(shù)據(jù)庫中公式和函數(shù)的使用數(shù)據(jù)庫中公式和函數(shù)的使用數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的排序與篩選數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的排序與篩選數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分類匯總數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分類匯總數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的透視分析數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的透視分析數(shù)據(jù)庫表格的顯示與打印

3、數(shù)據(jù)庫表格的顯示與打印4.1 用Excel數(shù)據(jù)庫進(jìn)行學(xué)生成績(jī)處理4.2 用Excel數(shù)據(jù)庫進(jìn)行產(chǎn)品銷售匯總分析本章目錄本章目錄本節(jié)以學(xué)生成績(jī)處理為例，介紹Excel中數(shù)據(jù)庫的基本概念、遵循規(guī)則、創(chuàng)建過程、格式設(shè)置、公式計(jì)算以及數(shù)據(jù)排序、篩選等常用操作。任務(wù)要求與制作效果如下:開學(xué)伊始，某班班主任接到學(xué)校教務(wù)處送來的上學(xué)期期末考試各科成績(jī)單。現(xiàn)在他需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以便得出學(xué)生成績(jī)名次表、獲獎(jiǎng)學(xué)金同學(xué)名單、補(bǔ)考學(xué)生名單以及優(yōu)秀學(xué)生人選等。4.1 用用Excel數(shù)據(jù)庫進(jìn)行學(xué)生成績(jī)處理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行學(xué)生成績(jī)處理另外，本實(shí)例制作時(shí)需要注意以下幾項(xiàng)：1為了便于在屏幕上查看，需要將數(shù)據(jù)庫表格中單元格文字

4、、數(shù)字的格式（字體格式、數(shù)字格式、顏色、邊框、陰影間隔）等進(jìn)行適當(dāng)處理。2為了保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，各類原始成績(jī)數(shù)據(jù)輸入前最好進(jìn)行有效性檢查。3各類需要計(jì)算的數(shù)據(jù)結(jié)果，最好使用公式和函數(shù)進(jìn)行計(jì)算。4對(duì)于公式和函數(shù)中單元格引用方式，要進(jìn)行合理的選擇、正確地確定。圖4-1 學(xué)習(xí)成績(jī)綜合評(píng)定結(jié)果4.1.1數(shù)據(jù)庫工作表框架的建立數(shù)據(jù)庫工作表框架的建立1.Excel中數(shù)據(jù)庫表格的基本結(jié)構(gòu)Excel中的數(shù)據(jù)庫實(shí)際上就是工作表中的一個(gè)區(qū)域，是一個(gè)二維表，也可以看成是一組數(shù)據(jù)清單。2.數(shù)據(jù)庫工作表遵循的準(zhǔn)則3.“學(xué)生成績(jī)綜合評(píng)定”數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的建立說明：說明：根據(jù)數(shù)據(jù)庫遵循的原則，數(shù)據(jù)庫標(biāo)題不能與字段標(biāo)題行直接相連，所

5、以上邊數(shù)據(jù)庫標(biāo)題輸入到第1行，數(shù)據(jù)庫字段標(biāo)題必須至少輸入到第3行，而不能在第2行。本實(shí)例中的數(shù)據(jù)庫表格特殊格式設(shè)置，主要包括如下幾項(xiàng)內(nèi)容： 計(jì)算總分 排列名次 計(jì)算綜合評(píng)定成績(jī)排列綜合評(píng)定名次 確定獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)0數(shù)據(jù)庫中的篩選操作 1.自動(dòng)篩選 2.高級(jí)篩選 自動(dòng)篩選 1）將鼠標(biāo)定位到需要篩選的數(shù)據(jù)庫中任一單元格。 （2）選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動(dòng)篩選”，使“自動(dòng)篩選”項(xiàng)為選中狀態(tài)（打上對(duì)號(hào)），這時(shí)在每個(gè)字段名旁出現(xiàn)篩選器箭頭。 （3）如圖4-24所示,單擊“英語”字段名旁的篩選器箭頭，從彈出的菜單中選擇“自定義”，然后單擊鼠標(biāo)左鍵。高級(jí)篩選 （1）新建一個(gè)工作表，并命名為“優(yōu)

6、秀學(xué)生篩選”，然后按照如圖4-27所示在A2:H4區(qū)域內(nèi)設(shè)置高級(jí)篩選需要的篩選條件。 （2）單擊“優(yōu)秀學(xué)生篩選”工作表中的任一單元格。 （3）選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級(jí)篩選”命令，出現(xiàn)“高級(jí)篩選”對(duì)話框。 （4）在如圖4-28所示“高級(jí)篩選”對(duì)話框中：4.2.1銷售日記帳數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建 1數(shù)據(jù)庫的建立數(shù)據(jù)庫的建立 2數(shù)據(jù)庫格式化設(shè)置數(shù)據(jù)庫格式化設(shè)置 3數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)輸入 4.2.2銷售數(shù)據(jù)的分類匯總 4.2.3銷售數(shù)據(jù)的透視分析 1數(shù)據(jù)透視表（圖）與數(shù)據(jù)透視報(bào)告的概念數(shù)據(jù)透視表（圖）與數(shù)據(jù)透視報(bào)告的概念 2數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建 3創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)的相關(guān)操作創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)的相關(guān)操作3創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)的相關(guān)操作1 “版式”對(duì)話框的使用2 匯總