進(jìn)出口企業(yè)外貿(mào)單證保管管理制度.docx

1、文件變更記錄版本生效日期變更內(nèi)容變更人1.02020-5-312.02021-3-1文檔結(jié)構(gòu)調(diào)整2. 12021-4-27結(jié)構(gòu)調(diào)整文件簽收記錄序號(hào)簽收日期簽收人簽字1234567891011進(jìn)出口企業(yè)外貿(mào)單證保管管理制度1. 目的為了規(guī)范公司進(jìn)出口單證資料管理，明確公司單證保管員的單證管理工作責(zé)任，對(duì)公司客戶的 單證進(jìn)行有效、合規(guī)的管理，以便公司有關(guān)部門和人員查詢和調(diào)閱，特制定本制度。2. 適用范圍公司國際物流部及運(yùn)輸本部所有員工。3. 職責(zé)和權(quán)限3. 1國際物流部單證保管員負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)出曰單證的保存登記、保管、過期銷毀處理。3.2人事行政部檔案管理員負(fù)責(zé)進(jìn)出口單證過期銷毀的監(jiān)督管理。4. 進(jìn)出口

2、單證保管工作流程4.1需要保管的進(jìn)出口單證范疇4. 1. 1客戶提供的進(jìn)口單證：采購合同、發(fā)票（invoice）、裝箱單（packing list）提單（B/L）、 報(bào)關(guān)委托書、原產(chǎn)地證明或聲明，以及其他必備的特殊單證：加工手冊(cè)、免表、無木質(zhì)包裝證 明、電放保函（電放提單必須）、保險(xiǎn)單、進(jìn)口許可證、有關(guān)批文、進(jìn)口機(jī)電證、進(jìn)口配額證 明等。4. 1. 2客戶提供的出口單證:發(fā)票（invoicc）裝箱單（packing list）訂艙委托書（shipping order）、出口報(bào)關(guān)單、商檢單（或通關(guān)單）、報(bào)關(guān)委托書、手冊(cè)等全套出口單據(jù)。4.1.3其他文件和記錄：為客戶所提供資料與公司相關(guān)操作人員的

3、操作過程產(chǎn)生的第三方簽發(fā) 文件（提貨單、CCC證明、倉單等）及各種單證復(fù)核記錄。4. 2進(jìn)出口單證保管模式公司進(jìn)出口單證保管采用紙制與電子存檔兩種模式，電子檔資料從電腦中拷貝到專用的儲(chǔ)存硬 盤中，硬盤存入人事行政部專用的保險(xiǎn)柜；紙制單證按時(shí)收繳存入公司檔案室。每一票進(jìn)出口 紙制存檔與電子存檔的內(nèi)容匯總起來要確保此票進(jìn)出口單證數(shù)量完整、準(zhǔn)確。4. 3進(jìn)出口單證保管頻次及期限要求4. 3.1進(jìn)出口單證保管頻次a）電子數(shù)據(jù)拷貝，每個(gè)月第一個(gè)星期的周三由單證保管員從各操作人員電腦中拷貝到硬盤中， （硬盤容量最低為2T）當(dāng)場檢查實(shí)際備份情況，并填寫進(jìn)出口單證電子檔案拷貝記錄表予以確認(rèn)完成拷貝；公司要求的

4、相關(guān)客戶、資源類的數(shù)據(jù)按公司相關(guān)要求上傳微信云盤。b）財(cái)務(wù)管理軟件、貨代管理軟件、通關(guān)輸單軟件等公司平臺(tái)軟件的在線數(shù)據(jù)備份要求軟件服務(wù) 提供商云端按時(shí)備份在線數(shù)據(jù)；c）紙制單證由單證保管員配合各業(yè)務(wù)單位，至少三個(gè)月收繳一次進(jìn)出口紙制單證，每半年整 理一次單證并送至公司的檔案室保存。單證存檔時(shí)，同一個(gè)客戶同一個(gè)合約項(xiàng)下的單證，匯總 裝入同一個(gè)檔案盒里，盒子外面至少三面黏貼上寫上保管負(fù)責(zé)人、合約號(hào)及合約內(nèi)容、單證月 份的標(biāo)簽，統(tǒng)一存放在公司檔案室指定檔案架上，存放時(shí)填寫紙制的單證檔案庫位表及電 子檔的單證檔案記錄索引表。4. 3.2進(jìn)出口單證保管期限一般貿(mào)易自辦結(jié)海關(guān)手續(xù)后保存3年，加工貿(mào)易自辦結(jié)

5、海關(guān)核銷手續(xù)后保存3年，減免稅設(shè)備 自辦結(jié)海關(guān)解除監(jiān)管（監(jiān)管期：生產(chǎn)設(shè)備為3年、機(jī)動(dòng)車輛6年、船舶飛機(jī)8年）手續(xù)后保存3 年。4. 4進(jìn)出口單證保管管理規(guī)定4.4. 1檔案室攝像和5防管理：檔案室安裝24小時(shí)攝像記錄裝置，人員進(jìn)出檔案室需經(jīng)檔案 管理員允許，由檔案管理員陪同并填寫檔案室進(jìn)出登記記錄表。人員進(jìn)出檔案室時(shí)，做好現(xiàn)場巡查，定期打掃地面與墻面灰塵，保持經(jīng)常通風(fēng)，保持檔案室干 凈衛(wèi)生，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密。4.4.2單證查閱和出借管理：查閱進(jìn)出口單證，一般應(yīng)在檔案室查閱，如需要摘抄、復(fù)制時(shí), 申請(qǐng)人填寫單證借閱申請(qǐng)單，需經(jīng)國際物流部經(jīng)理批準(zhǔn)；進(jìn)出曰單證如需要帶出檔案室借 閱

6、，申請(qǐng)人填寫單證借出歸還表，經(jīng)國際物流部經(jīng)理審批同意后才能帶出檔案室借閱，單 證歸還時(shí)，單證保管員核銷單證借出歸還表。4.4.3單證庫存盤點(diǎn)管理：單證保管員應(yīng)每半年對(duì)進(jìn)出口單證庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫存檔資料 總盤點(diǎn)清單，發(fā)現(xiàn)問題立即向國際物流部經(jīng)理匯報(bào)，由國際物流部經(jīng)理組織人員核實(shí)異常原 因。4. 4.4單證銷毀管理：對(duì)巳超過保存期限的報(bào)關(guān)單證電子數(shù)據(jù)及紙質(zhì)資料，單證保管員填寫報(bào) 關(guān)單證銷毀登記單，經(jīng)總經(jīng)理最終批準(zhǔn)，方可予以銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)有國際物流部及人事行 政部各派一人在現(xiàn)場監(jiān)銷，并在報(bào)關(guān)單證銷毀登記單上簽字備案，并交由國際物流部單證 保管員歸檔。5. 單證管理工作流程圖6. 參考文件/關(guān)聯(lián)文件6. 1企業(yè)認(rèn)證檔案管理制度6.2報(bào)關(guān)證件（印章）及法律文書管理制度7 .附件/表單7