檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

1、檔 案 業(yè) 務(wù) 培 訓(xùn)成都大學(xué)檔案館 綜合檔案室 馬英杰1.1 歸檔和歸檔制度 各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件材料，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔”。分散集中歸檔1.2 歸檔范圍應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)歸檔的文件材料：凡是本單位工作活動中形成的對本單位及國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬于歸檔范圍，必須定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案人員移交歸檔，集中統(tǒng)一管理。 可以參照歸檔范圍及保管期限表來確定歸檔范圍可以參照歸檔范圍及保管期限表來確定歸檔范圍收集歸檔（30分）2.按照各單位歸檔范圍要求，做到歸檔齊全、完整3.按照立卷

2、歸檔要求，立卷材料規(guī)范，準確。5.按要求做好電子文件、聲像、實物檔案的歸檔工作。303.按照歸檔范圍，歸檔材料不齊的，下列材料缺失情況者，扣分如下：（10分）（1）部門未移交紙質(zhì)類文件扣5分, 移交不齊全，每件扣1分，直至扣完。（2）部門未移交電子文件，缺一份扣2分。（3）部門未移交聲像、實物檔案，移交不齊全各扣2分，直至扣完。4-6月附加分（20分）1.積極支持校史工作，收集有關(guān)本部門或?qū)W校歷史的、具有憑證、查考價值的史料，歸檔各種載體（紙質(zhì)、電子、聲像、實物）校史資料。2.歸檔量大者，適當加分。201.每件史料歸檔得分1分，按件累計得分。2.年超過10卷（財會檔案除綜合類外超過100卷），

3、超過的部分每10件（財會100卷）加0.1分。7 - 9月特別注意：特別注意：“帳外文件帳外文件”的收集歸檔的收集歸檔 文件類型文件類型具體內(nèi)容具體內(nèi)容會議文件1本單位召開的各種重要會議所形成的文件，包括會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，會議所形成的照片、錄音和錄像材料等。2. 本單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員外出開會帶回來的各種類型、各種載體的文件材料。 本單位的各種規(guī)章制度本單位及內(nèi)部機構(gòu)制定的重要規(guī)章制度、辦法等。聲像材料國家及上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來單位視察、處理工作，本單位領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的各種聲像材料等。單位領(lǐng)導(dǎo)人的信函凡屬于公務(wù)活動的有查考利用價值的文件材料大型活動一些臨時性的大型活動、特別是跨部門舉辦的

4、大型活動等，在活動結(jié)束時，應(yīng)及時收集有關(guān)文件材料。新聞材料單位向電視臺、電臺、報社發(fā)送的新聞稿件、音像材料等應(yīng)收集其底稿或復(fù)制件、翻錄件等。非OA系統(tǒng)電子文件本單位管理信息系統(tǒng)中應(yīng)歸檔的電子文件。合同、協(xié)議1.3 歸檔時間（1）辦理完畢的文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；第二年上半年歸檔；（2）基建項目文件材料在竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔；（3）會計文件在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后保管一年后向檔案部門移交；（4）磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔； （5）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開

5、箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。收集歸檔（50分）1.按規(guī)定時間完成年度立卷歸檔工作，檔案館移交手續(xù)完備501.全部檔案未按時移交，逾期扣10分。部分檔案未按時移交，酌情扣分，逾期1周，每卷扣0.5分，逾期2周，每卷扣1分，逾期3周，每卷扣2分。（15分）2.移交手續(xù)不完備。（5分）4-6月學(xué)生檔案（20分）1.新生建檔規(guī)范，按時移交、齊全。2.畢業(yè)生歸檔材料歸檔及時、準確、完整201.新生檔案歸檔未按期全部移交，逾期一月扣5分。2.畢業(yè)生檔案材料歸檔未按時移交，逾期一周扣5分；3.畢業(yè)生檔案材料移交不齊全，主要材料缺失（學(xué)籍表或畢業(yè)生登記表）每生每件扣0.5分，扣完為止。5-6月成都

6、大學(xué)歸檔文件整理相關(guān)規(guī)定歸檔時間：歸檔時間：今年的歸檔時間是在2016年6月30日前歸檔；科研類檔案和專題性、成套性檔案應(yīng)當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔；個人成果每個季度歸一次，對核心及以上；基建類檔案應(yīng)當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔；重大活動檔案應(yīng)當在活動結(jié)束后兩個月內(nèi)歸檔。1.4 歸檔要求（1）應(yīng)歸檔文件要收集齊全完整齊全完整，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系歷史聯(lián)系，文件的特征和價值進行分類整理，使整理后的檔案能正確地反映機關(guān)活動的基本面貌基本面貌，以便于保管和利用。（必須進行歸檔文件整理）（2）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。原件。（3）具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件

7、歸檔（目前“雙套制”的要求）。（4）歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。歸檔文件整理歸檔文件整理 就是按照一定的原則和方法，將處于零亂的和需要進一步條理化的歸檔文件材料，以件為單位進行組件、分類組件、分類、排列、編號、編目、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂修整、裝訂、編頁、裝盒、排架、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。 無序 有序 零亂 系統(tǒng)歸檔文件整理流程圖歸檔文件整理流程圖待整文件分類、確定保管期限排列組件、裝訂編號、編目裝盒 排架填寫歸檔章內(nèi)容填寫盒脊編制歸檔文件目錄裝盒，填寫備

8、考表加蓋歸檔章2.1.1 歸檔文件的組件正文與附件；正本與定稿；有文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；原件與復(fù)制件；正本與翻譯本；中文本與外文本；報表、名冊、圖冊等一冊（本）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件。2.1.2 歸檔文件的分類（1）常用分類方法有： 年度分類年度分類 保管期限分類保管期限分類 問題（組織機構(gòu)）分類問題（組織機構(gòu)）分類 永久定期30年10年做好文件平時歸卷工作做好文件平時歸卷工作“平時歸卷平時歸卷”：文件材料的平時管理 集中、統(tǒng)一、分類管理。具體做法：具體做法：每年初為本單位將要形成的文件分類

9、分別準備一個卷盒；平時在文件辦理完畢以后，分門別類地將文件歸入相應(yīng)的卷盒之中。好處：好處：方便平時文件的管理和利用便于第二年文件整理歸檔內(nèi)部科室少的單位，由公文管理員集中進行平時立卷工作；不同規(guī)模部門的操作不同規(guī)模部門的操作 內(nèi)部科室多、規(guī)模較大的單位，可以分科室分別做好本科室文件材料的平時立卷工作，第二年統(tǒng)一由兼職檔案員立卷歸檔。2.1.3 歸檔文件的排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時按時間結(jié)合事由間結(jié)合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。2.1.4 歸檔文件的編號編號是將分類與排列的結(jié)果固定下來： 頁需要編頁碼 件若干頁組成一件 卷若干件組成一卷（一盒）1.5 歸檔手續(xù) 各部門的專(