合同全程管理梳理

1、收藏：合同全程管理梳理在現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)范治理要求下，所有的業(yè)務(wù)都應(yīng)當(dāng)訂立合同。合同的重要性勿庸質(zhì)疑。然而，很多業(yè)務(wù)人員甚至后臺(tái)人員認(rèn)為，談合同、簽合同是業(yè)務(wù)部門的事；審合同、管合同是法務(wù)和商務(wù)部門的事。法務(wù)把合同審核工作做好，使我方風(fēng)險(xiǎn)最小化、利益最大化，合同風(fēng)險(xiǎn)就能得到有效控制。那么，是否法務(wù)通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作修改形成一份完美的合同，就可以高枕無憂？我們假設(shè)一份待簽署的合同文本相當(dāng)規(guī)范，但若資信管理部門未對對方的資信能力進(jìn)行審查，導(dǎo)致與沒有履約能力的合作方進(jìn)行簽署，將給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)和損失；再假設(shè)，法務(wù)把合同條款修改得非常完美，但是業(yè)務(wù)未予采納，或者合同對方完全不予接受，最后蓋章的版本和法務(wù)修改

2、的版本千差萬別，那么法務(wù)對合同的修改是徒勞的；進(jìn)一步假設(shè)，合同順利的修改及簽署，但是后續(xù)并未按照合同條款去履行，那么合同并未發(fā)揮實(shí)際的約束作用，且可能因違約而承擔(dān)法律責(zé)任。因此，合同審核的結(jié)果是與信用部門、業(yè)務(wù)部門、用印部門都密切相關(guān)的。由此可見，合同管理不能等同于合同審核。以合同簽署為界，合同簽署前涉及資信審查、立項(xiàng)、談判；合同簽署中涉及合同審核、審核意見的反饋、合同的審批和用??；合同簽署后涉及履約的跟進(jìn)、存檔及證據(jù)搜集。合同審核僅僅是合同管理的一個(gè)環(huán)節(jié)。如下圖所示：所有前述環(huán)節(jié)的管理共同構(gòu)成合同全程管理。集團(tuán)法務(wù)部將合同全程管理作為重點(diǎn)工作，進(jìn)行了各方面的調(diào)研，通過向各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)搜集自評報(bào)告

3、、對重點(diǎn)企業(yè)進(jìn)行訪談和座談，形成合同全程管理調(diào)研報(bào)告，展示各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)合同全程管理的亮點(diǎn)和問題，并從前、中、后三個(gè)階段撰寫了合同全程管理的指引，提出合同管理中規(guī)范、有益、利于風(fēng)險(xiǎn)控制的做法，本文將選取合同簽署前、中、后的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行論述和探討。、合同簽署前的資信審查管理（一）內(nèi)外部做法及案例合同成形之前，對合同的管理就已經(jīng)開始了。合同簽署前，資信審查環(huán)節(jié)尤為關(guān)鍵，關(guān)系到在一份合同里，是否選取了合適的交易對象、采取了合適的交易方式。我們朝方正集團(tuán)外部看一些優(yōu)秀企業(yè)的相關(guān)作法。比如西門子，秉承“四眼原則”，即兩只眼睛看業(yè)務(wù)，兩只眼睛看商務(wù)，所有重大的業(yè)務(wù)決策都由業(yè)務(wù)部門和后臺(tái)部門共同來做出。西門

4、子非常重視資信管理，有一個(gè)完善和獨(dú)立的信用管理團(tuán)隊(duì)，資信審查管理分為三個(gè)模塊：客戶資信調(diào)查評估、客戶資信檔案的建立和管理、客戶資信信息的定期更新。方正集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)對于資信審查管理的水平較為參差不齊，審查標(biāo)準(zhǔn)有的較為完備，有的卻較為粗糙；負(fù)責(zé)資信審查的部門也不一。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實(shí)際案例。方正A公司長期合作并納入年度供應(yīng)商名錄的一家供應(yīng)商，一直為A公司提供產(chǎn)品和服務(wù)，但方正A公司發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商長期采取第三方代收款的方式與A公司交易，通過進(jìn)一步了解，發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商早已被吊銷營業(yè)執(zhí)照。在資信審查環(huán)節(jié)的掉以輕心，導(dǎo)致公司長期與一已經(jīng)被吊銷的無合法民事主體資格的對方進(jìn)行交易，使服務(wù)的提供及產(chǎn)品

5、的質(zhì)量缺乏合理的保障。（二）資信審查管理分工及流程指引經(jīng)調(diào)研，我們認(rèn)為，在合同簽署前的資信審查環(huán)節(jié)，較理想的部門設(shè)置及流程如下圖資信審查發(fā)起部門（一般是業(yè)務(wù)部門），負(fù)責(zé)向合同對方收集相關(guān)的基礎(chǔ)資信材料，提交或者補(bǔ)充給資信審核部門；資信審查管理部門具體是指本單位的信用部門或承擔(dān)運(yùn)營管理職能的部門，負(fù)責(zé)進(jìn)行資信審查從而確定合同對方的簽約資質(zhì)和履約能力，根據(jù)審查結(jié)果對合同對方進(jìn)行合理的授信，并將結(jié)果反饋給各相關(guān)部門；資信審查協(xié)助部門，包括法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等，在此過程中提供和本部門職能相關(guān)的協(xié)助，法務(wù)部門重點(diǎn)協(xié)助審查合同對方主體是否合法、有效等，財(cái)務(wù)部門主要協(xié)助審查對方財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的內(nèi)容。在資信審查

6、環(huán)節(jié)的部門設(shè)置中，最核心的是資信審查管理部門，該部門應(yīng)當(dāng)是專職的，需有足夠的能力和配備足夠的人員來承擔(dān)資信審查工作。實(shí)踐中，有的公司有大量的資信審查事項(xiàng)，但僅在某部門中設(shè)置一兩名資信審查人員，無法滿足實(shí)際需求；有的公司資信審查發(fā)起部門和管理部門是一體的，即由業(yè)務(wù)部門自行進(jìn)行資信審查，易使業(yè)務(wù)部門出業(yè)績的考慮對判斷缺乏中立性和客觀性，前述情形應(yīng)當(dāng)予以避免。（三）資信審查方式及要求指引卜據(jù)合同對方系新合作方或長期合作方，資信審查方式及要求應(yīng)區(qū)別對bo詳細(xì)審查內(nèi)容建議參考下表設(shè)置：求合同對方主動(dòng)合同對方必須提供的資料：（不能提供則原則上應(yīng)及時(shí)終止交易并重新選擇合同對方）克據(jù)交易類別判斷可長需要提交的

7、資料：（不能提供則應(yīng)謹(jǐn)慎t易，必要時(shí)可進(jìn)行的資公章的“四證”復(fù)印件：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證和特定交易所需的各類行業(yè)資質(zhì)證明，如:集成資質(zhì)、ISO資質(zhì)等。如與制造商交易，應(yīng)提供安全生產(chǎn)許可資質(zhì)如與經(jīng)銷商交易，應(yīng)提供制造商正式授權(quán)或代理的證明文件供資信信息資信審查管理部門視情況判斷是否需要提交的其他資料：（不能提供則應(yīng)謹(jǐn)慎交易，必要時(shí)可進(jìn)行相關(guān)調(diào)查）合同對方最近年度的審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表（上年度末經(jīng)審計(jì)的報(bào)表為優(yōu)先選擇及最近3個(gè)月各月末的報(bào)表）合同對方的固定資產(chǎn)信息相關(guān)資料（如房產(chǎn)信息、車輛信息等）合同對方合同承辦人的授權(quán)委托書、身份證明等卜寸合同對方心

8、行實(shí)地信用調(diào)查通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行調(diào)查了解了解合同對方的經(jīng)營場所、經(jīng)營規(guī)模、組織管理機(jī)構(gòu)和經(jīng)營基本情況了解合同對方業(yè)務(wù)人員及其公司主要領(lǐng)導(dǎo)的信用情況了解合同對方是否存在負(fù)面信息合同標(biāo)的的真實(shí)性考察（如涉項(xiàng)目）通過名索網(wǎng)、“企業(yè)信用網(wǎng)”（如北京網(wǎng)址為：）等可核實(shí)合同對方工商等基本情況通過人民法院網(wǎng)站（如最高法院被執(zhí)行人信息網(wǎng)：同對方涉訴情況和是否存在惡意拖欠執(zhí)行情況通過搜索網(wǎng)站等，了解合同對方是否存在相關(guān)負(fù)面信慳過第三方機(jī)構(gòu)（如征信機(jī)構(gòu)或保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)）等進(jìn)行信用調(diào)查資信審查管W部門認(rèn)為,當(dāng)采取的跟他審查方于有作錄合對的信查對已合記的同方資審簡杳一當(dāng)審準(zhǔn)延化標(biāo)可結(jié)合新合作方引入的審查要求及既有資信檔案記錄和資

9、料，適當(dāng)簡化審查標(biāo)準(zhǔn)材態(tài)信打新資料史所簽訂的長期協(xié)議或函件到期應(yīng)重新簽訂的，或合同執(zhí)行期超過一定長度的，需重新進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y信審查；合同對方證照到期、基本情況發(fā)生變化的、出現(xiàn)合同履行異常、債務(wù)增加、不良債權(quán)增加、合并重組、企業(yè)改制、破產(chǎn)清算等情況，應(yīng)當(dāng)對資信檔案資料進(jìn)行更新二、合同簽署中的審核意見反饋管理（一）內(nèi)外部做法及案例卜同簽署中，每個(gè)公司基本都會(huì)制定合同審核、審批及用印相應(yīng)的制度和流程，但對于合同審核意見的反饋，做法千差萬別，是實(shí)踐中的難點(diǎn)。卜集團(tuán)外部，大量金融企業(yè)，以及中石化等企業(yè)，所有的合同在簽署前由法務(wù)再度確認(rèn)，若未接受法務(wù)意見且法務(wù)認(rèn)為仍存在較大風(fēng)險(xiǎn)，則無法對合同予以用印。聯(lián)想部

10、分企業(yè)的高風(fēng)險(xiǎn)合同由公司CEO乍為審批人c卜正集團(tuán)內(nèi)部多家企業(yè)未建立起明確、規(guī)范的合同審核反饋流程；或者小在雖有反饋，但反饋內(nèi)容粗糙、流于形式的情形。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實(shí)際案例。方正B公司某項(xiàng)目中，因供卜商拒絕按照合同約定發(fā)貨，導(dǎo)致項(xiàng)目無法順利進(jìn)展，數(shù)千萬應(yīng)收款回收艱難，產(chǎn)生大量資金占壓成本。經(jīng)再三了解，供應(yīng)商拒絕發(fā)貨系因?yàn)椴忿k銷售擅自加蓋了一份法務(wù)審核未通過的承諾函，在雙方簽署的供貨卜同外承諾了突破慣例的大額預(yù)付款義務(wù)，故導(dǎo)致項(xiàng)目停滯、產(chǎn)生疑難,收，亦無處追究供應(yīng)商責(zé)任。（二）法律審核意見反饋指引經(jīng)調(diào)研，我們認(rèn)為，在法律審核意見反饋環(huán)節(jié)，較理想的分工及流程如下圖：合同審核發(fā)起部門（

11、通常為業(yè)務(wù)部門）率先提起合同審核流程。在該步驟，發(fā)起部門原則上應(yīng)當(dāng)提交WORD本的合同（不應(yīng)提供PDF版本或?qū)Ψ揭呀?jīng)蓋完章的紙質(zhì)版），同時(shí)提供合同業(yè)務(wù)背景和交易模式的情況介紹（比如合同修改的難度、雙方強(qiáng)弱勢介紹及關(guān)于本合同的特殊情況），并應(yīng)當(dāng)一并提供合同相關(guān)的文件（如中標(biāo)后簽署的合同應(yīng)提交招標(biāo)投標(biāo)文件等，有附件的合同應(yīng)提供附件，擔(dān)保合同提供主合同，補(bǔ)充協(xié)議提供原合同等）。法務(wù)出具審核意見過程中，法務(wù)除需對協(xié)議進(jìn)行修訂及批注外，對于總體性風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)或重要待確認(rèn)事項(xiàng)，應(yīng)出具法律意見書。一般情形下應(yīng)由配合前期談判的法務(wù)來進(jìn)行嗣后的合同審核，方便進(jìn)行銜接及在協(xié)議中落實(shí)談判要點(diǎn)。針對法務(wù)審核意見，合

12、同審核發(fā)起部門的反饋和說明尤為重要。業(yè)務(wù)應(yīng)重視并盡量采納法務(wù)意見，且不適合把內(nèi)部法務(wù)批注版本提供給對方（其中注明了己方底線或談判思路）；對于法律意見的采納情況、不能采納的原因及風(fēng)險(xiǎn)防范措施，應(yīng)該進(jìn)行準(zhǔn)確并具針對性的反饋；除關(guān)注協(xié)議修訂版外，需高度重視揭示總體性風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)的法律意見書在完成前述環(huán)節(jié)并提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批之前，法務(wù)應(yīng)當(dāng)對審批版本再度審閱，對當(dāng)前法務(wù)與業(yè)務(wù)部門尚存的分歧點(diǎn)是否可以接受予以確認(rèn)。建議各企業(yè)設(shè)置提升決策領(lǐng)導(dǎo)層級的機(jī)制，在業(yè)務(wù)部門反饋相關(guān)重大風(fēng)險(xiǎn)無法避免、而法務(wù)部門建議不予簽署時(shí)，由原審批領(lǐng)導(dǎo)上一級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。此外，實(shí)踐中，在領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，若領(lǐng)導(dǎo)僅批復(fù)原則性的“同意”，未針對

13、各部門會(huì)簽意見一一批復(fù)，則存在難以確定最終版本的問題，故領(lǐng)導(dǎo)簽批意見需盡量明確。在用印步驟，用印部門除核對相關(guān)合同是否經(jīng)審批外，還應(yīng)對法律審核意見是否采納、是否已進(jìn)行反饋及說明進(jìn)行把關(guān)，否則不予用印。用印后做好簽署版本的留存?zhèn)浒腹ぷ?。三、合同簽署后的履行管理（一）?nèi)外部做法及案例合同簽署完畢后，對于合同的管理并沒有結(jié)束。全球五百強(qiáng)企業(yè)中多家企業(yè)均很重視合同履行過程的跟進(jìn)，注重履行跟進(jìn)的規(guī)范化和信息化。西門子（全球）以及大量跨國企業(yè)都使用SAP公司較為完備的ERPS統(tǒng)，中石油在五六年前即已建立了合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)、選商、中報(bào)到簽訂、履行、違約情況通報(bào)、查詢統(tǒng)計(jì)的覆蓋全過程的信息管理系統(tǒng)

14、。方正集團(tuán)內(nèi)部大多數(shù)企業(yè)由業(yè)務(wù)或者運(yùn)營部門跟進(jìn)合同履行，法務(wù)普遍在履行階段系被動(dòng)介入履行，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常問題。也有部分企業(yè)法務(wù)人員定期抽查或檢查合同履行的異常情況，填寫“合同履約情況跟蹤表”來跟進(jìn)合同履行進(jìn)度，取得較好效果。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實(shí)際案例。方正C公司與客戶簽署設(shè)備買賣協(xié)議，C公司需向客戶交付設(shè)備到客戶倉庫，客戶收到設(shè)備后支付貨款。合同約定若延期付款或交貨超過30日，守約方享有單方解除權(quán)。合同簽署后，客戶電話稱倉庫近期無法存放，要求先放置在C公司倉庫，后續(xù)客戶自行提貨。然而在交貨日滿30天后，客戶拒絕付款并且反而向C公司發(fā)出解除通知，稱因C公司延期交貨，需解除合同并

15、索要違約金。（二）履行跟進(jìn)及證據(jù)搜集指引我們認(rèn)為，合同履行跟進(jìn)及證據(jù)搜集過程中，較為理想的分工及流程如下表所?。郝男懈M(jìn)中涉及兩個(gè)階段，一般情形是由履行跟蹤部門（可能為業(yè)務(wù)部門或運(yùn)營部門）進(jìn)行跟進(jìn)，記錄合同履行情況和搜集資料，對于合同履行過程中出現(xiàn)的異常情況建立預(yù)警機(jī)制，對于已經(jīng)發(fā)生的違約、爭議情形及時(shí)報(bào)告，協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和糾紛處理。法務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案管理部門提供支持：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理，執(zhí)行合同資金收付，核對款項(xiàng)收支情況；法務(wù)部門應(yīng)對履行中出現(xiàn)的或可能出現(xiàn)的違約履行或其他不當(dāng)履行情形、法律糾紛等提供法律支持，對相應(yīng)情形及時(shí)出具法律意見和建議，協(xié)助參與談判。若履行異常，

16、到達(dá)糾紛或訴訟階段，則主要是由法務(wù)主導(dǎo)證據(jù)的搜集、指導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查取證，協(xié)調(diào)發(fā)送律師函或處理訴訟、仲裁事宜，履行跟蹤部門進(jìn)行積極配合。履行跟進(jìn)中難點(diǎn)有兩處：首先，法務(wù)普遍為被動(dòng)介入履行跟蹤，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常問題。建議法務(wù)可以通過定期或不定期的檢查主動(dòng)跟進(jìn)履行情況，信息化建設(shè)程度高的企業(yè)可以在系統(tǒng)中設(shè)置重大合同履行異常時(shí)的自動(dòng)發(fā)送提醒。其次，業(yè)務(wù)部門和運(yùn)營部門在訴訟前主導(dǎo)資料搜集，尚無法達(dá)到法務(wù)的專業(yè)度和敏感度，較難從后續(xù)訴訟角度充分考慮證據(jù)的必要性和形式。建議各企業(yè)法務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)類型，研究確定符合本企業(yè)及業(yè)務(wù)實(shí)際情況的合同臺(tái)賬信息要點(diǎn)及證據(jù)資料收集范圍，并通過公示和培訓(xùn)使履行跟蹤部門了

17、解、掌握相關(guān)要點(diǎn)。（三）履行跟進(jìn)記錄及證據(jù)搜集要點(diǎn)示例下表以購銷合同為例，對合同臺(tái)賬管理及履行中搜集的證據(jù)要點(diǎn)進(jìn)行了羅列：4同管理臺(tái)賬需記錄的事項(xiàng)合同履行過程中需搜集的證據(jù)等資料合同文本、合同附件、擔(dān)保函、1、合同編號、項(xiàng)目名稱、簽約時(shí)間；補(bǔ)充協(xié)議、變2、交易對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、組織結(jié)更協(xié)議、交易信息何，與代碼證、稅務(wù)登記證等；簽訂3、交易對方法定代表人名稱、注冊地址、經(jīng)營地址、確認(rèn),系方式（如各事項(xiàng)聯(lián)系人、電子郵件、傳真號碼1）、賬戶信息等交易信息表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、訂貨單等備貨憑證、發(fā)1、約定的交付標(biāo)的物明細(xì)、交付時(shí)間和地點(diǎn)、指定貨單、物流簽收人、交付方式（自提

18、/代辦托運(yùn)/送貨上門）等；單、承交付2、實(shí)際履行中的交付貨物明細(xì)、交付時(shí)間、交付方式（自提/代辦托運(yùn)/送貨上門）、承運(yùn)人；運(yùn)單、入庫單、倉3、是否正常交付或存在異常履行、違約情況等儲(chǔ)單、簽收單、提單等1、約定的驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收條件、驗(yàn)收力已達(dá)驗(yàn)收條件的文件證明（如驗(yàn)k；收中驗(yàn)收2、實(shí)際履行中的驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收力式、請）、驗(yàn)收合（初驗(yàn)、終驗(yàn)）僉收結(jié)果；格證明、書3、是否正常驗(yàn)收或存在驗(yàn)收未通過等情形，異議及面異，復(fù)處理情況、最終驗(yàn)收結(jié)果，是否存在異常履行議、異”違約情況議處理相關(guān)文件（如退貨單）等收據(jù)和發(fā)票、1、約定的合同金額、計(jì)價(jià)單位、收付款時(shí)間、方式、銀行記“期及比錄、逾列；期說明、擔(dān)收款、付款2、實(shí)際履行中的合同金額、收付款時(shí)間、方式、周保函、卜及