市政園林局機(jī)關(guān)檔案管理制度.docx

1、市政園林局機(jī)關(guān)檔案管理制度市政園林局機(jī)關(guān)檔案管理制度為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。一、檔案安全保密制度1、檔案人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密，否則要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。2、檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱制度，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。3、檔案人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門(mén)窗。4、銷(xiāo)毀檔案要登記造冊(cè)，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷(xiāo)毀時(shí)要有監(jiān)銷(xiāo)人，并履行簽字手續(xù)。5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。二、檔案保管制度1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)

2、入。2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類(lèi)排放、排列整齊。3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。4、檔案人員要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。三、檔案利用制度1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。2、本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可查閱本部門(mén)形成的檔案，凡需查閱非本部門(mén)的檔案需經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可查閱，查(借)閱局會(huì)議記錄，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。3、查閱檔案須填寫(xiě)檔案借閱登記表，未履行登記手續(xù)，

3、檔案室可拒絕查閱。4、檔案室檔案原則上在閱檔室內(nèi)使用，如因特殊情況需要借出時(shí)，須經(jīng)檔案管理員同意后方可借出，借出時(shí)間一般不得超過(guò)一周。到期仍需繼續(xù)利用者，須辦理續(xù)借手續(xù)。5、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，每張介紹信只能查閱一次檔案，閱檔后介紹信留檔案室備查。6、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。7、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。四、立卷歸檔制度1、凡是本機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)工作活動(dòng)，所形成的具有查考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書(shū)材料，均屬立卷歸檔范圍。任何部門(mén)和個(gè)人

4、都無(wú)權(quán)扣壓和銷(xiāo)毀必須歸檔的文件材料。2、各部門(mén)應(yīng)按照局檔案分類(lèi)類(lèi)目、歸檔范圍、保管期限表，對(duì)本部門(mén)形成的應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行整理立卷，交由檔案室集中統(tǒng)一管理。3、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給檔案室。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由負(fù)責(zé)工程建設(shè)的部門(mén)收集、整理后移交檔案室，集中管理。聲像檔案隨時(shí)歸檔。4、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，目錄頁(yè)號(hào)編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類(lèi)文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確

5、、系統(tǒng)，并由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查核定。5、各業(yè)務(wù)部門(mén)向檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續(xù)，填寫(xiě)交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。篇2：局機(jī)關(guān)檔案管理制度局機(jī)關(guān)檔案管理制度一、辦公室負(fù)責(zé)管理綜合類(lèi)和人事檔案，各科室業(yè)務(wù)類(lèi)檔案由本科室保管。二、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、保密法等法律法規(guī)，嚴(yán)格遵守檔案保密紀(jì)律，及時(shí)做好檔案的收集整理鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。三、機(jī)關(guān)各科室應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將具有保存價(jià)值的文件資料移送檔案室歸檔。四、歸檔的文書(shū)檔案資料，應(yīng)符合下列要求：1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤(pán)、錄音帶、錄像帶等都必須齊全完整。2、歸檔的書(shū)面文件

6、資料手寫(xiě)文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)筆、彩色筆書(shū)寫(xiě)，不得采用紅墨水書(shū)寫(xiě)，出現(xiàn)上述情況，歸檔管理人員應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)科室人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。3、歸檔資料分為外來(lái)文件和本單位形成的文件，要建立移交檔案文件目錄和有關(guān)專(zhuān)用目錄。五、各科室移送檔案要嚴(yán)格履行，移交，接收等手續(xù)。六、查閱檔案文件必須履行審批手續(xù)，不論是上級(jí)下發(fā)的文件，還是本單位的文件及其復(fù)制文件，須報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面批準(zhǔn)后方可查閱。需借閱并帶出檔案室的，須報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，履行借閱手續(xù)，方可帶出。七、檔案的銷(xiāo)毀，須先編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)方能銷(xiāo)毀。八、檔案管理員要加強(qiáng)檔案室管理，做到防火、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防

7、潮、防蟲(chóng)蛀、防有害氣體、防盜。九、檔案管理員要確保安全保密。做到不丟失、不積壓、不泄密、不失密。對(duì)擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁(yè)、外傳或外送、公布檔案的，或者人為原因造成損毀、丟失的，要根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，對(duì)當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人予以嚴(yán)肅處理。篇3：信息公司檔案管理制度信息公司檔案管理制度第一節(jié)人事檔案管理第一條人事檔案管理員工人事檔案是關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷的情況材料，應(yīng)使用規(guī)范的“員工應(yīng)聘申請(qǐng)表”記錄，具體內(nèi)容應(yīng)該清晰和說(shuō)明。人事檔案的內(nèi)容，主要有以下幾個(gè)部分：1、文件材料：入職或轉(zhuǎn)正通知單書(shū)、員工人事調(diào)動(dòng)情況記錄、聘用合同書(shū)、員工身份證、專(zhuān)業(yè)文憑、進(jìn)修證書(shū)及其他有關(guān)個(gè)人情況(如流動(dòng)人口證計(jì)生

8、證、暫住證等)文件的復(fù)印件。(要本人簽名)2、培訓(xùn)記錄：包括入職培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)、晉升轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)等，詳細(xì)記錄員工接受各種培訓(xùn)課程的名稱、內(nèi)容、時(shí)間、出勤記錄、參加有關(guān)考核的評(píng)卷，培訓(xùn)師對(duì)該員工的評(píng)語(yǔ)及該員工的心得體會(huì)或總結(jié)等。員工自行參加公司以外的各類(lèi)進(jìn)修課程的情況記錄，包括：專(zhuān)業(yè)學(xué)科、技能種類(lèi)、結(jié)業(yè)證書(shū)復(fù)印件等有關(guān)資料。3、考評(píng)記錄：主要是“員工績(jī)效評(píng)價(jià)表”。公司實(shí)行制度化的評(píng)估工作，對(duì)員工工作表現(xiàn)進(jìn)行時(shí)段的考評(píng)(季度、半年和年度的評(píng)價(jià))。4、出勤記錄：?jiǎn)T工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按月度匯總歸檔，以專(zhuān)設(shè)的表格形式存入員工工作檔案。5、獎(jiǎng)懲記錄：?jiǎn)T工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律而受到各種獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的記錄是

9、對(duì)其工作能力、可信賴程度、工作責(zé)任心及工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔的重要依據(jù)。6、職位變更：?jiǎn)T工在年度工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限等因素，級(jí)別與工資福利待遇等的變化，這種變動(dòng)也體現(xiàn)了員工工作能力和表現(xiàn)，貢獻(xiàn)大小。因此，員工工作檔案對(duì)員工職位異動(dòng)記錄也是查考員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。第二條人事檔案保密規(guī)定公司對(duì)錄用員工的人事檔案材料應(yīng)作為人事權(quán)限制度指引分行政管理及按職能職責(zé)分工原則，由行政人事部負(fù)責(zé)存檔、查閱和報(bào)送。第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定員工進(jìn)入公司后，由員工填寫(xiě)的“員工應(yīng)聘申請(qǐng)表”內(nèi)容若有變化，如籍貫、地址、婚姻、直系親屬關(guān)系等的變化，行政人事部應(yīng)作有效的跟進(jìn)和記

10、錄入冊(cè)。第四條員工人事檔案的使用員工人事檔案作為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本資料和數(shù)據(jù)，為人力資源開(kāi)發(fā)和管理提供全面的支持。行政人事部專(zhuān)職人員應(yīng)認(rèn)真做好相應(yīng)檔案的時(shí)段記錄和校對(duì)、入冊(cè)、入檔及各部門(mén)分冊(cè)管理，為公司規(guī)范化管理樹(shù)立標(biāo)桿作用。第五條員工若有異動(dòng)(晉升、降職、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動(dòng)、離職等)需按行政人事權(quán)限審批程序辦理并完成相應(yīng)工作事項(xiàng)后，由行政人事部專(zhuān)員跟進(jìn)，作內(nèi)部通告并歸檔。工作性質(zhì)對(duì)外的員工,部門(mén)負(fù)責(zé)人須對(duì)外發(fā)出公告函進(jìn)行對(duì)外公告,并起草交由行政人事部確認(rèn)后，再由本部門(mén)對(duì)外進(jìn)行公告。第六條員工的入職、轉(zhuǎn)正、獎(jiǎng)懲、人事異動(dòng)等都以行政人事部簽發(fā)的行政人事命令單為準(zhǔn)，張貼公布，并歸檔。

11、第二節(jié)資訊檔案管理第七條歸檔范圍：凡是反映公司工作活動(dòng)、具有參考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍如：公司的統(tǒng)計(jì)資料、經(jīng)營(yíng)情況、客戶資料、人事檔案、財(cái)務(wù)資料、會(huì)議記錄、決議、工作總結(jié)、公司宣傳資料、委任書(shū)、各類(lèi)合同、通告、通知、來(lái)往信函、對(duì)外文書(shū)等紙介/電子介文件資料，圖表、聲像等第八條檔案管理員公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;公司有效證照、證件、印章、勞動(dòng)合同、已簽訂的業(yè)務(wù)合同，以上由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人管理。人事檔案、收發(fā)文檔案、會(huì)議記錄、工作總結(jié)等行政類(lèi)檔案由行政人事部負(fù)責(zé)歸檔，各部門(mén)工作檔案由各部門(mén)專(zhuān)人整理歸檔。重要的信

12、息資料需備份到行政人事部檔案管理員處。第九條檔案管理要求1、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份材料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。2、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的材料應(yīng)依序排列在一起：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。3、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。4、保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及保密。5、各部門(mén)應(yīng)在每月底以前將上月辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部或財(cái)務(wù)部提交備份。6、各類(lèi)檔案資料必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。7、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，電子文檔應(yīng)科學(xué)分類(lèi)并標(biāo)注時(shí)間及內(nèi)容。第十條檔案的借閱與索?。簷n案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交