實訓(xùn)-Excel基本操作

1、1 打開方式：雙擊、開始菜單、新建、最近文檔2.界面與基本概念（下圖）1、工作簿 在Excel中創(chuàng)建的文件叫做工作簿，其擴展名是.xls 工作薄由工作表組成，新建工作薄只有默認(rèn)的個工作表。但可以根據(jù)需要增加，其個數(shù)原則上僅受限于內(nèi)存。 新建第一個工作薄的默認(rèn)名：book1.xls。 2、工作表 由一些橫向和縱向的網(wǎng)格組成的表格。一個工作表最多有65 536行、256列。 工作表由工作表標(biāo)符區(qū)別，如sheet1、sheet2工作薄與工作表的關(guān)系3 3、行號、行號 工作表由65 536行組成，每行的編號稱為行號4、列標(biāo) 工作表有256列，用于區(qū)別各列的英文字母稱列標(biāo)5、單元格、活動單元格 工作表中

2、的網(wǎng)格，它用列標(biāo)和行號定位。如A1就表示列第行對應(yīng)的單元格6 6、編輯欄、編輯欄 用于顯示、修改活動單元格的內(nèi)容用于顯示、修改活動單元格的內(nèi)容7 7、全選按鈕、全選按鈕 用于選定整個工作表所有的單元格。1、直接啟動xcel將建立book1.xls2、建立近似于以前工作薄 打開原來的工作薄，立即將其另存為新工作薄3、根據(jù)模板建立工作薄 可選擇“新建工作簿”任務(wù)窗格中的“本機上的模板”選項，Excel將會彈出一個列有許多模板的對話框工作表行、列操作選擇行、列 選擇單行：用鼠標(biāo)單擊要選擇的行號連接多行：按住Shift，然后單擊第1和最后兩個行號不連接多行：按住Ctrl，依次單擊要選擇的行號列的選擇方

3、法同行的選擇法。按住Shift單擊行號2、3就選中了！ 刪除行、列刪除行、列 插入行、列插入行、列 調(diào)整行高調(diào)整行高 調(diào)整列寬調(diào)整列寬把鼠標(biāo)移到行號把鼠標(biāo)移到行號3的的下邊線上，當(dāng)指針變下邊線上，當(dāng)指針變成一個黑色成一個黑色“十字架十字架”時，按下并拖動鼠標(biāo)時，按下并拖動鼠標(biāo)左鍵，就可增、減該左鍵，就可增、減該行的行高行的行高把鼠標(biāo)移到把鼠標(biāo)移到G列的右邊列的右邊線上，當(dāng)指針變成一個線上，當(dāng)指針變成一個黑色黑色“十字架十字架”時，雙時，雙擊鼠標(biāo)左鍵，擊鼠標(biāo)左鍵，G列的寬列的寬度就會自動進(jìn)行調(diào)整以度就會自動進(jìn)行調(diào)整以顯示出那些被遮住的字顯示出那些被遮住的字隱藏行或列 格式行隱藏 格式列隱藏 通過

4、VB屬性設(shè)置，可實現(xiàn)局部區(qū)域隱藏（見下）只允許選擇某些單元格(見例) 例：只能選到A1:B10范圍 工具宏VB編輯器(視圖打開屬性窗口)（07版在開發(fā)中的代碼） 工作表中，屬性ScrollArea：A1:B10但是Excel不會記憶該項設(shè)置，當(dāng)再次打開該工作簿時，ScrollArea屬性將被重置，用戶必須重新設(shè)置ScrollArea屬性才能限制工作表中的滾動區(qū)域，解決方法是使用代碼在工作簿打開時對ScrollArea屬性進(jìn)行設(shè)置，雙擊Thisworkbook對象，彈出代碼框選擇open 操作中加入下面的代碼。 注意：要存為宏運行文件才可（o7版另存為運行宏的工作薄xlsm），同時下次啟動要啟動

5、宏P(guān)rivate Sub Workbook_Open()Sheet1.ScrollArea=B4:H12End Sub代碼解析：工作簿的Open事件，在打開該工作簿時設(shè)置Sheet1工作表的滾動區(qū)域為“B4:H12”單元格區(qū)域。如果需要取消滾動區(qū)域的限制，可以將ScrollArea屬性值設(shè)置為空，如下面的代碼所示。 Sheet1.ScrollArea = P62操作過程： 先在B1單元格輸入公式A1+5 點擊A1單元格，右鍵“設(shè)置單元格格式”，保護(hù)菜單下取消“鎖定” 打開“工具”“保護(hù)”“保護(hù)工作表”，只選“選定未鎖定的單元格”（07版要審閱菜單）用同樣的方法可對前面的單元格進(jìn)行限定選擇要選取

6、消，才能下單選，再勾選上保護(hù)保護(hù)工作表與保護(hù)工作薄的不同，工作薄只能對“結(jié)構(gòu)”與“窗體”保護(hù)。 （密碼可設(shè)也可不設(shè)）Excel的常見數(shù)據(jù)類型（注意數(shù)值與文本的對齊區(qū)別方式） 數(shù)字型、日期型、文本型、邏輯型數(shù)據(jù) 數(shù)字型表現(xiàn)形式多樣：貨幣、小數(shù)、百分?jǐn)?shù)、科學(xué)計數(shù)法、各種編號、郵政編碼、電話號碼等多種形式 Excel數(shù)值型數(shù)據(jù)的取值范圍功能功能最大限制最大限制數(shù)字精度數(shù)字精度15 位位單元格中可鍵入的最大數(shù)值單元格中可鍵入的最大數(shù)值9.99999999999999E307最大正數(shù)最大正數(shù)1.79769313486231E308最小負(fù)數(shù)最小負(fù)數(shù)-2.2250738585072E-308最小正數(shù)最小正數(shù)

7、2.229E-308最大負(fù)數(shù)最大負(fù)數(shù)-2.2250738585073E-3081、數(shù)據(jù)輸入的一般過程（1）選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格。（2）從鍵盤上輸入數(shù)據(jù)。（3）按Enter鍵后 2、輸入數(shù)值 （1）正數(shù)的輸入：+234，13,333,333，12E3，數(shù)值過大會自動轉(zhuǎn)為科學(xué)計數(shù)；列寬不夠顯示“#”號（2）負(fù)數(shù)的輸入： -234，(234)，-12e2（3）分?jǐn)?shù)的輸入: 2 2/3, 0 3/4 （ 注意中間空格）；百分?jǐn)?shù)直接輸入（4）貨幣數(shù)據(jù)的輸入:￥123，$213、輸入文本 字符文本應(yīng)逐字輸入 數(shù)字文本以開頭輸入，或用=“數(shù)字”方式輸入。 輸入文本32，可輸入： =“32” 或輸入：32

8、如在同一個單元格要輸入多行文字，按ALT進(jìn)行換行 文本形式的公式，要通過“插入”|“對象”菜單命令 如22221),(xexf4、輸入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式輸入 輸入當(dāng)前日期按Ctrl+; ; 輸入當(dāng)前時間ctrl+shift+; ; 格式方法是選擇“格式”|“單元格”|“數(shù)字”|“日期”5、輸入公式(后再詳細(xì)介紹) 公式是對工作表中的數(shù)值進(jìn)行計算的等式。公式要以等號（）開始。 例如在A3輸入：=5+2*3，結(jié)果等于 2 乘 3 再加 5。A3中將顯示111、復(fù)制相同數(shù)據(jù) 建立具有相同數(shù)據(jù)的不同工作表，可用復(fù)制方法。 某班主任建立相同的成績表頭 ，可用此法。 注意：也可

9、以按Shift鍵同時選擇三個表，進(jìn)行相同的輸入復(fù)制一班表頭2、填充復(fù)制相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時間、班級、系都是相同數(shù)據(jù)。（1）在）在G2中輸入中輸入“計算機通信計算機通信”，然，然后后Enter。（2）單擊）單擊G2，G2右右下角會出現(xiàn)黑色小方下角會出現(xiàn)黑色小方塊，它就是塊，它就是填充柄。填充柄。（3）向下拖動填充柄，向下拖動填充柄，拖過的單元格都被填拖過的單元格都被填入了入了“計算機通信計算機通信” 。 3、用Enter輸入相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時間、班級、系都是相同數(shù)據(jù)。（1）選中）選中F2：F11（2）輸入：）輸入：JK001（3）

10、按按Ctrl+Enter 可用同樣方法輸入可用同樣方法輸入C、G列數(shù)據(jù)列數(shù)據(jù)1、復(fù)制輸入連續(xù)的編號 連續(xù)編號（或等差、等比性質(zhì)的數(shù)據(jù)）應(yīng)該采用復(fù)制或序列填充的方式進(jìn)行輸入。 比如公職或單位的職工編號、電話號碼、手機號碼、零件編號等。 輸入右圖A列的學(xué)號 （1）在）在A2輸入輸入 1003020101 在在A3輸入輸入1003020102（2）選中）選中A2：A3（3）向下拖動）向下拖動A3單元格的填充柄。單元格的填充柄。2 2、填充產(chǎn)生連續(xù)編號、填充產(chǎn)生連續(xù)編號 填充序列方式適用于輸入較多填充序列方式適用于輸入較多的連續(xù)編號數(shù)據(jù)。的連續(xù)編號數(shù)據(jù)。 比如要輸入電話號碼：比如要輸入電話號碼：663

11、321240663328000663321240663328000，如右圖所示，方法如下。如右圖所示，方法如下。 在第一個單元格中輸入起始號在第一個單元格中輸入起始號碼碼 選擇選擇“編輯編輯”| |“填充填充”| |“序列序列”菜單菜單命令。命令。 在在ExcelExcel彈出的彈出的“序列序列”對話框中對話框中指定指定“列列” 在步長中輸入在步長中輸入1 1 在終止值中輸入最后一個號碼。在終止值中輸入最后一個號碼。3、利用自定義格式產(chǎn)生特殊編號 人們常會遇到各種具有一定規(guī)則的特殊格式的編號。如右圖的保險號。1、選中要輸入保險號的區(qū)域、選中要輸入保險號的區(qū)域2、選擇、選擇“格式格式”|“單元格

12、單元格”菜單命令。菜單命令。3、選中、選中“自定義自定義”4、輸入自定格式：、輸入自定格式：p00-000-0000用自定義格式輸入大數(shù)字編號 當(dāng)在單元格中輸入一個位數(shù)較多的數(shù)值時（比如超過15位的整數(shù)），Excel會自動將輸入的數(shù)據(jù)顯示為科學(xué)記數(shù)法，這可能并不符合我們的需要。 產(chǎn)生這種問題的原因是數(shù)值精度問題，Excel的默認(rèn)精度是15位，如果一個數(shù)值的長度超過15位，則15位之后的數(shù)字都被視為0。 這種位數(shù)較多的大數(shù)字編號，可以用自定義格式進(jìn)行輸入用自定義格式輸入大數(shù)字編號 建立右圖所示的電話用戶檔案，其中身份證號為18位，且前15位全部相同。 若直接輸入，不僅數(shù)據(jù)多，且要出錯，比如在G4

13、輸入Excel會顯示為5.1021E17 解決方法是定義G列保存身份證號的單元格的自定義格式為或者是改成字符類型）設(shè)置自定義格式后，只需要輸入身份證的最后4位編號 選中D2單元格，選擇 “格式”|“單元格”菜單項 “類型”文本框中輸入： 5102141960123000001、用&運算符組合數(shù)據(jù) “&”為字符連接運算，其作用是把前后的兩個字符串（也可以是數(shù)值）連接為一個字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的結(jié)果為ADKDKDDKA。123&45&678的結(jié)果為“123456

14、78” 設(shè)下圖E列數(shù)據(jù)由C、D列數(shù)據(jù)組合而成。 在E2中輸入公式=C2&D2，然后向下復(fù)制！2、用&和文本函數(shù)的結(jié)合 &常和文本函數(shù)left、right、mid等合用，這幾個函數(shù)都很簡單，其調(diào)用語法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左邊的n個字符；比如left(1234,2)= 12 right截取text文本右邊的n個字符；比如right(1234,2)= 34 mid從text的第n1字符開始，取n2個字符；比如MID(1234,2,2)= 233、用&和文本函數(shù)的結(jié)

15、合案例 某電話公司的繳費帳號由身份證號的后15位（全長18位），后接電話號碼構(gòu)成。如下圖所示。用&和文本函數(shù)可以很快建立繳費帳號。 在I3輸入公式“=Right(G3,15)&H3” ，然后向下填充復(fù)制該公式到I列的其余單元格 1、下拉列表的適用范圍 項目個數(shù)少而規(guī)范的數(shù)據(jù)，比如職稱、工種、單位及產(chǎn)品類型等，這類數(shù)據(jù)適宜采用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”檢驗方式，以下拉列表的方式輸入 。 例如：某校教師檔案如右圖所某校教師檔案如右圖所示，其中的職稱列數(shù)據(jù)示，其中的職稱列數(shù)據(jù)只能從只能從“講師、教授、講師、教授、副教授、助教副教授、助教”中選擇。中選擇。這類數(shù)據(jù)用下拉列表輸這類數(shù)據(jù)用

16、下拉列表輸入，方便而準(zhǔn)確。入，方便而準(zhǔn)確。2、下拉列表建立方法（1）選中要建立下拉列表的單元格區(qū)域。（2）選擇 “數(shù)據(jù)”|“有效性”菜單項。（3）選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，然后從“允許”下拉列表中選擇“序列”選項。（4）在“來源”文本框中輸入職稱名字“助教,講師,副教授,教授” 1、查找輸入的意義 如果表格中的不同數(shù)據(jù)列之間存在一定的依賴關(guān)系，那么用IF公式進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換輸入是一種效率較高的輸入方法。 如果某些數(shù)據(jù)已經(jīng)在其它數(shù)據(jù)表中建立好了，查詢輸入可以提高效率，且能減少輸入錯誤。2、IF函數(shù)的應(yīng)用 IF函數(shù)又稱為條件函數(shù)，它能夠?qū)o出的條件進(jìn)行判斷，并根據(jù)判斷結(jié)果的正誤執(zhí)行不同的運算。 IF函數(shù)的調(diào)

17、用形式如下：IF(IF(條件式條件式, ,條件正確時函數(shù)的取值條件正確時函數(shù)的取值, ,條件錯誤時函數(shù)的取值條件錯誤時函數(shù)的取值) ) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的結(jié)果是“right”， 而IF(32是正確的，函數(shù)的結(jié)果就是“條件正確時的取值”。與之相對應(yīng)，而389,“A”,IF(A279,“B”)， 如果A2等于93，則該函數(shù)的結(jié)果是“A”； 如果A2等于80，則函數(shù)的結(jié)果是內(nèi)層IF(A279,“B”)的結(jié)果，顯然8079，所以結(jié)果為“B”； 如果A2等于65呢？函數(shù)的結(jié)果就是IF(A279,B)不成立時的取值，這時該函數(shù)的結(jié)果就是一個空值，因為IF(A279,B

18、)沒有給出A279不成立時的取值，在這種情況下，Excel將返回一個空值（即什么結(jié)果都沒有?。┙o該函數(shù)。3、IF函數(shù)查找轉(zhuǎn)換案例 某學(xué)校年度獎金如下圖所示，獎金根據(jù)職稱確定。教授：2000元，副教授：1500，講師：1000，助教：是500元。 在F3輸入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=講師,1000,IF(E3=助教,500) 公式含義分析單元格B3輸入數(shù)據(jù)，在D3中輸入公式，使80B390時在D3顯示“良好”，其他數(shù)值不顯示4、Vlookup函數(shù)查找 Vlookup函數(shù)能夠從其它工作表（或本工作表）將某數(shù)據(jù)列中的數(shù)據(jù)查找出需要的數(shù)據(jù)。 VLOO

19、KUP函數(shù)的用法如下： VLOOKUP（x, table, n, r） 其中，x是要查找的值，table是一個單元格區(qū)域（即由工作表的1列或多列組成）。Excel將在table的第一列查找有無x這樣的值（只在table的第1列查找有無x） n是table中待返回的匹配值的列序號。 r可以取0或1，當(dāng)r為0時，該函數(shù)將進(jìn)行精確匹配查找； 當(dāng)r=1時，table的第一列應(yīng)按升序排列，否則找到的結(jié)果可能不正確，r=1表示Excel實行的是近似值查找。5、Vlookup函數(shù)查找案例（1）問題描述：某移動公司更換了新系統(tǒng)，使原有的部分電話號碼不能使用，同時又新增加了許多電話號碼。系統(tǒng)變化后，大部分用戶仍

20、然使用原來的用戶檔案（電話號碼和繳費合同號都沒有改變），而那些不能使用的電話號碼和新增加的電話號碼則需要重新建立用戶檔案 （2）帳號查找過程 在需要提取帳號的新號碼工作表的B3輸入查找公式，并向下復(fù)制此公式。舊帳號是原來的舊帳號是原來的工作表工作表B列是從舊列是從舊帳號的帳號的B列列找到的數(shù)據(jù)找到的數(shù)據(jù)單元格的相對引用地址，例：在單元格中輸入：B3，向下填充單元格混合引用地址，例：在單元格輸入B$3向下填充單元格絕對引用地址，例：在單元格輸入$B&3向右向下填充1、數(shù)據(jù)序列的含義 序列就是一組數(shù)據(jù)，這組數(shù)據(jù)有先后順序，內(nèi)容固定，在應(yīng)用中常常以一組數(shù)據(jù)的整體形式出現(xiàn)。2、Excel內(nèi)置序

21、列 對于經(jīng)常使用的一些數(shù)據(jù)序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經(jīng)將它們內(nèi)置在系統(tǒng)中，在輸入這些數(shù)據(jù)時，只需要輸入第一個數(shù)據(jù)，其余的可以采用填充復(fù)制的方法由Excel自動產(chǎn)生。 3、自定義序列 用戶可以將經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)序列添加到Excel系統(tǒng)中，該序列就會擁有與Excel內(nèi)置序列相同功能。比如，輸入該序列的第一項內(nèi)容后，其后各項都可以通過填充復(fù)制產(chǎn)生。 案例某大學(xué)中有“計算機學(xué)院，通信學(xué)院，經(jīng)濟管理學(xué)院，法律學(xué)院，中藥學(xué)院，電子技術(shù)學(xué)完”等多所學(xué)院，學(xué)校辦公室經(jīng)常要用到這些名字 。將這組數(shù)據(jù)定義為自義序列。建立方法（1）選擇“工具”|“選項”|“自定義序列”。（2）在“選項”對話框的“輸入序列”中依次輸入序列內(nèi)容。（3）建立輸入）建立輸入序列后，輸入第序列后，輸入第一項，即一項，即“計算計算機學(xué)院機學(xué)院”后，通后，通過填充復(fù)制就能過填充復(fù)制就能產(chǎn)生其它各項內(nèi)產(chǎn)生其它各項內(nèi)容。容。自定義春、夏、秋、