關于風險管控和工作流程

1、CUBE產(chǎn)品中心工作流程產(chǎn)品中心工作流程工作流程及風險管控工作流程及風險管控北京天作科技有限公司北京天作科技有限公司 CUBE產(chǎn)品中心產(chǎn)品中心 營銷控制管理是CUBE營銷管理成功的關鍵 工作流程及人員、崗位風險管控的管理與處置內容概要銷售控制管理是CUBE營銷管理成功的關鍵影響營銷管控的若干問題風險風險問題問題 CUBE雖經(jīng)幾番拖延，現(xiàn)在終于進入了實際生產(chǎn)環(huán)節(jié)，但必須警惕過量生產(chǎn)與產(chǎn)力不足方面的矛盾 銷售部門匯總后的銷售預期對生產(chǎn)管理、資金回流存在風險； 銷售人員的忠誠度可能影響公司長期受益； 產(chǎn)品中心內部工作銜接不夠緊密，責權規(guī)范不明確，逢事必請示領導決策； 目前還沒有完善的客戶信息檔案，并

2、規(guī)范合同管理體系； 不適當?shù)膶蛻暨M行回款周期承諾不僅會損害我們的信譽，同時也增添了運營風險生產(chǎn)環(huán)生產(chǎn)環(huán)節(jié)節(jié)銷售預銷售預期期工作銜工作銜接接合規(guī)管合規(guī)管理理銷售回銷售回款款崗位風崗位風險險市場動市場動態(tài)態(tài) 雖然目前CUBE銷售人員尚未全員到崗，但我們對崗位風險排查需保持時刻警惕 目前沒有專職的市場部門進行市場需求調研，市場預期是通過銷售部門對代理商、合作伙伴的了解而制定 過量生產(chǎn)會給我們帶來資金占壓、周期性配件貶值等諸多影響； 產(chǎn)力不足會極大的打擊代理商、合作伙伴對我方的信任； 銷售部門根據(jù)代理商或合作伙伴預期的銷量數(shù)據(jù)可能存在偏差 員工對自身崗位職責認識不足、對工作流程模糊，會極大削弱整個團

3、隊的執(zhí)行力 合同的完善性、可執(zhí)行性，規(guī)避法律風險，確保我們的信譽、收益不受損害 銷售回款規(guī)則需建立、健全； 崗位流動造成的損害不局限于產(chǎn)品競爭關系中，甚至會滲透到企業(yè)生存層面 市場實際需求是調研是一項需要長期跟進的工作，是真正的差之毫厘謬之千里的部門銷售秩序不完善的后果市場失控市場失控銷售隊伍銷售隊伍失控失控應收款失控應收款失控代理商失控代理商失控早期問題早期問題 價格體系出現(xiàn)波動，部分地區(qū)價格出現(xiàn)倒掛 區(qū)域之間存在沖貨現(xiàn)象 渠道開始出現(xiàn)積貨 應收款總額及占銷售比重開始上升 應收款回收周期增加 現(xiàn)金流開始緊縮 代理商檔案不全 討價還價能力增強 產(chǎn)品推廣不積極，對廠家的促銷廣告活動不合作 企業(yè)對

4、代理商的批發(fā)價格及貨物流向缺乏控制力 人員不穩(wěn)定 新產(chǎn)品推廣不積極 分公司對總部的回款期延長 銷售業(yè)績下降晚期問題晚期問題 價格體系混亂 全國性沖貨 渠道庫存嚴重 壞帳迅速上升 重復壞帳，對帳不清，追討無力 現(xiàn)金危機 代理商體系混亂 部分地區(qū)出現(xiàn)經(jīng)銷網(wǎng)絡的瓦解 企業(yè)與代理商的聯(lián)系僅以買賣關系來維持 銷售人員營私舞弊，侵吞貨款，業(yè)務私有化 部分地區(qū)銷售癱瘓 品牌形象受嚴品牌形象受嚴重沖擊重沖擊 經(jīng)銷體系大面經(jīng)銷體系大面積癱瘓積癱瘓 高比例的壞帳高比例的壞帳 銷售急速下降銷售急速下降嚴重程度權限控制權限控制規(guī)避主觀經(jīng)驗性的對內部員工的授信管理建立完善的管理制度；規(guī)避因審批流程冗長，造成對市場的反應

5、遲緩明確各崗位全責范圍和工作流程；收緊銷售回款周期權限，貨款到賬時間與產(chǎn)品出入庫管理緊密掛鉤；代理商管理代理商管理建立完備的代理商檔案管理信息庫；建立完善的代理商監(jiān)控體系，對其渠道資源、營銷體系、代理商信譽進行實時了解；銷售流程銷售流程銷售預期管理對銷售人員上報的銷售預期真實性進行定期抽檢；合同訂單、審批流程管理明確崗位職責，確保崗位職責可追溯；客戶滿意度管理定期電話回訪；物流管理物流管理壓縮產(chǎn)品在途時間；確保庫存信息完整可信；庫存信息與銷售助理統(tǒng)計信息實時同步；人員管理人員管理對銷售人員工作內容、效率進行跟蹤考核、監(jiān)督；將團隊穩(wěn)定性納入到銷售團隊管理考核內容中，避免因人員穩(wěn)定性差、積極性不高

6、，而造成的客戶資源流失排除團隊穩(wěn)定性、客戶私有化風險信用控制信用控制風險因素規(guī)避手段風險因素規(guī)避手段規(guī)避導致營銷管理失控的風險要點規(guī)避導致營銷管理失控的風險要點有效的管控手段和工具建立健全崗位職責；逐一梳理各崗位工作流程，完善營銷流程體系；建立健全營銷體系審計內容，定期進行風險排查；將團隊穩(wěn)定性納入到績效考核內容；建立健全“營銷體系權限管控”體系，并無條件接受公司實時監(jiān)管；定期向公司提交營銷體系內審報告；內部控制手段內部控制手段營銷管理工具營銷管理工具進一步明進一步明確并細化確并細化崗位職責崗位職責健全營銷健全營銷體系工作體系工作流程流程建立營銷建立營銷體系審計體系審計流程流程完善權限完善權限

7、管理管理營銷體系營銷體系風險管控風險管控預案預案工作流程及人員、工作流程及人員、崗位的風險管控崗位的風險管控建立完善營銷管控的管理體制完完善善的的營營銷銷控控制制體體系系建立以市場實際需求為導向的營銷組織架構和決策體系；建立完善的營銷管理功能(內外同步)；營銷營銷管理體系管理體系權限管理定崗定權，禁止跨崗越權；報告體系直接領導負責制，層層授權，層層擔責，明確責權范圍；營銷審計營銷信息歸檔、審計，風險管控可追溯；管理手段管理手段營銷流程管理營銷流程管理對涉及到所有營銷環(huán)節(jié)的崗位流程進行梳理；對存在管控風險的崗位進行排查，并建立合理的管控手段；崗前培訓中明確崗位對應的工作接口部門、崗位；營銷管理體

8、系建設銷售環(huán)節(jié)四個主要的營銷管理環(huán)節(jié)四個主要的營銷管理環(huán)節(jié)建立并完善合格的代理商隊伍；形成有效的代理商激勵和控制制度，并給予有效支持；人員的職責定位、工作內容、工作流程監(jiān)督；制訂營銷規(guī)范與行為準則；訂單、合同審核、風險管控流程；將責任落實到明確的崗位、責任人；代理商管理代理商管理銷售組織管理銷售組織管理銷售流程管理銷售流程管理物流管理物流管理建立健全庫存信息，并實時與營銷部門數(shù)據(jù)同步；財務信息與出入庫管理緊密掛鉤；人員的報酬與激勵機制；營銷中心工作流程的風險管控業(yè)務拓展流程業(yè)務拓展流程工作內容流程工作內容流程營銷中心確定銷售目標并劃分銷售區(qū)域營銷中心確定銷售目標并劃分銷售區(qū)域區(qū)域銷售對所負責區(qū)

9、域進行調研、分析并確區(qū)域銷售對所負責區(qū)域進行調研、分析并確認其各所轄區(qū)域內的市場容量認其各所轄區(qū)域內的市場容量按照調查結果將各區(qū)域內排序，并確認按照調查結果將各區(qū)域內排序，并確認拓展先后次序拓展先后次序按照區(qū)域內市場容量、代理商實際承載按照區(qū)域內市場容量、代理商實際承載能力匯總銷售預期能力匯總銷售預期接受營銷中心的信息真實性監(jiān)管接受營銷中心的信息真實性監(jiān)管無條件接受公司管理部門的代理商資格無條件接受公司管理部門的代理商資格審核審核區(qū)域銷售人員定期上報所轄區(qū)域的銷售預期區(qū)域銷售人員定期上報所轄區(qū)域的銷售預期銷售助理對銷售人員的銷售預期進行評估，銷售助理對銷售人員的銷售預期進行評估，并匯總、上報給

10、主管領導并匯總、上報給主管領導主管領導根據(jù)銷售預期匯總情況制定區(qū)主管領導根據(jù)銷售預期匯總情況制定區(qū)域營銷計劃和市場開拓方案域營銷計劃和市場開拓方案CUBE產(chǎn)品中心產(chǎn)品中心領導對銷售預期和市場開領導對銷售預期和市場開拓方案進行審核并指導生產(chǎn)和營銷環(huán)節(jié)拓方案進行審核并指導生產(chǎn)和營銷環(huán)節(jié)公司監(jiān)管部門對代理商簽約狀況進行審公司監(jiān)管部門對代理商簽約狀況進行審核，并進行風險評估核，并進行風險評估營銷中心對簽約代理商及最終用戶進行營銷中心對簽約代理商及最終用戶進行定期回訪定期回訪營銷中心產(chǎn)品銷售流程客戶客戶/業(yè)務代表業(yè)務代表庫管庫管銷售助理銷售助理備品庫備品庫財務部財務部表格表格訂單訂單合同評審修改訂單通知

11、開票回款通知開票回款 對帳發(fā)貨合同簽訂組織發(fā)貨記錄并歸檔代理商/客戶確認開票并寄往客戶指定地點交財務部開票通知確認收到貨款銷售訂單和銷售合同執(zhí)行流程說明銷售人員填寫銷售人員填寫“銷售訂銷售訂單單”并發(fā)送給銷售助理并發(fā)送給銷售助理銷售助理根據(jù)銷售助理根據(jù)“銷售訂單銷售訂單”內容擬定內容擬定“銷售合同銷售合同”銷售助理將銷售助理將“銷售合同銷售合同”及及“銷銷售訂單售訂單”提交給上級領導審批提交給上級領導審批“銷售合同銷售合同”及及“銷售訂單銷售訂單”經(jīng)領導審核后，現(xiàn)場簽訂由銷經(jīng)領導審核后，現(xiàn)場簽訂由銷售人員負責；傳真件補發(fā)合同快遞的由銷售助理負責售人員負責；傳真件補發(fā)合同快遞的由銷售助理負責合同

12、簽訂后，銷售助理負責將合同簽訂后，銷售助理負責將“銷售訂單銷售訂單”發(fā)送給財務部門發(fā)送給財務部門財務部門收到財務部門收到“銷售訂單銷售訂單”中代理商貨款后中代理商貨款后，將確認后的，將確認后的“銷售訂單銷售訂單”發(fā)送給銷售助理發(fā)送給銷售助理銷售助理將銷售助理將“銷售訂單銷售訂單”發(fā)送給庫管組織發(fā)貨發(fā)送給庫管組織發(fā)貨庫管確認庫管確認“銷售訂單銷售訂單”真實性真實性后，將貨物發(fā)送到代理商制定后，將貨物發(fā)送到代理商制定地點地點注：注： 所有環(huán)節(jié)的所有環(huán)節(jié)的“銷售訂單銷售訂單”郵件必須同時抄送所有相關接口人，除營銷部門外，還需抄送財務、相關銷售，審核郵件必須同時抄送所有相關接口人，除營銷部門外，還需抄

13、送財務、相關銷售，審核 完結完結的還需抄送公司管理層；的還需抄送公司管理層；“銷售訂單銷售訂單”審核流程完結后，銷售助理打印審核流程完結后，銷售助理打印“發(fā)貨通知單發(fā)貨通知單”并傳真給庫管，庫管依據(jù)銷售訂單發(fā)貨；并傳真給庫管，庫管依據(jù)銷售訂單發(fā)貨；“銷售合同銷售合同”銷售助理發(fā)送給上級領導的同時抄送財務部門和公司管理層；銷售助理發(fā)送給上級領導的同時抄送財務部門和公司管理層；1. 原則上銷售部門收到全部貨款后才能組織發(fā)貨，如有特殊情況需公司管理層核準；原則上銷售部門收到全部貨款后才能組織發(fā)貨，如有特殊情況需公司管理層核準；營銷中心文檔管理研發(fā)部研發(fā)部產(chǎn)品部產(chǎn)品部營銷中心營銷中心管理層管理層文件歸

14、檔文件歸檔表格表格原始技術文檔文檔文檔交流形成銷售工具銷售文檔技術白皮書文檔審核建檔留存注：注：1.各部門對文檔完整性、準確性負完全責任；各部門對文檔完整性、準確性負完全責任；2.各類文檔最終由部門助理負責管理；各類文檔最終由部門助理負責管理；3.管理層有權對各部門進行全流程監(jiān)控監(jiān)管和工作流程處置；管理層有權對各部門進行全流程監(jiān)控監(jiān)管和工作流程處置；營銷中心產(chǎn)品管理研發(fā)部研發(fā)部產(chǎn)品部產(chǎn)品部營銷中心營銷中心市場部市場部管理層管理層表格表格產(chǎn)品研發(fā)文檔產(chǎn)品測試銷售預期產(chǎn)品分析產(chǎn)品審核市場宣傳綜合評審產(chǎn)品推廣注：注：1.各部門對自身工作負完全責任；各部門對自身工作負完全責任；2.各部門在完成自身工作

15、，并完成接收門產(chǎn)品接收工作后，產(chǎn)品責任同時移交下一部門；各部門在完成自身工作，并完成接收門產(chǎn)品接收工作后，產(chǎn)品責任同時移交下一部門；3.管理層有權對各部門進行全流程監(jiān)控監(jiān)管和工作流程處置；管理層有權對各部門進行全流程監(jiān)控監(jiān)管和工作流程處置；銷售數(shù)據(jù)編碼規(guī)則銷售數(shù)據(jù)編碼規(guī)則序號序號單據(jù)名稱單據(jù)名稱命名規(guī)則命名規(guī)則舉例舉例備注（編號縮寫說明）備注（編號縮寫說明）1銷售訂單公司名稱+日期+單據(jù)名稱+當日單據(jù)編號SC20140213DD0001天作CUBE+日期+訂單+編號2銷售合同公司名稱+日期+單據(jù)名稱+當日單據(jù)編號SC20140213HT000天作CUBE+日期+合同+編號3發(fā)貨通知單 公司名稱

16、+日期+單據(jù)名稱+當日單據(jù)編號SC20140213FHTZ0003天作CUBE+日期+發(fā)貨通知+編號單據(jù)編號命名規(guī)則單據(jù)編號命名規(guī)則發(fā)票流程執(zhí)行說明銷售人員在確認收到全銷售人員在確認收到全部貨款并已安排發(fā)貨后部貨款并已安排發(fā)貨后，向客戶索要開票信息，向客戶索要開票信息銷售助理將開票信息存檔，銷售助理將開票信息存檔，并提交財務部門開具發(fā)票并提交財務部門開具發(fā)票財務部門核對確認收到全部貨款財務部門核對確認收到全部貨款后，按照開票信息內容開具發(fā)票后，按照開票信息內容開具發(fā)票銷售助理按照開票信息中的郵銷售助理按照開票信息中的郵寄地址，將發(fā)票寄送給代理商寄地址，將發(fā)票寄送給代理商銷售助理在預計的發(fā)票到達

17、日期銷售助理在預計的發(fā)票到達日期內與代理商核對是否收到發(fā)票內與代理商核對是否收到發(fā)票銷售助理將全部信息歸銷售助理將全部信息歸檔，銷售流程終止檔，銷售流程終止注：注：1.開票信息的獲取由訂單所負責的銷售人員負責向代理商索??；開票信息的獲取由訂單所負責的銷售人員負責向代理商索?。?.代理商開票信息的歸檔、郵寄、確認工作由銷售助理負責；代理商開票信息的歸檔、郵寄、確認工作由銷售助理負責；3.所有部門須將歸檔信息保存，以便對賬；所有部門須將歸檔信息保存，以便對賬；崗位職責營銷管理營銷管理區(qū)域銷售區(qū)域銷售銷售助理銷售助理區(qū)域銷售對所負責區(qū)域進行調研、分析，并對相應數(shù)據(jù)負責；按照區(qū)域內市場容量、代理商實際

18、承載能力匯總銷售預期；承擔負責區(qū)域代理商合作風險責任；其他內容同崗位權責書；營銷總監(jiān)營銷總監(jiān)市場專員市場專員匯總區(qū)域銷售人員日報、周報、銷售預期； 協(xié)助銷售人員建立代理商信息檔案，并更新； 核實區(qū)域銷售熱源銷售預期真實性； 配合銷售人員協(xié)調合同簽訂、回款、發(fā)貨 ；營銷中心與財務部、庫管的工作接口人； 對所管轄部門的數(shù)據(jù)完整性、真實性負責；對營銷中心合規(guī)風險、管理風險負責；其他內容同崗位權責書；配合營銷中心完成年、季、月度市場活動計劃； 對市場宣傳預期和成果負責；定期更新市場調研信息；營銷中心與產(chǎn)品部、研發(fā)部的工作接口人風險管控排查要點崗位崗位風險風險風險處置風險處置營銷中心全體員工營銷中心全體

19、員工 對公司、部門及所屬崗位的忠誠度； 對工作內容的誠實度； 實際工作能力和團隊協(xié)作的執(zhí)行度；區(qū)域銷售區(qū)域銷售督促完善客戶信息檔案，主管領導定期巡查；上級主管領導對銷售合同及客戶關系承擔領導責任健全檔案、票據(jù)管理，以文件、文檔為依據(jù)；上級主管領導對銷售合同及客戶關系承擔領導責任有有效效的的銷銷售售控控制制營銷中心負責人定期對風險排查、處置情況進行書面匯報營銷中心負責人定期對風險排查、處置情況進行書面匯報營銷中心員工崗位職責職務職務崗位職責崗位職責人數(shù)人數(shù)銷售助理1. 每天掌握銷售人員的去向，督促銷售人員及時提交工作日報與周報； 2. 每天檢查銷售人員昨天拜訪所獲取信息錄入CRM的情況； 3. 每周協(xié)助銷售人員完成重點客戶跟進表的填寫； 4. 根據(jù)記錄的銷售人員外出情況，核對并協(xié)助銷售人員進行費用報銷； 5. 不定期向客戶了解銷售人員拜訪情況，監(jiān)督銷售人員工作是否到位； 6.周、月、季、年銷售會議的籌備、開展，并記錄會議紀要； 7.協(xié)調與市場、銷售、生產(chǎn)、研發(fā)有關的其它工作； 8.完成上級領導及公司交給的其它任務。1呼叫中心電話銷售1、依托營銷部門客戶資源，通過電話、網(wǎng)絡與客戶進行有效溝通，尋找銷售機會配合銷售部完成部門整體銷售業(yè)績；2