信息化會計檔案管理的新思路

1、 信息化會計檔案管理的新思路摘 要 目前對于會計信息化檔案管理的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對于會計檔案管理標準化的理論探討幾近空白。本文在探討我國會計檔案信息化管理現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，提出基于管理標準化思想的會計檔案管理新思路，對我國規(guī)范信息化會計檔案管理提出一些有益的意見和建議。關(guān)鍵詞 會計檔案；信息化；管理；標準化1 前 言隨著會計信息化的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，會計領(lǐng)域正醞釀著一場全新的變革。然而，會計檔案管理的落后的現(xiàn)狀已嚴重束縛了會計信息化的進一步發(fā)展，因而，對于該領(lǐng)域的研究和改進將會有效推動我國會計信息化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量

2、，更好地為提高各級企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟效益服務(wù)。通過對我國企業(yè)信息化會計檔案管理現(xiàn)狀的考察，可以看到，信息化會計檔案保管存在缺乏必要的規(guī)范指導(dǎo)，檔案的可重復(fù)利用性、完整性、共享性不強等諸多問題。本文將針對上述問題展開，著重探討我國會計檔案管理標準化的實現(xiàn)方式，對我國規(guī)范信息化會計檔案管理提出一些有益的意見和建議。2 研究述評2.1 文獻述評目前國內(nèi)對于信息化會計檔案管理的研究多停留在存儲介質(zhì)維護、人員培訓、制度規(guī)范和安全防范等直觀操作層面，仍然是手工會計檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸。在文獻檢索中，關(guān)于會計檔案管理中涉及信息化方面的研究主要有：李玲玲（）認為會計電算化下會計檔案管理新

3、特點包括：信息載體，操作流程與維護，信息范圍以及對人員素質(zhì)要求的改變等方面，進一步提出應(yīng)當從完善硬件設(shè)施建設(shè)、各項制度，提高會計部門人員素質(zhì)，優(yōu)化人員配置結(jié)構(gòu)等方面解決電算化下企業(yè)會計檔案管理的疏漏。蔣長明（）結(jié)合實施后會計賬務(wù)處理的變化，提出了集中式保管、分散式保管、集中與分散保管相結(jié)合3種保管方式，認為不論如何選擇，都要以會計檔案安全、完整為最終目標。白玉（）認為當前電算化會計檔案管理制度仍不完善，缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才，因此應(yīng)當致力于從完善硬件設(shè)施建設(shè)，完善電算化會計檔案管理各項制度以及提高會計人員的素質(zhì)等方面解決問題。盧朝英（）結(jié)合目前在會計電算化檔案的管理中存在的問題，認

4、為應(yīng)當從強化認識，建立健全完善的會計電算化檔案管理制度；引進先進技術(shù)設(shè)備；提高人員素質(zhì)，完善配置結(jié)構(gòu)等方面加以解決?？梢姡壳霸擃I(lǐng)域的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對于會計檔案管理標準化的理論探討幾近空白，只是在形式上對會計信息保管由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子介質(zhì)及軟件操作方面的延伸。但是應(yīng)當看到，隨著會計信息系統(tǒng)由核算型到管理型進而發(fā)展到?jīng)Q策型，單純的信息保管方式的電子化已無法滿足企業(yè)決策需求，我們應(yīng)當將會計檔案的管理工作上升到能夠為企業(yè)管理決策提供及時、方便、準確、完整的信息支持的地位。面對我國目前信息化會計檔案管理有關(guān)規(guī)范標準的缺失，本文將從會計檔案管理標準化方面進行探討。2.2 信息技術(shù)、

5、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口的出臺年，審計署聯(lián)合財政部等單位編制的信息技術(shù)、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口（以下簡稱“國家標準”），已經(jīng)批準實施。此前，會計軟件的開發(fā)未從整個會計信息系統(tǒng)的角度來設(shè)計，而僅從單個功能實現(xiàn)的角度，這樣開發(fā)出的會計軟件不能構(gòu)成一個有機的會計信息系統(tǒng)。國家標準的制定和實施，為會計數(shù)據(jù)標準化建設(shè)增添了實質(zhì)內(nèi)容，它的主要思想是：對于所有正在使用的會計軟件規(guī)定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)輸入、輸出格式，輸入、輸出的信息包括必不可少的會計信息，也可以是會計軟件包含的所有信息。規(guī)定了會計核算軟件的數(shù)據(jù)接口要求；提出了數(shù)據(jù)元素和輔助核算的概念，為標準使用者理解會計核算的數(shù)據(jù)概念奠定了基礎(chǔ)；規(guī)范了文本格式和格式的數(shù)據(jù)

6、接口，為會計核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。標準將有利于企業(yè)會計信息系統(tǒng)甚至管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有利于集團公司、主管機關(guān)等上級部門對信息匯總、審查，方便了會計軟件的交叉升級和不同公司產(chǎn)品在同一環(huán)境內(nèi)集成工作，同時有利于管理型和決策型會計軟件市場的發(fā)展。對于本文探討的會計檔案管理方面，國家標準將最終使企業(yè)真正實現(xiàn)會計檔案的電子化。3 信息化會計檔案管理建議針對我國信息化會計檔案管理存在的問題以及我國制定國家標準的實踐，本文從以下3個方面提出對于信息化會計檔案管理的建議。3.1 傳統(tǒng)檔案電子化標準數(shù)據(jù)接口標準數(shù)據(jù)接口技術(shù)能使企業(yè)的會計檔案真正實現(xiàn)電子化。筆者認為，會計電算化的目標之

7、一是實現(xiàn)會計信息的完全電子化，即對會計信息的收集、加工、傳送、保存與再現(xiàn)均采用電子方式實現(xiàn)，所保存的會計信息必須能在未來任何時候以同樣準確的方式被再利用，否則便不能作為真正意義上的電子化會計檔案。只要現(xiàn)在和未來的軟件都支持國家標準，且政府主管部門公布的標準數(shù)據(jù)接口規(guī)范能夠保證向下兼容，則利用國家標準轉(zhuǎn)出生成的數(shù)據(jù)文件便是真正意義上的電子化會計檔案。標準數(shù)據(jù)接口技術(shù)可以實現(xiàn)對原始會計數(shù)據(jù)的標準化采集和儲存，并做到實時、準確、減少冗余。國家標準對記賬憑證的數(shù)據(jù)元素（數(shù)據(jù)項）進行了規(guī)范，可以結(jié)合電子商務(wù)和系統(tǒng)，在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，以網(wǎng)絡(luò)實時數(shù)據(jù)采集方式，由各項業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員操作，根據(jù)財會軟件在計算機屏

8、幕上的提示和引導(dǎo)，把原始會計數(shù)據(jù)導(dǎo)入臨時數(shù)據(jù)庫。臨時數(shù)據(jù)庫中的會計數(shù)據(jù)，由會計人員確認后，計算機程序自動進行分類整理和格式轉(zhuǎn)換，存入基于的數(shù)據(jù)倉庫。會計人員通過網(wǎng)絡(luò)進行實時控制管理，完成原始會計數(shù)據(jù)的標準化儲存工作，用實時更新的數(shù)據(jù)倉庫提供”原汁原味”的會計數(shù)據(jù)。然而該技術(shù)無法將所有相關(guān)會計數(shù)據(jù)資料有效存儲及導(dǎo)出，如輔助核算項檔案描述的輔助核算信息，國家標準雖然使得從財務(wù)數(shù)據(jù)中獲取輔助核算信息成為現(xiàn)實，但是可以看到，在輔助核算里面，僅提供了“部門檔案”、“單位檔案”和“項目檔案”，從企業(yè)日常經(jīng)營決策需要來看，這是遠遠不夠的。因此，本文認為一方面應(yīng)該放開輔助核算信息個數(shù)的限制，增加其自定義功能部

9、分；另一方面，應(yīng)當強制引入賬套管理，用于還原企業(yè)原始經(jīng)營狀態(tài)。3.2 強制引入賬套管理在電算化條件下，基于完整性的要求，會計檔案除保存各版本的備份原始數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件運行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息等諸多資料。因此，保存會計數(shù)據(jù)的同時要保存其電子文件及其支持軟件，以及軟件的文檔、表達電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)，以保證軟硬件平臺升級后會計信息的可讀性。正如上文所說，對于輔助核算等重要的會計檔案信息，標準數(shù)據(jù)接口技術(shù)幾乎對其無能為力，單憑標準數(shù)據(jù)接口技術(shù)無法實現(xiàn)對于企業(yè)經(jīng)營全貌的還原，然而會計信息系統(tǒng)中諸如項目管理等輔助核算信息對于發(fā)展管理型和決策性

10、的會計信息系統(tǒng)尤為重要。我國當前仍處于會計信息系統(tǒng)發(fā)展的初期，此時的會計信息系統(tǒng)一般只注重賬務(wù)處理模塊，賬務(wù)處理只是對手工處理方式的簡單模擬，企業(yè)整體的信息化應(yīng)用程度不高，往往只關(guān)注賬套數(shù)據(jù)的安全。在檔案保管標準的制定中，直接備份賬套是最直接有效的容災(zāi)策略，強制引入賬套管理利于彌補單純強調(diào)標準化數(shù)據(jù)接口部分而導(dǎo)致的會計信息的不完整性。同時，還應(yīng)注意會計信息化檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性、本單位所使用財務(wù)軟件環(huán)境設(shè)置文件的名稱及相應(yīng)的存儲路徑。3.3 提交常用報表的格式（ex ，可擴展商業(yè)報告語言）是一個開放的、獨立的國際標準，它的運用使得需要傳遞信息的各方按照這種語言的要求對信息進行分類，

11、在此基礎(chǔ)上加上標簽就可以相互傳遞相應(yīng)的信息，從而使得公司內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對財務(wù)信息進行收集、轉(zhuǎn)換和處理。目前，我國會計文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。如果采用技術(shù)，則這些資料只需利用一般的瀏覽器即可解讀，甚至可以直接閱讀。而且由于的文件是以碼的方式來保存，簡單的文字處理軟件就可以對其進行讀取或修改。文檔所具有的可讀性與易維護性，非常適用于必須長期保存的文獻資料。此外，若采用標準的標記來描述這些文件內(nèi)容，則非常適合對網(wǎng)上信息的自動搜尋，提高文件使用效率。通過技術(shù)，財務(wù)報告的編制工作采取從數(shù)據(jù)庫中自動導(dǎo)出的方式，直接在網(wǎng)上進行交換，對各類報表用戶，能做到“

12、一次輸入，各處通用”，兼容性和擴展性強，解決了傳統(tǒng)掃描的報表信息針對性差等問題，且在搜尋和信息分析方面也十分方便、準確，大大增強了財務(wù)信息的流通性。另外，也為報告范圍的拓展，促使單一的通用財務(wù)報告模式向多樣化的交互財務(wù)報告模式轉(zhuǎn)變提供了支持，能夠滿足不同會計信息需求者的閱讀需求。4 實施中的阻力和問題筆者認為，對于先進技術(shù)的接受總是需要經(jīng)過一段磨合期， 在上述建議實施過程中，可能遇到以下幾方面的阻力，應(yīng)當引起注意：政府方面，沒有認識到建立完整的會計信息化檔案管理標準的重要性，缺少一個完善的會計信息化檔案管理的規(guī)范制度，使會計信息化檔案管理的歸檔工作處于無序狀態(tài)。企業(yè)方面，迫于管理成本壓力，對軟

13、件更新和硬件投入缺乏強有力的動力源泉，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時有效地為單位決策和管理服務(wù)。沒有把會計信息化檔案管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理。財務(wù)人員方面，對信息化會計檔案的重要性認識不到位，對信息化會計檔案的組成內(nèi)容不甚清楚，或者畏懼工作量的增加，往往囿于傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法。信息化會計檔案管理存在財會人員不愿干或不會干的情況。5 結(jié) 論我國的會計電算化經(jīng)過多年的發(fā)展，逐步邁入了管理型信息系統(tǒng)的發(fā)展階段。但是，當前我國的會計檔案管理水平仍然相對滯后，已然成為束縛我國會計信息化發(fā)展的瓶頸。本文通過對相關(guān)領(lǐng)域和我國有關(guān)政策標準的研究，從信息化會計檔案管理標準的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強制引入賬套管理、提交常用報表格式三方面的建議，以期對信