辦公室組織結(jié)構(gòu)圖和流程圖

1、組織結(jié)構(gòu)圖和流程圖站長財務(wù)部 外聯(lián)部培訓(xùn)部宣傳部 采購部技術(shù)部會計校內(nèi)聯(lián)系考證培訓(xùn)校內(nèi)宣傳財務(wù)設(shè)備管理出納校外聯(lián)系技術(shù)培訓(xùn)校外宣傳采購網(wǎng)絡(luò)管理副站長辦公室組織機(jī)構(gòu)設(shè)計l財務(wù)部財務(wù)部：l1.對每天的復(fù)印、打印進(jìn)行整理與結(jié)算l2.統(tǒng)計好每天的收入，每個月進(jìn)行核對l3.生活用品等工具到財務(wù)部進(jìn)行報銷l4.認(rèn)真管理好財產(chǎn)l5.對年底進(jìn)行核算，做好財務(wù)報表l外聯(lián)部：外聯(lián)部：l1.組建心靈的家園,編織信任的紐帶，真誠的為大家服務(wù)l2.做好對外工作，做好對外聯(lián)系，使文秘服務(wù)中心的工作更加紅火l3.積極與他人聯(lián)系，拉好贊助等一系列活動l培訓(xùn)部：培訓(xùn)部：l1.對行業(yè)中各類培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)資格進(jìn)行評估、監(jiān)督l2.對

2、新成員進(jìn)行文秘一類知識進(jìn)行培訓(xùn)l3.做適應(yīng)性培訓(xùn)個人素質(zhì)和管理能力水平l4.組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高各方面水平與能力，加 強(qiáng)對文秘中心的管理l5.進(jìn)行文書寫作一類（會議記錄、通知、便條等）l6.學(xué)期末進(jìn)行考核，評優(yōu)等l宣傳部：宣傳部：l1.主要負(fù)責(zé)文秘中心的日常宣傳，增加學(xué)院里的學(xué)生和教師對文秘中心的認(rèn)知度，從整體中提升整個文秘中心的地位。l2.在一定的時間主要組織文秘中心成員定期到各班各系進(jìn)行宣傳，及時反映文秘中心的日常運(yùn)作情況。l3.對近期階段，文秘中心出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時總結(jié)，并進(jìn)行新一輪的宣傳計劃。l4.開會要提前通知，進(jìn)行檔案管理l5.對文秘服務(wù)中心還不夠了解和熟悉，可以進(jìn)行咨詢l采購部

3、：采購部：l1.對文秘服務(wù)中心的衛(wèi)生進(jìn)行監(jiān)督、管理l2.及時采購文秘中心所需要的工具類等物品l3.配合好財務(wù)部的工作l技術(shù)部：技術(shù)部： l1、對文秘服務(wù)中心的機(jī)器會進(jìn)行維修l2、網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)頁的設(shè)置 l3、寫好文書一類工作及時上傳到網(wǎng)上，進(jìn)行格式編排，歸檔等掛上“值班中”牌子 確定當(dāng)天工作任務(wù) 結(jié)算登記（保管資金） 及時合清當(dāng)天收錄查看工作記錄 接待打印 復(fù)印 簽到 打開電腦 快速做好清潔 打開電源 值班開始嘍掛好“營業(yè)中”牌子 整理資料 關(guān)電源 關(guān)機(jī)器 及時清理當(dāng)天的垃圾 關(guān)好門窗值班結(jié)束咯掛好“營業(yè)中”牌子 關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 關(guān)電源 關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 關(guān)好門窗關(guān)電源

4、關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 整理資料 關(guān)好門窗關(guān)電源 關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 關(guān)電源 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 整理資料 關(guān)電源 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 及時清理當(dāng)天的垃圾 整理資料 關(guān)電源 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營業(yè)中”牌子 特殊情況流程特殊情況流程l1.遇到特殊情況請假：值班時間至少提前一小時向副站長報告，以便做好人員調(diào)正。l2.工作過程中的失誤，如：5份的復(fù)印了份。費(fèi)用由本中心支出，但必須登記在本中心的費(fèi)用登記簿上。l3.工作中出現(xiàn)業(yè)務(wù)技術(shù)問題（如：電腦操作、卡紙、添加硒古、U盤讀不出）l 請聯(lián)系技

5、術(shù)部人員： 聯(lián)系電話：l4.業(yè)務(wù)繁忙時：報告站長并及時處理，增派人員；當(dāng)天不能完成的業(yè)務(wù)，及時登記并告知對方取稿的確定時間和當(dāng)天的值班人員l5.編輯文稿、設(shè)計頁面、美化頁面、設(shè)計打印宣傳廣告、設(shè)計名片等各種業(yè)務(wù)，聯(lián)系副站長及時增員（計算機(jī)專業(yè)的學(xué)友）l 副站長： 聯(lián)系電話：l6.當(dāng)天沒業(yè)務(wù)時：抓緊學(xué)習(xí)提高操作技能、禁止做無關(guān)事（如：打游戲、修十字繡、閑聊、吃零食）2、問候并自報家門 10、送交有關(guān)部門批辦 1、電話鈴響兩聲后，拿起聽筒3、確認(rèn)對方4、記錄并商談有關(guān)事項 5、復(fù)述并確認(rèn)要點(diǎn)6、告別話題 7、整理電話 資料 8、向上級匯報，提出擬辦意見 9、呈交主管領(lǐng)導(dǎo)，批辦 接聽電話流程接聽電話